# 如何推銷專案管理軟體：已完成指南 > 瞭解如何闡明專案管理軟體的價值，以便讓 Business 版看板成為完全信服的合作夥伴。 Source: https://asana.com/resources/tips-to-pitch-project-management-software ## 如何推銷專案管理軟體：已完成指南 #### 摘要 說服公司領導者採用新工具可能很困難，特別是在資源有限的情況下。 在本文中，我們將為您介紹如何制定有效的簡報，說明領導者最關心的問題：附加價值和可衡量的結果。如果您一直在研究專案管理軟體，您可能知道它如何[提高效率](https://resources.asana.com/IDC-Business-Value-of-Asana-Report.html)、改善協作，並讓您的團隊專注於高價值工作。 雖然很容易看到工具對您個人的潛力，但要說服領導層可能很棘手，特別是當公司資源有限時。  Business 版領導者對投資新軟體自然持謹慎態度。 他們需要為整個企業做出最佳決策，因此他們希望確保每一次購買都能帶來可衡量的結果。 在本文中，我們將協助您闡明[專案管理軟體](https://asana.com/resources/best-project-management-software)的價值，這樣您就可以讓 Business 版看板不僅僅是不情願的專案關係人，而是完全信服的合作夥伴。  ## 推銷專案管理軟體並不容易，但值得一試 精心設計的簡報不僅能讓您獲得使用專案管理軟體的核准。 它還能說服領導層，該工具可以顯著改善整體 Business 版，因此他們會全力投入新軟體的看板。 您可以從高階專案關係人那裡獲得的支持越多，後來推出該工具就越容易。 當專案關係人完全參與時，他們可以幫助為[數位轉型](https://asana.com/resources/what-is-digital-transformation)和跨團隊採用鋪平道路。  若要開始使用，在準備專案管理簡報時，需要考慮以下五個主要事項，以及達成協議的具體提示。 #### Nucleus Research：將專案所需時間減半 瞭解 Asana 如何協助組織降低成本並提高效率 - [取得深入解析](https://asana.com/resources/nucleus-research) - [取得深入解析](https://asana.com/resources/nucleus-research) ## 專注於公司領導者最關心的事情 作為團隊主管，您對 Business 版流程瞭如指掌，包括其缺陷和所有內容。 但對您來說顯而易見的改進機會，對於高階主管來說往往不那麼明顯，因為他們並未直接參與您的日常工作。 這並不是說他們不在乎，恰恰相反。 公司領導者希望為您的團隊提供成功所需的條件，但他們會透過特定的業務視角來看待購買決策。  在準備[電梯簡](https://asana.com/resources/elevator-pitch-examples)報之前，請考慮公司領導者關心的事情。 設身處地為他們著想。 購買新軟體將如何提升整個 Business 版的績效和利潤率？ 以下是解決團隊、部門或公司領導者疑慮的五件事。  ### 1. 投資報酬率 (ROI) 我們每個人比大我們 10 倍的公司多完成五倍的事，而且幾乎是無壓力的狀態達成。如果您能夠展示新軟體將如何幫助您的公司實現盈利，您就更有可能獲得領導看板。 計算團隊在重複性和手動任務上花費的時間，以及使用新軟體可以節省的時間。 也可以做一些外部研究。 您通常可以找到獨立報告，量化不同專案管理工具節省的時間，例如[Nucleus Research](https://asana.com/resources/nucleus-research)的這份報告。  #### **關鍵訊息點：** - _專案管理軟體包含內建的自動化功能，可消除不必要的工作，讓團隊成員能夠專注於創造收入的專案。_ ### 2. 安全 任何具有多項安全認證並對安全性嚴肅以待的公司，我們都非常重視。 隨著網路攻擊[成為新聞](https://www.forbes.com/sites/emilsayegh/2022/12/13/2022-in-review-an-eventful-cybersecurity-year/?sh=1aa593f1352f)，公司領導者越來越關注資料安全。 他們希望確保公司資訊保持私密，即使員工在不同地點和時區工作也是如此。 LogMeIn 資訊安全專[員 Michael Oberlainder 表示](https://blog.asana.com/2021/12/cio-classified-avoiding-false-sense-cybersecurity-podcast/)：「網路安全不會消失。 您無法忽略它、捷徑它或為它提供不足的資金。」  這意味著在推銷專案管理軟體時，安全性是必備的功能。 請進行研究，並確保該工具符合您的 IT 團隊所需[的安全標準](https://asana.com/trust)。  #### **關鍵訊息點：** - _此專案管理工具優先考慮安全性功能，並擁有多項安全認證，因此我們可以信任它來確保我們的資料安全。_ ### 3. 跨團隊使用案例 我們需要將工作集中到一個平台工具中，因為每個團隊都使用不同的工具，導致溝通不暢和效率低下。 公司領導者通常對新增軟體持謹慎態度，因為他們擔心它會被特定團隊狹隘地使用，從而增加應用程式的無序擴張，並使跨職能協作和分享資訊變得更加困難。 