# 線上團隊：經營協作文化的 10 個方法 > 線上團隊需要協作和溝通才能蓬勃發展。取得建立和管理成功線上團隊的提示。 Source: https://asana.com/resources/virtual-team ## 線上團隊：經營協作文化的 10 個方法 如果說我們在 2020 年學到了一件事，那就是遠端工作是可行的。線上團隊生產力較低、無法透過螢幕建立連結或遠端工作會降低職涯發展的謠言已經被正式打破。 根據 2020 年遠端工作狀態報告，在 COVID-19 疫情期間，美國[近 70% 的全職工作者](https://resources.owllabs.com/state-of-remote-work/2020)在家工作。隨著越來越多的團隊在家工作，許多組織也提供全職遠端工作，對於經理和領導者來說，瞭解讓線上團隊取得成功的關鍵因素至關重要。 作為線上團隊的經理，您可能會問自己如何在遠端環境中培養強大的團隊文化，建立有效且高效的工作流程，克服孤獨和缺乏動力的問題。對此，我們提供一些解決方案。 ## 如何管理線上團隊 領導和管理一個成功的線上團隊的關鍵要素與傳統團隊所需的關鍵要素並沒有太大不同。然而，在線上團隊中實施這些要素對於創造一個團隊成員參與度高、生產力和效率高的環境尤其重要： - **信任：**信任可以賦予團隊成員力量，讓每個人都有彈性，還能從一開始就創造一個更有益的工作環境。鼓勵您的團隊承擔合理的風險，在適當的時候自行解決問題。 - **動機：**當您無法與團隊成員擊掌慶祝成就，或在午餐時進行彼此激勵的聊天時，就需要找到更具創意的方法來維持每個人的參與度，讓他們感受到鼓勵。 - **自主權：**您無法監控團隊在家工作時的行為，也不應該這樣做！他們有權自主建立自己的排程，要相信他們會準時完成工作。雖然他們會在工作日中間洗衣服，但只要他們遵守最後期限，就沒關係。 - **溝通：**領導一個成功的線上團隊，最具挑戰性但也最關鍵的要素之一可能是清晰而有效的溝通。可能很少有機會面對面互動，因此請優先考慮進行[有效的職場溝通](https://asana.com/resources/effective-communication-workplace)，確保您的團隊成員感到自己受到傾聽、關注和支持。 - **協作：**除了以團隊合作為中心的思維模式外，您還需要為團隊提供適當的工具，以便加強[工作場所的協作](https://asana.com/resources/collaboration-in-the-workplace)。共用文件、傳訊工具和協作工作管理工具是讓線上團隊發揮作用的關鍵組成部分。 在管理遠端團隊時，請牢記這些關鍵要素，但也要知道還有其他因素可以為成功的線上團隊打下基礎。對於如何招募和領導高度協作且表現出色的遠端團隊，以下是我們最推崇的一些祕訣。 ### 1. 聘用合適的團隊 遠端招募開啟了一個充滿機會和挑戰的全新世界。不再局限於從所在地區尋找人員，而是可以從更大的人才庫中招募。然而，分散各地的團隊不能只依賴於人才。團隊成員必須具備出色的溝通技巧，並且應是自我充實、以結果為導向的人，還需要能夠在孤立的環境中保持自我激勵的能力。 在疫情期間，線上團隊的生產力低於傳統團隊的謠言不攻自破。事實上，[75% 的人](https://resources.owllabs.com/state-of-remote-work/2020)表示在家工作時的效率不減或更高。 為了找到適合您線上團隊的人員，請在面試過程中詢問有關工作倫理的具體問題，以便更好地瞭解他們是否適合在遠端環境中工作。以下是幾個範例： - 您為什麼喜歡在家工作？ - 您的實體工作空間需要哪些條件才能讓您發揮生產力？ - 您如何做到始終專注於任務？ - 一天結束時，您會用什麼方式停止工作？ 您還應該考慮團隊的規模。想像一下團體運動，在大多數運動中，球場上的團隊由 5 到 12 名球員組成。一旦增加更多團隊成員 (在工作或運動方面)，您就會感覺到個人對專案的貢獻不再那麼重要了。這種效應被稱為[社會性懈怠](https://www1.psych.purdue.edu/~willia55/392F-%2706/KarauWilliamsMetaAnalysisJPSP.pdf)，這是將團隊保持在大約 10 名或以下成員數的好理由。 ### 2. 創造具包容性的到職體驗 [線上團隊成員的到職體驗](https://blog.asana.com/2020/05/remote-onboarding/)與辦公室環境中的到職體驗完全不同。您必須為新成員創造機會，讓他們認識團隊中的其他成員，因為他們無法像在走廊中偶然碰面那樣認識彼此。 以下是一些建議，可以為您的遠端聘用人員創造更難忘、更具包容性的到職體驗： - **寄送歡迎包：**為了讓新成員感覺受到歡迎，對加入您的公司感到興奮，請考慮透過郵件寄送歡迎包。無論是帶有公司標誌的馬克杯、咖啡禮品卡還是一堆品牌文具，新員工都會感激這一舉動。 - **協助他們做好準備：**除了送小禮物之外，請確保您的新團隊成員在到職日期之前已擁有所需的一切。無論是筆記型電腦、新的登入資訊還是電話，請及時為他們準備妥當，以便他們立即投入工作。 - **為他們配一位導師：**[導師計劃](https://asana.com/resources/tips-find-mentor)是確保新團隊成員感覺受到歡迎的另一種方式。導師可以回答新員工可能不願意向經理提出的各種問題，也是減少冒名頂替症候群的絕佳策略。 根據我們的研究，在 2020 年，近[八成新進員工](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)表示，他們對自己的工作成就存在自我懷疑。有一個可以聊天並提出問題的指定人員，可以增加新成員在工作前幾個月內的信心。在理解公司文化方面，導師也可以充當指導者。 ### 3. 建立深厚的公司文化 [組織文化](https://asana.com/resources/types-organizational-culture)由您的業務目標、公司價值觀、人員及人員接觸點組成。強大的公司文化可以讓您建立以團隊為導向的做法，減少團隊成員之間的摩擦，確保提供具包容性的工作空間，並切將您所做的一切與公司的使命聯繫起來。透過定義共同目標並分享[清晰的願景宣言](https://asana.com/resources/vision-statement)，您就能有效地促進業務成果和組織的健康。 最近的研究顯示，儘管在疫情期間有越來越多的團隊進行遠端工作，但公司文化仍然是一個重要因素，會影響到有人是否申請該工作。事實上，[86% 的人表示](https://www.jobvite.com/lp/2021-job-seeker-nation-report/)公司文化是他們做出決定時一個非常重要的因素。 您的團隊不僅可以感受到強大的公司文化，還可以透過他們所做的工作以及外部對您組織的看法來表現。潛在的應徵者會查看您的社交媒體、工作評價網站和網站上的資訊，從中瞭解您的公司文化。如果您目前正在招募人員，請確保這些管道能反映您所創造的文化！ ### 4. 明確定義工作流程 作為到職流程 (或過渡到遠端公司) 的一部分，您應該清楚地定義流程。 在家工作可以給予您的團隊成員在辦公室環境中可能無法體驗到的自由。雖然這種自由很棒，也是您的團隊遠端工作的部分原因，但缺乏面對面互動也可能導致誤解和溝通不穩。 有幾個領域應該明確建立工作流程和規則。例如，由於 [44% 的遠端工作者](https://resources.owllabs.com/state-of-remote-work/2020)認為沒有必要為視訊通話穿戴整齊，因此您可能需要為線上會議制定一些[商務禮儀](https://asana.com/resources/business-etiquette)。 為了避免誤解和對話中斷，請使用[溝通計劃](https://asana.com/resources/communication-plan)來清楚定義哪些管道用於哪種溝通。Slack 非常適合用於快速簡報或私人對話，但專案相關問題可能更適合在共用文件或軟體中進行溝通。 根據 2021 年[工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，一個人有 60% 的工作時間是花在處理工作附帶事務上 (例如：工作溝通、搜尋資訊、在應用程式之間切換等)。將所有時間花在手動、重複的任務中，而非花在技能工作上，會對團隊績效產生負面影響。