# 專案失敗的 7 個原因 (以及解決方案) > 專案失敗時有發生，但通常是可以避免的。瞭解如何預防這些常見的陷阱，並為您的專案奠定成功的基礎。 Source: https://asana.com/resources/why-projects-fail ## 專案失敗的原因：7 個原因 (及其解決方案) #### 摘要 專案失敗時有發生，但通常是可以避免的。 雖然 100% 的成功率並不現實 (甚至不理想)，但重要的是要意識到常見的專案陷阱，以便為您的工作提供最大的成功機會。 在本文中，我們將介紹專案失敗的七個常見原因，以及如何防止這些問題，並提供一些有用的工具，幫助您按部就班地完成專案。大多數專案經理都經歷過專案失敗的痛苦。 事實上，專案管理學會 2021 年的[調查](https://www.pmi.org/learning/library/beyond-agility-gymnastic-enterprises-12973)受訪者表示，過去一年他們組織中有 12% 的專案被視為失敗。 雖然您並非唯一想要防止專案失敗的人，但閱讀本文就代表您已經採取了重要的一步。 因此，請提前規劃，並及時阻止這些常見的專案陷阱。  ## 什麼是專案失敗？ 專案可能會因為以下原因而被視為失敗：  - 專案未能達成您的目標。 - 您沒有獲得您想要的交付項目。 - 工作未能及時已完成。 然而，失敗是主觀的。 通常，即使您錯過了期限或未達到交付項目，失敗的專案仍會取得重大成果。 雖然失敗總是令人難受，但它通常與設定具有挑戰性的目標密切相關。  例如，在 Asana，我們認為如果您 100% 的時間都能成功，那麼您的規劃可能不夠有野心。 也就是說，重要的是要確保專案失敗是出於正確的原因，例如設定[延伸性目標](https://asana.com/resources/stretch-goals)以激勵前進的動力，而不是由於可避免的陷阱。  - [藉助 Asana 規劃專案](/uses/project-planning) ## 專案失敗的 7 個常見原因 (以及解決方法) 值得慶幸的是，這些常見問題是可以解決的，因此，透過一些提前規劃，您就可以阻止失敗的發生。   ### 1. 目標不明確 **問題：**您的團隊在專案目標上未達成一致，且無法衡量成功與否。  [專案目標](https://asana.com/resources/how-project-objectives)即您計劃在專案結束時所實現的事項。 這些目標應具體且有時間限制，且您可以在專案完成時進行衡量。 如果沒有明確的目標，就很難讓團隊保持一致，甚至無法知道專案是成功還是失敗。  例如，想像您的團隊正在為您的行動應用程式設計新的結帳頁面。 若沒有明確的目標 (例如「在第二季度將終端使用者的平均結帳時間縮短 30%」)，很難知道哪些新功能會使頁面取得成功。 專案結束後，若沒有具體的目標可供比較，您將很難衡量績效。 目標不明確是一個常見的問題。 2021 [年工作剖析索](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)引調查了超過 10,000 名知識工作者，發現不到一半的員工瞭解他們的日常工作如何促進更廣泛的目標。  **解決方案：**設定明確的目標，作為規劃流程的一部分。 有效的專案目標可使您的團隊保持一致，並為衡量成功設定基準。 在開始之前設定目標，這些目標可以指引您的專案，甚至更好的是，讓您的團隊參與目標設定流程，並確保每個人從一開始就保持一致。  建議將目標設定為整體[專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)的一部分，其中還會列出專案關係人、交付項目、時間軸等。  - [閱讀：如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)](/resources/how-project-objectives) ### 2. 範疇潛變 **問題**：您的專案交付項目會隨著工作進展而變化。 [範疇潛變](https://asana.com/resources/what-is-scope-creep)很難發現，因為它通常發生得很緩慢，甚至可以說是_悄悄地發生_。 當專案交付項目超出專案範疇時，就會發生範疇潛變，最終您的工作量會超出預期。  例如，假設您計劃在本月發佈 10 篇部落格文章，作為新產品發佈的一部分。 然而，您收到專案關係人的請求，要求新增兩個貼文以支援不同的產品。 有了這個新的要求，您的資源就會變得稀薄，您需要延遲整個看板的發佈期限。  範疇潛變是錯過期限和專案失敗的主要驅動因素。 事實上，專案管理學會 2021 年的[調查](https://www.pmi.org/learning/library/beyond-agility-gymnastic-enterprises-12973)受訪者表示，在過去一年中，他們的組織中有 34% 的專案經歷了範疇潛變。  **解決方案**：在開始之前，請確定並傳達您的專案範疇。 當您提前定義範疇時，就更容易在預算內按時交付成果。 您可以提前規劃資源，並確保最後一刻的請求不會讓您的團隊不知所措。 記錄在案的專案範疇也是一個很好的工具，可以用來回應專案關係人的額外請求。 在上述範例中，這意味著堅持原本的 10 篇部落格文章，並按時交付專案。  您可以使用範疇陳述來記錄專案範疇。 