Com a Asana, Dr. Martens ajuda a sua marca icônica a evoluir

Quando o Doutor Klaus Märtens feriu o pé nos Alpes Bávaros, em 1945, não imaginava que a bota que ele projetou então para apoiar o seu tornozelo se tornaria um artigo clássico. No entanto, assim que o fabricante de calçados R. Griggs adquiriu os direitos de patente no Reino Unido, em 1959, a marca tornou-se um emblema do estilo britânico, ao lado de ícones como o Jaguar E-Type, os ônibus londrinos e a minissaia.

Nas décadas seguintes, as botas e sapatos da Dr. Martens continuaram sendo um símbolo de individualidade que transcende as constantes mudanças no mundo da moda. O departamento de marketing global da empresa é chefiado por Stacey Kemp e a sua equipe de serviços criativos, que cuidam do desenvolvimento das criações de marketing da Dr. Martens, incluindo desde vitrines e anúncios externos até publicações em redes sociais e marketing digital.

A equipe de Stacey comunica o tom criativo e o rumo a ser seguido em cada temporada, fornecendo ativos, criações artísticas e diretrizes para ajudar as equipes de criação em outros países a darem vida às histórias em suas respectivas regiões. A equipe também atende a pedidos de criação de vários departamentos da empresa e colabora com agências externas, certificando-se de que tudo esteja de acordo com as diretrizes da marca e a visão da empresa. Trata-se de um empreendimento enorme, e Stacey pretende otimizar todo o processo de produção criativa.

No passado, Stacey usava uma planilha para gerir todos os pedidos de criação que recebia. Monitorar e fazer a triagem das tarefas dessa forma era uma grande dor de cabeça, com novos briefs chegando de todas as direções: reuniões, e-mails e conversas de elevador. Não havia uma visão abrangente dos projetos do início ao fim nem um local acessível onde os demais membros pudessem ver o volume de trabalho da equipe. Essa falta de transparência levou a:

• Trabalhos duplicados, nos casos em que os participantes não sabiam que estavam fazendo solicitações já atendidas. De acordo com o relatório Anatomia do trabalho, os trabalhadores do conhecimento no Reino Unido passam, em média, mais de quatro horas por semana realizando trabalhos que já foram realizados.

• Dificuldade de identificar quem era responsável por quais marcos, além de muitas trocas de comunicação para negociar prazos ou reatribuir tarefas quando um designer estivesse ausente.

• Impossibilidade de fazer planos precisos para o futuro e aumentar a equipe para atender aos meses de pico.

Além disso, a equipe de criação recebia feedbacks dos participantes em rascunhos de materiais publicitários, o que deixava o processo mais lento e dispersava o trabalho por todo o escritório.

Stacey percebeu que a equipe estava dedicando tempo demais à “organização para o trabalho”. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, até 60 % do dia de um funcionário é dedicado a tarefas que tomam tempo de trabalhos mais importantes, como pesquisar o status de um projeto ou procurar arquivos.

Stacey soube de uma solução: a equipe de e-commerce da Dr. Martens estava usando a Asana para gerir os seus projetos. O visual e a experiência que a plataforma oferece imediatamente chamaram a atenção da equipe de serviços criativos, que decidiu migrar os seus projetos para a Asana.

Otimização dos pedidos de criação e atribuição automática de tarefas

A equipe estava ansiosa por começar a usar a Asana imediatamente. Primeiro, o trabalho da equipe foi organizado com a criação de um projeto na Asana para representar cada canal de marketing, como e-commerce ou varejo. Stacey fazia a triagem dos pedidos de criação das outras equipes e os atribuía aos designers na forma de tarefas da Asana.

Depois de se familiarizar com a plataforma, a equipe fez o upgrade para o Asana Business e reorganizou o seu trabalho. Agora, em vez de criar um projeto da Asana para cada canal de marketing, os projetos representam grandes iniciativas ou histórias da marca. Por exemplo, a temporada “Outono/Inverno de 2021” ou um tema como “Proteção urbana” recebe um projeto dedicado na Asana. Então, o projeto é dividido em seções (ou colunas, no layout de quadro) correspondentes aos canais de marketing, como varejo, digital e redes sociais. Esse sistema facilita a identificação de tarefas relacionadas a um canal específico e agrupadas em uma iniciativa abrangente.

A equipe também começou a usar os Formulários Asana para padronizar os pedidos de criação recebidos. As regras de automatização atribuem instantaneamente um pedido de criação ao designer mais indicado para o trabalho, e Stacey também é notificada para ficar ciente do que está por vir. Porém, ela não precisa mais vasculhar manualmente os novos projetos, o que lhe poupa tempo e permite que a equipe de criação dê início aos ativos mais rapidamente.

Como a Asana aproxima as equipes globais da Dr. Martens

Atualmente, os designers da Dr. Martens no Reino Unido e no resto da Europa usam a Asana para fazer a gestão do trabalho e se comunicar sobre as peças criativas. Isso os ajuda a manter a uniformidade. Os designers europeus podem pedir à equipe global que confira rapidamente se uma peça criativa a ser usada na França está de acordo com o esperado, e todos têm acesso a um repositório de briefs de criação passados. Graças à nova estrutura de projetos da Asana que eles adotaram, as peças criativas podem ser encontradas com facilidade, pois estão agrupadas por iniciativa e canal de marketing.

Agora eles dispõem de uma visão holística de cada projeto e seu progresso, o que melhorou as relações com os participantes e aumentou o comprometimento da equipe. Qualquer um pode acessar e ver quem está fazendo o quê, sem a necessidade de fazer consultas sobre qual é o status mais recente.

Como 2020 trouxe desafios inéditos, a equipe contou com a Asana para se adaptar ao trabalho remoto. As reuniões foram reduzidas ao mínimo, utilizando a Asana para compartilhar feedback e instruções. Essa plataforma central promoveu uma melhoria radical nas comunicações e ajudou a equipe a manter-se unida, mesmo colaborando desde casa.

Planejamento sem sofrimento

Agora que Stacey e os seus colaboradores podem ver a carga de trabalho da equipe de criação na Asana, ficou mais fácil planejar para o futuro. As solicitações são armazenadas na Asana ao longo do ano, para que Stacey possa usar os relatórios para identificar os meses mais movimentados do ano anterior e prever os recursos necessários com antecedência. Ficou mais fácil do que nunca demonstrar o valor da sua equipe com um registro histórico central de todos os projetos.

A priorização também se tornou mais simples. Um participante ou gestor pode ver quais peças criativas estão sendo desenvolvidas pelos designers e mover projetos de alto impacto para o topo da lista, enquanto cada designer utiliza as “Minhas tarefas” da Asana para planejar o seu trabalho diário.

Pronta e equipada para encarar o futuro

Mesmo para uma marca tão atemporal quanto a Dr. Martens, sempre há algo novo a almejar. Com grandes campanhas e lançamentos de produtos por vir, a equipe de serviços criativos ajudará os seus designers e publicitários a continuar produzindo trabalhos que revolucionam o setor. O plano é expandir o uso dos Formulários Asana, dos Painéise dos Portfólios para aumentar ainda mais a eficiência. Stacey almeja integrar à Asana as equipes de criação localizadas nos EUA e na região Ásia-Pacífico, favorecendo com isso a colaboração de todos para uma marca coesa e global.

Com a ajuda da Asana, a Dr. Martens pode dar um passo à frente (com uma bota estilosa no pé, é claro) e dar às novas gerações a oportunidade de expressar a própria individualidade.