明確定義工作流程可以最大限度地減少團隊必須處理的[工作附帶事務](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad)。 ### 5. 有效地溝通 我們都曾聽說過度溝通的魔力。雖然能夠確保每個人都瞭解發生了什麼事情很好，但這也可能讓人疲倦。與其過度溝通，不妨專注於有效溝通。 問問自己，是否有必要針對某件事提供回饋，或者您是否可以信任負責處理該事務的人員，不需要您的介入。考慮一下，參加會議是否會使您和其他與會者受益，或者之後也可以閱讀會議紀錄。最重要的是：請務必確保您為專案增加的價值大於您的時間可以提供的其他價值。 當您需要提供意見或出席時，您可以透過以下方式進行有效溝通： - **切中要害。**[給予貼心但直率的回饋](https://wavelength.asana.com/workstyle-effective-feedback/)。帶領團隊時，請始終假設團隊中的每個人都在盡力而為。當某些事情不符合您的期望或專案標準時，請提供清晰且有建設性的回饋，以便他們知道如何改進工作。 - **僅納入相關團隊成員。**若 IT 部門的 Ray 無法協助您解決問題，請勿讓他的收件匣滿滿。 - **提供日期。**請確保每個任務或專案都有相關的日期，避免陷入後續往來跟進。 - **傳送議程。**當有一份可遵循的日程時，會議會更有效率和樂趣。它可以讓您的團隊成員瞭解會議將涵蓋哪些內容以及會議將持續多長時間。若需要著手進行，請試用我們的[會議日程範本](https://asana.com/templates/for/other/meeting-agenda)。 不要低估線上團隊在處理時缺乏的視覺線索和肢體語言。定期與團隊成員聯絡，確保每個人都有團隊一份子的感覺，同時避免誤解。 ### 6. 與團隊成員建立連結 您可能沒有可以親自到場聚在一起的辦公空間，但仍然可以舉行線上會議，讓彼此建立聯繫。定期的一對一會議、線上咖啡時間和歡樂時光都有助於團隊應對線上工作的孤立。 不必將這些個人互動簡單看作是輕鬆有趣的通話。在會議開始時，就像在辦公室一樣，留出時間隨意聊天。花五分鐘時間聊聊週末計劃、孩子的足球比賽或者第一次給狗狗剪毛，都有助於您在個人層面與團隊建立聯繫，創造一個溫馨和有益的工作環境。 [團隊凝聚遊戲](https://asana.com/resources/team-building-games)是提高整個團隊參與感的另一個好方法。無論是視訊會議開始時的快速破冰活動、每月一次的益智問答活動，還是公司贊助的現場研討會，都是小型的個人交流和增加團隊凝聚力的機會，可以彌補每天缺乏的面對面互動。 ### 7. 激勵您的線上團隊 理想情況下，您的線上團隊由善於保持自我責任感和積極性的人組成。然而，即使是最自立的團隊成員，也需要不時獲得鼓勵。 為了讓您的線上團隊保持參與度和積極性，您需要給他們一種目標感。當您的團隊熟悉公司的使命時，他們會感覺到與專案和組織的聯繫更加緊密。他們還需要成長和學習的機會，感覺到自己在職涯中不斷進步。 慶祝生日、工作週年紀念日和重要里程碑，讓團隊成員知道您欣賞他們和他們的工作成果。為團隊成員創造機會，讓他們用小禮物互相感謝，或者讓他們的經理大聲表揚，提高信心。所有這些都有助於提升團隊成員的幸福感，影響他們的績效。 ### 8. 注意時區 將團隊聚集在一起進行專案、視訊通話和線上歡樂時光是很棒的事，但請注意遠端團隊成員的所在位置。如果您的團隊成員跨越不同的時區，請找出最佳的連線時間。 雖然遠端團隊更具彈性，但您仍然可以為團隊提供核心工作時間 (例如上午 11 點至下午 3 點)。在這段核心工作時間內，每個人都應該上線，並且可以和團隊成員彼此聯絡 (午休時間除外)。研究顯示，[74% 的員工](https://resources.owllabs.com/state-of-remote-work/2020)認為核心工作時數的概念對遠端團隊有所幫助。 為了盡量減少團隊成員之間的摩擦，請勿在每個人的核心工作時間開始前或結束後安排會議。理想情況下，如果白天有更好的時間進行交流，就不會有人需要特別早起或熬夜。留意每個人的工作時間表，能夠向團隊展示您重視他們的時間，讓他們在工作與生活之間取得健康的平衡。 對於全球團隊而言，這可能會變得尤其具有挑戰性。