# 適用於複雜專案的計劃管理工具

> 瞭解為什麼計劃管理人員認為 Asana 是值得信賴的任務與資源管理工具，並用它協調自己的團隊。

Source: https://asana.com/zh-tw/uses/program-management

覺得資訊散落各處嗎？很多人都有這樣的想法。

您是否曾經耗費太多時間組織專案，或猜想設計團隊到底如何處理待辦事項？這不是您的問題，而是專案管理工具的問題。請改用 Asana 計劃管理軟體提高可視度，並簡化後續追蹤及回饋的流程。

#### 如何開始在 Asana 中管理您的計劃

- [深入瞭解 Asana](/product)

#### 組織團隊的專案並自訂工作流程

將現有的專案匯入 Asana、從頭建立新的專案，或是自訂容易使用的範本。在一個地方檢視您的整個計劃，管理從專案規劃到資源管理的一切大小事項。

- [深入瞭解如何建立專案](https://help.asana.com/s/article/getting-started-video)

#### 邀請隊友並進行協作

將團隊成員新增至專案，讓專案管理員可以指派任務、發送及接受狀態更新、監控專案時間軸，以及在所有關係人之間協調專案計劃。

- [深入瞭解如何邀請隊友](https://help.asana.com/s/article/how-to-invite-team-members-to-asana?language=en_US)

#### 管理資源並監控專案集

複雜的專案與計劃需要敏捷的資源管理與即時報告。有了 [Asana 專案集](https://asana.com/product/portfolios)的自訂檢視，您可以就計劃內所有專案的時間軸、進度、KPI 及工作流取得高層級視圖。

- [深入瞭解專案集管理](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios)

#### 計劃中的追蹤與報告

即時追蹤您計劃中的所有專案。有了專案狀態更新、易於使用的儀表板，以及 Asana 中的報告系統，您可以監控專案進度而無須開會交換進度或發送電子郵件。

- [深入瞭解報告](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

In order for a big team to act like a small team, everyone needs to know what is going on across different parts of the business. Time you spend keeping track of which team uses which software, or making sure you have access to every single system and workspace, isn’t time well spent.

#### 成果導向的團隊都使用 Asana

#### 有常見問題嗎？ 我們洗耳恭聽，並會為您解答！

#### 專案管理法

#### 敏捷與 Scrum 有何不同？

敏捷法是一套強調彈性和迭代交付的原則，而 Scrum 則是一種特定的方法，透過衝刺 (Sprint)、明確的角色和定期的儀式來應用這些原則。

#### 專案管理法的主要類型有哪些？

主要有三種類型：預測型 (如瀑布式)、敏捷型 (如敏捷式) 和混合型 (如 Scrumban)，每一種類型都適合不同程度的專案彈性和需求確定性。

#### 專案管理法有多少種？

專案管理方法有數十種，但大多數團隊都偏好使用幾種常見的方法。 本文介紹的 12 個架構代表了最廣泛使用的方法。

#### 哪一種專案管理方法最適合小型團隊？

對於小型團隊來說，看板的簡潔視覺呈現、Scrum 的結構化衝刺，以及適用於具有明確時間軸的專案的關鍵路徑法 (CPM) 通常都能帶來益處。

#### Asana 支援哪些專案管理法 (例如：敏捷法、Scrum、看板)？

Asana 支援多種專案管理方法，包括敏捷法、Scrum 和看板。 專案團隊可以選擇最符合其工作流程和需求的架構。

#### Asana 的核心功能與工作流程

#### Asana 如何簡化我的團隊工作流程？

Asana 的計劃管理軟體透過提供直觀的任務管理、自動化流程和清晰的專案可視度，簡化了您團隊的工作流程。 甘特圖和工作流程看板等可視化工具可提供有關專案進度的即時深入解析，讓團隊能夠快速識別障礙，並根據需要重新分配資源。

#### 我能否使用 Asana 有效地追蹤專案時間軸、期限和里程碑？

可以。藉助 Asana 的計劃管理軟體，您可以使用時間軸檢視、行事曆整合和里程碑標記等功能，追蹤專案時間軸、建立任務和子任務、設定期限並預測進度。

#### Asana 是否提供任務相依性和排程功能？

是的，Asana 提供深入的任務和子任務相依性及排程功能，可用於建立動態的專案藍圖。 這些專案管理功能能夠與 Asana 的協作工具無縫整合，協助各種規模的企業保持井然有序，並專注於按照正確的順序完成任務。

