# 6 個專案限制：管理這些限制以實現專案成功

> 專案限制是限制專案的因素。在本文中，我們將詳細討論專案限制，並說明如何加以管理。

Source: https://asana.com/resources/project-constraints

## 6 個專案限制以及如何管理它們以實現專案成功

#### 摘要

專案限制是專案的一般限制，包括時間、成本和風險。 瞭解專案限制很重要，因為它們會影響專案績效。 在本文中，我們將詳細討論專案限制，並說明如何加以管理。您有沒有去過馬戲團，看過表演者表演平衡動作？ 他們以某種方式優雅地將多個盤子舉在空中，讓人覺得他們一定是在使用魔法。 但平衡並不需要魔法，只需要專注和技巧。 如果表演者錯放了一個盤子，所有盤子都會摔倒地。 

就像馬戲團表演一樣，[專案管理](http://asana.com/resources/benefits-project-management)是一種平衡的行為。 在專案生命週期中，您將遇到各種限制，包括時間、成本和風險。 作為一名有效的專案經理，您的工作之一就是學習如何平衡這些限制，以提高專案績效。 在本文中，我們將詳細討論專案限制，並說明如何加以管理。 

## 什麼是專案限制？

專案限制是您在專案生命週期中需要考慮的一般限制。 例如，成本限制意味著您僅限於特定的專案預算，而時間限制則意味著您必須在指定的時間範圍內已完成專案。 

大多數專案限制會相互影響，這就是[限制管理](https://asana.com/resources/theory-of-constraints)對專案成功至關重要的原因。 如果您決定必須延長[專案時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)，那麼您可能還需要更多資金才能完成專案。 專案的時間和成本增加時，專案範疇也會隨之擴大。 

在專案管理的各個階段中，您需要考慮六個常見的專案限制。 在本文中，我們將詳細介紹每個限制，並說明如何加以管理。 無論您正在進行何種類型的專案，使用專案管理軟體都能幫助您將[專案排](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules)程可視化，並在一處位置管理所有專案限制。 
- [瞭解 Asana 的實際運作](/demo/main)

## 專案管理的三重限制

專案管理的三重限制 (也稱為[專案管理三角形](https://asana.com/resources/project-management-triangle)或鐵三角) 是範疇、成本和時間。 您需要在每個專案中平衡這三個元素，這麼做可能具有挑戰性，因為它們會相互影響。 

在平衡範疇、成本和時間時，必須做出權衡取捨，您必須決定願意犧牲什麼來維持專案的一致性和功能。 

例如，只有在專案的預算和時間分配保持穩定的情況下，您的專案才能維持在範疇內。 若您想在更短的時間內完成專案，則必須縮減範疇以平衡專案，除非您能夠調整預算。

### 範圍

[專案範疇](https://asana.com/resources/project-scope)是指專案在品質、詳細資料和交付項目方面的規模。 時間和金錢是專案範疇的相依性，因為隨著專案範疇的擴大，專案需要更多時間和金錢才能完成。

您需要在每個專案階段都注意[範疇潛變](https://asana.com/resources/what-is-scope-creep)，並努力加以防止。 在開始著手生產前，您可以建立詳細的專案計劃，讓專案關係人簽核所有事項，從而避免範疇潛變。

### 成本

成本限制包括整體[專案預算](https://asana.com/resources/project-budget)以及專案所需的任何財務價值。 可能構成成本限制的項目包括：
- 專案成本
- 團隊成員薪資
- 設備成本
- 設施成本
- 維修成本
- 材料成本

為了讓預算符合實際情況，許多團隊會在確定預估值之前，使用[成本比較範本](https://asana.com/templates/cost-comparison)來衡量供應商、定價選項或資源費用。
- [閱讀：資源管理入門指南](/resources/resource-management-plan)

### 時間

[時間管理](https://asana.com/resources/time-management-tips)對於專案的成功至關重要，在專案的每個階段，您都會面臨各種時間限制。 當您嘗試延長專案時間軸時，可能會產生延長期限、調整[團隊行事曆](https://asana.com/uses/team-calendar)或縮短規劃時間等後果。

專案中可能導致限制的時間元素可能包括：
- 整體的[專案時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)
- 投入於專案的工時
- 內部行事曆和目標終點線
- 分配於規劃及策略的時間
- [專案階段](https://asana.com/resources/project-management-phases)數

範疇、成本和時間被稱為鐵三角，因為在維持專案品質的同時，這三個限制很難平衡。 例如，如果您削減預算或擴大範疇，您可能需要放寬時間限制來補足缺口。 您可以透過延長期限、增加時數或使用[活動排程範本](https://asana.com/templates/event-schedule)調整專[案排程](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules)來實現這一點，從而[使里程碑保持可見](https://asana.com/templates/milestone-chart)，並使交付日期切合實際情況。

