# 用於管理請求的專案接收軟體 > 專案接收軟體可自動擷取、排定優先順序並追蹤請求，讓團隊有更多時間完成工作。 Source: https://asana.com/zh-tw/uses/project-intake #### 將請求標準化 為團隊提供排定優先順序和處理新專案所需的資訊。 #### 將每個步驟自動化 透過即時指派、組織和更新請求，更快推進。 #### 改善您的流程 在一處位置建立請求工作流程，並在整個組織範圍內即時套用變更。 收集正確的詳細資訊 - 使用自訂或 AI 產生的表單，在啟動前收集關鍵資訊。  - 在單一平台中擷取來自 Slack、Microsoft 365 和 Google Workspace 的請求。 - [智慧表單](/product/ai) - [表單](/features/workflow-automation/forms) - [應用程式整合](/apps) 快速啟動 - 新增自訂或 AI 產生的標籤，以便輕鬆組織請求並排定優先順序。  - 建立自動化，即時指派、排定和追蹤工作。 - [智能欄位](/product/ai) - [自訂欄位](/features/project-management/custom-fields) - [規則](/features/workflow-automation/rules) 提升效率 - 使用每種請求類型的自訂範本，擷取最佳作法並釐清後續步驟。  - 在同一處管理和更新接收工作流程，並在整個組織中即時套用變更。 - [範本](/features/workflow-automation/project-task-templates) - [綁定](/features/workflow-automation/workflow-bundles) #### 跨工具追蹤請求 透過數百個應用程式整合，您可以將請求集中在組織內的一個工具中。 - [探索所有應用程式](/apps?category=all-apps ) #### Google Workspace 啟用 Google Workspace SAML SCIM，以便更好地控制使用者佈建和取消佈建。 - [查看整合](/google-workspace ) #### Microsoft 365 將 Asana 通知無縫傳送至您的 Microsoft 群組。 - [查看整合](/apps/microsoft-office365-connector) #### Jira Software Cloud 從 Jira 議題自動建立 Asana 任務，並立即同步更新。 - [查看整合](/apps/jiracloud) #### Zendesk 利用 Zendesk for Asana 更快處理服務並改善跨職能協作。 - [查看整合](/apps/zendesk) #### Slack 將來自 Slack 的構想、工作請求和行動項目轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。 - [查看整合](/apps/slack) #### ServiceNow 減少 IT 團隊的手動作業。在 Asana 中將任務建立自動化，讓使用者可跨平台看見任務狀態和情境資訊。 - [查看整合](/apps/servicenow ) #### Google Workspace 使用 Asana 協調和管理您在 Google Workspace 中所做的工作。 - [深入瞭解](/google-workspace) #### Microsoft 365 Asana 通知傳送到您的 Microsoft Groups。 - [深入瞭解](/apps/microsoft-office365-connector) #### Jira Software Cloud 從 Jira 議題自動建立 Asana 任務，並立即同步更新。 - [查看整合](/apps/jiracloud) #### Zendesk 利用 Zendesk for Asana 更快處理服務並改善跨職能協作。 - [查看整合](/apps/zendesk) #### Slack 將來自 Slack 的構想、工作請求和行動項目轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。 - [查看整合](/apps/slack) #### ServiceNow 在 Asana 中將任務建立自動化，讓使用者可跨平台看見即時狀態和情境資訊。 - [深入瞭解](/apps/servicenow) #### 跨工具追蹤請求 - [探索所有應用程式](/apps?category=all-apps ) #### 專案接收範本 #### 工作請求範本 在一處位置為團隊收到的所有請求排定優先順序並進行管理。 - [查看範本](/templates/work-requests) #### Awin 內容在地化範本 瞭解 Awin 如何使用 Asana 管理 15 個地區的內容在地化請求。 - [查看範本](/templates/awin-content-localization) 藉助 Asana，您可以找到標準的工作方式、更新資訊的標準方式，以及整個網路的完整可視度。 #### 建立一流的接收流程 - [閱讀文章](/resources/t-mobile-pmo-operational-excellence) #### 透過 T-Mobile PMO 簡化營運的提示 瞭解 Amanda Howell 如何跨團隊組織工作流程，以提高效率並提升價值。 - [閱讀電子書](https://resources.asana.com/operations-workflows-ebook.html) #### 透過工作流程促進組織效率 瞭解如何在整個組織內建立可擴展且可重複的流程。 - [觀看網路研討會](https://resources.asana.com/2024-tech-stack) #### 提升技術堆疊的 6 個關鍵 取得建立更出色流程並讓協作工具影響力最大化的提示。 #### 仍有疑問嗎？ 我們會提供解答。 #### 專案接收策略與最佳作法 #### 專案接收流程和專案請求表單有何不同？ 專案接收流程包含從提交請求到確定優先順序和執行的完整工作流程，而專案請求表單只是該流程的其中一個部分。 表單會擷取關鍵詳細資料，但接手流程也會定義如何對請求進行檢閱、評分、核准和排定。 #### 在接收流程中，您如何處理緊急或臨時的專案請求？ 為了處理緊急請求，請在您的接收流程中建立一套清楚的向上回報流程。 決定哪些情況屬於緊急情況、誰可以核准優先順序的變更，以及目前的工作可能需要如何調整。 這樣做可以確保緊急專案始終清晰可見，並有助於避免在未經適當審查的情況下干擾已規劃的工作。 #### 為了改善專案接收流程，您應該追蹤哪些指標？ 追蹤請求數量、核准數量、審查所需時間和專案完成所需時間等指標。 此外，請留意工作負荷和待辦項目的數量，以便找出瓶頸。 這些數據可協助您改善流程，並讓工作順利進行。 #### 為什麼需要軟體來管理專案接收流程？ 有效的專案接收流程不僅僅是追蹤請求，還需要後續追蹤。 Asana 可讓您在一處中心位置追蹤請求，然後在同一處排定優先順序並指派行動項目，從而將整個工作流程整合到一處平台中。 這代表一切皆有可能，團隊從頭到尾都能全面掌握請求流程。 #### 如何選擇用於管理專案接收流程的工具？ 尋找能夠讓您在一處位置收集、排定優先順序並追蹤工作請求的軟體。 出色的專案接收工具包括自動化功能，從而消除手動作業。 它還應該讓領導者和團隊能夠全面瞭解工作狀態和進度，以便依需要部署資源。  若想瞭解專案接收工具是否適合您使用，最好方法就是嘗試看看！ 這就是每個人都能免費試用 Asana 的原因。 [立即試用 Asana](https://app.asana.com/0/billing/pricing)。 #### 標準化與團隊工作流程 #### 如何在多個團隊之間將專案請求標準化？ 為了將專案請求標準化，請使用單一的接收表單，並在所有團隊之間採用共同的流程。 針對必填欄位、核准步驟和請求優先順序規則，設定清楚的要求。 集中式系統有助於確保所有內容保持一致，並且可以更輕鬆地管理來自不同部門的請求。 #### 如何將專案請求標準化？ 您可以使用表單 (包括 AI 產生的標籤) 來收集結構化資訊、將回覆對應至自訂欄位，以及觸發自動化，從而將專案請求標準化。 #### 我可以將跨團隊的接收流程標準化嗎？ 可以。透過建立接收工作的綁定/範本，在整個組織範圍內套用表單、自訂欄位和規則，即可在各個團隊之間將接收工作標準化。 #### 我可以將請求轉交給不同的團隊嗎？ 可以。透過使用由自訂欄位值觸發的規則，根據表單輸入內容指派或移動任務/專案，即可將請求傳送給不同的團隊。 #### 如何管理接收的待辦項目？ 可以使用看板檢視來管理接收待辦項目，其中包含自訂欄位、用於顯示狀態的區段，以及用於自動指派、標記和移動請求的規則。 #### Asana 自動化和表單功能 #### 我可以在 Asana 中免費組織專案接收流程嗎？ 可以。 瞭解[定價](https://asana.com/pricing)，或免費[試用 Asana](https://asana.com/create-account) Advanced，無需使用信用卡。 #### 我可以自動排定接收提交內容的優先順序嗎？ 可以。透過使用下拉式自訂欄位以及規則或公式欄位，根據表單回應為收到的請求評分並進行排名，即可自動排定表單提交內容的優先順序。 #### 我可以在接收時觸發子任務或任務嗎？ 可以。透過使用規則將子任務新增至透過表單提交的任務，即可在接收時觸發子任務或任務，而這些子任務在跨專案歸屬時會轉換為各自的任務。 #### 表單回應可以填入自訂欄位嗎？ 可以。由於表單問題可以對應至自訂欄位，然後根據這些值觸發自動化規則，因此表單回應可以填入自訂欄位。 #### 我可以匯出接收指標嗎？ 可以，由於儀表板會自動將表單回應、提交量和待辦項目趨勢製作成圖表，因此可以匯出接收指標。 #### 我可以將接收工作的版面配置重複用作範本嗎？ 可以。透過建立流程 (表單 + 欄位 + 規則) 並將其分組為綁定/範本，即可將接收版面配置作為範本重複使用。 - [開始免費試用](/create-account) 免費試用 Asana。不需要使用信用卡。 - [開始使用](/create-account) - [觀看示範](/go-demo) 瞭解 Asana 如何大規模連結公司。 - [檢視示範](/demo/main) - [與銷售代表交談](/sales) 瞭解 Asana 如何協助團隊無縫協作。 - [聯絡銷售部](/sales) #### 使用 Asana 改變您的工作方式 ## 如何建立一流的專案接收流程 被專案請求淹沒了嗎？ 臨時通知的請求讓您不堪重負嗎？ 若是如此，您並非唯一一個，我們為您提供解決方案。  輸入：專案接收流程，這是一種經過驗證的方法，可在正確的時間優先處理正確的工作。 以下是為您的團隊建立一流接收工作流程所需的一切知識。  ## 什麼是專案接收流程？ 專案接收流程是一種標準化的工作流程，可幫助團隊擷取、排定優先順序並追蹤新請求。 最基本的流程包含以下三個組成部分：  - [用](https://asana.com/features/workflow-automation/forms)於擷取新專案請求的表單，其中包含團隊開始工作所需的所有詳細資料。  - 一種用於識別和排定最重要工作的[優先順序方法](https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work)。  - 清除後續步驟，以便啟動每個請求的工作。  這個工作流程讓團隊能夠輕鬆地快速完成工作請求，並優先處理高優先順序的專案。  ## 為什麼接收流程對專案管理很重要？ 在專案管理中，標準化是幫助計劃順利進行的關鍵。 工作接收流程也一樣。 它將請求的優先順序排序流程 (通常耗時且令人困惑) 轉化為具有預定義步驟的清晰工作流程。 團隊無需浪費時間來回溝通，而是可以快速完成流程的每個步驟。 這不僅加快了完成時間，還確保整個組織中工作的優先順序和一致性。  ## 管理專案請求的挑戰 請求管理很棘手。 團隊在最後一刻提出請求，請求來自許多不同的地方，每個人似乎都認為自己的專案是最高優先事項。 以下是請求管理的一些常見挑戰，所有這些都可以透過有效的接收流程解決。  ### 請求量大 對於企業公司來說，一個常見的挑戰是，過多的請求可能會讓團隊覺得自己被工作淹沒，導致[過勞](https://asana.com/resources/what-is-burnout)和完成時間緩慢。 接收流程透過明確的[優先順序方法](https://asana.com/resources/priority-matrix)解決了這一問題，這樣團隊就可以專注於對 Business 版影響最大的任務。  ### 請求分散在不同位置 當請求透過電子郵件、即時訊息和會議傳入時，團隊必須花費額外的時間來記錄新專案。 這是最好的情況。 最壞的情況是，請求會發生遺漏，從未已完成。 透過將所有請求集中在一處，清晰的接收流程可解決這一問題。  ### 請求中沒有包含足夠的背景資訊 當團隊僅擁有最少量的資訊時，他們很難開始工作。 當公司沒有標準化的請求表單時，通常會發生這種情況，該表單會指定每個[提議專案](https://asana.com/resources/project-proposal)所需的所有詳細資料。  ### 臨時請求會延遲您的時間軸 我們都曾處於上述狀況。 專案進展順利，直到最後一刻收到高優先順序的請求，這些請求會壟斷資源，並要求團隊將[時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)推遲。 雖然臨時請求總是會發生，但有效的專案接收流程可以透過預先說明完成請求所需的時間來防止這種情況發生。 如有需要，它還包括一種預先定義的方法，用於安排專案工作的優先順序並重新排定時間。  ## 有效專案接收流程的功能 專案接收流程因組織的獨特需求而異。 話雖如此，以下是每個流程都應包含的三個核心功能：   ### 1. 專案接收表單 [表單](https://asana.com/features/workflow-automation/forms)是工作接收的黃金標準。 它們為[專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)提供了一種集中式的請求提交方法，這樣您就可以在一處位置收集新的工作，而無需使用分散的溝通工具。 表單還將專案關係人提交請求時包含的資訊標準化。 這有助於團隊快速對請求採取行動，因為他們擁有立即開始所需的所有情境資訊。  #### 專案接收表單應包含哪些內容？ 