# 工作空間的問題解決策略

> 解決一個問題的方法有很多。團隊在工作空間中解決問題的最佳方式是什麼？

Source: https://asana.com/resources/problem-solving-strategies

## 藉助這些解決問題的策略，將您的團隊轉變為精明的問題解決者

想像一下：您正在處理工作中的日常任務，您的老闆打電話給您說：「我們遇到了問題。」 

很遺憾，我們生活的世界並不是一個彈指間就能解決問題的世界。 瞭解如何有效解決問題是一項重要的專業技能。 如果您有需要解決的問題，應該使用什麼正確的流程來確保您獲得最有效的解決方案？

在本文中，我們將分析解決問題的過程，以及如何為複雜的問題找到最有效的解決方案。

## 什麼是問題解決？

問題解決是為特定問題或衝突尋找解決方案的過程。 解決問題有許多可能的解決方案，這就是為什麼經過問題解決流程以找到最佳解決方案非常重要。 您可以使用平頭螺絲刀來擰下十字螺絲，但有更好的工具可以應對這種情況。 運用常見的問題解決技巧，有助於您找到最佳解決方案，以滿足特定情況的需求，就像使用正確的工具一樣。

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## 更好地解決問題的 4 個步驟

儘管您可能會想要先深入瞭解問題，但請花時間逐步解決。 以下是您與團隊有效分解問題解決流程的方法：

### 1. 識別需要解決的問題

識別問題的最簡單方法之一就是提出問題。 一個很好的起點是提出新聞問題，例如：
- **誰**：誰與此問題有關？ 誰造成了問題？ 誰受此問題影響最大？
- **什麼：**發生了什麼事？ 問題的範圍是什麼？ 這個問題阻礙了我們向前推進？
- **地點：**此問題發生在哪裡？ 這個問題是否影響到附近的其他地方？ 
- **何時：**問題何時發生？ 此問題何時生效？ 這是否是需要在特定時間範圍內解決的緊急問題？
- **原因：**發生的原因是什麼？ 為什麼它會影響工作流程？
- **如何：**此問題是如何發生的？ 它如何影響工作流程和團隊成員的生產力？

提出新聞式問題可以幫助您定義一個強有力的問題陳述，從而客觀地強調目前的情況並圍繞它制定計劃。

以下是設計團隊如何使用新聞提問來確定問題的範例：

**首要問題：**設計請求被遺漏
- **誰：**設計團隊、數位行銷團隊、網頁開發團隊
- **什麼：**設計請求被遺忘、遺失或臨時建立。
- **何處：**電子郵件請求、設計請求試算表
- **時間：**1 月 20 日、1 月 31 日、2 月 4 日、2 月 6 日錯過的請求
- **方式：**電子郵件請求在收件匣中遺失，且接收試算表未正確更新。 由於設計請求出現瓶頸，數位行銷團隊不得不將廣告發佈時間延遲幾天。 設計師必須加班，以確保所有請求都已完成。

在此範例中，此問題的許多不同方面都可以解決。 使用新聞式問題可以幫助您識別其他問題，以及您應該讓誰參與這個過程。
- [閱讀：如何使用問題框架解決團隊效率低下的問題](/resources/problem-framing)

### 2. 針對多種解決方案進行腦力激盪

當您和您的團隊針對不同的可能解決方案進行腦力激盪時，請務必考慮問題會影響到誰。 回到您提出的新聞問題：誰參與了這個問題？ 確保這些人 (通常稱為[專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)) 參與決策過程。

如果可能的話，請引入一位在解決方案中沒有重大利害關係的協調人。 引入一個與此事幾乎沒有關係的人，有助於讓您的團隊保持進展順利，並鼓勵良好的問題解決技能。

以下是一些鼓勵創造性思維的腦力[激盪技巧](https://asana.com/resources/brainstorming-techniques)：
- **事先獨自進行腦力激盪：**在您以團隊形式聚集在一起之前，請為您的團隊提供一些背景資訊，說明您正在進行腦力激盪的問題究竟是什麼。 這將讓您和您的隊友有時間在會面時準備好一些想法。
- **對所有事情說好 (一開始)：**當您第一次開始腦力激盪時，不要對任何想法說不，盡可能多地記錄想法。 盡可能多的想法可確保您獲得各種解決方案。 將修剪留到策略的下一步。 
- **與團隊成員一對一交談：**有些人可能不太願意在團隊環境中分享自己的想法。 與團隊成員單獨討論問題，並鼓勵他們無限制地分享意見，您可能會發現一些比最初預期更深入解析的內容。
- **打破常規：**如果您習慣在會議室或 Zoom 通話中進行腦力激盪，不妨做點不一樣的事情！ 將腦力激盪會議帶到咖啡店，或在散步時進行 Zoom 通話。 打破常規可以迫使您的大腦擺脫慣性，並提升批判性思考能力。
- [閱讀：29 個腦力激盪技巧：激發創意的有效方法](/resources/brainstorming-techniques )

