Coupa skaliert mit Asana, um seine Kunden bestmöglich zu unterstützen

Coupa verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausgaben verwalten. Das Unternehmen verwaltet Ausgaben in Höhe von über 4 Billionen US-Dollar für mehr als 3.000 Kunden, darunter Nestle, Salesforce und Unilever. Der erste der Kernwerte von Coupa lautet „Customer Success“. Das 1.000-köpfige Value Services-Unternehmen konzentriert sich genau darauf, wobei Teams wie Professional Services, Account Management, Customer Experience und Support ebenfalls auf die Mission von Coupa abgestimmt sind und das volle Potenzial der Kunden freizusetzen möchten, Gutes sowohl für sich als auch für die Welt als Ganzes zu tun. 

Im Jahr 2020 richtete die Value Services-Organisation ein Project Management Office (PMO) ein, um die Arbeit in ihren Teams zu konsolidieren. Die Geschäftsleitung entschied sich für Asana als Fundament für die Arbeitsweise des PMO und stellte eine Infrastruktur bereit, die ihnen helfen sollte, die Roadmap der Abteilung zu visualisieren, Programm- und Projektmanagement-Services bereitzustellen und die Prozesseffizienz für die Skalierung von Value Services-Teams zu steigern.

Heute ist Asana eine zentrale Informationsquelle für die Priorisierung und Ausführung von Value Services-Projekten. Integrationen wie Jira, Salesforce, Confluence, Slack und Gmail ermöglichen es Teams, flexibel in Asana zu interagieren und zu arbeiten. Durch diese Verknüpfungen wurde die isolierte Arbeitsweise effektiv beseitigt und die Transparenz in der gesamten Value Services-Organisation gefördert, von einzelnen Mitarbeitenden bis hin zur Geschäftsleitung.

Unternehmen zeigen, was mit einem PMO und Asana möglich ist

Vor Asana gab es bei Coupa keinen zentralen Arbeitsbereich für die Verfolgung und Verwaltung von Vorhaben im gesamten Value Services-Bereich. Verschiedene Teams verwendeten eine Vielzahl von Tools und Tabellen, die die Arbeit dezentralisierten und es den Führungskräften erschwerten, eine Übersicht über Fortschritte zu erkennen. 

Um den Value Services-Bereich zu optimieren, zu skalieren und die Arbeit zu beschleunigen, richtete die Geschäftsleitung ein PMO ein, um Lösungen für diese Herausforderungen zu entwickeln, und entschied sich für Asana, um eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum zu schaffen. Sie suchten nach einer Plattform, die eine effiziente Möglichkeit bietet, in allen Teams über den Projektstatus zu berichten, Klarheit darüber zu gewinnen, wer was und bis wann erledigt und zu verhindern, dass Arbeitsvorgänge übersehen werden.

Da das PMO Unterstützung im Bereich Projekt- und Programmmanagement für Value Services-Vorhaben bereitstellte, benötigten die Mitarbeitenden einen formellen Prozess für die Bearbeitung eingehender Arbeitsanfragen, der ihnen helfen sollte, Anfragen in einer strukturierten und zielführenden Weise zu organisieren und zu priorisieren. Asana bot einen klar ersichtlichen Weg zur Verwaltung von Anfragen, eine Übersicht über laufende Aufgaben und eine Möglichkeit, doppelte Aufgaben zu erkennen und zu konsolidieren. 

Als sich für Asana entschieden wurde, setzte sich das PMO für die Verwendung der Plattform und das Projektmanagement als etablierte Praxis innerhalb des Value Services-Bereichs ein und weitete die Verwendung der Plattform langsam auf weitere Teams aus. Sie führten eine Reihe von aufgezeichneten Schulungssitzungen mit Schritt-für-Schritt-Prozessen und Präsentationen durch, um PMO-Services einzubinden und Projekte in Asana zu organisieren. Als andere Teams mit der Plattform in Berührung kamen, wuchs das Interesse und die Akzeptanz unter den Benutzern.