#### 在 Asana 中是否有適用於常見專案類型或工作流程的範本？

是的，Asana 提供多種專案範本和核對清單，您可以用來根據您的特定需求和產業標準快速建立工作流程。

#### 在 Asana 中，我是否可以根據我的專案需求自訂儀表板和報表？

當然！ Asana 可讓您在管理專案的同時，根據您的計劃自訂儀表板和報表。 其互動式計劃管理工具可協助您以符合團隊目標和優先事項的形式將資料可視化。

#### Asana 中是否有用於追蹤和記錄任務工時的功能？

雖然 Asana 沒有內建的時間追蹤功能，但它可以與 Harvest 和 Toggl 等時程表工具無縫整合。 藉助此整合，您可記錄任務的小時數，並有效管理專案時間。

#### Asana 是否提供行動應用程式，以便隨時隨地存取？

是的，Asana 提供 iOS 和 Android 裝置的行動應用程式，因此您可以在出行之際存取您的計劃管理軟體。 您可以隨時隨地與您的團隊協作。

#### 團隊協作與進階管理

#### Asana 如何促進團隊協作和溝通？

Asana 的計劃管理軟體透過任務評論、專案討論、校訂和核准選項以及即時更新等互動式功能，改善了團隊合作和溝通。藉由可自訂的權限以及 Slack 和 Google Drive 等整合，該軟體能夠讓每個人保持資訊同步，並專注於共同的目標。

#### 在 Asana 中，可以與其他工具和應用程式進行哪些整合？

Asana 可與各式各樣的工具和應用程式整合，包括 Airtable、Microsoft Project、Jira 和 Trello。 這些整合和附加元件可改善您現有的工作流程並提升生產力。

#### Asana 專案中是否支援檔案共用和文件管理？

是的，Asana 支援在專案中進行檔案分享和文件管理。 您可以直接在任務和專案中附加檔案、分享文件，以及就資源進行協作。

#### 我可以使用 Asana 有效地管理資源並平衡團隊的工作負荷嗎？

是的，Asana 提供資源分配和工作負荷平衡功能。 您可以有效地分配任務，並確保團隊成員不會承擔過重的工作負擔。

#### 在 Asana 中，如何處理通知和更新，以便團隊掌握最新資訊？

在 Asana 中，通知和更新是透過可自訂的提醒、電子郵件通知和應用程式內更新來管理的。 這能確保您的團隊隨時掌握重要變更和期限的最新資訊。

#### 我可以在 Asana 中設定、追蹤並管理專案目標和關鍵績效指標 (KPI) 嗎？

是的，藉助 Asana 的計劃管理軟體，您可以設定、追蹤並管理專案指標和關鍵績效指標 (KPI)。 藉由目標設定功能、自訂欄位和全面的報告工具，您可以輕鬆監控進度。

#### Asana 如何協助進行風險管理和問題追蹤？

Asana 透過專屬的任務和專案追蹤功能，協助您識別潛在風險、將問題指派給團隊成員，並追蹤問題的解決情況，從而協助進行風險管理和問題追蹤。

#### Asana 是否能夠為軟體開發團隊提供支援，同時又保持易於使用？

是的，Asana 是軟體開發團隊的最佳專案管理軟體選擇之一。 它既易於使用，又提供能協助您安排任務優先順序、追蹤進度並高效協作的功能。 Asana 還為小型企業提供免費方案，並為擴展專案提供可靠的客戶支援。

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免費試用 Asana。不需要使用信用卡。

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- [觀看示範](/go-demo)

瞭解 Asana 如何大規模連結公司。

- [檢視示範](/demo/main)

- [與銷售代表交談](/sales)

瞭解 Asana 如何協助團隊無縫協作。

- [聯絡銷售部](/sales)

#### 使用 Asana 改變您的工作方式

## 專案管理法：12 個熱門架構

專案管理一領域不斷沿革改進，為了獲致成功需要使用各種方法。學習最熱門的專案管理法可協助您成為業界的翹楚。 

專案管理法是由眾多原則、技巧和程序所構成的一套系統，供某個領域的人員運用於工作。頂尖的方法不僅在結構組織的方式上有所差異，更要求不同的交付項目、工作流程，甚至專案管理軟體開發。 

除了成為[最出色的專案經理](https://asana.com/resources/become-a-project-manager)外，分別瞭解這 12 個架構，可找到最符合您團隊需求的選項。 