這就是為什麼在推銷新工具時，展示廣泛的使用案例非常重要。 這個新工具當然會幫助您的團隊，但也會展示該平台如何具有足夠的彈性，可在不同部門之間使用。 工具的使用案例越多，對公司領導層的吸引力就越大。  在進行推銷時，請展示專案管理軟體如何廣泛用於改善跨團隊協作。 方法如下：  - 說明[行銷](https://asana.com/teams/marketing)、[營運](https://asana.com/teams/operations)、[IT](https://asana.com/teams/it)等不同團隊如何使用該平台。  - 展示該工具如何改善團隊合作並簡化跨團隊工作流程，例如行銷活動和[專案規劃](https://asana.com/uses/project-management)、[工作請求追蹤](https://asana.com/uses/work-request-tracking)或[策略規劃](https://asana.com/uses/strategic-planning)。 查看平台是否提供[預先建立的範本](https://asana.com/templates)，協助您的團隊快速設定跨職能流程。  - 如果平台提供[整合](https://asana.com/apps)，請務必強調這些內容。 不同的團隊使用不同的工具進行資料分析、設計、電子郵件自動化、潛在客戶追蹤等。 領導者希望專案管理軟體能夠與您現有的技術堆疊一起運作，而不會增加額外的工作或中斷已經在運作的流程。  #### **關鍵訊息點：** - _此工具將連結團隊並減少應用程式的無序擴張，而非增加更多混亂。_ ### 4. 易於採用 公司領導者不想為員工不會使用的工具付費。 如果軟體不夠直觀，團隊就不會採用它，這意味著對該工具的初始投資將會浪費。 為了消除這些疑慮，請務必在推銷時特別說明採用的便利性。 以下這些方法可助您做到這點：  - [請事先觀看產品示範](https://asana.com/go/demo)或與工具的銷售團隊[安排會議](https://asana.com/sales)，以便您可以確切瞭解軟體的運作方式、使用的直覺程度以及如何解決特定痛點。 - 如果您與軟體銷售團隊交談，請詢問 IT 部門在採用新工具時需要扮演什麼角色。 如果軟體更容易採用，IT 團隊就能減少花費在虛工上的時間，將更多時間用於策略性地規劃如何充分利用該工具。 然後在您的簡報中，展示團隊如何自行輕鬆開始使用該工具，而不會為您的 IT 團隊帶來額外的工作。  - 檢查您公司中是否有人已經在使用該軟體的某個版本。 這種情況發生的頻率比您想像的還要多，尤其是當該工具有[基本版本](https://asana.com/pricing)時。 如果員工已經自行採用該軟體，則很可能很容易在各團隊中推出。 作為獎勵，這也意味著採用該工具不會增加您公司現有的技術堆疊，您只需擴展其目前的使用情況即可。  #### **關鍵訊息重點：** - _專案管理軟體直觀且易於使用，因此我們不必投入額外資源來幫助團隊開始使用。_ ### 5. 資訊追蹤 隨著 Zoom 的發展，我們需要一套標準化的檢視來查看所有正在進行的工作，以便我們確定工作的優先順序並做出 Business 版決策。 我們需要在工作的完成方式上實現可視度、當責、一致性以及跨團隊的知識共享。公司領導者希望瞭解正在發生的事情，以便為其團隊做出明智的決策。 他們還希望員工也能擁有同樣的明晰度，因為讓每個人都能達成共識是有效協作的關鍵。 但實現明晰度並不容易，尤其是當一般知識工作者[每天在 10 個應用程式之間切換 25 次](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)時。 由於資訊分散在不同位置，因此很難追蹤正在發生的事情、專案的執行情況以及誰對什麼負責。  這就是您的簡報派上用場的地方。 專案管理軟體透過為所有工作建立單一記錄系統來解決這個問題。 它將公司資訊集中在一處，以便員工和領導者找到他們需要的內容。  #### **關鍵訊息要點：** - _專案管理軟體為所有工作提供單一記錄系統，以便您和您的團隊瞭解正在發生的事情、專案的表現以及誰負責什麼。_ ## 讓您的簡報更有優勢 出色的簡報總是有其優勢，這使它們脫穎而出。 您希望您的受眾能夠清楚地看到軟體將如何使公司受益，或者如何將其應用於關鍵的 Business 版流程，從而獲得「頓悟」時刻。 嘗試以下策略，讓您的簡報更具吸引力：  ### 1. 讓其他團隊或部門站在您這一邊 在評估過程中，對我們來說重要的是測試產品並在內部學習，看看人們是否喜歡它。 讓一個喜歡它的人說「這是一個很棒的工具」，是讓其他人接受它的關鍵。 這比什麼都更能展示您如何在團隊之間應用專案管理軟體。 在向公司領導者推銷之前，請與其他團隊和部門的專案關係人交談，並讓他們站在您這一邊。 如果您能展現出對採用該工具的廣泛興趣，就可以說服您的受眾，跨團隊使用案例和改進的 Business 版工作流程確實是可行的。  #### **關鍵訊息要點：** - _多個團隊和專案關係人都投入了此工具，因此它可以且將會被應用於整個公司的不同使用案例。_ ### 2. 帶來可視化示範 沒有吸引人的視覺元素，簡報就無法視為已完成。 實際的示範有助於您的受眾具體瞭解工具的功能、使用的直觀程度，以及如何將其應用於特定的 Business 版使用案例。 [請軟體銷售團隊](https://asana.com/sales)參加您的簡報，並即時示範該工具。 或者，如果您沒有與銷售團隊成員合作，請帶上[預先製作的影片](https://asana.com/go/demo)。 