# 使用專案集進行跨專案規劃的 6 個提示 > 瞭解如何充分利用 Asana 中這項最強大卻經常被忽視的功能，以便進行報告、工作負荷管理、規劃等工作。 Source: https://asana.com/resources/tips-for-portfolios ## 使用專案集的 6 個提示：Asana 跨專案規劃的祕密武器 #### 快速提示 使用專案集[儀表板](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards)，即可自動建立自訂圖表，並將專案集中每個計劃的績效可視化。因此，您需要一種能夠管理並追蹤跨多個計劃進度的方式，以便處理多個專案。 聽起來很熟悉嗎？ 如果是的話，那麼您很幸運。 Asana 提供了一項非常實用，卻經常未得到充分利用的[專案集](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios)功能，其專門設計的目的就是要協助解決這個問題。 它就像專案的資料夾，並具備額外功能，可讓您以鳥瞰式檢視的方式掌握一項計劃。 藉助專案集，您可以一目了然地監控相關工作，瞭解哪些方面進展順利，哪些方面存在風險，這樣一來，當專案需要您關注時，您就能快速深入瞭解更多資訊。  歡迎來到專案集的世界，這是 Asana 保守得最好的祕密。 以下是協助您開始使用的 5 個提示，讓您不會錯過這項強大功能。  ## 1. 在一處位置讓專案關係人掌握資訊並明確職責 有多少次有人詢問您某個計劃的狀態，或可以在哪裡找到相關資訊？ 如果您需要定期管理專案，這種情況可能經常發生。 專案集透過提供一個集中式空間來解決這個問題，讓每個人都能存取該專案集中所有專案的最新進度，從而輕鬆回答問題，並確保專案關係人掌握最新情況。 這意味著不再需要零散的更新，相反地，人們可以在一處位置輕鬆找到所需的資訊。  以下說明專案集如何簡化專案關係人的溝通：  - **更快建立狀態更新。** 無需從頭開始撰寫耗時的更新內容，Asana 會建議需要提及的區段、任務和里程碑，從而加快流程。 拖曳建議的重點內容、自動建立圖表等。  - **檢視過去的狀態更新**，這樣您就能擁有已取得進度的具體記錄。  - **將專案集工作連結至公司目標。** 顯示您的專案集支援哪些整體業務目標，以便專案關係人持續履行職責，並瞭解其工作的重要性。  - **新增專案集描述、所有者和截止日期，**以便隨時掌握重要的詳細資料。 此外，當新的專案關係人加入您的專案集時，他們就能獲得快速上手所需的情境資訊。  ## 2. 立即取得鳥瞰式檢視 您是否使用[自訂欄位](https://asana.com/features/project-management/custom-fields)來追蹤專案中的任務資料，例如花費的時間或可用預算？ 如果有，您可以在專案集中自動彙總這些資訊，以便即時獲得所有專案的高階概觀。  以下是其運作方式的範例：  - **追蹤專案中的資料：**假設您正在追蹤專案中的廠商工作。 新增自訂[時間追蹤](https://asana.com/features/resource-management/time-tracking)欄位，以便準確計算供應商在每個任務上花費的時間。  - **然後將專案新增至專案集：**將您的廠商管理專案新增至高階主管專案集，以便在其中追蹤整個公司的工作。  - **接下來，總結跨專案的資料：**將「累加」時間追蹤欄位新增至您的主管專案集中。 這樣就能總結每個專案中的時間追蹤資料，讓您一目了然地掌握整個公司花費的時間。 大功告成！只需按幾下，就能自動彙總跨專案的時間追蹤資料。  ## 3. 以您的方式組織工作 專案集的一大優點是，您可以按照自己喜好的方式進行組織，而不會影響其他人檢視或存取工作的方式。 這是因為任務、專案和專案集可以同時存在於多個位置，這表示您可以將計劃新增至您的專案集，而無需變更其原本的儲存位置。   以下是對專案集組織運作方式的總結：  - **將專案新增至專案集中**，以便在同一處組織相關工作。  - **在專案集中新增專案集**，以便從宏觀角度組織計劃，就像資料夾中巢式資料夾一樣。  - **將工作 (專案或專案集) 同時新增至多個專案集中**，這樣您就可以建立個人化的組織方式，而不會影響您的隊友。  