# IT 計劃管理範本：事半功倍 > 隨著數位環境不斷變化，對 IT 團隊的需求量日增。不妨瞭解 Asana 的 IT 團隊如何使用標準化流程來最大限度提高效率。 Source: https://asana.com/zh-tw/templates/it-program-management.md - [建立您的範本](https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=it_project_plan) - [規則](/features/workflow-automation/rules) - [表單](/features/workflow-automation/forms) - [專案集](/features/goals-reporting/portfolios) - [綁定](/features/workflow-automation/workflow-bundles) - [ServiceNow](/apps/servicenow) - [Zendesk](/apps/zendesk) - [JIRA Cloud](/apps/jiracloud) - [Slack](/apps/slack) 範本 資源管理 IT 計劃管理範本 隨著數位環境不斷變化，對 IT 團隊的需求量日增。不妨瞭解 Asana 的 IT 團隊如何使用標準化流程來最大限度提高效率。 資源管理 策略規劃 廠商管理 跨團隊規劃 專案規劃 支援單追蹤 ## IT 計劃管理 IT 團隊面臨著極高的要求，當資源有限的公司要努力跟上不斷變化的數位環境時尤其如是。不妨瞭解 Asana 的 IT 團隊如何使用標準化流程來最大限度提高效率，並以更少的費用完成所有工作。 ### 使用 Asana 建立範本 - [註冊](/create-account) 管理 IT 計劃並非易事。當資源有限時，便難以推動數位化轉型，特別是當企業需專注於保護其財務底線時。 但實際上，更好的流程和工具是提高業務效率的關鍵。憑藉精簡的工作流程和更有效的計劃管理， IT 團隊可以做到事半功倍。您可以提高安全性、快速管理事件，並確保員工擁有所需要的工具，而不會發生遺漏。  若要使您的流程更有效率，不妨從 IT 計劃管理範本著手。  ## 什麼是 IT 計劃管理範本？ IT 計劃管理範本是一種可重複使用的指南，可幫助團隊規劃、排定優先順序並執行 IT 專案。範本可將團隊處理[事件管理](https://asana.com/templates/incident-management)、軟體離線或 [IT 請求](https://asana.com/templates/it-requests)等關鍵工作流程的方式標準化。這些範本可在整個組織範圍內建立起一致的作法，因此跨職能專案關係人與 IT 之間應有的合作方式就能清楚明晰，反之亦然。  團隊不需要從頭開始新的 IT 專案，只需複製範本並遵循預先定義的流程，然後在此過程中完成每一項工作即可。  ### 為什麼要使用數位 IT 計劃管理範本？ IT 計劃管理是一個不斷發生變動的過程。您需要對請求進行分類和指派，與專案關係人進行溝通，移除障礙並即時處理事件。 當專案和請求不斷變化時，靜態的 Excel 試算表或 Google 試算表很快就過時了。但透過像 Asana 這樣的工作管理平台，您可以隨時查看和管理工作。 以下是您可以使用數位 IT 計劃管理範本完成的事務：  - 建立一個單一系統記錄所有 IT 工作。  - 快速查看每個專案的狀態，並依需要排除障礙。  - 將 IT 工作流程自動化，以便團隊減少花費在管理任務上的時間，從而將更多時間運用在關鍵任務工作上。  - 將其他工具 (如 [ServiceNow](https://asana.com/apps/servicenow) 和 [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud)) 整合到 Asana 工作流程中，以便您在一處位置追蹤資訊。 - 無需進行額外工作，即可與專案關係人分享狀態報告。  - 可在專案檢視之間切換，以不同方式將 IT 工作流程和藍圖可視化，例如任務清單、甘特圖、行事曆或工作流程看板。  - 隨情況變化，輕鬆更新專案排程、狀態和所有者。 - 附加相關螢幕擷取畫面、文件及試算表。 ## IT 計劃管理範本的類型 IT 計劃管理涵蓋所有正在進行的 IT 專案，因此很難為所有專案建立單一範本。不妨看看我們在 Asana 中運用的一些特定使用案例，以及設定的方法。 ### IT 年度規劃範本 若沒有可掌控的接收系統，需求可能含糊不清，關鍵資訊也可能會發生遺漏。為了提供更好的客戶體驗並提高所收集資料的品質，我們使用 Asana 表單來實現。IT 年度規劃涉及許多專案關係人。企業領導者設定預算和公司目標，個別團隊則需請求新工具和 IT 支援，而您需要在規劃期間將上述一切輸入項匯集在一起。[年度規劃範本](https://asana.com/templates/annual-planning)會建立預先定義的工作流程，協助您處理這一切關係。其中概述了您應該在每個步驟中納入的人員、需要做出的決策，以及您的團隊應如何前進。  