ABUS tilt dingen naar een nieuw niveau met Asana

Met 27.000 klanten en 500.000 gebruikers per dag is ABUS Kransysteme een van de belangrijkste Europese fabrikanten van binnenkraansystemen, zoals die welke in fabrieken worden gebruikt. Het familiebedrijf, opgericht in 1965 in Gummersbach, Noordrijn-Westfalen, heeft nu meer dan 1100 mensen in dienst op zijn productielocaties en in zijn internationale verkoop- en servicenetwerk. ABUS-kraansystemen en -takels zijn met precisie ontworpen voor industriële en fabriekshallen en kunnen lasten tot 120 ton heffen. Klanten over de hele wereld komen onder andere uit de staalverwerkings-, auto- en scheepsbouwindustrie. Naast de productie en installatie van de hef- en transportsystemen biedt het bedrijf ook uitgebreide advies- en montagediensten.

Als familiebedrijf staat ABUS voor een continue strategie en consistente klantgerichtheid. Dit betekent ook dat het bedrijf voortdurend evolueert en zich aanpast aan nieuwe marktvereisten. Bijvoorbeeld door workflows te digitaliseren en te optimaliseren. Asana heeft hierin een belangrijke rol gespeeld.

Het doel: meer transparantie in de dagelijkse activiteiten

Het digitaliseringsproject is geïnitieerd door de behoefte van de HR-afdeling om meer transparantie te brengen in complexe processen en efficiënter te werken. Bij ABUS komen veel taken samen in HR-management, zoals de aanmaak van certificaten, de werving en onboarding van nieuw personeel, de ontwikkeling van werknemers en tijdbeheer. Hoewel het team hiervoor speciale softwareoplossingen kon gebruiken, was er geen tool die alle HR-processen onder één dak combineerde.

"We werkten met verschillende geïsoleerde oplossingen", herinnert Rainer Bühne zich, aandeelhouder van ABUS en oprichter en algemeen directeur van het adviesbureau Keravonos, dat gespecialiseerd is in het ondersteunen van bedrijven bij hun digitale transformatie. “Deze oplossingen konden individuele taken aan, maar ze waren niet gericht op workflows. Als gevolg daarvan had de HR-afdeling weinig overzicht over de fase waarin individuele projecten zich bevonden. Veel processen waren nog steeds op papier gebaseerd; het was moeilijk om bij te houden welk document momenteel op welk bureau lag." Dit zorgde voor verwarring en onnodige vertragingen.

Eén platform brengt een breed scala aan workflows samen

Er was een betere tool nodig waarmee het HR-team zijn vele workflows op één platform kon consolideren en organiseren. Omdat Rainer Bühne al in een eerdere functie bij de specialist in klimaat- en energieoplossingen Viessmann met Asana had gewerkt, was de beslissing om het Werkbeheerplatform te gebruiken eenvoudig.

ABUS begon in 2022 met het gebruik van Asana, aanvankelijk als een aanbod aan de tien werknemers op de HR-afdeling. In de beginfase was het gebruik ervan gericht op drie typische processen: het onboarden van nieuw personeel, het inhuren van uitzendkrachten en het trainen en verder opleiden van bestaande specialisten. Keravonos en ABUS hadden al veel workflows geanalyseerd, geoptimaliseerd en gestroomlijnd als onderdeel van een overkoepelend transformatieproject, dus het was gemakkelijk om deze processen digitaal in kaart te brengen in Asana.

We moesten afstappen van papierbeheer op bureaus. Met Asana konden we transparantie creëren in ons dagelijkse werk.”

Wat ABUS vooral waardeerde, was hoe flexibel Asana kon worden aangepast aan verschillende vereisten. "Onze oude HR-tools waren erg rigide en hun functionaliteiten pasten vaak niet bij onze processen. Met Asana hebben we de vrijheid om processen op het platform te maken precies zoals we ze willen. Daarvoor hoeven we de IT-afdeling niet eens lastig te vallen", legde een opgetogen Rainer Bühne uit.

