# 專案管理三角形：這是什麼，如何使用？ > 使用專案管理管理三角形，您可更了解如何在時間、成本和範疇之間取得平衡，締造更可觀的影響。 Source: https://asana.com/zh-tw/resources/project-management-triangle ## 什麼是專案管理三角形，它能如何幫助您的團隊？ 專案管理三角形以視覺化方式將「三重限制」的問題呈現出來——必須在範疇、成本和時間之間取得平衡，才能維持優質的最終產品。每位專案經理都有過時間太少、預算不足，範疇卻大得不可思議又要讓團隊保持高生產力的無奈，這些專案經理經歷的就是實際情境的專案管理鐵三角。 專案三角形中，沒有任何一個變項可以被單獨改變而不會犧牲其他兩個點。專案經理的工作就是要在所有 (三個) 元素間取得平衡，確保專案符合預算，並且在期限內如期完成，同時還要滿足專案範疇的規格。 我們在下文中分析並檢視專案管理三角形的三個點，包括它們之間如何緊密相關，以及專案經理如何在三者之間取得平衡，確保專案獲致成功。 ## 什麼是專案管理三角形？ 專案管理是由三個變項所構成的，這些變項決定了專案的品質：範疇、成本及時間。 這個三角形呈現這三個變項如何互相連動：若其中一個變項改變了，另外兩個必須加以調整才能讓三角形維持連接。若三角形斷裂開來，換言之，若其中一個點被移動了，而沒有隨之調整其他一個或兩個點，就會重創專案的品質。 專案經理的工作是在三角形的三點之間取得平衡，盡可能達成最佳品質，同時仍符合預算、在期限內如期完成，並恪守專案的規格要求。 - [閱讀：如何有效管理團隊的工作負荷](/resources/effectively-manage-team-workload) ### 範疇、成本及時間如何相互關聯 專案三角形中有兩種關係類型在運作。第一個是範疇和其他兩個專案變項之間的關係。範疇之於時間及成本兩者有_直接正向的比例關係_，這表示範疇會跟兩個因素朝同方向移動。當範疇擴大時，時間和金錢也必須增加，才能搞定更大的專案。 - [藉助 Asana 規劃專案](/uses/project-planning)第二種關係類型是時間和成本之間的關係，此為_反向的比例關係_。這兩個因素朝相反的方向移動。若成本必須降低，則期限就必須展延；但若您突然面臨時間緊縮，您就會需要額外的預算來調整為較短的時間軸。 這兩種關係無法改變——您無法做任何事，也就不可能改變一個變項，而不引發三角形裡另外兩個點的相應變化，無論正相關或反相關皆然。因此，專案三角形通常稱為三重限制的鐵三角。無論專案經理能力多好，都無法如其所願地彎折鐵三角。 - [請閱讀：限制理論的初學者指南](/resources/theory-of-constraints) ## 三角形的三重限制 為了確保滿足所有 (三個) 元素，專案經理必須深刻理解各個獨立變項，以及它們在哪些地方可能有彈性，可以在整個專案期間容受改變。 ### 範疇 範疇是就品質、細節及專案交付項目的重要性等層面，來看專案的「規模」。隨著[專案的規模擴大](https://asana.com/resources/t-shirt-sizing)，自然也會需要投入更多時間和金錢，才能完成。 [專案範疇](https://asana.com/resources/project-scope)的元素可能包括： - 專案複雜度 - 完成產品的數量 - 產出品質 - 強度 (例如應用程式可支撐同時使用的使用者人數) - 詳細的程度 - 功能數及複雜度 在開始著手生產前，應確認專案計劃，讓專案關係人簽核所有事項，從而謹慎地避免「[範疇潛變](https://asana.com/resources/what-is-scope-creep)」。 ### 成本 基於專案三角形的目的，成本不僅限於實際的金額。此三角點通常又稱為「資源」，包含完成專案所需的所有工具、設備和支援。 範疇的元素可能包括： - 財務預算 - 團隊成員人數 - 設備和設施 - 關鍵機會 成本/資源這個變項不僅只包括實際的錢，一般而言更包含這個點的面向中任何可以回推牽動財務價值的一切。