Zoom bespaart 133 werkweken per jaar met Asana

Aan het begin van de COVID-19-pandemie heeft iedereen, van bedrijven tot premiers, zich aangemeld voor een Zoom-account. De toonaangevende communicatieprovider verbindt miljoenen bedrijven, vrienden en families met video, spraak, chat en tools voor het delen van inhoud. En voor bedrijven in het bijzonder speelt videoconferencing een hoofdrol wanneer ze klanten niet persoonlijk kunnen ontmoeten en teams niet fysiek naast elkaar kunnen werken.

Zoom groeide van iets meer dan 2400 werknemers in januari 2020 tot meer dan 5700 wereldwijde werknemers vanaf juni 2021 en de afdeling Business Services & IT houdt ze allemaal verbonden. Gregory Daniels, Senior Manager voor Technology Program Management, leidt een team dat zich richt op IT-project- en programmabeheer. Ze houden toezicht op systeemwijzigingen en implementaties, zoals de Okta-implementatie van Zoom en het bedrijfsbrede Bring Your Own Device-programma. Deze wereldwijde initiatieven, met budgetten in de miljoenen dollars, zijn van invloed op zowat iedereen binnen het bedrijf.

Greg heeft ook gewerkt aan de ontwikkeling van de projectbeheercultuur van Zoom, maar toen hij lid werd, hadden teams moeite om samen te werken in een mix van spreadsheets, e-mails en werkbeheerplatforms. De mengelmoes werkte gewoon niet:

• Techniek- en ontwikkelingsteams gebruikten JIRA, maar marketing- en verkoopteams deden dat niet, waardoor zichtbaarheid van aankomende functiereleases moeilijk werd.

• Sommige teams hebben werkaanvragen uit alle richtingen afgehandeld, waardoor het moeilijk was om inkomende projecten te verkennen en te prioriteren.

• Statusupdates voor leidinggevenden werden gepresenteerd in een diapresentatie die teams handmatig hebben bijgewerkt in een vervelend proces.

Het personeel van Zoom had een efficiëntere manier van communiceren nodig naarmate het bedrijf opschaalde.

Een oplossing om technische teams en bedrijfsteams te overbruggen

Greg en zijn IT-collega's begonnen werkbeheerplatforms te evalueren. Een topprioriteit was om de technische en zakelijke teams van Zoom te verenigen om die last minute lancerings-scrambles te elimineren. Ze hadden een platform nodig dat een JIRA-integratie had en dat flexibel genoeg was om tegemoet te komen aan verschillende workflows van verschillende afdelingen.

Het was ook belangrijk dat personen in staat waren om in de tool te gaan werken zonder installatiehulp van IT. In feite gebruikten een paar honderd werknemers bij Zoom Asana al alleen. Dit, samen met zijn flexibiliteit, native JIRA-integratieen marktleidende positie, hielp het IT-team Asana te kiezen als het standaardplatform van Zoom.

Uitrol: mensen leren om projecten te beheren op de Zoom-manier

IT heeft Asana aanvankelijk naar vijf afdelingen uitgerold en toen managers projecten in het platform brachten, volgden hun teamgenoten. Steeds meer groepen gingen ook meedoen omdat ze de waarde zagen van het centraliseren van werk, met één eenvoudig te delen link naar een Asana-project dat alles bevat. IT bereikte ook leiderschap buy-in door maandelijkse bedrijfsbeoordelingen naar Asana te verplaatsen.

Greg zegt: "Toen we Asana eenmaal officieel hadden gemaakt, liep de opgehoopte vraag naar een werkbeheertool over en zagen we dat er in de loop van de tijd veel meer mensen het gebruikten." De tijdwinst van Zoom door te werken in Asana groeide jaar op jaar met 200% naarmate de acceptatie toenam.

Greg 's team gebruikte de Asana-uitrol om mensen algemene organisatorische vaardigheden te leren en de "Zoom-manier" om dingen gedaan te krijgen. "Asana is ons klaslokaal om mensen te helpen een nieuwe manier te leren om projecten te beheren," zegt hij. "We gebruiken het om fundamentele projectbeheervaardigheden aan te leren en hoe we op een herhaalbare, schaalbare manier kunnen werken om resultaten te bereiken."

Tegenwoordig heeft Zoom op elke afdeling een paar Asana-experts die nieuwe werknemers trainen in de workflows van hun groep, terwijl het team van Greg beschikbaar is voor aanvullende training en complex projectontwerp. Ze pronken vaak met de Asana-opstelling van het beveiligingsteam als een voorbeeld van hoe portfolio's te structureren en projecten te standaardiseren.

Hoe technische en niet-technische teams samenwerken in Asana

Afdelingen in Zoom gebruiken Asana als een bron van waarheid.

De engineering-business-verbinding Technische teams beheren dagelijkse taken in JIRA, gesynchroniseerd met Asana, zodat ze niet bij elke kleine release marketing hoeven bij te werken. "Het heeft de scramble voor ons volledig gedecodeerd," zegt Greg.

