# 藉助資源管理範本預防工作過度

> 在過勞發生前防微杜漸。瞭解如何建立資源管理範本，避免團隊成員發生工作過度或感覺被忽視的問題。

Source: https://asana.com/zh-tw/templates/resource-management.md

- [建立您的範本](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [專案檢視](/features/project-management/project-views)

- [自訂欄位](/features/project-management/custom-fields)

- [任務](/features/project-management/tasks)

- [時間追蹤](/features/resource-management/time-tracking)

- [Clockwise](/apps/clockwise)

- [ServiceNow](/apps/servicenow)

- [Hubspot](/apps/hubspot)

- [JIRA Cloud](/apps/jiracloud)

範本

資源管理

資源管理範本

在過勞發生前防微杜漸。瞭解如何在 Asana 中建立資源管理範本，避免團隊成員發生工作過度或感覺被忽視的問題。

資源管理

## 資源管理

在過勞發生前防微杜漸。瞭解如何在 Asana 中建立資源管理範本，避免團隊成員發生工作過度或感覺被忽視的問題。

### 使用 Asana 建立範本

- [註冊](/create-account)

[40%](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) 的員工認為過勞是成功的必經之路。但事實上，您的團隊無法在過勞時充分發揮效能。也許短期內可以逼自己一把，但最終壓力和重擔會讓人喘不過氣。

與其如此，更好的作法是管理團隊能力，從而避免過勞 (或賦閒) 問題。此時是資源管理發揮作用之處，掌控團隊排程，才能確保將時間投入到重要的事務。 

## 什麼是資源管理範本？

資源管理範本是一種可以重複使用的指南，有助於在執行專案的過程中管理團隊能力。它可以顯示您的團隊目前的所有工作，這樣您就可以瞭解每個人手頭上的工作量、是否可以處理額外的工作，或者是否需要外援才能在專案期限內完成任務。有了這個範本，您不再需要為每一個新專案花費時間設定[資源管理計劃](https://asana.com/resources/resource-management-plan)。只需複製範本、填寫，然後開始工作即可。

## 數位資源管理範本的優點

資源管理是不斷演進的過程。新的請求、專案和缺勤意味著團隊的產能總是在不斷變化，而您需要一份能夠追上變動節奏的範本。此時數位資源管理範本就能派上用場。

靜態的 Microsoft Excel 範本或 Google 試算表很快就會過時失效，而數位範本則可以隨著團隊工作負荷和優先順序的變動即時更新。您可藉由其功能即時進行調整，這樣，您就可以掌控團隊排程，[阻止工作過度](https://asana.com/resources/overworked-signs)的發生。 

藉助數位資源管理範本，您可以：
- 在同一處查看團隊整體工作負荷。 
- 將團隊能力狀況及不同時間段的可用資源變動情況可視化。 
- 更新任務、期限及優先順序，以利有效管理團隊能力。 
- 針對與專案時間軸相關的任務所需時長取得[甘特圖](https://asana.com/resources/gantt-chart-basics)檢視。
- 將[專案相依性](https://asana.com/resources/project-dependencies)可視化以避免未來發生阻礙。 
- 依工作量以顏色將任務編碼，以便瞭解完成任務所需的團隊產能。 
- 與[專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)分享您的範本，以便說明額外的請求對於團隊的影響。 
- 輕鬆將專案任務新增至您的範本，而無需重複工作內容。 

## 如何建立數位資源管理範本

資源管理範本應針對每一位團隊成員目前的工作內容提供高階檢視。最簡單的方法就是為每一位人員建立一個獨立的區段。這樣，您就可以將專案任務新增至每一個區段，以便查看每個人手頭上的工作。請務必將日期範圍納入至每一個任務，以便將完成每一項交付項目的所需時長可視化。

若需要納入更多細節，不妨建立自訂欄位，以便說明每個任務所需的工作量 (例如：小型、中型或大型) 與狀態。每個任務的狀態可能會因團隊的工作類型而異。可能簡單如「未開始」和「進行中」，也可能詳細如「正在建立大綱」、「正在擬稿」、「正在編輯」和「正在審查」。依據團隊的需求，可新增額外的自訂欄位，以此追蹤資產類型或為[敏捷](https://asana.com/resources/agile-methodology)衝刺而規劃的工作等項目。 