例如，假設您想將一個「自由工作者預算」專案新增至您的「年度預算追蹤」專案集中。 目前，該專案已經存在於其他兩個專案集中，這些專案集由其他人所有。 您仍然可以將其新增至您的專案集，而無需變更其原本所在的位置。 ## 4. 使用專案集儀表板追蹤進度 如果您經常需要擷取資料來查看工作進度，您就會明白這項工作有多耗時。 但有了專案集，報告工作就不再是耗時的苦差事。 您無需手動收集和彙總跨專案的資料，而是可以使用[儀表板功能](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards)自動建立自訂圖表，並將計劃的執行狀況可視化。  無論您在專案中追蹤哪些資料，都可以使用專案集儀表板進行報告。 此外，藉助多種圖表選項，您可以使用折線圖、圓環圖、燃起圖等圖表將資訊可視化。 以下是幾個範例：  - **追蹤成本：**建立折線圖，以顯示專案集中每個專案的成本如何隨時間變化。  - **監控專案狀態：使用圓環圖，**將即將截止、逾期、未排定和已完成的任務可視化。  - **檢查績效：**跨專案追蹤完成任務所需的時間。  ## 5. 監控團隊的工作負荷 過去，為多個不同的專案配置人員是一項具有挑戰性且耗時的任務。 專案集透過[其工作負荷功能](https://asana.com/features/resource-management/workload)解決了這個問題，讓您能夠追蹤團隊中每個人的能力，涵蓋專案集中的每一個專案。 這表示即使團隊正在處理不同的專案，您也能瞭解團隊如何運用時間的整體情況。  除了追蹤能力之外，您還可以： - 在工作負荷檢視中**拖放任務**，即可輕鬆重新指派和重新排定工作。 - 在單一檢視中，**在專案之間移動資源**，無需來回切換。  - **將未來的能力可視化**，確保即將展開的專案有適當的人員配置，並在阻礙發生之前加以預防。  **請注意：**如果您的專案集僅包含專案，則可以使用工作負荷功能。 如果您的專案集包含其他專案集，該功能將呈灰色顯示。 ## 6. 協調跨多個專案的時間軸 當您同時協調多個專案時，時間軸很容易讓人感到混亂。 您可能需要交錯安排工作，以免團隊工作量過重，也可能需要根據發佈日期同步交付項目，或者因為阻礙因素而需要同時調整多個專案的時間軸。 藉助專案集中[的時間軸檢視](https://asana.com/features/project-management/project-views)，您可以在同一個窗格中將每個專案的時間軸可視化，從而掌握全貌並輕鬆進行調整。 您可以藉助時間軸檢視進行以下操作：  - **檢視專案集中每個專案的高階時間軸****。**查看專案的開始和結束日期，以及所有計劃中的重要[里程碑](https://help.asana.com/hc/en-us/articles/14005479486235-Task-actions#gl-milestones)。 藉助這種大方向檢視，您可以查看排程有哪些重疊，以及交付項目是否進度正常。  - **將里程碑和專案拖放**至您的時間軸，只需按一下即可自動調整截止日期。  - **點選每個專案**，即可查看更詳細的時間軸檢視，其中包含個別任務[和相依性](https://help.asana.com/hc/en-us/articles/14078761989531-Task-dependencies)(即必須在另一個任務已完成後才能開始的任務)。 這樣一來，您就可以先全盤掌握，然後根據需要深入瞭解詳細資料。  **請注意：**如果您的專案集僅包含專案，則可以使用時間軸功能。 如果您的專案集包含另一個專案集，該功能將呈灰色顯示。  ## 切勿錯過機會——使用專案集節省時間和投入量 專案集是一項不容錯過的強大功能，尤其是在您需要同時管理多個專案的情況下。 請前往我們[的定價頁面](https://asana.com/pricing)，深入瞭解專案集，以及如何註冊免費試用。  想要更深入瞭解嗎？ 透過我們的[Asana 學院課程](https://academy.asana.com/monitor-initiatives-with-portfolios)，深入瞭解專案集的來龍去脈。 - 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