Rencana 30-60-90 hari: Cara onboard pegawai baru dengan mudah

Secara umum diakui 90 hari pertama di perusahaan mana pun bisa terasa menakutkan. Hal ini bukan kesalahan siapa pun atau program apa pun. Terdapat banyak hal yang perlu dipelajari anggota tim baru Anda, termasuk menggunakan alat berbeda, mengarahkan standar tim, dan menyesuaikan ekspektasi mereka. Namun, jika Anda memberikan panduan dan ekspektasi kepada pegawai baru, Anda memberdayakannya untuk memulai dengan sigap sejak hari pertama.

Rencana 30-60-90 hari merupakan panduan melalui proses onboarding bagi pegawai baru. Rencana tindakan ini membantu anggota tim Anda menetapkan gol yang dapat dicapai dan menandai item penting sambil menyesuaikan diri dengan posisi barunya. Di bagian ini, kami akan menguraikan komponen penting rencana 30-60-90 hari dan menjelaskan mengapa memiliki rencana itu bermanfaat.

Apa itu rencana 30-60-90 hari?

Rencana 30-60-90 hari menjelaskan garis besar 90 hari pertama pekerjaan baru bagi anggota tim dan mengenal kebijakan perusahaan, kerja sama tim, dan gol pembelajaran. Setelah membaca rencana 30-60-90 hari, pegawai baru harus memahami milestone dan hasil akhir yang diharapkan untuk 90 hari pertama, dan juga gol SMART jangka panjang.

Standarnya dapat terlihat seperti ini:

• 1–30 hari: 30 hari pertama mencakup pelatihan intensif untuk posisi pekerjaan. Inilah saat di mana pegawai baru belajar sebanyak mungkin tentang kebijakan perusahaan, struktur tim, dan tanggung jawab pekerjaan. 

• 31–60 hari: 30 hari masa kerja selanjutnya merupakan kesempatan pegawai baru untuk menerapkan apa yang sudah dipelajari dengan menangani tugas baru. Ini periode pembelajaran utama, tapi ada juga ruang untuk kesalahan dan perkembangan selama periode ini. 

• 61–90 hari: Bulan ketiga masa kerja adalah saat di mana pegawai baru mulai menguasai keterampilan pekerjaannya. Itu berarti ia dapat mulai mencapai gol SMART yang diuraikan dalam rencana 30-60-90 hari. Pada titik ini, pegawai baru Anda harus dapat memenuhi ekspektasi yang telah ditetapkan. 

Tujuan rencana 30-60-90 hari adalah memastikan setiap pegawai baru merasa disambut di perusahaan dan memahami tanggung jawab pekerjaannya. Rencana 30-60-90 hari mungkin memiliki bagian serupa untuk semua pegawai baru, seperti kebijakan perusahaan dan sumber daya, tapi banyak bagian dari rencana tersebut yang unik berdasarkan masing-masing pekerjaan dan tanggung jawab perorangan.

Apa yang harus dicapai oleh pegawai baru selama 90 hari pertamanya?

Fokus pegawai baru Anda selama 90 hari pertama yakni untuk berbaur dalam budaya perusahaan dan menguasai tanggung jawab pekerjaannya. Walaupun ada waktu selama periode awal ini di mana pegawai baru membantu menangani tugas di luar onboarding, tujuan awal anggota tim baru yaitu seputar penyesuaian dasar.

Beberapa prestasi yang Anda boleh minta dari pegawai baru untuk dicapai dalam 90 hari pertamanya meliputi:

• Mempelajari misi perusahaan

• Mengetahui struktur organisasinya, termasuk peran manajemen dan rekan anggota tim

• Memahami tanggung jawab yang diuraikan dalam deskripsi pekerjaan

• Memahami peta jalan proyek dari awal hingga akhir

• Menetapkan tujuan jangka pendek yang menyokong gol jangka panjang

Anda harus mengadakan tinjauan kinerja pada akhir 90 hari pertama pegawai baru untuk menilai progresnya. Selama periode ini, Anda dapat memberikan umpan balik konstruktif tentang apa yang telah dicapai dan bagaimana ia dapat berkembang dalam pekerjaannya.

Cara menulis rencana 30-60-90 hari

Biasanya, Anda akan menulis rencana 30-60-90 hari sebelum pegawai baru bergabung atau langsung setelah mulai bekerja. Hasilnya, Anda mungkin tidak banyak mengetahui tentang kepribadian atau kemampuan pegawai baru Anda. Alih-alih membuat rencana 30-60-90 hari yang bertumpu pada kemampuan anggota tim, gunakan ekspektasi untuk apa yang Anda inginkan dari peran barunya untuk menyesuaikan setiap rencana. 