## 1. 敏捷

**介紹：**[敏捷專案管理](https://asana.com/resources/agile-project-management)法是最常見的專案管理流程之一。但實際上，敏捷法就技術上而言並不是一套方法，而最適合將其定義為專案管理原則。

敏捷法的基本內容是：
- 協作
- 快而有效
- 可疊代，以資料為後盾
- 重視個人勝過流程

若宣佈實施敏捷法，團隊通常會選擇特定的方法來搭配使用敏捷法。這些可能包括 Scrum、看板、極限編程、水晶管理、或甚至 Scrumban (Scum + 看板)。 這是因為搭配敏捷法與更注重細節的方法，可形成完善的專案管理哲學，以及可締造出色成果的具體方案。

**誰應使用：**敏捷架構幾乎可用於任何團隊，因為其背後的原則具有普遍性。真正的困難在於要決定選擇搭配哪一種方法使用。

## 2. 瀑布

**介紹：**瀑布模型也是非常熱門的架構。不同於敏捷模型的部分是，瀑布是實際的一套方法，且相當清楚明瞭。 [瀑布法](https://asana.com/resources/waterfall-project-management-methodology)又稱為軟體開發生命週期 (SDLC)，是線性流程，工作會串聯下來 (如同瀑布一般)，而且是有先後順序的組織安排。 

若要達成此方法，每個工作任務都要透過相依性相互連接。這表示每個任務必須完成後，下一個任務才能開始進行。這麼做不僅確保工作進度保持正常，更能在整個過程中促進清楚的溝通。 

儘管此法被部分現代化組織視為傳統方法，卻是建立可預測、且可徹底規劃[專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)的好方法。 

**誰應使用：**由於瀑布專案管理法如此鉅細靡遺，因此對於有多個不同專案關係人的大型專案負責人而言，是絕佳的選擇。因為整個專案期間各個步驟分明，且相依性可協助追蹤需要的工作，以便達成目標。 

## 3. Scrum

**介紹：**[Scrum](https://asana.com/resources/what-is-scrum) 法採用簡短的「衝刺」活動，而這些衝刺活動則用來建立一個專案週期。專案週期一次橫跨一至兩週，且由 10 人 (或以下) 的團隊所組織而成。這和瀑布法有所差異，瀑布法中個人的任務會拆解成相依任務。

基於許多原因，Scum 非常獨特。其中一項是此法需要一位 Scrum 主持人。換句話說，就是一位帶領每天召開 Scrum 會議、演示、衝刺和每次衝刺完成後進行衝刺回顧的專案經理。這些會議的目的是聯繫專案關係人，並確保任務準時完成。 

儘管 Scrum 就技術上而言確實是真正的專案管理法，卻最常與敏捷法架構聯想在一起。這是因為它們的原則類似，例如協作，以及重視個人勝過流程。 

**誰應使用：**使用敏捷法的團隊應該也要使用 (或至少應該也要嘗試) Scrum 方法。由於衝刺活動被拆解成小團隊，因此小型及大型團隊都可以使用這個方法。 

## 4. 看板

**介紹：** [看板](https://asana.com/resources/what-is-kanban)法使用可視化元件 (特別是白板) 來呈現專案的待辦項目。敏捷團隊會使用這個方法[加強可視化工作流程](https://asana.com/resources/workflow-examples)和專案流程，同時減少發生瓶頸的可能性。它也經常以軟體工具的形式呈現，以便讓您完美地在專案內變更及拖曳看板，不過這並非必要的規定。 

由於此法並不像其他方法有一套定義的流程，因此許多團隊使用的方法各異。主要的概念是要記得，看板的目的是專注於最重要的專案任務，讓整體的架構變得簡單。

**誰應使用：**工作流程看板對各種規模的團隊都是理想選擇，特別是優先以遠距方式工作的團隊。這是因為工作流程看板的可視化功能可協助團隊成員無論身處何地，均能維持進度正常。 

## 5. Scrumban

**介紹：**您可能已經猜到，Scrumban 是靈感來自 Scrum 和看板 (Kanban) 架構的一個方法。有些人將此視為整合兩種方法優點的混合法。 

Scrumban 類似 Scrum 使用衝刺週期，但如看板一樣允許個別任務歸屬於計劃之中。這可讓最重要的工作優先完成，並確保專案計劃維持簡易好管理。Scrumban 也使用 Scrum 會議來加強協作，並始終將目標視為首要之務。 