例如，增加員工會需要額外預算支付薪水；讓辦公室延長開放時間，則需要額外預算支付多使用的電費。 - [閱讀：資源管理入門指南](/resources/resource-management-plan) ### 時間 調整時間時，請牢記您所測量的時間量與時間類型同等重要。為了取捨，您可能會需要延長時限、調整[團隊行事曆軟體](https://asana.com/uses/team-calendar)、除去規劃階段等。 時間的元素可能包括： - 整體的專案時間軸 - 投入於專案的工時 - 內部行事曆和目標終點線 - 分配於規劃及策略的時間 - 專案階段數 若預算減少或範疇擴大，您就需要放寬一個或多個專案的時間限制 (展延期限、增加時數，或做其他排程調整)，從而找到聰明的方法來補足缺口。 - [閱讀：5 個專案控制項以及應在何處實施](/resources/project-controls) ### 未知因素：創新 有人找到新方法來做點什麼，從而提高成本效益或速度時，這種調整就不會帶來專案管理三角形另外兩個點的相應變化。 例如，您團隊的某位隊友找到方法提升工具的功能性，而該工具對您的專案而言又是不可或缺的。此生產方法之改善可讓您在更短的專案時程內完成更多工作，或讓您與較小的專案團隊合作。 同樣地，有助將流程標準化，以及減少決策時間的任何生產流程革新，都可讓您的團隊工作得更有效率，而毋須犧牲品質。投資標準化的[銷售範本](https://asana.com/templates)或專案管理軟體等這類的管理工具，將減少浪費的時間和成本，而不會對專案的品質或範疇帶來衝擊。 ## 管理專案三角形的策略 現在您已瞭解什麼是專案三角形，以下提供幾個提示，說明如何在您的日常工作中善加運用。建議您參考五大[專案管理階段](https://asana.com/resources/project-management-phases)，並找出重疊的區域。 ### 依照您的情況選擇優先順序 專案三角形背後的核心概念是，若嚴守這三個固定的點，沒有一個專案可以成功。至少必須有一個點是有彈性的，如此一來，您才知道必要時哪裡還有調整的空間。 若您的首要之務是符合預算，意料外的阻礙可能得藉由展延期限來因應，而非聘用更多人手來快速排除障礙。若您客戶的時程固若金湯，則建議您預先取得額外預算的核准，以便有資源處理面臨的挑戰，而不致延誤生產。 ### 設立清楚的期望值 一旦瞭解專案的限制和優先順序後，請向客戶和所有專案關係人清楚說明，以免造成期望值未達成，以及所有者滿腹牢騷的結果。 對頻繁受不可預期複雜因素影響的產業而言 (例如營造和工程業)，合約將包含幫助專案經理在專案開始前，取得所有專案關係人共識的特別元素。這些元素包括： - 客戶事先核准的應變預算 - 常見潛在延誤因素的清單 (天氣、天然災害、當地事件等) - 針對各項延誤的常用行動計劃清單，以便在面臨各種緊急情況時，用來避免原本可能得增加的成本和時間 讓專案關係人清楚瞭解可能會發生哪種事件，以及這些事件可能會如何衝擊成本和時程，並將客戶的偏好作法記錄下來，之後當您必須在專案三角形進行調整時，才能從中參考。專案結束後，對於為什麼做出這些調整，就不會有任何模糊不清的地方。 - [請閱讀：職場有效溝通的 12 個提示](/resources/effective-communication-workplace) ### 經常更新 各方同意的行動計劃 (包含針對不同潛在情況可能做的預算、排程及範疇調整) 一旦制定完成，請務必於整個專案期間隨時通知所有專案關係人，讓他們得知所有變化及預期事項。 若供應商通知您他們的必要資源短少了，請告知您的客戶和專案所有者最新狀況，讓他們得知延誤的可能性。若您的資源用完了，專案關係人就能理解狀況，並準備好面對您需要做的任何調整。若您的資源_沒有_ 用完，您和您的客戶都將感到更有信心，深知您已為所有情境做好準備。 ## 調整三角形，使之符合您的管理風格 由於專案管理方法很多，且各看重不同的專案變項，因而有不同的專案三角形。我們在下文將七種常見的[專案管理方法](https://asana.com/resources/benefits-project-management)整理排序，優先列出最注重低成本和節省時間的方法。 ### 節省資源的專案方法 預算較嚴格而時程較有彈性的專案，可從這些最注重資源使用效率的專案管理方法中獲益。 - **瀑布法：**專案階段採線性方式依序完成，因此時程必須有彈性，因為若一個階段中有延誤項目，將需要調整所有的後續階段 - **精實法**：最注重降低成本和資源，允許較長的時程或將範疇縮減，從而確保專案不超出預算 - **專案管理知識體系 (PMBOK® 瀑布) 法**：傳統線性流程瀑布法的變體，其套用的標準是由美國專案管理學會的專案管理知識體系所定義，目的是用來提高流程效率 ### 節省時間的專案法 若情境中時間是最核心的項目，則可利用這些專案管理方法避免不必要的停機/停工，加速專案流程，從而確保團隊進展迅速。 - **敏捷法**：最注重彈性流程，好讓團隊得以準備就緒來因應變動請求而調整，且該變化僅需增加極少量的時間和成本；採用此方法的團隊通常會使用特定的[敏捷管理軟體](https://asana.com/uses/agile-management) - **Scrum 法**：一種特定類型的敏捷專案管理方法，最常見於軟體開發，運用各種 [Scrum 方法](https://asana.com/resources/what-is-scrum)，例如衝刺會議及每日的簡短團隊會議，以盡可能減少浪費在工作進展階段的時間 - **工作流程看板 (Kanban) 法**：使用持續、高可視度的協作流程，從而將工作進展所需時間減至最少；採用此方法的團隊通常會使用特定的[工作流程看板軟體](https://asana.com/uses/kanban-boards) - **Scrumban 法**：結合工作流程看板法流程中的協作和持續特性，以及 Scrum 的每日團隊審查會議，從而更能將工作進展所需的時間減至最少 當然，每個方法的目標都是要在成本低、速度快和品質優之間找到最佳平衡。但由於專案管理三角形需要側重至少一個變項，因此這些方法就會視哪個變項對團隊的重要性最高而偏向該方向。 ## 讓三重限制變成發揮您優勢的利器 儘管這個鐵三角及三重限制的系統猛一看似乎相當侷限，然而一旦您學會如何將它應用在自己的[企業專案管理流程](https://asana.com/resources/enterprise-project-management)後，您會發現這些工具可實際讓專案運作的更順利。提早對自解的限制和彈性有更具體的認識，您就能避免代價高昂的挫敗發生。 此外，鐵三角也有助確保您選擇對的[專案管理軟體](https://asana.com/uses/project-management)、建立流程以及設置生產，從而使您的團隊立刻進入狀況。接下來，誰能料到您們將合力成就哪些創舉呢！ - [專案管理](/resources/project-management) - [工作細目結構 (WBS)：WBS 是什麼，要如何使用？](/zh-tw/resources/work-breakdown-structure) 專案管理 #### 內容撰稿人 工作分解結構 (Work Breakdown Structure，簡稱 WBS) 是專案管理中最實用的可視化工具之一。當專案範疇複雜、交付項目眾多時，工作細目結構能將整個專案從最高層級逐步分解為可執行的具體任務，確保每項工作都有明確的負責人和完成日期。由於工作細目結構以可視化方式展示，因此可組合使用工作流程管理軟體與專案管理架構來建立。建立方法包括時間軸、 ... - 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