Langkah 1: Ajukan pertanyaan

Setelah Anda merekrut orang baru, mulai rencana 30-60-90 hari dengan melihat gambaran besarnya dan menilai seberapa cocok pegawai baru Anda dengan gambaran itu. Tanyakan diri sendiri apa saja yang muncul dalam pikiran Anda tentang pekerjaan tersebut, proses onboarding, dan timnya. Beberapa pertanyaan untuk memulai curah pendapat meliputi:

• Kebutuhan apa yang Anda harapkan untuk dipenuhi oleh orang ini? 

• Masalah spesifik apa yang Anda bawa untuk dipecahkan oleh orang ini?

• Apa yang harus orang ini ketahui agar sukses?

• Apa yang akan menjadi tanggung jawab harian pegawai baru?

• Bagaimana cara pegawai baru berpartisipasi dalam pengembangan proyek?

Pada akhirnya, rencana 30-60-90 hari Anda akan menjelaskan gambaran tiga bulan pertama kepada pegawai baru. Menjawab pertanyaan ini lebih awal menyiapkan keberhasilannya dan membantu membangun keterampilannya untuk pekerjaan tersebut.

Langkah 2: Tetapkan ekspektasi yang realistis

Rencana 30-60-90 hari Anda bukan daftar aktivitas harian yang akan dikerjakan pegawai baru Anda. Sebaliknya, gol Anda yaitu memberi pegawai baru ikhtisar fungsinya dalam perusahaan. 

Anda harus ingat saat membuat rencana 30-60-90 hari bahwa anggota tim baru hanya dapat bekerja dan belajar sangat banyak di beberapa bulan pertama masa kerja mereka. Meskipun ada kebutuhan mendesak yang perlu ditangani, coba untuk tidak melimpahkan terlalu banyak kepada pegawai baru terlalu cepat. 

Pertimbangkan seharusnya berapa banyak beban kerja yang wajar dan kurangi beban kerja itu setidaknya untuk 30 hari pertama. Antisipasi adanya kurva pembelajaran. Lalu, jika Anda menemukan bahwa anggota tim mengejar ketinggalan dengan cepat, Anda dapat menambahkan pekerjaan sewajarnya. 

Langkah 3: Buat gol SMART

Berdasarkan studi pada 2014 oleh BambooHR, rata-rata perusahaan kehilangan seperenam dari pegawai baru mereka setiap bulan selama tiga bulan pertama. Memberi pegawai baru Anda gol SMART sesaat mereka bergabung dalam tim dapat meningkatkan retensi. Hal itu dapat dilakukan dengan memberi anggota tim gol yang terukur untuk dicapai. 

Gol spesifik yang Anda tetapkan untuk pegawai baru akan tergantung pada pekerjaan khusus dan tingkatan mereka di perusahaan. Lihatlah beberapa contoh gol SMART 90 hari untuk posisi pegawai yang berbeda:

• Penulis: Mempublikasikan tiga artikel untuk salah satu klien kita secara sukses, di mana itu mencakup membawa setiap artikel melalui seluruh proses publikasi dari QA hingga pengeditan internal, pengeditan klien, dan pengeditan akhir. 

• Dukungan pelanggan: Bekerja bersama anggota tim untuk menyelesaikan 30 tiket, yang mencakup mempelajari sistem komputer internal dan memecahkan serangkaian masalah teknologi yang tidak terduga. 

• Agensi: Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan untuk menulis satu karya promosi. Kemudian, mempromosikan karya itu kepada blogger dan sukses mempublikasikan itu setidaknya di tiga situs web yang relevan bagi klien.

Meskipun 90 hari pertama harus berfokus membantu pegawai baru merasa nyaman di pekerjaan barunya, menambahkan gol terukur pada rencana tindakan dapat memberi mereka proyek untuk dikerjakan, sehingga tidak merasa tujuan mereka satu-satunya adalah mengobservasi pegawai lainnya. 

Langkah 4: Beri mereka mentor

Rencana 30-60-90 hari bukan dokumen yang akan Anda berikan kepada pegawai baru dan kemudian membiarkan saja mereka menyelesaikan tugasnya. Dokumen ini harus menjadi referensi untuk pegawai baru Anda selagi mereka berkolaborasi dengan Anda dan anggota tim lain guna menyelesaikan tugas. 

Saat menulis rencana Anda, tugaskan mentor untuk pegawai baru guna memberi mereka nasihat atau panduan apa pun yang dibutuhkan. Orang ini akan menjadi pemandu acuan mereka jika ada pertanyaan selama beberapa minggu pertama. Mentor yang baik dapat membantu menyelaraskan pegawai baru Anda, sehingga mereka tidak merasa sangat kewalahan oleh lingkungan kerja baru.

Pastikan memberikan pegawai baru mentor yang bukan manajer mereka. Dengan begitu, mereka memiliki seseorang yang dapat didatangi untuk menanyakan tentang sinergi tim dan norma tim. Sebagai manajer mereka, Anda dapat berfokus memberikan panduan gambaran yang lebih besar mengenai gol jangka panjang dan praktik terbaik kolaborasi tim.

