O Zoom economiza 133 semanas de trabalho por ano com a Asana

No início da pandemia da COVID-19, todos, de empresas a primeiros-ministros, criaram uma conta no Zoom. Este provedor líder de comunicação conecta milhões de empresas, amigos e famílias por meio de ferramentas de comunicação por vídeo, voz, mensagens instantâneas e compartilhamento de conteúdo. Para as empresas, particularmente, as videoconferências assumem um papel essencial num momento em que não podem se encontrar com os clientes presencialmente e as equipes não podem trabalhar lado a lado.

O Zoom passou de pouco mais de 2.400 funcionários em janeiro de 2020 a mais de 5.700 funcionários no mundo todo em junho de 2021, e o departamento de Serviços comerciais e TI mantém cada um deles conectado. Gregory Daniels, gestor sênior do departamento de programas de tecnologia, lidera uma equipe com foco na gestão de programas e projetos de TI. A equipe supervisiona alterações e implementações de sistemas, como o Okta, e o programa “Traga seu próprio dispositivo” (Bring Your Own Device, em inglês), que abrange a empresa inteira. Essas iniciativas globais, com orçamentos de milhões de dólares, afetam praticamente todas as pessoas da empresa.

Greg também trabalhou no desenvolvimento da cultura de gestão de projetos do Zoom, mas quando ele entrou na empresa, as equipes estavam com dificuldades de colaborar em meio a tantas planilhas, e-mails e plataformas de gestão do trabalho. A mistura simplesmente não funcionava:

• As equipes de desenvolvimento e engenharia usavam o Jira, mas as equipes de marketing e vendas não usavam, o que dificultava a visibilidade de lançamentos futuros.

• Algumas equipes recebiam solicitações de trabalho de várias direções, o que dificultava a determinação de um escopo e a priorização de projetos recebidos.

• As atualizações de status para os executivos eram feitas em apresentações de slides que as equipes atualizavam manualmente, um processo que se mostrava tedioso.

Com o crescimento da empresa, a força de trabalho do Zoom precisava de uma maneira mais eficaz de se comunicar.

Uma solução que conecta as equipes técnicas e as comerciais

Greg e seus colegas de TI começaram a avaliar plataformas de gestão do trabalho. Uma prioridade era unir as equipes técnicas e comerciais do Zoom para acabar com as confusões de última hora nos lançamentos. Eles precisavam de uma plataforma que integrasse com o Jira e que fosse flexível para comportar os diversos fluxos de trabalho dos diferentes departamentos.

Também era importante que os indivíduos pudessem começar a trabalhar na ferramenta sem ajuda do TI. Na verdade, algumas centenas de funcionários do Zoom já usavam a Asana. Esse fator, junto com a flexibilidade, a integração nativa com o Jira e uma posição de líder do setor, ajudaram a equipe de TI a escolher a Asana como plataforma padrão do Zoom.

Implementação: ensinando às pessoas a maneira Zoom de gerir projetos

Inicialmente, o departamento de TI implementou a Asana em cinco departamentos e, à medida que os gestores levavam os projetos para a plataforma, os colegas de equipe os acompanhavam. Cada vez mais grupos passaram a utilizá-la quando perceberam o valor da centralização do trabalho com um link fácil de compartilhar que leva a um projeto da Asana que contém tudo. A área de TI também obteve a adesão da liderança ao transferir as análises de negócios mensais para a Asana.

Nas palavras do Greg: “Quando oficializamos a Asana, a demanda que havia por uma ferramenta de gestão do trabalho se alastrou, e vimos muito mais pessoas usando-a com o passar do tempo”. Trabalhando com a Asana, a economia de tempo do Zoom aumentou em 200 % por ano à medida que a adoção aumentava.

A equipe do Greg usou a implementação da Asana para ensinar às pessoas habilidades de organização geral e “a maneira Zoom” de executar o trabalho. “A Asana é a sala de aula em que ensinamos às pessoas uma nova forma de fazer a gestão de projetos”, ele afirma. “Nós a utilizamos para ensinar habilidades fundamentais de gestão de projetos e como trabalhar de maneira replicável e dimensionável para alcançar resultados.”

Atualmente, o Zoom tem especialistas em Asana em cada departamento, que capacitam os novos funcionários de acordo com os fluxos de trabalho do grupo, enquanto a equipe do Greg fica disponível para prover mais capacitação e criar projetos complexos. Muitas vezes, eles apresentam a configuração da Asana da equipe de segurança como exemplo de como estruturar Portfólios e padronizar projetos.

Como as equipes técnicas e as não técnicas trabalham juntas na Asana

Os departamentos do Zoom usam a Asana como núcleo de referência.

Conexão entre engenharia e comercial: as equipes de engenharia organizam as suas tarefas diárias no Jira e as mantêm sincronizadas com a Asana, portanto não precisam informar o setor de marketing acerca de cada lançamento. “Isso organizou completamente tudo o que estava desorganizado para nós”, diz Greg.

