Bei Montblanc wird Zusammenarbeit groß geschrieben

Highlights

Herausforderungen

• Das Asana-Rollout bei Montblanc begann während der Covid-Pandemie, als sich Arbeitsweisen grundlegend veränderten und digitale Kollaborationstools neue Bedeutung gewannen.

• Es gab bis dato keine zentrale Plattform, um die zahlreichen komplexen Projekte effizient zu managen.

• Wichtige Informationen waren schwer aufzufinden und es war nicht möglich, auf einen Blick den aktuellen Stand jedes Projekts abzurufen.

• Montblanc brauchte eine Lösung, die mehr Transparenz schaffte, Status-Updates erleichterte und die Aufgabenverteilung im Team vereinfachte.

Lösung

• Montblanc entschied sich für Asana, denn die Fülle an Work-Management-Features überzeugte: etwa die übersichtlichen Project-Portfolios, die Mehrfachzuordnung von Aufgaben zu mehreren Projekten (Multi-Homing), das direkte Umwandeln von E-Mails in zu erledigende Aufgaben sowie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder anzulegen, die der individuellen Arbeitsweise der Teams entsprachen.

• Asana hat bereits Dutzenden von Bereichen bei Montblanc geholfen, die interne und externe Zusammenarbeit zu fördern und Prozesse zu beschleunigen, von der Entwicklung neuer digitaler Produkte und Kundenerlebnisse bis hin zur schnelleren Abwicklung von Einkäufen und Rechnungen.

• Integrationen mit Microsoft Office 365, Figma und SAP erlauben es, den Work-Management-Ansatz von Asana mit Workflows in existierenden Werkzeugen zu verknüpfen. Das erleichtert den Arbeitsalltag und führt zu deutlichen Zeiteinsparungen.

Ergebnis

• Die Verwendung von Asana führt durch die Bank weg zu einem einfacheren Projektmanagement mit transparentem Informationsaustausch, gezielteren Meetings und weniger E-Mails.

• Derzeit sind 1.666 Aufgaben aus 14 anderen Applikationen mit Asana verknüpft, was Montblanc bereits rund 645 Arbeitsstunden gespart hat. 

• Auch die Automatisierungsfunktionen in Asana verhelfen zu deutlich mehr Effizienz – allein in einem Jahr haben Montblanc-Mitarbeiter über 4.200 Automatisierungen erstellt. Pro Monat sparen die Automatisierungen und Status-Updates dem Unternehmen geschätzte 25 Stunden.

• Insgesamt verwaltet Montblanc über 1.700 Projekte mit fast 70.000 Aufgaben in Asana. Mehr als die Hälfte der Kollaborationen erstrecken sich über mehrere Unternehmensbereiche, etwa als Aufgaben, an denen Marketing und Design beteiligt sind oder in Projekten zwischen den Produkt- und Ingenieurteams.

Asana hat die Zusammenarbeit in der gesamten Montblanc-Unternehmenszentrale grundlegend verbessert. Dank der transparenten Workflows und klaren Aufgabenverteilung haben wir die Zahl der Meetings reduziert, unsere Effizienz gesteigert und unsere Teams einfach näher zusammengebracht. Die Plattform ist ein wichtiger Eckpfeiler unserer digitalen Transformation – und ein unverzichtbares Werkzeug für moderne, agile Unternehmen. Ihr Erfolg basiert auf unserer starken Partnerschaft mit Asana und auf den persönlichen Beziehungen zu unseren Kollegen dort.”

Maximale Transparenz über alle IT-Projekte hinweg

Pro Jahr bearbeiteten die 40 IT-Mitarbeiter um die 120 umfangreiche Projekte, zum Beispiel die Einführung einer neuen HR-Software, Datentransformationsprojekte oder die Entwicklung des Montblanc Limited-Edition-Portals. Bis dato waren Projektpläne und -informationen nicht immer zentral erfasst, sondern oft in mehreren Sharepoint-Dateien abgelegt und auf E-Mails verteilt. Wichtige Informationen wurden zum Teil nur in Meetings ausgetauscht, was die Planung erschwerte.

Asana schaffte den nötigen Überblick. Das Projektportfolio und der Projektstatus sind jetzt jederzeit für alle einsehbar und Arbeitsschritte lassen sich einfach nachvollziehen.

• Gemeinsam mit dem Management-Team wurden Projektformulare, Workflows und Prozesse definiert, Projektansichten und Boards angelegt und Asana nahtlos mit Microsoft Teams, Outlook und Sharepoint integriert. 

• Mit dem Asana-API entwickelte Montblanc außerdem eine Schnittstelle zum bestehenden SAP-System, so dass Mitarbeiter direkt von Asana aus auf die Budgetplanung und interne Bestellungen in SAP zugreifen können.

