# 終極議題紀錄範本

> 議題紀錄範本可幫助您的團隊建立追蹤和記錄問題的流程。瞭解如何利用可重複使用的範本建立一個。

Source: https://asana.com/zh-tw/templates/issue-log.md

- [建立您的範本](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [表單](/features/workflow-automation/forms)

- [規則](/features/workflow-automation/rules)

- [自訂欄位](/features/project-management/custom-fields)

- [狀態更新](/features/project-management/status-updates)

- [Slack](/apps/slack)

- [GitHub](/apps/github)

- [Zendesk](/apps/zendesk)

- [JIRA Cloud](/apps/jiracloud)

範本

支援單追蹤

議題紀錄範本

瞭解如何使用議題紀錄範本能夠幫助團隊建立跨專案仍一致的議題紀錄。

支援單追蹤

## 議題紀錄

您的專案進展速度穩定，然而接著卻發生小狀況。這時怎麼辦？第一步是要在議題紀錄裡把問題記錄下來。瞭解使用議題紀錄範本何以能夠幫助團隊為多個專案建立一致的議題紀錄。

### 使用 Asana 建立議題紀錄範本

- [註冊](/create-account)

專案管理流程期間遭遇麻煩事一點也不有趣。儘管如此，將這些議題記錄下來卻能幫助您預防同樣問題再次發生。

此時便是議題紀錄發揮作用之處。這些紀錄有助您在問題發生時就追蹤 (並解決) 問題。瞭解何以建立議題紀錄範本可以幫助團隊在整個專案時間軸內快速紀錄並解決問題。

## 什麼是議題紀錄範本？

議題紀錄範本是在專案期間，當問題或議題發生時，加以詳加記錄的議題紀錄。此工具有助您建立流程，以便在專案時間軸內記錄並追蹤問題。此外，由於是範本，因此您可以重複使用在後續的專案。

議題紀錄對[專案管理](https://asana.com/resources/benefits-project-management)而言十分重要，因為它能讓您在問題發生時將之 (及解決方案) 記錄在集中的位置。如此一來，它就成為未來專案的珍貴資源，因為您的團隊能參閱紀錄證據，瞭解如何解決問題。若未來的專案經理遇到類似的議題，議題紀錄就成為解決該確切問題的文件。

### 什麼是議題紀錄？

議題紀錄 (或議題管控表) 是專案經理用來追蹤所有對專案帶來負面衝擊問題的文件。身為專案經理的您，可使用此工具來追蹤議題，並記錄解決過程。

## 議題紀錄範本的關鍵功能

議題紀錄範本形形色色、規模不一，而且您可以根據業務營運的獨特之處以不同方式使用。例如：行銷代理商可使用議題紀錄範本來追蹤網站移轉專案期間遇到的問題，而 IT 團隊則可使用這個同樣的範本來處理日常工作，監控技術議題。

無論您計劃如何使用議題紀錄範本，都應一律納入這五個主要元素：
- 議題紀錄者的姓名
- 議題記錄日期
- 議題描述
- 議題的優先順序
- 議題帶來衝擊的嚴重性

您甚至可以提供更深入的資訊，例如：
- 議題類型
- 負責解決議題的團隊成員或專案團隊
- 議題解決方案的狀態
- 獲得解決的目標日期
- 最終解決日期

### 使用議題紀錄的最佳做法

使用議題紀錄並不複雜，挑戰性也不高，但仍可透過一些最佳做法幫助自己發揮專案議題紀錄的最大功效。
- **讓每個人都能存取紀錄**。如要確認團隊每個人都能存取議題紀錄範本，一個簡單的做法是透過某種方式，使它較易於複製，供未來專案使用。不妨試用數位[專案管理軟體](https://asana.com/product)，好讓團隊成員能隨時在需要時存取議題紀錄。
- **將解決的任務指派給特定的團隊成員。**將議題指派給特定的團隊成員，能確保解決問題期間有聯絡窗口。該人員即可接著負責記錄議題、找出解決方案，並記錄解決方案的結果。
- **以顏色編碼優先順序。**透過顏色編碼來將議題分類，您的團隊就能一眼快速辨別哪些議題是最重要的。呈現優先順序的最常見做法是使用交通號誌燈色：紅、黃、綠。