作為起點，基本的專案接收表單應包含以下組成部份。 在此基礎上，您可以根據組織的需求，使用其他問題自訂表單。  - **請求者：**誰在提議專案？  - **請求團隊：**此工作將支援哪個團隊？ 這是外部專案還是內部專案？  - **專案類型：**這是什麼類型的工作？ 例如，它可能是新圖片、網頁文案或影片。  - **請求摘要：**請用幾個句子說明您想要完成的內容？  - **時程：**此接收請求何時需要已完成？  - **優先順序：**這是業務關鍵性的還是可有可無的？ 包含數字優先順序排名通常很有幫助，例如 P1、P2、P3 等。  - **相關的 Business 版目標：**此請求是否與哪一項公司的優先事項相符？  - **情境資訊：**您可以提供哪些螢幕擷取畫面、文件或其他附件來提供更多情境資訊？ 例如，錯誤請求表單可能需要錯誤的螢幕截圖或影片。  ### 2. 優先順序方法 藉助表單，您可以獲得一批乾淨、標準化的請求。 現在，您需要一種方法來安排這些任務的優先順序和排程，以便先完成最重要的工作。  以下說明如何建立有效的優先順序方法：  - **請請求者透過表單提供優先順序資訊。** 您需要資料來評估每個請求的重要性，而表單是獲取該資料的最佳方式。 與其要求請求者選擇優先順序 (並讓他們每次都選擇 P0)，您也可以要求請求者提供請求所支援的[Business 版目標](https://asana.com/resources/business-objectives-examples)。 這樣，您就可以清楚地看到哪些任務明確支持 Business 版的優先事項，哪些任務不支持。 - **建立優先順序分數：**使用表單中的資訊建立數值分數，以衡量任務優先順序、相關策略目標、請求團隊等。 這有助於減少優先順序流程中的任何主觀性。  - **在一處集中式中心收集請求。** 若要有效地安排優先順序，您需要一目了然地查看所有請求，包括其優先順序分數和時間等詳細資料。 這有助於您快速找出最緊迫的請求，以便立即將其分流至您的團隊。  - **追蹤團隊的工作負荷。** 記錄團隊目前正在處理的請求，以便清楚瞭解每個人的工作內容。 這樣您就可以指派優先任務，而不會讓任何人超出負荷。 [工作管理軟體](https://asana.com/product)在此處可以派上用場，尤其是當它具有可讓您即時查看和調整團隊[工作負荷](https://asana.com/features/resource-management/workload)的功能時。  - **根據優先順序分數排定工作。** 現在您已經全面瞭解每個任務的優先順序，並瞭解團隊的餘裕，就可以安排工作了。 在排程時，使用工作管理軟體可讓您在[時間軸或行事曆](https://asana.com/features/project-management/project-views)上將任務可視化，這將很有幫助。  ### 3. 清除後續步驟 為了快速啟動工作，團隊需要一個清晰的行動計劃。 這就是為什麼預先定義的後續步驟是任何專案接收流程的重要組成部分。 它們為員工提供了一種標準化的方法來處理從部落格貼文到產品功能的任何類型的請求。  若要定義後續步驟，請考慮您的團隊處理的每種類型的請求。 針對每一個類型，問自己以下問題：  - 完成此請求需要執行哪些任務？  - 這些任務應該以什麼順序進行？  - 是否有任何[相依性](https://asana.com/resources/project-dependencies)(必須先完成另一個任務才能開始的任務)？  - 每個任務需要多久？  - 誰是完成每項任務的最佳人選？ 然後為每個請求類型建立回溯排程表，包括每個任務 (按順序)、應該花費的時間以及應該指派給誰。 您實質上是在為每個請求類型建立預先定義的[專案時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)。 例如，以下是行銷電子書的後續步驟。  - **第 1 天：**指派的作者根據每個流程步驟所需的時間設定電子書的發佈日期。  - **第 2-3 天：**作者建立大綱。  - **第 4 天：**編輯者審閱大綱並提供回饋。  - **第 5-8 天：**作者修改大綱並撰寫初稿。  - **第 9 天：**編輯者審閱初稿並提供回饋。  - **第 10 天：**作者修改草稿。  - **第 11 天：**編輯者和 PMM 合作夥伴審閱最終草稿。  - **第 11 天：**專案經理將最終草稿提交給設計團隊。 - **第 11-14 天：**設計團隊為電子書建立視覺資產。  - **第 11 天：**專案經理向網頁團隊提交請求，為電子書建立閘道式登陸頁面。  - **第 15 天：**作者和編輯者審閱最終設計。  - **第 16 天：**網頁團隊準備並發佈登陸頁面。  發佈這本電子書需要完成許多事情。 有些任務需要以特定順序進行，有些則可以同時進行。 提前定義電子書工作流程，您就能幫助團隊立即啟動請求，而無需浪費時間確定誰應該做什麼。 