### 3. 定義解決方案

與團隊成員進行腦力激盪，瞭解他們對情境的獨特觀點後，就該考慮不同的策略，並決定哪個選項是當前問題的最佳解決方案。 在定義解決方案時，請考慮這兩個主要問題：此解決方案的預期結果是什麼，以及誰能從中受益？ 

設定必須做出此決策的期限，並相應地更新專案關係人。 有時候，需要做出決策的人太多了。 根據提供的限制，運用您的最佳判斷力，就造美好。
- [閱讀：RACI 表](/resources/root-cause-analysis-template)

### 4. 實施解決方案

若要實施您的解決方案，請先與最接近問題的人合作。 這麼做有助於受問題影響最大的人員解除阻礙。 然後再轉向那些受影響較小的人，依此類推。 有些解決方案非常簡單，您無需與多個團隊合作。

在與合適的團隊一起確定實施的優先順序後，請將需要由團隊其他成員完成的持續工作指派出去。 這樣可以防止人們在[實施計劃期](https://asana.com/resources/implementation-plan)間承受過多負擔。 一旦您的解決方案到位，請安排核對，以瞭解解決方案的運作方式，並在必要時修正路線。
- [閱讀：什麼是 8D？有效解決問題的範本](https://asana.com/resources/8d-template)

## 實施常見的問題解決策略

有幾個方法可以識別問題 (和解決方案)。 以下是一些您可以嘗試的策略，以及應用這些策略的常見方法：

### 試誤法

試誤法通常不需要整個團隊來解決問題。 若要使用試誤法解決問題，請確定問題的原因，然後快速測試可能的解決方案，看看是否有任何變化。 

這種問題解決方法通常用於技術支援團隊的疑難排解。
- [閱讀：透過範例瞭解疊代流程](/resources/iterative-process)

### 5 個為什麼

5 個為什麼問題解決方法有助於找出問題的根本原因。 您可以先問一次：「為什麼會發生這個問題？」 回答第一個「為什麼」後，再次詢問：「為什麼會發生這種情況？」 您將重複此動作五次，直到您能將問題歸因於根本原因。 [五個為什麼範本](https://asana.com/templates/5-whys)可以指導此流程，使追蹤答案和與團隊分享結果變得更容易。

此技巧可幫助您深入探索並找到導致問題發生的人為錯誤。 更重要的是，它還可以幫助您和您的團隊制定可行的計劃，以便防止問題再次發生。

以下是一個範例：

**問題：**電子郵件行銷活動意外發送給錯誤的受眾。
- 「為什麼會發生這種情況？」 因為我們的電子郵件平台中沒有更新受眾名稱。
- 「為什麼受眾名稱沒有變更？」 因為在編輯後未重新命名受眾區段。 
- 「為什麼沒有重新命名受眾區段？」 因為每個人都有自己的方式來建立受眾區段。
- 「為什麼每個人都有自己的方式來建立受眾區段？」 因為沒有建立受眾區段的標準化流程。 
- 「為什麼沒有建立受眾區段的標準化流程？」 由於團隊尚未決定如何將流程標準化，因此他們引入了新成員。 

在此範例中，我們可以看到一些可以優化的領域，以防止這種錯誤再次發生。 在解決這些問題時，請確保所有參與其中的人都在場，以便您可以共同制定後續步驟，避免出現相同的問題。 

### SWOT 分析

[SWOT 分析](https://asana.com/resources/swot-analysis)可協助您突顯特定解決方案的優勢和弱點。 SWOT 代表：
- **優勢 (Strength)：**為什麼這個特定的解決方案非常適合這個問題？ 
- **弱點 (Weaknesses) ：**此解決方案的弱點是什麼？ 您是否可以做些什麼來強化這些弱點？
- **機會：**實施此解決方案可能帶來哪些其他好處？
- **威脅 (Threats)：**此決定是否會對您的團隊產生不利影響？

在確定特定解決方案時，您可以強調每個解決方案的不同優勢、弱點、機會和威脅。 

當您縮小答案範圍，並需要比較和對比不同解決方案之間的差異時，這種特定的問題解決策略非常適合使用。 

## 更成功的問題解決

在解決了棘手的問題後，別忘了慶祝一下您所取得的進展。 這不僅對您的問題解決者團隊來說很重要，因為他們可以看到自己的工作成果，而且還可以幫助您成為一個[更有效率、更有效](https://asana.com/resources/efficiency-vs-effectiveness-whats-the-difference)、更靈活的團隊。 您們一起解決的問題越多，就能達成越多目標。 

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- [作者](/author/sarah-laoyan)

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