Die SAP-Integration ist ein echter Gamechanger. Dass das Team von der Asana-Oberfläche aus auf alle nötigen Informationen zugreifen kann, ohne erst die Plattform zu wechseln, erleichtert die tägliche Arbeit ungemein. So können wir mit Asana richtig durchstarten.”

Reibungslose Abläufe in der Montblanc Academy

Die Arbeit der Montblanc Academy, die für die Weiterbildung der Mitarbeiter verantwortlich ist, erfordert ständige Interaktionen mit verschiedenen internen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Personalwesen, mit externen Partnern sowie Ausbildern. Für das Team war es mühsam, den Überblick über die einzelnen Projekte, Aufgaben und Fortschritte der Beteiligten zu behalten.

Mit Asana kann das Academy-Team jetzt Schulungen besser koordinieren, Feedback von den Teilnehmern einholen und die Projektverfolgung rationalisieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. 

• Asana hat die Art und Weise, wie die Academy ihre Projekte verwaltet, grundlegend verändert.

• Asana erleichtert nicht nur die umfassende Zusammenarbeit, es hat sich auch als effizientes Werkzeug für das Projektmanagement in diesem Bereich bewährt.

• Auch bei hoher Arbeitslast ermöglicht es eine gelassenere Herangehensweise und hilft, Aufgaben gleichmäßiger auf die Teammitglieder zu verteilen.

• Urlaubs- und Krankheitsvertretungen sind damit ebenfalls einfacher zu organisieren.

Asana bietet einen präzisen Überblick über den Projektfortschritt, so dass wir schnell erkennen, welche Schritte zu Engpässen führen könnten, und proaktive Maßnahmen ergreifen können, um Verzögerungen zu vermeiden.”

Effiziente und transparente Steuerung von Marketingkampagnen

Industrieübergreifend wird Work Management schon jahrelang im Marketing praktiziert. So hatte auch der Marketing-Bereich bei Montblanc Bedarf an einem detaillierten, funktionsübergreifenden und stets aktuellen Kommunikationskalender, um Kampagnen und Inhalte zu planen und zu verwalten. 

Asana hilft nicht nur, die anstehenden Projekte besser zu managen, sondern erleichtert auch die Abstimmung mit der E-Commerce-Abteilung und die Zusammenarbeit mit externen Agenturen. Die Projekte, die Montblanc auf der Plattform abwickelt, reichen von der monatlichen Inhaltsplanung bis hin zur Bearbeitung, Anpassung oder Erstellung von Inhalten auf der Grundlage kreativer Vorgaben. Die Roadmap bietet dabei eine klare Übersicht über alle Projekte und deren individuelle Anforderungen.

• Asana ermöglicht den Marketingmitarbeitern, alle notwendigen Projektschritte und Aufgaben zu organisieren, was die Durchführung ihrer Kampagnen effizienter macht.

• Mit der übersichtlichen Timeline kann das Team die Marketing-Inhalte und Termine für Instagram-Posts und CRM-Newsletter perfekt aufeinander abstimmen und damit die Zahl der Impressionen, Follower und Abonnements steigern.

• Neben der Planung bietet Asana auch den Überblick über alle wichtigen Marketingaktivitäten wie Werbung oder Pop-up-Stores und hilft, deren Erfolg zu messen.

Mit Asana kann ich den Projektfortschritt mühelos verfolgen und mit allen Beteiligten an einem Ort zusammenarbeiten. Das Risiko von Informationsverlusten wird eliminiert. Es dient als Drehscheibe für die Kommunikation, den Austausch von Feedback, das Abrufen von Informationen und die Projektplanung.”

Derzeit gibt es bei Montblanc rund 300 Asana-Nutzer; langfristig soll das Tool allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die davon profitieren können. Denn immer wieder finden sich neue Anwendungsfälle, bei denen Asana den Arbeitsalltag und die Arbeitsprozesse deutlich verbessern kann. Die Teams lernen voneinander, indem sie regelmäßig ihre Erfahrungen austauschen. Dadurch entwickelt sich die Plattformnutzung ständig weiter.

Für den weiteren Einsatz von Asana entwirft Montblanc bereits konkrete Pläne. So soll eine digitale Integration mit dem SAP-Projektsystem (PS) die Arbeit des Produktentwicklungsteams unterstützen, das an der Kreation neuer Schreibgeräte arbeitet. Und im Ausbildungsbereich wird Asana Montblanc helfen, die Ausbildungspläne der rund 20 Azubis zu verwalten und die Kommunikation mit den beteiligten Abteilungen zu vereinfachen – einschließlich interaktiver Asana-App, auf der die Auszubildenden ihre Zuweisungen zu den verschiedenen Produktionsbereichen verfolgen können.