這也有助於您的團隊針對每本電子書遵循相同的標準化流程，從而確保每次都能獲得高品質的結果。  ## 專案接收流程範例 以下範例有助於將這些想法融入情境。 想像一下，您所在的敏捷團隊負責處理新功能請求。 以下是您的專案接收流程可能包含的內容：  - [專案發起人](https://asana.com/resources/project-initiation)填寫專案接收表單，詳細說明功能應包含的內容、為什麼需要建立以及何時需要完成。  - [專案管理辦公室 (PMO)](https://asana.com/resources/pmo-project-management-office)審查專案請求表單，並進行初步評估，以確定建立新功能的可取性、可行性和[可行性](https://asana.com/resources/feasibility-study)。  - PMO 會根據其評估結果核准或拒絕請求，並指派優先順序分數。  - PMO 將請求新增至工程團隊的[待辦項目](https://asana.com/resources/product-backlog)，並根據優先順序分數進行排程。  - 召開[啟動會議](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting)。  - 專案經理使用專案接收表單和啟動會議中的資訊來完成[專案提案](https://asana.com/resources/project-proposal)。 他們將此專案提案建立在每次新功能發佈的一組預先定義的基本步驟之上。  - 資深專案關係人核准提案，或將其送回以進行更多工作。  - 專案經理從提案中建立更詳細的[專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)。  - 專案經理分配資源、指派任務並設定發佈日期。  - 專案團隊開始工作。  ## 如何建立專案接收流程 從零開始建立成功的接收流程，甚至是優化現有流程，都可能具有挑戰性。 以下是協助您著手進行的逐步指南。 ### 1. 確定角色和職責 第一步是明確定義誰參與了流程及其角色。 這包括確定流程所有者 (負責監督整個接收流程)、負責提交請求的個人或團隊、核准這些請求的決策者，以及負責分流工作以確保其與策略優先事項保持一致的專案所有者和團隊成員。 事先釐清這些角色可以避免混淆，並確保整個流程中的當責。 ### 2. 定義請求的核准和優先順序 建立核准流程和[決策流程](https://asana.com/resources/decision-making-process)，說明關鍵專案關係人應如何評估收到的專案請求。 例如，在確定每個專案請求的重要性時，您可以考慮專案規模、影響力、所需工作量、可用資源或策略重要性等指標。 您還可以開發一個優先順序架構來對請求進行排名，以便將資源分配給提供最大價值或與組織目標最一致的計劃。 ### 3. 記錄並標準化您的工作流程 建立標準化的工作流程，概述從提交到最終交付的接收流程的每個步驟。 此文件應包括角色和職責、評估請求的標準、提交表單以及排定優先順序和完成專案所需的每個步驟。 標準化的接收流程可確保一致性、減少錯誤並簡化流程。 ### 4. 集中管理您的流程 接下來，將您的整個接收流程整合至一個集中式系統或平台中。 例如，您可以使用[工作管理工具](https://asana.com/product)在一處集中位置擷取、排定優先順序並追蹤請求。 尤其是在大型公司中，集中化對於有效管理請求、追蹤進度和維護所有專案的可視度至關重要。 ### 5. 確定工具以加快速度 利用技術將接收流程的部分自動化並加快速度。 這可能包括使用專案請求[範本](https://asana.com/templates)、將請求[自動化](https://asana.com/features/workflow-automation/rules)傳送給適當的核准者，以及使用表[單](https://asana.com/features/workflow-automation/forms)將提交內容標準化。 這些工具可減少手動作業、提高效率，並從一開始就擷取所有必要資訊。  ### 6. 傳達流程 最後，請確保所有相關人員都瞭解接收流程、他們在其中的角色，以及如何使用與之相關的任何工具或平台。 這可能涉及訓練課程、書面指南或示範影片。 清晰的溝通可防止誤解，並確保流程順利進行。 ## 將您的接收流程提升至更高層次 藉助這些提示，您可以將專案接收流程轉變為運作良好的機器。 若要進一步簡化您的工作流程，請立即瞭解專家如何使用 Asana 建立更智慧、可擴展的企業流程。 #### 簡化接收流程 自動擷取、排定優先順序並追蹤請求，讓團隊有更多時間完成工作。 - [開始使用](/create-account) - [檢視示範](/go/demo-operations) 專案接收