這可以是專案計劃的一部分，甚至是獨立的文件。 建立範疇陳述後，請務必與專案關係人分享。 當他們清楚瞭解專案中包含和不包含的內容時，他們就不太可能提出額外的要求。 當您確實收到額外請求時，可以使用[變更管控流程](https://asana.com/resources/change-control-process)來確定它是否足夠重要，以便新增至您的專案範疇。  - [請閱讀：用 8 個步驟定義專案範疇之快速指南](/resources/project-scope) ### 3. 不切實際的期望 **問題**：無法實現成功。 鼓舞人心的目標有助於激發前進的動力，但仍應是可實現的。 如果您的專案目標過於宏大，隊友很容易感到壓力，並錯過期限。  例如，假設您的銷售團隊本月的延伸性目標是 100 筆佣金。 但有兩名團隊成員正在休假，因此團隊的其他成員需要加班才能實現目標。 這意味著沒有足夠的資源來實現目標，成功可能遙不可及。  過於宏大的目標可能會成為專案時間軸的致命弱點。 根據 2021 年[工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，錯過期限的最常見原因是不切實際的期望。  **解決方案**：設定 SMART 專案目標。 透過一些提前規劃，您仍然可以設定鼓舞人心的目標，而無需額外的時間。 若要建立宏大 (但可實現) 的目標，請確保它們是 SMART 目標：具體、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制。 SMART 目標方法清楚說明了成功的樣子，同時還為您的專案提供了清晰的[專案藍圖](https://asana.com/resources/project-roadmap)和終點線。 如果您確保目標是可實現的，且在專案範疇內，就可[以降低專案風險](https://asana.com/resources/project-risks)，並為團隊的成功奠定基礎。  - [延伸閱讀：利用這些貼士及範例，您也可以撰寫出色的 SMART 目標](/resources/smart-goals) ### 4. 有限的資源 **問題**：您沒有完成工作所需的資源。  資源是您完成專案所需的任何東西，例如預算、人員、時間、空間或工具。 缺乏資源可能會延遲專案，甚至使其停滯不前。  例如，假設您正在進行新產品的廣告活動。 期限即將到來，但您用於自由職業影片編輯的預算已經耗盡。 由於只有一位內部編輯者可以協助，您需要延遲行銷活動的發佈。 在這種情況下，您已經耗盡了按時交付工作所需的預算和人力。  **解決方案**：提前制定[資源管理](https://asana.com/resources/cost-control)計劃。  有時候，像削減預算這類意外事件很難預測。 但通常只要稍加規劃，就能確保您的團隊擁有實現專案目標所需的一切。 資源管理計劃會列出專案所需的資源數量和類型，以便您在開始之前確切瞭解所需內容。 然後，使用[資源分配最佳做法](https://asana.com/resources/resource-allocation)，確切地確定何時應將每個資源分配給每個專案。 例如，這可能包括員工的工作餘裕、預算、技術設備，甚至是工作空間。  - [閱讀：資源管理入門指南](/resources/resource-management-plan) ### 5. 溝通不良 **問題**：團隊成員不了解如何以及何時溝通更新。  現今，溝通比以往任何時候都更加複雜。 根據 2021[年工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，人們平均每天會在 10 個應用程式之間切換 25 次以完成工作，而 27% 的員工表示，在切換應用程式時會錯過行動和訊息。  由於當今的應用程式超載，很難知道應該在何時何地顯示重要的[專案更新](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)。 這意味著，如果專案團隊成員在使用哪些溝通管道、何時使用，或誰應該溝通什麼方面未達成一致，工作可能會面臨風險。  例如，想像您領導一個分佈在北美和歐洲的遠端團隊。 您依賴各種溝通工具來完成工作，包括電子郵件、訊息、視訊會議和共用文件。 但您的團隊沒有關於何時使用每個通道的文件，因此團隊成員經常在只有部分人看到的通道中分享重要更新。 因此，您會錯過重要的詳細資料，且工作往往會重複進行。  **解決方案**：建立並分享溝通計劃。 清晰的溝通計劃會說明您將如何傳遞重要的、正在進行的專案資訊。 它讓您的團隊對於哪些工具用於何種用途有明晰（度），說明了更新的分享頻率 (以及誰應該分享)，並確定何時納入關鍵專案關係人。 有了可靠的溝通計劃，您就可以減少花費在追蹤資訊上的時間，將更多時間用於處理專案目標。  溝通計劃通常包括您將使用的每種類型的溝通的頻率、管道、受眾和所有者。 例如，您可以在每週的專案狀態更新中包含以下詳細資料：   - 溝通類型：專案狀態更新 - 頻率：每週 - 管道：電子郵件 - 受眾：專案團隊 - 所有者：專案經理 - [閱讀：為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要](/resources/communication-plan) ### 6. 