# 交接計劃範本

> 變化總會發生。瞭解如何在 Asana 中建立交接計劃範本，如此您就能在團隊成員換工作時繼續推動工作。

Source: https://asana.com/zh-tw/templates/transition-plan.md

- [建立您的範本](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [專案檢視](/features/project-management/project-views)

- [自訂欄位](/features/project-management/custom-fields)

- [任務](/features/project-management/tasks)

- [專案](/features/project-management/projects)

- [Gmail](/apps/google-gmail)

- [Outlook](/apps/outlook)

- [Google 工作空間](/google-workspace)

- [Dropbox](/apps/dropbox)

範本

招募與到職

交接計劃範本

工作不會在某個人離開團隊時就停止。瞭解如何在 Asana 中建立交接計劃範本，如此您就能在團隊成員換職務時，繼續推動工作。

招募與到職

## 交接計劃

工作不會在某個人離開團隊時就停止下來。瞭解如何在 Asana 中建立交接計劃範本，如此您就能在團隊成員換工作時，繼續推動工作。

### 使用 Asana 建立範本

- [註冊](/create-account)

當有團隊成員離開時，您必須收拾他們留下的工作。為了不要讓非必要待辦項目過多，很重要的一點是在該成員離開_前_就將關鍵資訊和職責交接給下一個人，以免人員一離開，專案就停滯下來。

交接計劃方案並不只是將資訊組織起來而已，還提供團隊一個標準化的交接藍圖，並指出員工離開前必須完成哪些步驟。

## 什麼是交接計劃？

交接計劃是在團隊成員從某個角色轉出時，組織並交接知識的一個方法，有助保持工作之延續，確保不會遺失資訊，並且可以持續推動專案。例如，IT 員工的交接計劃可能會包括核心任務的清單、關鍵系統的密碼和將至專案的未完成交付項目。

交接計劃應是更大規模[員工退職](https://asana.com/resources/employee-offboarding)計劃的其中一部份。它有助您和即將離開的團隊成員收束所有未結尾事項，好聚好散。

### 什麼是交接計劃範本？

交接計劃範本是可重複使用的指南，無論您是否面臨團隊成員換工作，都可藉此快速設定交接計劃。與其每次都從零開始建立交接計劃，不妨透過範本提供的藍圖，在員工離開前準備好團隊成員所需交接的資訊和責任。這樣一來，他們就比較不會忘記關鍵細節，而您的團隊也能取得標準化的整套資訊。

## 數位交接計劃範本的優點

交接計劃範本不僅僅只是個職責清單而已，您還必須規劃如何交接關鍵專案的所有權，提供團隊他們需要的情境資訊以免面臨瓶頸，並且還要能繼續工作。話雖如此，要在一個靜態的交接計劃文件中納入這所有資訊其實很困難 (而且很耗時間)。

不妨藉助數位交接計劃範本，快速連結情境資訊並建立具體時程，說明您將如何交接關鍵任務的所有權。您可以與隊友分享此單一事實來源，而它也是追蹤交接進度的絕佳方法。一旦建立數位交接計劃範本，每次有團隊成員變換角色時，您就能輕易地重複利用。

在[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)中而不是靜態文件中建立交接計劃範本後，您就能：
- 將團隊成員須分享的交接資訊標準化。
- 確保團隊成員在離開前交出關鍵資訊。
- 即時追蹤交接進度。
- 持續推動專案，確保不會遺失關鍵資訊。
- 與專案關係人分享交接計劃。
- 指派所有者和期限，讓大家清楚瞭解誰應該接手特定的[角色和職責](https://asana.com/resources/roles-and-responsibilities)。
- 附加如文件、試算表或連結這類的情境資訊至相關專案。