在 Asana 中，我們使用標準化的年度規劃接收[表單](https://asana.com/product/forms)來管理我們 IT 團隊的新專案請求。 專案關係人提交表單後，他們的請求會自動新增至年度規劃專案中，並通知對應的團隊成員，請其加入。 以下是表單中應納入的一些關鍵欄位：   - 請求者姓名 - 提出請求的部門 - 專案名稱 - 專案描述 - 專案交付項目 - 專案時間軸 - 此專案將解決的痛點或問題 - 您目前為解決這些痛點而採取的解決方法 建立表單後，請設定[自動化](https://asana.com/product/automation)，以便立即將新請求新增至年度規劃專案，並將後續任務指派給適當的專案關係人。例如，您可以為初始評估、[成本效益分析](https://asana.com/resources/cost-benefit-analysis)和核准分別指派跟進任務。  ### IT 事件管理範本 透過使用規則功能和建立這些自訂工作流程，我們已將事件管理從讓人備感壓力的不確定工作元素轉變為可掌控、相當便於管理且能快速處理的事務。 當發生 IT 事件時，壓力就會隨之而來。標準化工作流程可為您的團隊提供清晰的前進道路，因此您可以快速果斷地採取行動。  在 Asana 中，我們透過[自動化](https://asana.com/product/automation)簡化了事件管理流程。這意味著當某個觸發因素啟動時，會自動執行一系列動作。 例如，我們已將自動化設定為：  - 事件發生時自動記錄 - 將事件傳送至正確的團隊和人員 - 依據受影響區域提醒經理和支援主管 - 追蹤服務等級協定 (SLA) - 為[事後分析會議](https://asana.com/resources/project-post-mortem-tips)建立後續任務 瞭解如何[建立事故管理範本](https://asana.com/templates/incident-management)，然後使用自動化來幫助您的團隊盡可能快速有效地作出回應。 ### 工具棄用範本 Asana 有一套清晰的工作流程，讓我們能夠協調專案關係人、通知使用者、確保財務責任終止、封存或保留業務關鍵資料，並確保平台上的所有 Asana 資料都已安全移除。由 IT 團隊決定您的公司何時不再將應用程式用於重要用途，然後在需要時棄用這些應用程式。啟用預先定義的工具棄用流程，可以幫助您的團隊總結尚未收尾的事項，並使整個業務盡可能順利地過渡。 在 Asana 中，我們使用幾種策略來監控工具使用情況並逐步淘汰無用的應用程式：  - **大量任務建立：**考慮棄用工具時，瞭解誰在使用工具非常重要。在 Asana 中，我們的 IT 團隊會將[任務批次指派給](https://asana.com/guide/team/advanced/save-time-in-asana)所有應用程式使用者，以確認他們是否以及如何使用該工具。我們透過此舉清楚瞭解團隊如何使用目前待評估的工具。 - **自動化：**我們隨後會使用[自動化](https://asana.com/product/automation)來依據指派對象的回應方式觸發每個任務的動作。如果我們發現不再需要該工具，我們就會啟動工具棄用流程。  - **表單：**工具的棄用涉及從法律到 IT 營運等許多專案關係人。我們以 [Asana 表單](https://asana.com/product/forms)來開始這個流程。依據表單回應，我們得以自動將後續任務指派給合適的人員。  - **相依性：**在棄用流程中，當專案關係人的阻擋解除並且可以開始工作時，我們會使用[相依性](https://asana.com/guide/help/tasks/dependencies)自動通知他們。此舉有助於更快推進流程，減少模稜兩可和耗時的核對。  ## 推薦的功能和整合 建立 IT 計劃管理範本時，請使用這些功能和應用程式整合自訂您團隊的工作流程。 ### 整合功能 - [自動化](https://asana.com/product/automation)。 將手動工作自動化，以便您的團隊減少花費在虛功上的時間，並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作，本質上就是「當 X 發生時，執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從别自動化到整個工作流程的管理，您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。 - [表單](https://asana.com/product/forms)。 有人填寫表單時，Asana 專案中會顯示為新任務。透過表單收集資訊，您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊，並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程，不妨建立標準化的系統及問題組合，供每個人回答。或者，也可使用樹狀邏輯，按照使用者先前的答案來量身打造問題。最終，表單可幫助您減少 - [工作流程產生器](https://asana.com/product/workflow-builder)。