排程延誤 **問題**：錯過期限會導致工作匆忙和重大專案延誤。   錯過這裡的期限，延遲那裡的會議，這在當下可能看起來無關緊要，但最終可能會滾雪球般地導致匆忙的工作、隊友壓力和重大的專案延誤。  例如，想像一下：您正在規劃一場博物館展覽，而您與展覽場地的物流會議已經推遲了幾次。 現在距離盛大開幕還有兩週的時間，您的團隊需要加快規劃流程，以便及時做好準備，否則您甚至可能需要延遲活動。 這種排程延誤越來越常見，根據 2021 年[工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，每週有 26% 的期限被錯過。  **解決方案**：將專案排程納入專案計劃中。  還記得我們之前提到的有用的[專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)嗎？ 這通常包括詳細的專案排程。 專案排程列出了您需要完成的每個步驟、誰負責該工作，以及每個任務的截止日期。  有效的專案排程可讓您的團隊清楚瞭解各個部分如何連結在一起。 這樣一來，您就可以輕鬆確定哪些關鍵里程碑依賴於其他里程碑，從而可以從截止日期開始倒退，確保有足夠的時間完成每個步驟。 您還可以讓團隊參與排程流程，以便考慮每個人的時間軸和職責。  - [閱讀：建立專案排程，讓工作更輕鬆的方法](/resources/project-timeline-schedules) ### 7. 缺乏透明度 **問題**：團隊成員找不到重要的專案文件。  因此，您已經制定了一個完整的專案計劃，其中包含專案排程、溝通計劃、資源管理計劃和 SMART 目標。 接下來該怎麼做？  如果這些文件是靜態的，且不容易讓您的團隊存取，那麼在沒有耗時的狀態會議的情況下，可能很難溝通更新內容。 即使如此，資訊也可能會在混雜的資料中遺失。  **解決方案**：使用工作管理工具，將專案資訊集中在一處。  工作管理可協助您組織工作流程並設定流程，以便您的團隊長期協作。 正確[的工作管理工具](https://asana.com/uses/work-management)可以作為專案資訊、文件和狀態的單一事實來源。 我們 (顯然) 偏愛 Asana，因為它為團隊提供了一個活的系統，每個人都可以以最適合自己的方式查看和管理工作和團隊優先事項。 但無論您使用哪種工具，專案管理軟體都能讓您的團隊存取所需資訊，並隨時掌握最新的專案更新。 這意味著您可以棄用快速過時的 Excel 追蹤工具，並確保您的專案團隊在需要時隨時獲得即時資訊。 ## 讓您的專案萬無一失 現在您已經瞭解專案失敗的常見原因，以下是一些能夠讓專案為成功做好準備的工具：  [專案章程](https://asana.com/resources/project-charter)，用以向專案關係人簡報您的專案。 [專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)，確保工作進展順利。 其中包括：  - 目標和[專案目的](https://asana.com/resources/how-project-objectives) - 成功指標 - [專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)與 [角色](https://asana.com/resources/raci-chart) - [範疇](https://asana.com/resources/project-scope)與預算 - [里程碑](https://asana.com/resources/project-milestones)及[交付項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables) - [時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)與[排程](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules) - [溝通計劃](https://asana.com/resources/communication-plan) 用於管理團隊工作負荷的[資源管理計劃](https://asana.com/resources/resource-management-plan)。  用於識別潛在挫折的風[險管控表](https://asana.com/resources/risk-register)。 [專案啟動會議](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting)，用於在關鍵詳細資料上達成一致，並獲得專案關係人的支持。 用於協調所有內容的[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)。 ## 專案成功之路 您可能已經在這裡掌握了一個主題，即在風險管理和避免專案失敗方面，提前規劃是關鍵。 透過賦予團隊權能，使其能夠進行策略規劃並考慮到專案的所有變動部分，您就可以建立成功的記錄並達成關鍵目標。 因此，請提前規劃，並完成許多成功的專案。 - [專案管理](/resources/project-management) - 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