**誰應使用：**若您喜歡將專案拆解成較小任務，但同時也想在視覺上以簡單的方式呈現，Scrumban 可能就是您的理想選擇。它是簡單和明晰的完美結合。  

## 6. PRINCE2

**介紹：**PRINCE2 又稱為 **PR**ojects **IN** **C**ontrolled **E**nvironments (受控環境下的專案管理)，它使用全方位瀑布法來定義專案內的階段。最初是由英國政府為了 IT 專案而建立，現在依然適用於大型 IT 新案，更勝於傳統的產品或市場為主的專案。 

PRINCE2 有七個主要原則，包括：
- 開始專案
- 指揮專案
- 啟動專案
- 控制專案
- 管理產品交付
- 管理階段間的界線
- 結案

這七個原則徹底建立完整的專案流程，綜合起來就成為有效的企業專案管理方法。它旨在定義角色和反向管理。不僅如此，還可將 PRINCE2 用來簡化眾多個別專案管理任務，例如控制某個階段、管理產品交付，以及啟動專案和結案。 

**誰應使用：**有鑑於 PRINCE2 專案管理法的特殊性質，因此最適合用於具有許多 [專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)的大型企業專案。將它用於小專案可能會產生過於冗長、複雜的流程。 

## 7. 六標準差

**介紹：**有別於其他專案管理法，六標準差是用於品質管理，經常稱之為一套哲學而非傳統的方法。通常將它和精實法搭配或敏捷架構搭配使用，而得名為精實法六標準差和敏捷法六標準差。 

六標準差的主要目的是持續改善流程並去除瑕疵。透過現場專家維護、定義並控制流程來持續改進，從而辦到這一點。

若要進一步延伸這個方法，可使用六個標準差 DMAIC 流程，此方法具有不同階段，包括：
- **定義：**建立一個[專案範疇](https://asana.com/resources/project-scope)、[商業計劃](https://asana.com/resources/business-case)，以及啟動站立會議。
- **測量：**收集有助告知改善需求的資料。
- **分析：**指出問題的根本。 
- **改善：**解決找到的根本成因。
- **控制：**致力使解決方案具永續性，以便適用於未來的專案。 

**誰應使用：**六標準差最適合用於大型組織，通常是員工數百人 (或以上) 的組織，這時消除專案浪費的需要已開始對您的組織有較大的影響。

## 8. 關鍵路徑法 (CPM)

**介紹：**關鍵路徑法致力於找出關鍵任務，並將其安排在專案排程中。包括任務相依性、追蹤專案目標與進度、[安排交付項目的優先順序](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)，以及管理截止日期，這一切都與[工作細目結構](https://asana.com/resources/work-breakdown-structure)相似。

此方法旨在妥善、成功地管理大型專案，使 [里程碑](https://asana.com/resources/project-milestones)和交付項目可對應正確。 

**誰應使用：**關鍵路徑法最適合小型、中型專案及團隊，因為大型專案需要許多交付項目，且有多位專案關係人，而關鍵路徑法之設計並非針對複雜專案之管理。 

## 9. 關鍵鏈專案管理 (CCPM)

**介紹：**關鍵鏈專案管理架構與關鍵路徑法非常相關，但甚至更重視細節，因而成為最全方位的選項之一。 

連同 CPM 這類工作細目結構一併實施，CCPM 包括對各項任務的特定時間要求。這有助進一步推展任務追蹤，讓任務在分配的時間進行情況變得一目了然。它還使用資源調配，力求透過在所有可用資源間分配工作來解決大量工作負荷的問題。 

這一切不僅有助提高生產力及效率，更有助連結必須與專案目標一起完成的工作。許多[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)甚至透過可視化元素來強化顯示這些目標，為團隊成員建立井然有序的藍圖。 

**誰應使用：**CCPM 對小型和大型團隊而言都是絕佳選擇，但多半用來協助解決[專案效率問題](https://asana.com/resources/efficiency-vs-effectiveness-whats-the-difference)。用它來向領導階層報告進行中的工作也很實用。 

## 10. 精實

**介紹：**[精實專案管理](https://asana.com/resources/lean-project-management)法旨在減少浪費，以及針對專案需求建立簡單的架構。說到底，就是用更少的資源完成更多的工作，從而使效率和團隊合作獲得最大化。 