## 如何建立議題紀錄範本

可用的議題紀錄有許多不同類型，有些是以試算表的格式呈現，有些則是可列印的 PDF。儘管使用這些類型對於個別一次性 (且不需要跨職能協作) 的專案都可以順利運作，但對於複雜專案或[涉及多個團隊的專案](https://asana.com/resources/managing-multiple-projects)來說，卻非理想選擇。

使用數位協作議題紀錄範本，可讓您的團隊即時更新資訊。將議題紀錄範本設置在[協作軟體](https://asana.com/product)後，團隊就能輕易將您的議題紀錄範本複製，供未來專案使用，並且將全公司使用此範本的方式標準化。

### 整合功能
- [表單](https://asana.com/product/forms)。有人填寫表單時，Asana 專案中會顯示為新任務。透過標單收集資訊，您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程，不妨建立標準化的系統及問題組合，供每個人填寫回答。或者，也可使用樹狀邏輯，按照使用者先前的答案來微調問題。最終，表單將有助您減少耗費在管理收到請求上的時間和精力，使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。
- [自動化](https://asana.com/product/automation)。將手動作業自動化，使團隊耗費較少時間在繁忙的工作，將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則，其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時，就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程，進而使團隊重新掌有時間，運用於需要使用技能和策略的工作。
- [自訂欄位](https://asana.com/features)。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪件事。此外，還可跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。
- [專案狀態更新](https://asana.com/features)。揮別過去要在多個工具間整理排列，才能找到專案狀態資訊，或枯坐整個會議才發現一封電子郵件就能搞定的日子吧。在 Asana 中，使用專案狀態更新功能再簡單不過了，因為他們也直接連結至您團隊的工作內容。這讓團隊成員易於存取其他專案資訊，例如您的專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。最終，專案狀態報告將能減少手動作業，集中管理資訊，並讓所有人掌握最新資訊。

### 推薦的應用程式
- [Slack](https://asana.com/apps/slack)。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。
- [GitHub](https://asana.com/apps/github)。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度，並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作，這一切均可在 Asana 中辦到。
- [Zendesk](https://asana.com/apps/zendesk)。藉助 Asana 的 Zendesk 整合，使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務，新增情境資訊、附加檔案，並連結現有的任務，以便追蹤關閉服務單所需執行的工作。此整合也能讓使用者持續跨兩個系統查看，因此所有人無論使用哪個工具，都能快速掌握最新資訊。
- [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud)。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程，以便提高專案發展流程的即時可見度，且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題，使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

## 常見問題

#### 我是否需要議題紀錄範本？

議題紀錄範本能在整個[專案管理流程](https://asana.com/resources/benefits-project-management)期間幫助您和您的團隊節省時間。從標準化的範本開始著手，您就能在專案展開時立即開始記錄問題。隨著專案向前推展，團隊則能以最適合該獨特專案的方式調整議題紀錄。

#### 如何使用議題紀錄範本？

需要在專案生命週期中追蹤潛在問題的專案經理，最常使用議題紀錄範本。這些範本應要能提供跨職能團隊使用，使團隊的所有人均可進行存取。專案經理可以複製範本，再將其與專案團隊分享，使所有人知道自己可以在哪裡做記錄，並在議題出現時予以追蹤。

#### 議題紀錄範本的用途是什麼？

議題紀錄範本有助專案經理追蹤在專案生命週期裡發生的問題，衡量議題帶來的衝擊，並監控每個問題由誰負責。專案經理可以使用議題紀錄範本來確保跨專案的一致性。無論您的團隊正在執行什麼專案，他們都能知道如何記錄議題、追蹤[狀態更新](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)，並且知道自己若對特定議題有疑問時，要跟誰聯絡。

#### 如何建立議題紀錄？

議題紀錄範本應至少包含議題記錄者的姓名、議題首次被記錄的日期、議題的簡短描述、議題對專案進展而言的優先順序和其嚴重程度。您也可以納入負責解決議題的團隊成員、需要解決之議題的類型、議題狀態、目標解決日期，以及最終解決日期。理想的方式是在整個專案團隊都能存取的平台上建立您的議題紀錄範本，如此一來，所有人都能隨議題之出現，立刻新增議題。

#### 建立議題紀錄範本的優點有哪些？

議題紀錄範本是確保整個[專案管理流程](https://asana.com/resources/benefits-project-management)均有一致性的最佳方法。讓議題記錄流程在每一個專案全程保持一致，您的團隊就知道遇到問題時應該怎麼做，無論他們處理的是哪個專案，都能設法解決。