## 交接計劃範本要納入什麼內容

出色的交接計劃範本會納入某個隊友離開前，團隊需要知道的所有關鍵細節。然而，在您交接那麼大量的資訊時，是否能有系統的組織資訊就是關鍵。

請確認您的交接計劃範本可根據優先順序、期望投入的工作量和時間範圍等條件來排序和分類職責。若要提供足夠的情境資訊，您還需要有個方法連結相關的文件和相關的專案。如此一來，您和團隊都能輕鬆瀏覽各交接計劃，並且找到需要的情境資訊。

### 整合功能
- [清單檢視](https://asana.com/features)。清單檢視是網格式檢視，能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊，讓您一目了然。如同待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期，還可檢視任何相關自訂欄位，例如：優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務，藉此實現毫不費力的協作。
- [自訂欄位](https://asana.com/features)。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪件事。此外，還可跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。
- [子任務](https://asana.com/features)。有時候待辦事項的規模太大，難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期距離較寬鬆，或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准，請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法，可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份，或擷取多步驟流程的個別組成部份。
- [將任務新增至多個專案](https://asana.com/features)。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此，若每個部門都有各自專屬的歸檔系統，工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中，成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作，也提高跨團隊的可視度，還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作，確保團隊和任務保持相互連結。

### 推薦的應用程式
- [Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail)。藉助 Asana for Gmail 整合，您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來，您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎？與其開啟 Asana，不妨改用 Asana for Gmail 附加元件，直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。
- [Outlook](https://asana.com/apps/outlook)。當您透過電子郵件收到行動項目時 (例如審閱代理機構的工作或向合作夥伴請求設計資產)，您現在可以直接從 Outlook 中為其建立 Asana 任務。接著，您可以將新任務指派給自己或隊友、設定截止日期，並將其新增至專案中，使之與其他相關工作相互連結。
- [Google Workplace](https://asana.com/apps/google-drive)。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。
- [Dropbox](https://asana.com/apps/dropbox)。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具，直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

## 常見問題

#### 我是否需要交接計劃範本？

換工作在所難免，身為團隊主管的您可藉助交接計劃範本確保每次團隊成員離開時，得以順利交接。此範本概述團隊成員應在計劃納入的資訊類別，並提供您一個方法來組織和追蹤這所有資訊，從而簡化了交接流程。

#### 團隊成員應在交接計劃納入哪類資訊？

團隊成員應納入的資訊類型取決於當下的角色而定。也就是說，請務必納入列出職責的清單，以及所有關鍵的聯絡人和專案團隊成員，以及他們的聯絡資訊。另一個不錯的做法是附加有情境資訊的資源 (例如 Word 文件或 Excel 試算表)，以利團隊成員需要時得以找到額外的資訊。最後一個重點是，工作交接計劃應納入未完成專案、里程碑和交付項目的清單，以及團隊成員離開後，要由誰接任當責者，承接這些事項。

#### 如何建立交接計劃範本？

首先應判斷某位成員交接時，團隊會需要知道哪些資訊，例如：核心職責、未完成專案以及重要的跨職能合作夥伴。接著，使用此資訊建立交接計劃範本，俾使團隊成員得以在前往下一個新角色前，將尚缺資訊的空白欄填妥即可。務必納入有關優先順序和時程的資訊，以及交接結束後，應由誰負責哪個任務或交付項目。

#### 我應該與誰分享交接計劃？

您應與任何會因團隊成員離開而受到衝擊的所有人員分享交接計劃，例如：其他團隊成員和跨職能合作夥伴。愈早與他人分享交接計劃，團隊就愈能充分準備好因應同仁的離開。提醒成員及早分享其交接計劃，您就可以留下足夠的時間針對特定任務規劃必要的訓練，並且讓團隊成員迅速上手。

#### 交接計劃應該要多詳盡？

交接計劃愈詳盡愈好。話雖如此，能夠讓您直接連結有情境資訊的文件，而無須在靜態文件裡複製資訊的數位交接計劃範本，意味著您實際的交接計劃可以用更概略的方式來呈現，而團隊成員卻仍可點入系統找到所需的所有資訊。