儘管減少浪費原本指的是實體產品 (可回溯至亨利福特以及其後 Toyota 和 Motorola 當年使用的方法)，現在則是指產生浪費的做法。可用三個以字母 M 開頭的字來表示此概念：
- **Muda (浪費)：**消耗資源但並未增加價值的做法
- **Mura (不均)：**過度生產時會發生，進而留下廢棄物 
- **Muri (負擔過重)：**當資源太過勞累時會發生

身為專案經理，您的工作室避免這三個 M 發生，以便更順利地執行專案並簡化流程。這與統一軟體開發過程 (RUP) 相似，後者旨在減少浪費。兩者的差異在於 RUP 注重降低開發成本，而非產生浪費的做法。 

**誰應使用：**由於精實法主要強調的是減少浪費，因此最適合苦於效率問題的團隊使用。儘管這會對大型組織造成較大的衝擊，但對各種規模的專案團隊來說卻可以相當有幫助。 

## 11. 美國專案管理學會 PMBOK® 指南

**介紹：**儘管很容易將美國專案管理學會 (PMI) 的專案管理知識體系指南 (Project Management Body of Knowledge) 聯想為一種專案管理法，但它其實更接近一套最佳做法，會考量各種開發流程。 

此架構著重實施五個[專案管理階段](https://asana.com/resources/project-management-phases)，每個階段均有助透過系統性的階段方法，自始至終輕鬆管理專案。這五個階段包括：
- 專案啟動
- 專案規劃
- 專案執行
- 專案績效
- 專案結案

儘管這是值得謹記的良好根基，PMBOK® 指南不見得像其他方法一樣足夠具體。也就是說您會需要決定每個階段中要完成哪些任務。 

**誰應使用：**PMBOK® 指南可單獨使用於小型團隊的標準專案，但搭配更注重細節的方法 (例如 CPM) 應用於處理複雜專案的大型團隊，也是不錯的做法。 

## 12. 極限編程 (XP)

**介紹：**顧名思義，極限編程是用於期限緊迫的快節奏專案。此法運作方式是透過建立簡短的開發週期，以及許多發行版次。這使得整備時間得以加快，並且[提高生產力](https://asana.com/resources/how-to-be-more-productive)。 

極限編程有幾個核心價值，包括：簡單、溝通、回饋、尊重及勇氣。此外，還包括一套具體的[極限編程規則](http://www.extremeprogramming.org/rules.html)，納入自規劃至測試的所有階段。 

**誰應使用：**極限編程可用於期限緊迫的個別專案，最常用於小型與中型團隊。由於 XP 是快節奏的方法，應酌量使用，以免發生[過勞](https://asana.com/resources/what-is-burnout)。 

## 如何為您的團隊選擇對的專案管理法

沒有一套全部通吃的專案管理法，各種方法都提供獨特的原則，引領開發專案從初始計劃一路進展至最終執行。 

主要值得留意的層面是您團隊的規模，以及您團隊偏好的工作方式。以下是一些值得考量的額外提示：
- **您的產業**：思考您是否處在一個變化頻繁的產業。例如科技公司就是隨時變化的產業。這會影響專案的一致性，以及是否應搭配彈性還是固定的方法。 
- **您的專案重心**：思考[您專案的目的](https://asana.com/resources/how-project-objectives)。您是否重視人員勝過效率？這將有助您找到滿足相似目的的合適方法。 
- **專案的複雜性**：您的專案相對較複雜，或是通常簡單明瞭？在組織複雜任務時，有些方法不如其他方法出色，例如 CCPM。
- **角色專業化**：思考您團隊內角色的利基如何？可否讓多名團隊成員互換相同類型的工作，或您需要一套專注於專業化的方法？
- **您組織的規模**：決定使用哪種方法時，應仔細衡量您組織和團隊的規模。如看板這類的方法通用於各種團隊規模，但如 CPM 這類的選項，就比較適合小型團隊。 

無論您的團隊成員偏好如看板法這類的[可視化流程](https://asana.com/resources/visual-project-management-kanban-timeline-calendar) ，或是如瀑布法這類較傳統的專案管理法，每個類型的團隊都可以找到適合的選項。若要進一步發揮專案管理法的威力，不妨考慮使用[工作管理工具](https://asana.com/uses/work-management)，加強追蹤並更有效地執行開發專案。 

## 有助您更具意識地管理專案的方法

有了對的專案管理法在手上，您就能將專案的效率提升至嶄新層次，並實施對團隊、組織以及您自己而言正確的流程。

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#### 您的計劃管理軟體

使用 Asana 的計劃管理工具，使專案井然有序且按部就班完成。

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