Langkah 5: Atur pemeriksaan berkala

Hal penting yang harus diingat saat membuat rencana 30-60-90 hari adalah tetap bertindak fleksibel. Bahkan jika merasa rencana Anda benar-benar menguraikan apa yang Anda inginkan pegawai baru capai, tidak ada jaminan bahwa 90 hari pertama akan berjalan sesuai ekspektasi. 

Contohnya, tim lain bisa saja membutuhkan bantuan dari pegawai baru seminggu menjelang masa kerjanya, di mana itu dapat mengganggu gol SMART yang awalnya Anda tetapkan untuk pegawai baru. Ada kemungkinan juga pegawai baru Anda akan belajar lebih lambat atau cepat dari yang diperkirakan. Saat Anda memahami bahwa rencana tersebut merupakan ikhtisar dan bukan jadwal, Anda akan merasa lebih baik tentang usaha yang dituangkan rencana itu.

Komponen penting dari rencana 30-60-90 hari

Konten rencana 30-60-90 hari bersifat khusus bagi anggota tim yang bergabung ke organisasi Anda, tapi kerangka kerja rencana itu harus terlihat serupa. Komponen penting dari rencana 30-60-90 hari meliputi:

• Misi perusahaan: Cantumkan secara singkat misi perusahaan Anda di urutan pertama pada rencana 30-60-90 hari untuk menjelaskan kepada pegawai baru tentang apa yang dipegang teguh oleh perusahaan. 

• Poin panduan: Poin panduan bisa mencakup informasi tentang budaya perusahaan dan menguraikan tentang nilai utama bisnis Anda. Contohnya, poin ini bisa meliputi hal seperti: "Ajukan pertanyaan... Menghargai relasi... Memiliki pola pikir tim... Utamakan kesehatan Anda..."

• Temui tim: Di bagian ini, masukkan gambar dan uraian singkat tentang orang yang akan berkolaborasi dengan pegawai baru Anda. Hal ini dapat menjadi referensi yang baik bagi pegawai baru selagi mempelajari nama dan peran tim. 

• Ikhtisar hari pertama: Ikhtisar hari pertama adalah satu-satunya bagian rencana 30-60-90 hari yang menuliskan jadwal terperinci untuk pegawai baru. Meskipun jadwal ini bisa saja berubah, lakukan yang terbaik untuk memberi tahu pegawai baru apa yang didapatkan pada hari pertama kerja mereka, termasuk informasi akses masuk atau cara mengatur email dan pesan suara ponsel mereka. Dengan begitu, mereka tidak kebingungan dan ragu mengenai apa yang harus dilakukan atau mengadu ke mana. 

• Prioritas utama: Di bagian prioritas utama rencana ini, masukkan ikhtisar tanggung jawab pekerjaan pegawai baru dan kebutuhan apa pun yang Anda ingin mereka penuhi dalam pekerjaan barunya. 

• Gol SMART: Seperti yang disebutkan di atas, gol SMART yang Anda uraikan dalam rencana 30-60-90 hari harus gol terukur terkait pekerjaan yang Anda ingin pegawai baru capai dalam 90 hari pertama mereka. 

• Sumber daya: Di bagian sumber daya, buat daftar tautan ke buku panduan perusahaan, deskripsi pekerjaan, direktori tim, dan sumber daya relevan lain. Anda dapat menambahkan sumber daya apa pun pada bagian ini, yang menurut Anda itu akan berguna bagi anggota tim sambil mereka membiasakan diri dengan perusahaan dan pekerjaannya.

Gunakan ikhtisar 30-60-90 hari ini sebagai kerangka kerja untuk membuat dan menyesuaikan rencana yang cocok untuk setiap pegawai baru yang Anda onboard.

Persingkat proses onboarding dengan alat manajemen kerja

Jika Anda bekerja sendiri, mungkin masuk akal mencetak rencana 30-60-90 hari dan memberikannya kepada pegawai baru Anda pada hari pertama kerja. Tapi jika Anda onboarding seseorang secara jarak jauh, Anda harus membagikan rencana 30-60-90 hari secara online. Cara efisien untuk melakukan ini adalah melalui perangkat lunak manajemen proyek. Setelah membagikan rencana tersebut, Anda dapat menggunakan perangkat lunak itu untuk melacak dan memantau progres anggota tim.

Perangkat lunak proyek juga memungkinkan Anda mempersingkat proses onboarding dengan item tindakan harian. Dengan begitu, sesaat pegawai baru menyelesaikan masa kerja 90 hari pertama, mereka dapat dengan mudah beralih ke peran tim aktif. Untuk menyiapkan anggota tim baru meraih kesuksesan, lihat templat gratis onboarding pegawai kami.