Tim Spotify memajukan program dengan Asana

Diluncurkan pada 2008, Spotify adalah pendorong pendapatan #1 untuk industri musik saat ini, dengan basis pendengar 456 juta pengguna yang mendukung pembayaran royalti kepada jutaan artis. Perusahaan ini berfokus pada peningkatan pendapatan melalui aliran inti kemitraan periklanan dan langganan premium Spotify. Namun, mereka juga berinvestasi dalam inisiatif lebih baru, seperti platform podcast terbaik di kelasnya, buku audio, dan konten asli.

Banyak karyawan Spotify menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan mereka dan mencapai target pertumbuhan, termasuk tim pendapatan yang membuat promosi iklan untuk klien dan mengembangkan lini bisnis baru, serta tim TI mereka yang memastikan karyawan memiliki teknologi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka - di mana pun mereka berada. Asana memungkinkan mereka berkolaborasi dengan agensi, mengotomatiskan proses manual, dan memberikan pandangan kepada pimpinan tentang progres terhadap tujuan. Asana dikelola secara terpusat, dengan penyediaan otomatis untuk mendukung tenaga kerja global yang mengutamakan kerja secara jarak jauh sambil terus merevolusi industri streaming audio.

Administrasi Asana otomatis 

Hotel di Milan, meja di London, tempat yang tenang di Tokyo: program Work from Anywhere Spotify mendorong para karyawan menyiapkan laptop di tempat yang paling cocok untuk mereka. Seiring pertumbuhan perusahaan secara global, tim membutuhkan alat kolaborasi untuk tetap terhubung, dan karyawan Spotify telah menggunakan Asana sejak 2013.

Chris Sanchez, Insinyur Aplikasi Senior di Spotify bekerja sama dengan tim akun Asana selama periode penyiapan awal untuk menyempurnakan kontrol admin, keamanan, dan automasi. Penyediaan dan penghapusan kini diotomatiskan melalui platform manajemen identitas dan akses mereka. "Asana berada di titik yang tepat, tempat orang dapat onboard dan offboard secara otomatis dan membuat proyeknya sendiri," ujarnya. 

Tim akun Asana khusus Spotify siap untuk memberikan pelatihan lanjutan dan membantu tim memindahkan alur kerja mereka ke platform. Jika karyawan ingin bertanya, dia dapat memberikan tugas ke tim akun Asananya secara langsung atau bertanya di saluran Slack Connect khusus. Pelatihan mandiri tersedia di proyek Asana, tempat tim akun mengirim pembaruan rutin dan membagikan video fitur baru saat diluncurkan.

Menskalakan bersama Asana

Tim pendapatan di Spotify menggunakan Asana untuk meningkatkan operasi, mengotomatiskan alur kerja manual, dan memulai inisiatif baru sebagai organisasi yang terhubung secara global.

Operasi Kreatif, tim Layanan Pemasaran Berskala: Meningkatkan pendapatan iklan

Tim Operasi Kreatif dalam Layanan Pemasaran Berskala mengambil alih seluruh ruang lingkup pekerjaan produksi promosi pasca-penjualan dan beralih dari alur kerja email yang berbeda-beda ke alur kerja Asana terpusat untuk mendukung pertumbuhan volume promosi klien. 

Ketika Manajer Akun mengajukan permintaan untuk promosi yang telah dia jual melalui formulir Asana, pengiriman ini membuat tugas Asana yang kemudian dipilah oleh tim Operasi Kreatif. Kemudian mereka menggunakan templat proyek dengan langkah - langkah pelaksanaan dan menugaskannya ke manajer proyek internal atau agensi pihak ketiga. Aturan Asana mengotomatiskan langkah seiring progres perkembangan kampanye.

Dasbor Asana menawarkan pelaporan real-time status promosi, memberikan tampilan menyeluruh hal yang sedang dikerjakan setiap agensi, penyampaian SLA, dan jumlah aset yang diproduksi. Manajer dapat melihat saat promosi terlambat serta agensi dan rekan tim mana yang memiliki bandwidth untuk membantu.

Blair Wilson, Manajer Senior di Spotify mengatakan, “Interkonektivitas menjadi hal penting di Asana. Semua sistem kami berada di satu tempat, mulai dari penagihan hingga produksi pihak ketiga hingga templat promosi, dan saling terhubung untuk pelaporan khusus.”