Um die Akzeptanz weiter zu unterstützen, erstellte Rhonda Cusack, PMO Senior Project Manager und Asana-Botschafterin, einen sehr aktiven internen Slack-Channel namens @all-things-asana. Sie veröffentlicht Asana-Versionshinweise und -Tipps. Coupa-Mitarbeitende können hier ihre Fragen stellen und sich über bewährte Verfahren austauschen.

Der Weg von der Anfrage bis zur Bereitstellung in Asana

Heute werden bevorstehende und laufende Value Services-Vorhaben in Asana verfolgt, um Kunden dabei zu helfen, ihre Geschäftsziele von der Coupa-Implementierung bis zur Einführung und darüber hinaus zu erreichen. Zu den Projekten gehören die Implementierung neuer Tools wie ein CMS, ein Lernmanagementsystem und eine Kundenkommunikationsplattform für Kundenbetreuer.           

Value Services-Teams können Unterstützung für das Projekt- und Programmmanagement vom PMO über ein End-to-End-System in Asana anfordern, mit dem Projekte von der Anfrage über die Roadmap bis hin zur Lieferung begleitet werden können. Und so funktioniert es:

Schritt 1: Priorisierung von Projektanfragen mit einem Asana-Formular zur Erfassung von Arbeitsanfragen

Damit das PMO eine Supportanfrage prüfen kann, muss ein Value Services-Team das Vorhaben über ein Asana-Formular einreichen, mit dem das Projekt auf seine Priorität geprüft und entsprechend kategorisiert werden kann. 

Über das Formular werden Informationen wie der Anwendungsfall, Executive Sponsors, beteiligte Teams, die Zeitplanung und ob technische Unterstützung erforderlich ist, erfasst. Außerdem werden die übermittelnden Personen aufgefordert, das Vorhaben auf mindestens eines von drei Unternehmenszielen abzustimmen: Kennzahlen und Transparenz, Innovation im Dienstleistungsbereich sowie Skalierung und Effizienz.

Jeder Multiple-Choice-Antwort im Asana-Formular ist ein Zahlenwert zugewiesen – zum Beispiel kann eine Antwort einen, drei oder fünf Punkte „verdienen“. Das PMO-Team ermittelt den Durchschnitt dieser Werte, um eine allgemeine Prioritätskennzahl zu erhalten, mit der das Vorhaben im Vergleich zu anderen bewertet werden kann.

Dieses System hat eine schnellere und objektivere Entscheidungsfindung über die Zuteilung von Ressourcen ermöglicht. Das Asana-Formular hilft dem PMO-Team auch, wichtige Informationen zu einem Projekt im Voraus zu erfassen, damit es schneller mit der Arbeit beginnen kann. 

Maya Khalidi, eine PMO-Managerin, sagt: „Wenn Teams ein Projekt zur Roadmap hinzufügen möchten, müssen sie unser Asana-Formular für eingehende Arbeitsanfragen ausfüllen. Unser Executive-Sponsor unterstützt dies voll und ganz, was die Akzeptanz fördert.“ 

Wenn ein Formular eingereicht wird, wird dadurch eine entsprechende Aufgabe erstellt, die in ein Projekterfassungs-Board in Asana übertragen wird, wo das PMO-Team die Anfrage und ihre Priorität überprüft. Mit der Asana-Funktion zum Hinzufügen von Aufgaben zu mehreren Projekten können sie genehmigte Vorhaben in einem weiteren Asana-Projekt namens „Value Services Roadmap“ ablegen, das alle bevorstehenden und laufenden Arbeitsvorgänge erfasst und nachverfolgt. 

Schritt 2: Vorbereitung auf bevorstehende Projekte in der Value Services Roadmap

Die Value Services Roadmap gibt Führungskräften einen Überblick darüber, welche Schritte das Unternehmen als Nächstes ergreifen wird. Jede Aufgabe im Asana-Projekt stellt ein Vorhaben in der Pipeline dar, und benutzerdefinierte Felder erleichtern das Sortieren, Filtern und die Berichterstattung darüber. Diese Felder werden automatisch anhand der in das ursprüngliche Formular eingegebenen Daten ausgefüllt und umfassen die Priorisierungsstufe, den Genehmigungsstatus, das Lieferquartal und das strategische Ziel, auf das es hinarbeitet.