最後，請新增依存項，以便識別團隊是否需要完成某一個任務才能開始另一個任務。藉由依存項，您可以將任務標記為正在等待另一個任務，這樣團隊就能[優先處理](https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work)可能成為阻礙的工作。

#### 使用工作負荷管理團隊資源

對於較為小型的團隊而言，資源管理範本是量身定制的絕佳解決方案。然而，若您的團隊很龐大，其工作需跨許多不同的專案進行，就可能需要更專門的工作負荷管理工具。此情況下，Asana 的[工作負荷](https://asana.com/product/workload)功能可透過自動化助您一臂之力，讓您一眼掌握團隊的工作量，以便查看每個人在不同計劃裡分別執行什麼工作。

### 整合功能
- [時間軸檢視](https://asana.com/product/timeline)。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式，以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期，還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視，您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外，由於您是在同一處地方查看所有工作，故可以在衝突發生前輕鬆識別並加以處理，從而確保按時實現所有目標。
- [自訂欄位](https://asana.com/features)。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。
- [相依性](https://asana.com/guide/help/tasks/dependencies)。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作，以便相應地安排工作的優先順序。若團隊使用協作工作流程，便可以輕鬆查看自己有哪些任務正在等待他人先行完成，以及自己的工作何時可以開始進行。當第一項任務完成時，指派對象會收到通知，告知他們可以開始進行依存任務。或者，如果您的工作依存於另一項任務，而該任務的時程被重新安排，則 Asana 會通知您，讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。
- [開始日期](https://asana.com/features)。 有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期，您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時，他們便能清楚掌握每項任務需時多久來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作，使整個團隊的目標一致，並確保不會遺漏任何相依的工作。 

### 推薦的應用程式
- [Clockwise](https://asana.com/apps/clockwise)。藉助 Clockwise + Asana 整合，您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至行事曆，藉此妥善安排時間，按時完成工作。
- [ServiceNow](https://asana.com/apps/servicenow)。 在 Asana 中自動建立任務並透過即時狀態和情境資訊提供跨平台的可視度，從而減少在 ServiceNow 中工作的 IT 團隊的手動工作。面對內部的服務團隊，若使用 ServiceNow 追蹤和管理員工支援單，通常會收到需要在 ServiceNow 之外執行動作的請求，例如滿足硬體請求或回覆薪酬問題。此項整合可以輕鬆地將 ServiceNow 與在 Asana 中採取的動作和更新連結起來。
- [Hubspot](https://asana.com/apps/hubspot)。 使用 HubSpot Workflow (HubSpot 工作流程) 自動建立 Asana 任務。您可藉助 HubSpot Workflows，使用 HubSpot CRM 中的所有客戶資料來建立自動化流程。您可藉由此整合無縫接軌地在團隊之間交接工作，例如當 HubSpot 中有交易或支援單結案時進行。
- [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud)。 在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程，以便提高專案發展流程的即時可視度，且使用者無需離開 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題，使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

## 常見問題

#### 我已經有一份 Excel 範本，為什麼還需要使用專案管理軟體建立資源管理範本？

Excel 資源管理範本是靜態的，這意味著您需要在每次專案交付項目、[時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)或團隊可用性變更時進行手動更新。 它還和您的工作彼此獨立，意味著您只能不斷切換不同的工具才能監控團隊的能力。相反，在[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)中建立資源管理範本可讓您管理資源，並在同一處位置處理不同的專案。您不必在不同的應用程式之間來回切換、進行手動更新或複製工作內容。 相反，您的團隊擁有一個事實來源，可以即時查看專案工作負荷變化情況。 

使用獨立的資源管理軟體或特殊的資源排定工具也會帶來類似的問題。團隊要學習和使用另一個工具，就意味著要更頻繁地[切換情境](https://asana.com/resources/context-switching)，損失更多時間。

#### 我是否需要資源管理範本？

若您是專案經理或團隊主管，資源規劃範本可以幫助您簡化團隊資源規劃及[分配](https://asana.com/resources/resource-allocation)。這類範本有助於平衡資源可用性與資源需求，這樣您就能確保專案團隊可以有充足的能力按時完成任務，而不會在此過程中發生過勞。

#### 何時應使用專案資源管理範本？

在專案生命週期的一開始，即規劃[專案排程](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules)與[專案預算](https://asana.com/resources/project-budget)前，您就應使用專案資源管理範本。這樣，在規劃任務所需時長，以及是否需要從承包商或其他團隊處取得外援時，您就可以對可用的團隊資源加以考量。