Marketing: a equipe de marketing, espalhada por todo o mundo, usa a Asana para planejar campanhas e eventos, bem como organizar as solicitações recebidas das outras equipes do Zoom.

Serviços comerciais e TI: o departamento de TI usa a Asana para implementações globais e alterações nos sistemas, como o programa “Traga seu próprio dispositivo”, que alcançou um engajamento acima de 90 %. “A Asana facilitou a gestão de mudanças”, afirma Greg. “Conseguimos acompanhar cada subtarefa necessária para ajudar os funcionários do Zoom a entender o programa. Com tantas coisas acontecendo, uma planilha não seria eficaz.”

Segurança: a equipe de segurança usa a Asana para manter os seus projetos atualizados em tempo real, de maneira que todos consigam ver o status. Isso é crucial para as grandes implementações técnicas da equipe e lançamentos que envolvem toda a empresa, podendo envolver até 20 colaboradores e um número ainda maior de participantes. A equipe usa os Portfólios para organizar iniciativas contínuas de larga escala e portfólios dentro de portfólios para organizar os projetos dentro deles.

As equipes contam com um conjunto padrão de funcionalidades da Asana, mas as utilizam de maneira flexível e compatível com os seus processos.

Os projetos são o núcleo de referência e as visões gerais de projeto dão mais contexto sobre metas, escopo, tempo e custo, para que ninguém precise perguntar ao gestor do projeto sobre isso.

Os portfólios agrupam os projetos por programa, dão informações claras sobre as cargas de trabalho e capacidade produtiva da equipe e permitem que os gestores monitorem os status numa única visualização.

As integrações, como o Jira Cloud, conectam as equipes técnica e comercial. A integração com o Zoom permite que os participantes da reunião façam anotações em uma tarefa da Asana sem sair do Zoom. A integração com o Zapier ajuda a automatizar as etapas dos fluxos de trabalho, e a integração com o Google Drive conecta os arquivos aos projetos aos quais pertencem.

Com os formulários, as equipes reúnem as solicitações recebidas de fontes internas em um único canal. Por exemplo: a equipe de criação de conteúdo do departamento de Viabilização de operações de vendas coleta todas as informações com antecedência em um Formulário Asana padronizado. Nas palavras do Greg: “Desde o primeiro dia, o processo foi seguido à risca. Eles compartilham um link para um formulário, recebem uma solicitação segura, determinam o escopo e dão uma estimativa de prazo”.

Com isso, eles podem refazer o processo rapidamente alterando campos no Formulário Asana. Os funcionários do Zoom enviam quase 900 formulários por mês, e a eficiência que isso gera faz com que a empresa economize cerca de 335 dias de trabalho anualmente.

Os modelos servem como ponto de partida para novos projetos, economizando tempo e assegurando que nenhuma etapa seja desconsiderada. “Quando eu uso um modelo da Asana, um planejamento de projeto que levaria uma hora leva apenas 15 ou 20 minutos. Uma reunião de início de projeto de uma hora é cortada pela metade. A economia de tempo é considerável”, diz Greg.

O Zoom economiza 667 dias de trabalho por ano

Atualmente, o Zoom economiza cerca de 667 dias de trabalho por ano graças às funcionalidades da Asana, como formulários, comentários, modelos e muitas outras. Isso equivale a mais de dois anos com semanas de trabalho típicas de 40 horas.

Algumas equipes deixaram de lado as apresentações de slides para atualizar os executivos e passaram a usar os portfólios para apresentar aos líderes uma visão abrangente de todas as iniciativas. Também é fácil identificar quando os grupos estão trabalhando em projetos semelhantes, permitindo que consolidem o trabalho e unam os esforços.

O Índice Anatomia do trabalho descobriu que essa duplicação é comum, e que os trabalhadores do conhecimento gastam 13 % do tempo em trabalhos que já foram concluídos. Esse problema é ainda mais provável de ocorrer quando um funcionário usa muitos aplicativos para realizar o trabalho. Para o Zoom, no entanto, um ponto central para todos os projetos deixa as redundâncias em evidência.

Quando todas as agendas, tarefas e comunicações se concentram num lugar, a colaboração à distância fica mais fácil.

A organização e a disciplina ajudam as empresas a crescer

Conforme as capacidades de gestão de projetos do Zoom aumentam, mais grupos como o do Greg surgem na empresa. Eles continuam promovendo e inovando a maneira Zoom de executar as tarefas, ajudando todas as pessoas a trabalhar rapidamente em qualquer escala.

Com os funcionários trabalhando juntos na Asana, o Zoom elimina a distância entre as equipes, da mesma forma como os seus produtos ajudam a reduzir a distância entre colegas, entes queridos e até primeiros-ministros.