在示範期間，請強調使專案管理軟體脫穎而出的關鍵功能，例如：  - [目標設定功能](https://asana.com/product/goals)，讓團隊在最重要的 Business 版優先事項上保持一致。 - [儀表板](https://asana.com/product/reporting)可提供計劃執行情況的即時深入解析。  - [時間追蹤](https://asana.com/guide/help/premium/time-tracking)和[資源管理](https://asana.com/product/workload)功能，幫助團隊將時間花在重要的事情上。  - [甘特圖](https://asana.com/product/timeline)、[工作流程看板](https://asana.com/guide/help/views/boards)、[行事曆](https://asana.com/guide/help/views/calendar)和[里程碑](https://asana.com/guide/help/tasks/milestones)，可協助團隊建立藍圖並將專案排程可視化。 - 任務管理功能，可協助團隊排序和指派工作，例如[自動化和](https://asana.com/product/automation)[自訂標籤](https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields)。  - [整合](https://asana.com/apps)，使團隊能夠繼續使用其他工具，同時將資訊集中在一處。  #### **關鍵訊息點：** - _這款專案管理工具具有直觀、實用的功能，可應用於特定的 Business 版使用案例。_ ### 3. 分享成功案例 領導者希望獲得整個行業都信任的專案管理解決方案。 展現可信度的最佳方式之一是分享客戶成功案例，理想情況下，這些案例來自類似且知名的 Business 版。 請查看軟體的網站，看看他們是否有重[點介紹任何著名的客戶](https://asana.com/customers)。 如果您能找到成功案例，量化公司透過採用該工具節省了多少時間和投入量，那麼就更棒了。  若要建立更多信任，請檢查軟體是否獲得任何獎項。 瞭解[Forrester](https://asana.com/resources/forrester-wave-collaborative-work-management-2022)、[Gartner](https://asana.com/resources/asana-gartner-peer-insights)和 IDC 等分析公司對該工具的看法。  #### **關鍵訊息要點：** - _此工具在我們的整個行業中備受信賴，並獲得分析師的高度評價。_ ## 預測常見問題 推銷並非單向的。 相反，這是您與領導團隊之間的對話。 除了準備談話要點外，您還應該預先想好領導者會提出的問題，並準備好您的答案。  如果您不確定從何著手，以下是一些常見問題，可供您在推銷專案管理軟體時準備：  - 費用是多少？ 是否有不同的定價選項？ - 此平台解決了哪些特定的 Business 版需求？ - 我們將如何開始？  - 初始設定需要多長時間？ - 有哪些類型的外部支援可協助推廣？ 是否有我們可以使用的專業服務、網路研討會和其他操作說明資源？  - 我們需要哪些內部資源來推動這一點？  - 如果工具無法按我們預期的方式運作，會發生什麼情況？  - 它能節省多少時間？  - 此平台是否適用於敏捷專案管理？ - 其他公司是否使用此工具？ 對他們來說效果如何？  - 在我們推出此平台時，誰負責變更管理？  - 誰負責培訓員工使用此工具？  ## 自下而上的數位轉型 透過清楚展示專案管理軟體的價值，您可以將公司領導者納入看板，並開始播下數位轉型的種子。 透過精心設計的簡報，您可以獲得的不僅僅是綠燈，還可以將領導者從不情願的專案關係人轉變為完全支持的合作夥伴。 - [專案規劃](/resources/project-planning-archived) - [制定應變計劃以預防業務風險的 8 個步驟](/zh-tw/resources/contingency-plan) 商業策略 專案規劃 #### 作者 沒有人希望 A 計劃失效，但準備一份強大的 B 計劃是應對任何情況發生的最佳方式。有了可靠的後援計劃，您就可以有效應對非預期事件，並且盡快讓事情重回正軌。應變計劃是一種主動策略，能夠協助您處理事態惡化並確保業務持續進行。在本文中，深入瞭解如何針對非預期事件制定應變計劃，並且制定恢復策略，以確保您的業務維持健康狀態。什麼是業務應變計劃？業務應變計劃是一種策略 ... - [以 10 個步驟為您的專案啟動會議提供強大動力](/zh-tw/resources/project-kickoff-meeting) 專案規劃 #### 作者 雖然您已付出很多努力讓您的專案順利啟動，然而很多時候，甚至在開始執行專案之前，就已感覺好像偏離了進度。這是因為每位專案團隊成員和專案關係人都會將不同的知識、期望值和優先事項帶到專案中。如果在工作開始之前您並未讓大家有機會達成一致，那麼無論您如何努力修正，專案中其餘的部分都會舉步維艱。好在有一個更好的方法：專案啟動會議。啟動會議是讓團隊在開始工作前維持資訊同 ... - 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