## 其他需要考慮的常見專案限制

雖然範疇、成本和時間是專案管理的三重限制，但在專案生命週期中，您可能還會遇到其他三種專案限制：風險、資源和品質。

### 風險

[專案風險](https://asana.com/resources/project-risks)是指任何可能影響專案的意外事件。 雖然大多數專案風險都是負面的，但有些可能是正面的。 例如，在專案進行中，可能會發布新技術。 這項技術可能有助於您更快地完成專案，或者可能會導致市場競爭加劇，從而降低您的產品價值。 

您可以使用[風險分析和](https://asana.com/resources/project-risk-management-process)風險管理策略來確定專案風險，從而避免風險發生。 您可能面臨的一些風險包括：
- 資源緊張
- 營運事故
- 低效能
- 缺乏明晰度
- 範疇潛變
- 高成本
- 時間緊迫

使用[風險管控表](https://asana.com/resources/risk-register)評估每個專案風險的可能性和嚴重程度，然後首先減輕最可能發生且最嚴重的風險。

### 資源

資源與專案的成本限制密切相關，因為這些專案需求需要花錢。 若沒有適當的[資源分配](https://asana.com/resources/resource-allocation)，可能會導致專案品質下降、預算增加和時間軸延遲。 

一些需要考慮的資源包括：
- 人員
- 設備或材料
- 設施
- 軟體

使用[資源管理計劃](https://asana.com/resources/resource-management-plan)，確保您擁有專案每個元素所需的資源，從而使此限制不會對其他專案領域產生負面影響。

### 品質

專案品質是衡量[專案交付項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)滿足初始期望程度的指標。 每個專案限制都會影響專案品質，因為專案品質是專案的最終結果。 然而，專案品質本身也是一種限制，因為專案的某些方面可能會導致品質不佳，而這些方面不一定與成本、時間、資源、風險或範疇有關。 其中包括：
- 缺乏溝通
- 設計或開發技能不佳
- 專案變更過多

若您希望實現高專案績效，則必須將專案品質視為獨立的實體來管理，同時平衡其他五個專案限制。 如果您無法管理限制，可能會導致專案品質低落，客戶滿意度低落。

## 如何管理專案限制

您可以使用一些策略來管理和平衡出現的專案限制。 使用[專案管理方法](https://asana.com/resources/project-management-methodologies)，例如 PMBOK 指南[的專案管理階段](https://asana.com/resources/project-management-phases)和敏捷實踐，這些方法鼓勵靈活性和協作，是控制專案限制的幾種方法。

您還可以使用以下提示來強化您的[專案管理計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)： 
- **瞭解您的限制：**除非您瞭解專案限制，否則無法對其進行管理。 一旦您瞭解專案限制，就可以針對它們進行規劃。 例如，在專案規劃期間，評估您可能面臨的風險，以及您需要哪些資源和這些資源的成本。
- **規劃和制定策略：**當您在[專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)中考慮到所有六個最常見的限制時，您就能以更好的視角向前推進。 您的專案計劃應包括減輕限制的策略，並平衡範疇、成本和時間的三重限制。 您還可以實施策略來解決其他專案限制，例如防止專案風險發生。
- **控制專案品質：**您可以透過定期監控專案計劃和流程來控制專案品質。 在專案執行期間，您的團隊會處理各種任務，請使用工作管理軟體確保每個人都能按時完成任務。 建立變[更管控流程](https://asana.com/resources/change-control-process)，以便在發生變更時，您可以預防範疇潛變。
- **管理風險：**使用風險分析來識別、評估和準備潛在的專案風險。 有了強大的風險管理計劃，您可以避免最具破壞性的專案風險，並為意外風險做好準備。
- **有效溝通：**[團隊溝通](https://asana.com/uses/team-communication)對於成功管理專案限制至關重要。 若沒有強大的溝通，您可能會認為自己正在平衡限制，而另一位團隊成員卻在不知不覺中破壞了您的辛勤工作。 當您與團隊討論專案的各個方面時，您們可以共同努力實現專案目標。 
- **擁抱彈性：**您必須具備彈性，才能有效地平衡專案限制。 有時候，您需要在專案元素上做出妥協，以便維持在範疇內。 如果您不夠彈性，最終會犧牲專案品質。 讓客戶或專案關係人滿意應該是您的首要任務，這意味著在必要時接受權衡取捨。 
- [請閱讀：什麽是變更管理？建立成功變更管理流程的 6 個步驟](/resources/change-management-process)

## 使用專案管理工具即時查看限制

在專案生命週期的每個階段追蹤專案限制，以確保專案品質符合專案關係人的期望。 當您遇到必須調整一個專案限制的情況時 (例如專案排程)，請考慮這將如何影響其他專案領域 (例如成本和範疇)，並根據需要平衡您的限制。 

專案管理軟體可協助您即時將專案限制可視化。 當您需要一種有效的方法來控制專案元素並與他人分享資訊時， [Asana](https://asana.com/product)這樣的專案管理系統中提供的工具可以讓這一切變得輕鬆。

- [專案管理](/resources/project-management)

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- [內容撰稿人](/author/team-asana)

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