Marketing Het wereldwijd gedistribueerde marketingteam gebruikt Asana om campagnes en evenementen te plannen en om inkomende verzoeken van andere teams bij Zoom te beheren.

Business Services & IT IT gebruikt Asana voor wereldwijde implementaties en systeemwijzigingen, zoals het Bring Your Own Device-programma, dat meer dan 90% aan inschrijving bereikte. "Asana maakte veranderingsbeheer gemakkelijk," zegt Greg. "We konden elke kleine subtaak volgen die nodig was om Zoom-medewerkers te helpen het programma te begrijpen. Er was te veel gaande om een spreadsheet effectief te laten zijn."

Beveiliging Het beveiligingsteam gebruikt Asana om hun projecten in realtime up-to-date te houden, zodat iedereen zijn status kan zien. Dit is van vitaal belang voor de grote technische implementaties van het team en bedrijfsbrede implementaties, waarbij maximaal 20 medewerkers en veel meer belanghebbenden betrokken kunnen zijn. Het team gebruikt portfolio's om doorlopende grootschalige initiatieven te organiseren en geneste portfolio's voor projecten daarbinnen.

Teams vertrouwen op een standaard set van Asana-functies, maar gebruiken ze flexibel om hun processen aan te passen.

Projecten zijn de bron van waarheid en projectoverzichten  bieden context over doelen, reikwijdte, tijd en kosten, zodat niemand het aan de projectmanager hoeft te vragen.

Portfolio 's groeperen projecten op basis van hun programma, verduidelijken teamworkloads en bandbreedte en laten managers de status in één weergave controleren.

Integraties zoals Jira Cloud verbinden technische en bedrijfsteams. Met de Zoom-integratie kunnen deelnemers aan vergaderingen notities maken in een Asana-taak binnen een Zoom-vergadering. De Zapier-integratie helpt stappen in workflows te automatiseren, terwijl de Google Drive-integratie bestanden verbindt met de projecten waartoe ze behoren.

Formulieren helpen teams bij het verzamelen van inkomende verzoeken van interne bronnen in één kanaal. Het team voor het maken van inhoud in Sales Ops Enablement verzamelt bijvoorbeeld alle informatie vooraf in hun standaard Asana-formulier. Greg zegt: "Het was vanaf de eerste dag proceshandhaving. Ze delen een formulier-link, ontvangen een beveiligde aanvraag, bereik en geven een schatting van de deadline."

Ze kunnen hun proces snel herhalen door velden in het Asana-formulier te wijzigen. Zoom-medewerkers dienen bijna 900 formulieren per maand in en de gecreëerde efficiëntie bespaart het bedrijf naar schatting 335 dagen werk per jaar.

Sjablonen bieden een startpunt voor nieuwe projecten, besparen tijd en zorgen ervoor dat er geen stappen worden vergeten. "Als ik een Asana-sjabloon gebruik," zegt Greg, "wordt een uur projectplanning slechts vijftien of twintig minuten. Een kickoff-vergadering van een uur wordt doormidden gesneden. De tijdwinst is aanzienlijk."

Zoom bespaart 667 werkdagen per jaar

Tegenwoordig bespaart Zoom naar schatting 667 werkdagen per jaar met Asana-functies zoals formulieren, reacties, sjablonen en meer. Dat is meer dan twee jaar aan typische 40-urige werkweken.

Sommige teams hebben handmatige executive slide deck-updates gedumpt en in plaats daarvan Porfolios gebruikt om leiders een overzicht van 30.000 voet van alle initiatieven te geven. Het is ook gemakkelijk te zien wanneer groepen aan vergelijkbare projecten werken, zodat ze hun werk kunnen consolideren en hun inspanningen kunnen bundelen.

Uit de Anatomie van werk-index blijkt dat deze duplicatie veel voorkomt en dat kenniswerkers 13% van hun tijd besteden aan werk dat al af is. Het probleem wordt waarschijnlijker wanneer een werknemer veel apps gebruikt om dingen gedaan te krijgen. Maar voor Zoom werpt een centrale plek voor projecten een licht op ontslagen.

Wanneer alle schema's, taken en communicatie op één plaats te vinden zijn, is samenwerken op afstand gemakkelijker.

Organisatie en discipline helpt bedrijven te schalen

Naarmate de projectbeheermogelijkheden van Zoom blijven groeien, ontstaan er meer groepen zoals die van Greg in het bedrijf. Ze blijven opkomen voor en innoveren op de Zoom-manier om dingen gedaan te krijgen, waardoor iedereen snel en op schaal kan presteren.

Wanneer werknemers in Asana samenwerken, verkleint Zoom de afstand tussen zijn teams - net zoals hun producten de afstand tussen collega's, geliefden en zelfs premiers helpen verkleinen.