在 Asana，我們會盡最大努力透過安排[輪流的定期會議](https://blog.asana.com/2021/05/distributed-teams-communication/)，讓每個人都感覺自己受到重視。例如，如果整個團隊每週開一次會議，我們會每隔幾週在美國時間的上午和下午之間切換會議時間。這樣，位於歐洲的團隊成員可以在某一週內加入，而亞太團隊成員則可以在自己的時間觀看錄製的會議。到了下一週則反過來。 歸根結底，重點在於您要盡力找到適合團隊的會議慣例。您甚至可以考慮每週安排一個無需開會的日子，讓您的團隊在不必參與電話會議的情況下休息一下，有機會享受不受干擾的專注時間。 ### 9. 利用工具進行遠端工作 如果您不為團隊提供有效溝通和合作所需的工具，您的線上團隊就會失去成功的機會。在快速變遷的世界中，透過電子郵件來回傳送文件是不夠的。請善用專為遠端團隊協作而設計的互動式平台和軟體，例如 Google 文件或 Asana。 ### 10. 組織面對面的會議 最後，不要低估面對面會議的重要性。如果可能，請嘗試定期召集團隊參加現場活動。如果您的團隊成員都在附近，可以每週或每月舉辦一次。如果您的團隊分散在不同的州、國家和時區，您可以為較小規模的團隊提供當地聚會，或者讓每個人聚在一起參加較大的活動 (例如：夏季聚會、假日派對或其他公司活動)。 雖然親自召集團隊可能成本高昂且耗時，但每年至少舉辦一次現場活動可以為您的團隊帶來驚人的成果。面對面的聚會可以建立信任，加強團隊成員之間的關係，並提高團隊參與度。 ## 線上團隊的優勢與挑戰 線上團隊讓組織能夠分散其招募工作，從廣大的人才庫中找到最佳人選。然而，由於團隊成員不共用辦公空間，因此線上團隊可能會面臨一些挑戰。 但是，只要有適當的管理和積極的心態，領導者就可以將與線上團隊合作的挑戰轉化為機會。 ### 優點：您的團隊更具彈性 線上團隊最大的好處之一是在家工作帶來的彈性。除非您的團隊經常舉辦視訊會議，否則他們可以不穿著正裝，而是穿著舒適的運動褲和舒服的襯衫工作。 您的團隊在建立自己的工作排程時也更具彈性。他們可以早起，在孩子放學回家之前完成工作，或者在一天中最有效率的時間工作到深夜。 您的團隊可以在自己的廚房工作，前往咖啡館，或在公共空間與其他遠端工作者會面。他們甚至可能有機會搬到夢想中的城市。這樣的可能性無窮無盡。 ### 缺點：家變成辦公室 雖然有些團隊成員可能喜歡在床上回覆電子郵件來開始一天的工作，但在家工作也可能變成一項挑戰。除了團隊成員可能會因為周圍沒有其他團隊成員而感到孤立之外，有些人在自己家中可能會受到更多干擾。 水槽裡有髒碗碟，貓咪不斷在鍵盤上走來走去，孩子放學回家而且需要立即吃午飯，所有這些因素都可能使在家工作變成一項挑戰。當沒有辦公空間可以逃離時，對於有些隊友而言，這可能很難處理。 請記住，並非每個人都有奢侈的獨立房間，可以作為辦公空間。對線上團隊而言，在一天結束時斷開與工作的連結可能會是一項艱鉅的任務，當他們的工作空間與生活空間重疊時尤其如此。 ### 優點：您可以節省時間和金錢 您的團隊不用每天通勤上班，能夠節省時間，可以花在家人和朋友身上，培養愛好，從工作中抽身恢復精力。 不設辦公空間也能為公司省錢。您的組織不再需要為團隊成員支付辦公空間費用，也不需要提供停車位或通勤津貼。 ### 缺點：您必須解決不同時區的問題 團隊成員分散各地，可能會在任何地方上班。當您不知道團隊成員的不同時區和工作排程時，可能會出現溝通和協作問題。 如果您無法有意識地處理線上團隊溝通，誤解可能會使專案和日常業務變得複雜。請務必提供明確的指示，使用工具讓每個人都保持聯繫，並且對您的專案維持一致的認識。 ## 優先考慮溝通與協作 無論您是管理線上團隊還是傳統團隊，都請專注於清晰的溝通，與團隊成員感同身受，並[以身作則](https://asana.com/resources/lead-by-example)，促進健康的工作環境。 _切勿低估正確的工作軟體對您的線上團隊所能帶來的正面影響。利用我們的_[Asana 範本](https://asana.com/templates)_追蹤流程、分享會議日程，並與團隊輕鬆協作，從而避免錯過期限。_ - 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