運用工作流程產生器，將團隊的工作流程以可視化的方式呈現，並簡化跨團隊的協作。工作流程產生器是不需要撰寫程式碼的點選即用工具，可協助您進行可視化以及建立強大的自動化工作流程。輕鬆建立有效的流程，串連組織各個層級的團隊和部門。此外，您還可以直接整合您最喜愛的商務應用程式 (例如 Slack、Salesforce、Zoom 等) 至工作流程中，從而精簡任務，確保隊友始終保持同步。  - [專案集](https://asana.com/product/portfolios)。藉助專案集，可以在一處單一檢視中輕鬆組織和追蹤您團隊多個專案的所有內容。取得專案所有進度的高階概觀，然後探查詳情以便應對風險。此外，分享多個計劃的狀態更新，並且讓專案關係人無需安排狀態核查會議也能掌握最新情況。 ### 推薦的應用程式 - [ServiceNow](https://asana.com/apps/servicenow)。 在 Asana 中自動建立任務並透過即時狀態和情境資訊提供跨平台的可視度，從而減少在 ServiceNow 中工作的 IT 團隊的手動工作。面對內部的服務團隊，若使用 ServiceNow 追蹤和管理員工支援單，通常會收到需要在 ServiceNow 之外執行動作的請求，例如滿足硬體請求或回覆薪酬問題。此項整合可以輕鬆地將 ServiceNow 與在 Asana 中採取的動作和更新連結起來。 - [Zendesk](https://asana.com/apps/zendesk)。 藉助 Asana 的 Zendesk 整合，使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務。新增情境資訊、附加檔案並連結現有任務，以便追蹤處理服務單所需的工作內容。此整合也能讓使用者持續跨兩個系統查看，因此所有人無論使用哪個工具，都能快速掌握最新資訊。 - [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud)。 在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程，以便提高專案發展流程的即時可視度，且使用者無需離開 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題，使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。 - [Slack](https://asana.com/apps/slack)。 將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。 ## 常見問題 #### 我還可以使用哪些專案管理範本來簡化 IT 工作流程？ 透過 Asana，您可以建立並自訂範本，以滿足各種 IT 使用案例的需求。不妨參考一些出色的 IT 範本，例如：  - [IT 專案計劃範本](https://asana.com/templates/it-project-plan) - [IT 請求範本](https://asana.com/templates/it-requests) - [變更請求表單範本](https://asana.com/templates/change-request-form) - [資源管理範本](https://asana.com/templates/resource-management) - [風險管理計劃範本](https://asana.com/templates/risk-management-plan) - [溝通計劃範本](https://asana.com/templates/communication-plan) - [專案章程範本](https://asana.com/templates/project-charter) - [專案範疇管理計劃範本](https://asana.com/templates/scope-management-plan) - [專案報告範本](https://asana.com/templates/project-reporting) - [專案啟動會議範本](https://asana.com/templates/kickoff-meeting) #### 我的團隊可以透過專案管理平台節省多少時間？ 像 [Asana](https://asana.com/product) 這樣的專案管理平台可以顯著提高團隊效率，使您事半功倍。 根據某[獨立報告](https://asana.com/resources/nucleus-research)所述，Asana 將完成專案所需的時間減少了 50%，這意味著它可以幫助您的 IT 團隊以一半的時間完成工作。 #### 在一處位置監控所有 IT 計劃的最佳方式是什麼？ 藉助 Asana [專案集](https://asana.com/product/portfolios)功能，您可以查看所有 IT 計劃的高階檢視，其中包括專案狀態、進度和所有者。如果某項計劃偏離進度，您可以輕鬆點選，識別阻礙，並使事情恢復正常。 在 Asana 中，常見的做法是在狀態會議期間調整 IT 計劃專案集，以便顯示每項計劃的進展情況，並討論偏離進度之專案的解決方案。