Snelle uitbreiding in de hele organisatie

Het HR-personeel gebruikt Asana nu om hun hele dagelijkse bedrijfsvoering te organiseren, taken toe te wijzen en verantwoordelijkheden te beheren – maar ook als een digitale samenwerkingstool om de samenwerking met andere afdelingen te vergemakkelijken. Van aanvankelijk tien werknemers breidde het gebruik zich snel uit naar andere gebieden zoals facilitair beheer, marketing en productie. ABUS heeft nu 360 Asana-gebruikers en er worden er naar verwachting meer bij komen.

Keravonos heeft een set trainingsmaterialen gemaakt om nieuwe gebruikers kennis te laten maken met het systeem. Omdat veel van Asana vanzelfsprekend is, duurt de basistraining voor beginners slechts ongeveer drie uur. In de tussentijd traint ABUS echter ook gevorderde gebruikers om de druk op het ondersteuningsteam wat te verminderen. Het doel is dat elke afdeling van het bedrijf een hoofdgebruiker heeft die de geavanceerde Asana-functies in detail kent en bijvoorbeeld zelf automatiseringsregels, formulieren of projectportfolio's kan maken.

HR staat centraal omdat deze afdeling zich met alle gebieden bezighoudt. Van daaruit verspreidde Asana zich organisch zeer snel.”

Tot nu toe is de implementatie sterk gedreven door de dagelijkse workflows en behoeften van elk team. Met Asana heeft ABUS de bedrijfsbrede digitalisering ondersteund en talloze voorheen analoge processen geoptimaliseerd. Voor veel werknemers is Asana de belangrijkste interface voor het dagelijks beheer van hun eigen taken en takenlijsten, samenwerking aan projecten, samenwerking tussen afdelingen en het verbinden van dit werk met bedrijfsdoelen.

Over alle gebruikers heen zijn er al ongeveer 115.000 individuele Taken vastgelegd in Asana. Nu wil ABUS het gebruik ervan naar een nieuw niveau tillen en ook complexe projecten in kaart brengen, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van kranen. Productiewerkers kunnen al direct in Asana voorstellen voor continue verbeteringsprocessen indienen en bewerken; zo wil ABUS meer transparantie creëren in het productontwikkelingsproces. Use cases in middelen- en implementatieplanning zijn ook denkbaar.

Het resultaat: aanzienlijke tijdwinst

Rainer Bühne verwacht nieuwe voordelen van het uitgebreide gebruik van Asana. Alleen al op de HR-afdeling heeft Asana al meetbare tijdwinst opgeleverd dankzij eenvoudiger werkbeheer. De doorlooptijd voor routinematige verzoeken, zoals vacatures of contractverlengingen, is bijvoorbeeld ingekort van vier weken naar een paar dagen. Dankzij de integratie met de bestaande referentiegenerator kunnen leidinggevenden werknemersbeoordelingen rechtstreeks in Asana coördineren, wat ook tijd bespaart. Met het nieuw geoptimaliseerde wervingsproces in Asana kon ABUS ook in twaalf maanden veel meer nieuw talent aannemen dan voorheen.

De verhoogde transparantie stelt de HR-afdeling ook in staat om strategischer en proactiever te handelen. Omdat ABUS binnenkort haar 60-jarig jubileum viert, zullen sommige werknemers de komende jaren met pensioen gaan. Om de vacatures proactief te vervullen, wordt er al een opvolgingsplanning uitgewerkt met Asana.

En omdat het HR-team dankzij Asana veel sneller op verzoeken kan reageren, is de populariteit ervan ook toegenomen: andere afdelingen zoeken proactief samenwerking.

Over het algemeen heeft volgens Rainer Bühne het hele bedrijf er baat bij gehad:

We hebben een hoog niveau van automatisering bereikt met Asana. We hebben feedbacklussen verkort, handmatige fouten geëlimineerd en knelpunten verwijderd. De tool heeft al een fantastische toegevoegde waarde opgeleverd – we zijn benieuwd wat we nog meer kunnen bereiken.”