# 整個團隊都能使用的簡易庫存範本

> 使用整個團隊皆可使用的庫存範本，快速組織內容，設定快速、易於更新，並可擴展。

Source: https://asana.com/zh-tw/templates/inventory.md

- [建立您的範本](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [自訂欄位](/features/project-management/custom-fields)

- [狀態更新](/features/project-management/status-updates)

- [報告儀表板](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

- [工作量規劃](/features/resource-management/capacity-planning)

- [Tableau](/apps/tableau)

- [Microsoft Teams](/apps/microsoft)

- [Gmail](/apps/google-gmail)

- [Slack](/apps/slack)

範本

資源管理

庫存

使用整個團隊皆可使用的庫存範本，快速組織內容，設定快速、易於更新，並可擴展。

資源管理

專案規劃

廠商管理

產品管理

## 庫存

使用 Asana 中內建的可自訂庫存範本，全面掌握庫存項目、庫存水準和補貨排程。

### 使用 Asana 建立範本

- [註冊](/create-account)

無論您是監督餐廳庫存、追蹤辦公室用品，還是跨團隊管理設備，Asana 的可自訂庫存範本都能為您的團隊提供一個共用系統，以監控您擁有的內容、位置以及需要關注的內容。 無需再在試算表或電子郵件中[追蹤更新](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)。

這個簡單的庫存範本可幫助您記錄項目、指派後續事項、維持[流程的一致性](https://asana.com/resources/process-improvement-methodologies)，最重要的是，在最大限度地減少錯誤的同時擴展您的庫存追蹤。

## **誰能從此庫存範本中受益？**

在 Asana 中，我們看到團隊很容易忘卻跨部門的供應、工具或庫存。 若沒有集中式系統，重複訂單或錯過重新訂購點等小問題會迅速升級為延誤或缺貨。

無論您是管理食品庫存、補貨還是[跨零售地點](https://asana.com/resources/new-site-openings)追蹤產品，此庫存範本都能幫助您隨時掌握每個項目名稱、SKU 和單價的變化。

此庫存核對清單範本非常適合需要以清晰、可重複的方式追蹤其管理內容的團隊和個人：
- 小型企業主在共用的 Business 版庫存系統中[追蹤庫存水準](https://asana.com/resources/inventory-management-software)、重新訂購點和定價。
- 商店經理監控[線上和店內管道的庫存、銷售點用品和](https://asana.com/resources/retail-merchandising)產品供應情況。
- [建築施工人員](https://asana.com/templates/industry/construction)在不同工作之間管理原材料、設備和其他特定於現場的庫存。
- 處理設備庫存、保固詳細資料和硬體記錄的 IT 和設施團隊。
- [非營利組織](https://asana.com/resources/strategic-plan-for-nonprofit-template)和學校，從書籍和工具到捐贈商品，管理跨地點的多種類型庫存。
- 將家居項目組織成首頁庫存以進行保險、搬遷或個人[記錄保存](https://asana.com/templates/budget)的個人。
- 負責醫療保健、零售、物流或教育等行業基本庫存追蹤的任何人。
- [建立您的範本](https://app.asana.com/-/product_templates)

## **為什麼要使用 Asana 庫存範本？**

我們看到團隊從庫存試算表轉換為 Asana，並立即感覺更能掌控其庫存管理。 與其猜測重新排序的層級或翻查標籤頁以獲得成本詳細資料，不妨將所有內容置於一個清晰的[協作工作空間](https://asana.com/resources/teamwork-in-the-workplace)中。 結果如何？ 減少延誤、更快補貨，並就訂購內容和時間做出更好的決策。
- [閱讀：免費產品目錄範本，用於組織 SKU、規格和價格](https://asana.com/templates/product-catalog)

藉助此庫存追蹤範本，您可以：
- 在一處位置追蹤項目名稱、SKU、數量和儲存位置；非常適合庫存控制和[資產追蹤](https://asana.com/templates/asset-management)。
- 新增單位成本、總價值和狀態欄位，以提高可視度，並幫助團隊根據即時資料採取行動。
- 在庫存過低之前，使用重新訂購點和自訂規則自動補貨。
- 新增並[組織供應商聯絡人](https://asana.com/templates/use-case/vendor-management)，並追蹤上次交易的日期，以做出明智的採購決策。
- 使用 Asana AI 來偵測差距、推薦自動化，並簡化整個庫存管理工作流程中的重複任務。
- 從辦公室用品到 IT 設備，內建功能支援各種庫存類型，讓您的庫存系統保持彈性。
- 授予團隊成員存取共用資料的權限，從而[減少孤島](https://asana.com/resources/organizational-silos)，並實現更快、更明智的決策。

## **如何使用此庫存範本**
- **複製庫存清單範本。**點選「使用範本」，即可在 Asana 中啟動您的版本。 為其命名，使其符合您的設定，例如「倉庫用品」、「IT 硬體」或「設施庫存」。
- **將每個項目記錄為任務。**為您追蹤的每個項目建立一個任務。 使用產品名稱或標籤的任務標題，並新增零件編號或 SKU 等識別碼，以便輕鬆搜尋。
- **新增追蹤欄位。**[使用數量、儲存位置、單位成本、總價值、重新訂購閾值和項目狀態等欄位自訂專案](https://asana.com/resources/project-design)。 這樣您就可以清楚地瞭解庫存、存放地點以及需要注意的事項。
- **記錄供應商資訊和訂單歷史記錄。**使用任務描述儲存供應商名稱、聯絡詳細資料和訂單連結。 新增欄位或評論，以便追蹤項目上次訂購或接收的時間。
- **按類型或位置組織。**使用區段按類別 (如工具、家具、消耗品) 或儲存位置 (如 A 室、主衣櫃或倉庫 3) 將項目分組。 這樣一來，[您就能更輕鬆地找到所需的內容](https://asana.com/resources/needs-assessment)。
- **指派後續事項和補貨任務。**如果需要重新排序或檢查某些內容，請將其指派給合適的人員並設定截止日期。 您還可以將收據、發票或保固文件直接附加到任務中。
- **選擇適合您工作流程的檢視方式。**使用清單檢視以獲得簡單的項目日誌，使用看板檢視以追蹤項目狀態，或使用時間軸檢視以監控排定的稽核或替換週期。 [儀表板](https://asana.com/resources/executive-dashboard)可以顯示摘要，例如總庫存價值或已標記的項目。
- **使用內建工具簡化您的流程。**使用規則，在庫存不足時自動發送提醒。 使用「檔案」和「訊息」標籤頁，將供應商檔案和備註保留在一處。 Asana 可協助您減少試算表，並讓[流程順暢運作](https://asana.com/resources/process-mapping)。