Tim Operasi Kreatif sekarang mengeksekusi produksi iklan global dalam skala besar. Hal ini telah didukung oleh peningkatan 50% yang terbukti dalam jumlah total promosi yang dapat dikelola oleh tim dan peningkatan 100% dalam jumlah promosi yang dapat ditangani setiap manajer proyek per bulan yang memungkinkannya untuk dapat menghasilkan lebih banyak promosi iklan klien yang mendorong pertumbuhan pendapatan untuk Spotify.

Tim rekayasa pendapatan: Mendukung aliran pendapatan dan membangun yang baru

Tim Rekayasa Pendapatan Spotify menerima banyak permintaan fitur dari para pemangku kepentingan. Mereka sebelumnya mengelolanya di berbagai saluran, seperti spreadsheet, obrolan, email, dll., tetapi beralih ke Asana untuk penerimaan terpusat, merancang proses untuk menerima permintaan melalui siklus pengembangan produk, dan melaporkan statusnya. 

Pemangku kepentingan mengisi formulir Asana untuk meminta fitur atau peningkatan baru, setelah itu Asana membuat tugas secara otomatis, kemudian diberikan kepada manajer produk terkait untuk dipilah, berdasarkan jenis yang disebutkan dalam formulir. 

Ketika manajer produk berkomitmen pada pekerjaannya, tugas juga ditambahkan ke proyek master tracker Asana yang menampilkan semua fitur yang diminta di satu tempat — sumber kebenaran tunggal bagi pemangku kepentingan dan Rekayasa Pendapatan untuk melihat posisi pekerjaan tersebut. Bidang kustom pada tugas menunjukkan status fitur dalam siklus produk dan detail teknis lainnya seputar progres pengembangan yang dilacak menggunakan Integrasi Asana-JIRA. Pemangku kepentingan yang meminta ditambahkan ke tugas sebagai kolaborator dan menerima pemberitahuan otomatis saat nilai bidang kustom berubah sesuai progres fitur. 

Visibilitas baru telah menghilangkan kebutuhan untuk banyak pertemuan status grup besar dan menyederhanakan proses penarikan data untuk laporan status yang sebelumnya membutuhkan waktu lama dengan menyusun dan mengirim pembaruan secara asinkron. 

Tim Infrastruktur & Operasi Jaringan: Memungkinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja

Tim Infrastruktur dan Operasi Jaringan Spotify mulai menggunakan Asana pada 2018 untuk mengelola implementasi teknologi untuk kantor-kantor baru di seluruh dunia. Sebelumnya, mereka berkoordinasi dengan tim lokal dan vendor eksternal dengan menggunakan campuran spreadsheet, email, obrolan, dan alat lainnya. 

Ketika tim menemukan Asana, mereka membuat templat yang menangkap kebutuhan internal, jaringan, dan eksternal untuk implementasi teknologi untuk setiap tahap proyek. Kemampuan untuk dengan mudah memasukkan kontraktor eksternal ke dalam proyek dan memberi mereka tugas yang secara langsung meningkatkan akuntabilitas dan transparansi bagi tim yang mengelola beberapa gedung kantor secara global. Hal ini secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka untuk membangun kantor baru tepat waktu dan berkolaborasi di seluruh zona waktu tanpa perlu berjam-jam rapat untuk memperbaharui progres.  

Selama bertahun-tahun, tim telah memindahkan lebih banyak pekerjaan ke Asana dan sekarang menjalankan alur kerja yang berbeda di platform, mulai dari mengelola peta jalan TI hingga migrasi perangkat lunak hingga pekerjaan harian. Dan Harry dapat mengawasi semua proyek dalam penerbangan di seluruh tim dalam portofolio mereka sehingga ia tahu cara memprioritaskan waktunya dan dapat dengan mudah melaporkan progres kepada pimpinan.

Apa selanjutnya: tekan putar

Tim di Spotify akan terus mengelola pekerjaan mereka dan menyederhanakan proses di Asana untuk mendukung upaya perusahaan untuk memberikan pengalaman audio terbaik kepada pendengarnya.