# 日程上有哪些內容？如何進行有效的會議

> 您想要進行更有效的會議嗎？請遵循這些提示，建立詳細的會議日程，與團隊互動，並每次都能舉辦出色的會議。

Source: https://asana.com/resources/run-effective-meetings-agenda-tips

## 日程上有哪些內容？如何進行有效的會議

會議、會議，還有更多會議。 在週期性團隊同步、規劃會議、腦力激盪和專案核對之間，您可能[會覺得行事曆上充斥著會議](https://www.themuse.com/advice/how-much-time-do-we-spend-in-meetings-hint-its-scary)。 可能就是這樣。

如果會議佔用了您的大量時間，無論您是主持會議還是參與會議，您都必須從中獲得很多收穫，對吧？ 不幸的是，[大多數會議注定要失敗](https://www.forbes.com/sites/erikaandersen/2014/01/22/why-most-meetings-are-awful-and-what-you-can-do-about-it/)。 最終目標不明確 (甚至未確定)，沒有日程來引導會議，人們在會議結束時得到的問題比答案還多。 員工[希望提高生產力](https://asana.com/uses/increase-productivity)，並覺得自己將時間花在重要的事情上，但當會議缺乏結構時，他們會覺得[無效，就像浪費時間一樣。](https://blog.asana.com/2015/06/meetings/)

由於 (工作) 日的時數有限，以下是一個易於遵循的流程，可用於進行有效的會議，以便每個人進入會議室前都已知道要討論的內容，並在離開時知道後續步驟。

## 準備時間：建立並分享您的會議日程

### 1. 確定會議的目的與目標

在您開始查看人們的行事曆之前，問問自己：「我們需要在這次會議中完成什麼？」 如果是週期性會議，這也將有助於您確定需要開會的頻率。 例如，若您正在安排規劃會議，目的可能是確定[團隊年度目標的關鍵里程碑](http://blog.asana.com/2017/11/cracking-the-code-6-steps-to-achieving-your-company-goals/)，而目標可能是確定期限以及每個里程碑的負責人。 一旦您鎖定了目的和目標，就可以開始施展您的排程魔法了。

### 2. 會議日程中應包含哪些內容

現在您已經知道召開會議的原因，是時候[建立一個日程](https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=meeting_agenda)，讓討論保持在正軌上。 雖然您可能會想在會議前快速地在便利貼上寫下內容，但提前準備好日程將確保您優先處理正確的事情，而不會忘記重要的事情。

首先，請概述您希望在會議中關注的主題。 對於您的年度規劃會議，這可能是討論結果、腦力激盪和行動項目，以推進規劃。 為了幫助讓一切 (和每個人) 都能按進度進行，請[為每個主題分配時間區塊](https://wavelength.asana.com/workstyle-meeting-tips/)，以便您可以討論所有需要討論的內容。

### 3. 新增討論主題

現在是時候新增重點了，也就是您要討論的主題。 將這些新增到適當的日程區段，以便您在會議期間的正確時間討論。 您對於想要討論的內容越詳細越好。

如果您在追蹤工作的工具中建立日程，就可以輕鬆新增現有工作或連結到相關任務，以便每個人都能獲得所需的情境資訊，而您無需進行額外的工作。

我們一直在採取有意識的步驟，以更有效地進行會議並提高生產力，而 Asana 被證明是推動該計劃的重要組成部分。

### 4. 在會議前與與會者分享日程

若要直接切入正題，請事先與與會者分享日程。 如果已準備就緒，並且可以將其包含在會議邀請中，那就更好了。 這樣，與會者就有時間熟悉討論主題、準備所需的任何資訊，或_在會議前提_出澄清問題。 此外，這也讓其他人有機會在缺少某些內容時新增或建議主題。

## 讓我們開始吧：依循日程進行，並隨進度記錄行動項目

### 5. 指派一名記錄人員

您的筆記將作為討論、決策和後續步驟的書面記錄。 對於無法參加會議 ([行事曆衝突是真實存在](https://asana.com/uses/team-calendar)的)，但需要瞭解會議內容的人員而言，這些筆記也很有幫助。 因此，在會議開始之前，請指派一名記錄員，最好使用與您的日程和工作相同的工具進行記錄。 這樣一來，當人們需要參考規劃會議中關於里程碑和專案的決策時，他們就能確切知道該去哪裡尋找。

### 6. 完成常設日程項目和討論主題

現在是時候[鼓勵大家參與每個主題](https://www.entrepreneur.com/article/224151)的討論了。 希望大家都能熟悉日程 (因為您提前分享了日程)，並準備好資訊息、想法和問題。 您希望隊友感覺自己的聲音很重要，而且當人們能夠自由地相互交流想法時，就會產生出色的想法。 由於有了結構，您的討論將在從一個主題轉到下一個主題時保持專注。

### 7. 隨進度指派行動項目

在後續和行動項目出現時即時追蹤並指派，而非等到最後。 別忘了也要包含行動項目的截止日期，這樣隊友就能各負其責，並清楚明確期望。 最好在您的日程中追蹤這些內容 (如上方的日程範本)，以便隊友可以參考會議紀錄以瞭解情境。

## 會議休會

[會議結束](https://www.inc.com/jessica-stillman/the-key-to-productive-meetings-how-you-end-them.html)後，您無需浪費時間傳送備註或指派行動項目，因為這些工作已經完成。 雖然為[會議做好準備](https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=meeting_agenda)需要一些時間，但舉辦富有成效和有效的會議的好處 (幾乎) 是無價的。 有了明確的目的、日程和可行動的討論，每個人都會在進入會議時知道要討論什麼，並在離開時知道下一步該做什麼。 而您將成為會議超級巨星。

瞭解 Asana 如何透過_更好_地執行所有[跨職能計劃和活動](https://asana.com/teams/company-wide)_，協助您提供出色的員工體驗_。

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