## **改善庫存管理的 Asana 功能**
- [自訂欄位](https://asana.com/features/project-management/custom-fields)：為每個庫存項目新增結構化資料，例如單價、庫存水準、序號或保固結束日期。 您可以使用這些欄位對任務進行排序和篩選，以便快速確定需要注意的事項。
- [時間軸檢視](https://asana.com/features/project-management/project-views)：查看一段時間內的庫存活動。 無論您是追蹤補貨週期、保固到期還是季節性項目，時間軸檢視都能幫助您規劃並避免最後一刻的混亂。
- [規則](https://asana.com/features/workflow-automation/rules)：使用自動化來預先處理庫存問題。 例如，當庫存水準低於特定閾值時，您可以觸發任務指派或 Slack 通知。
- [跨專案任務](https://help.asana.com/s/article/multi-home-tasks-to-avoid-information-silos?language=en_US)：讓庫存任務在多個專案 (例如營運、IT 或財務) 中保持可��，而無需複製任務。 這是改善跨團隊協調的簡單方法。
- [表單](https://asana.com/features/workflow-automation/forms)：讓團隊成員透過標準化表單提交補貨請求或報告缺少的項目。 每個項目都會成為庫存範本中的任務，以便輕鬆追蹤。
- [核准](https://help.asana.com/s/article/approvals?language=en_US)：透過內建核准功能，簡化重新訂購流程。 將核准階段新增至任何庫存任務，以便團隊主管或財務經理快速審查並提供核准。
- [狀態更新](https://asana.com/features/project-management/status-updates)：在同一處分享庫存週期、補貨進度或即將進行的稽核的快速更新。 這些更新與您的專案相關，因此每個人都能隨時掌握最新資訊，而無需追蹤電子郵件。

## **推薦的整合**
- [Tableau](https://asana.com/apps/tableau) ：將庫存資料轉換為動態儀表板。 藉助 Asana + Tableau 整合，您可以視覺化呈現缺貨、補貨頻率和項目價值等趨勢。 
- [Microsoft Excel](https://asana.com/apps/microsoft-excel) ：將庫存表匯出至 Excel，以便離線存取或與組織外的團隊成員分享。 非常適合列印、進階資料輸入或與其他 Microsoft 工具同步。 
- [Google 試算表](https://asana.com/apps/google-sheets)：將庫存清單與試算表同步，以執行自訂報告或建立可列印的核對清單。 非常適合希望在即時系統旁邊使用熟悉試算表檢視的團隊。 
- [Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail) ：將供應商電子郵件或重新排序確認轉換為可追蹤的任務。 無需複製和貼上，只需點擊即可將電子郵件直接傳送至您的庫存系統。 
- [Slack](https://asana.com/apps/slack) ：使用 Slack 訊息自動化低庫存警示和重新訂購核准。 您還可以將 Slack 對話轉換為任務，以便將非正式更新與庫存工作流程連結起來。 
- [Dropbox](https://asana.com/apps/dropbox) ：將供應商合約、保固或手冊附加至任何庫存項目。 透過 Dropbox 整合，每個文件都會與其支援的項目一起儲存。 

## **關於庫存範本的常見問題**

#### 什麼是庫存範本？

庫存範本是一種預先建立的結構，用於追蹤和管理庫存項目。 它通常包括項目名稱、數量、SKU 和儲存位置等欄位。 您無需從頭開始建立庫存管理系統，而是從現成的架構開始，使用可重複且可自訂的系統來節省時間。 無需每次都手動重新建立欄或重新建立設定。

#### 哪些功能使 Asana 的庫存範本與試算表不同？

與靜態試算表不同，Asana 的庫存範本是動態且協作的。 您可以指派任務、自動化重新排序工作流程、附加供應商檔案，並使用自訂欄位追蹤庫存詳細資料，所有這些都在整個團隊可存取和更新的共用系統中進行。

#### Asana 庫存範本與 Google 試算表或 Excel 範本相比，有何優勢？

Asana 透過將庫存資料連結至更大的工作流程，超越了試算表的功能。 您可以自動化提醒、指派補貨任務，並隨時間推移追蹤變更。 此外，Asana 還可與 Excel 和 Google 試算表整合，因此您可以匯出資料以進行報告或備份。

#### 多個部門可以在一個共用範本中管理庫存嗎？

是的。 藉助 Asana，營運、IT 和財務等部門都可以存取和更新相同的庫存表單範本。 您可以跨團隊指派任務、按部門篩選，並維護單一事實來源以進行庫存控制。

#### 我可以將 Asana AI 與此庫存管理範本一起使用嗎？

當然。 Asana AI 可協助識別缺少的欄位、建議自動化規則並標記不完整的輸入。 這消除了重複的手動任務，從而簡化了庫存管理。