In dieser Kick-off-Phase kann das Team alle Beteiligten aufeinander abstimmen, die Projektanforderungen erfassen und sich auf Meilensteine einigen. Bei Vorhaben, die Unterstützung durch das PMO-Team von Technical Services erfordern, wird dem Team von Technical Services automatisch eine Asana-Unteraufgabe über Asana-Regeln zur Genehmigung zugewiesen, um die funktionsübergreifende Ausrichtung der Prioritäten der Roadmap und die Transparenz in beiden PMO-Organisationen zu gewährleisten.

Wenn die Arbeit beginnt, wandelt das PMO die Asana-Aufgabe in ein Asana-Projekt um. Alle historischen Informationen aus der ursprünglichen Formularübermittlung werden in den Abschnitt Übersicht und die benutzerdefinierten Felder des Projekts für zusätzliche Kontextinformationen übertragen.

Schritt 3: Verfolgen der laufenden Arbeit in einem Asana-Portfolio

Neue Projekte werden automatisch zum „In-flight“-Portfolio des PMO-Teams in Asana hinzugefügt, das alle aktiven Projekte auf einen Blick anzeigt. Es ist einfach, die Fälligkeitsdaten, den Status (dargestellt durch die Farben Grün, Gelb und Rot), die betroffenen Value Services-Teams und vieles mehr zu sehen.

Teams können im Asana-Projekt zusammenarbeiten und ihre Arbeit verfolgen, und alle zwei Wochen werden detaillierte Status-Updates für jedes Projekt veröffentlicht. Das PMO-Team hat eine einheitliche Vorlage für diese Updates erstellt, damit das Ziel, die in den letzten zwei Wochen erreichten Fortschritte, die Hindernisse, die Aufmerksamkeit erfordern, und die nächsten Schritte erfasst werden. „Asana bietet konsistente Transparenz, dank der unsere erfahrenen Führungskräfte einen guten Überblick über Initiativen und Ziele über die gesamte Roadmap hinweg haben.“, sagt Rhonda. „Sie können direkt in Status-Updates kommentieren und weitere Fragen stellen, und mit ein paar Klicks durch das Projekt erhalten sie weitere Informationen.“

Um eine konsistente Berichterstattung über die wichtigsten Kennzahlen der Unternehmensleistung zu ermöglichen, hat Pierce Bartolo, Associate, PMO, ein Dashboard erstellt, das die Arbeit im gesamten In-Flight-Portfolio nachverfolgt, z. B. die Anzahl der aktiven Projekte nach Team, die Anzahl der Projekte nach Statuskategorie und den Prozentsatz der pünktlich abgeschlossenen Projekte. Abgeschlossene Projekte werden in ein „Abgeschlossene Projekte“-Portfolio in Asana verschoben.

Sicherstellung des Kundenerfolgs bei Coupa mit einem PMO und Asana

Seit der Einrichtung des PMO mit Asana als grundlegende Plattform wird geschätzt, dass die Value Services-Organisation von Coupa ihre Gesamt-Zeiteinsparungen von 2020 bis 2023 um +658 % erhöht hat. Das PMO hilft seinen Teams bei der Skalierung und gibt Führungskräften durch eine priorisierte Roadmap und standardisierte Fortschrittsberichte Einblick in Vorhaben im gesamten Unternehmen. Die Umstellung der Prozesse zu Asana hat die Zusammenarbeit zwischen dem PMO und den Teams, mit denen es arbeitet, optimiert und dazu beigetragen, etwa 135 Arbeitstage pro Jahr einzusparen, die früher für manuelle Arbeit aufgewendet wurden. Die gewonnene Arbeitszeit wird heute dazu eingesetzt, weiteren Mehrwert zu erzielen. 

Das PMO wird den Teams in Coupa weiterhin den Mehrwert von Asana und Projektmanagement aufzeigen und ihnen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen, während das Unternehmen auf seine Vision hinarbeitet, jeden von Unternehmen ausgegebenen Dollar effektiver, gerechter und nachhaltiger einzusetzen.