# 如何使用績效改善計劃範本 (PIP) > 績效改善計劃 (PIP) 是一種協助團隊成員在工作中取得進展的工具。請參閱本文，瞭解 PIP 如何使您的團隊受益。 Source: https://asana.com/resources/performance-improvement-plan-template ## 如何使用績效改善計劃範本 (PIP) #### 摘要 績效改善計劃 (PIP) 是一種工具，您可以用來建立個人化和可行動的步驟，幫助團隊成員在工作中取得進展。 對於您認為會從結構化行動計劃中受益的團隊成員，PIP 可能會有所幫助。 請參閱本文，瞭解 PIP 如何使您的團隊受益。告訴團隊中的某個人他們需要改進從來都不容易。 不過，有時候這是不可避免的。 當有人表現不佳時，您必須進行這種對話。 但當您讓對話變得可行，並為他們提供一條明確的改進途徑時，您就是在為他們提供在團隊中開始 (或重新開始) 取得成功的機會。 績效改善計劃 (PIP) 是一種工具，可用於幫助任何不平衡的團隊成員找到自己的中心。 繼續閱讀，瞭解績效改善計劃範本應包含哪些內容，以及此工具如何強化您的團隊。  ## 什麼是績效改善計劃？ 績效改善計劃 (PIP) 是一種激勵工具，為團隊成員提供個性化和可行動的步驟，以實現績效目標。 如果您的團隊成員未能達成目標，您可以利用 PIP 作為透過自訂行動步驟進行改進的機會。  通常，您會與團隊成員單獨會面，討論績效問題，並與該團隊成員合作建立 PIP。 PIP 應包括針對未來和可實現[目標](https://asana.com/resources/goals)的結構化計劃。 您可能會想知道何時使用績效改進計劃，而不是採取不那麼正式或更嚴肅的途徑。 PIP 在以下情況下很有用： - 當團隊成員持續存在績效問題時 - 當您認為可以透過行動計劃來糾正團隊成員的績效問題時 - 在您為團隊成員提供所有合理的便利後 - 在您為該職位提供所有必要的訓練後 有些團隊成員在工作中表現不佳，是因為他們缺乏結構，但可以在正確的執行下茁壯成長。 這正是 PIP 旨在提供的內容。 - [免費的績效改善計劃範本](https://assets.asana.biz/m/3b418195a7dad8fd/original/performance-improvement-plan-template.pdf) ## 實施績效改善計畫前的注意事項 在進行此對話之前，最重要的事情是要記住 PIP 旨在幫助團隊成員改進。 將此視為一場對話，您在其中提供[建設性的回饋](https://asana.com/resources/constructive-criticism)，並為改進制定具體的後續步驟。 以下提示可以讓您更輕鬆地以開放的心態進行對話，並幫助您的團隊成員有效地消化資訊。 - 為**團隊成員做好準備：**如果這是您第一次進行 PIP 對話，您可能會想在不提醒團隊成員的情況下提出這個問題，但透過為團隊成員做好準備，您可以將對話重點放在建設性的改進上。 無論您如何提出這個主題，都請務必[在工作空間中促進有效的溝通](https://asana.com/resources/effective-communication-workplace)，讓他們能夠自在地表達自己。 - [積極傾聽](https://asana.com/resources/active-listening)**：**面對面交談時，您的目標應該是傾聽並嘗試理解。 與其指責，不如請他們解釋情況，以及任何可能導致其績效問題的因素。 與他們單獨交談可能會揭示您之前沒有意識到的問題，這可能會影響您們共同制定的績效改進計劃。 - **保持正向：**在向團隊成員提供建設性回饋時，請保持正向的態度。 PIP 令人生畏，但其核心也是一個改進的機會。  - **找出**問題的[根本原因](https://asana.com/resources/root-cause-analysis-template)**：**瞭解工作績效問題的根本原因至關重要，一對一會議是深入瞭解的好地方。 您可能會看到源自情境或個人根本原因的行為或行動。 找到這個核心原因可以幫助您制定更合適的行動計劃。 - **定義通往成功的清晰路徑：**告訴團隊成員他們做錯了什麼是沒有幫助的，除非您為他們提供更好的方法。 這就是 PIP 行動計劃發揮作用的地方。 - **說明您將審查他們的進度：**當您的團隊成員在 PIP 中執行步驟時，讓他們知道您將在那裡審查他們的進度，並在此過程中激勵他們。 這將讓他們知道他們在這段旅程中並不孤單。 這也有助於他們承擔責任，並朝著目標前進。  - [閱讀：不喜歡提供回饋嗎？這 20 個祕訣非常適合您](/resources/tips-giving-feedback) ## 績效改善計劃中包含哪些內容？ 在自訂績效改善計劃之前，瞭解計劃中通常包含哪些內容非常重要。 在草擬範本時，請記住此核對清單。 - **公司期望陳述：**這可能是您公司對團隊成員工作績效期望的標準化陳述。 - **績效概觀：**此區段應強調該團隊成員的績效與其角色期望的對比。 - **行動計劃：**[提供行動項目](https://asana.com/resources/action-items)，並附上可衡量的步驟，供團隊成員達成。 如果可能，請將這些目標設定為[SMART 目標。](https://asana.com/resources/smart-goals) - **後續追蹤排程：**SMART 中的「T」代表有時間限制。 每個 PIP 範本都應包含一個帶有進度[里程碑](https://asana.com/resources/project-milestones)的時間軸。 - **後果：**PIP 的這個區段說明了如果 PIP 無效，可能會發生什麼情況。 這可能包括進一步升級或可能終止。 ## 如何撰寫績效改善計劃 撰寫績效改善計劃需要與團隊成員進行深思熟慮的會議。 在會議之前，請準備好您所擁有的證據，以支持您對團隊成員績效問題的說法。 然後在會議期間，您和您的團隊成員可以逐一完成上述組成部分。 請在會議期間使用以下步驟起草 PIP。 ### 1. 瞭解公司、角色和期望 撰寫 PIP 的第一步是涵蓋期望。 雖然團隊成員可能有不同[的角色和職責](https://asana.com/resources/roles-and-responsibilities)，但您應該有一個大致的方法來定義您的期望以及什麼是表現不佳。   此陳述將作為比較，並可協助您解釋團隊成員面臨的任何獨特問題。 團隊成員不應該第一次看到此陳述時才看到 PIP。 如果您希望團隊成員達到期望，您需要儘早且經常明確這些期望。  **提示：**公司應該有正式的文件記錄他們對團隊成員的期望。 即使團隊成員沒有績效問題，也請確保他們隨時都能存取這些期望。 這樣一來，每個人都能隨時瞭解對他們的期望。 ### 2. 找出可改善的空間 在審閱公司期望後，請確定需要改進的特定領域。 這意味著列出此團隊成員未達到期望的具體方式，並提供其績效的範例。 雖然您需要在 PIP 中指出問題，以幫助陷入困境的團隊成員，但您也可以將此區段設定為有用且可行動的內容。 讓此區段更具建設性的提示包括： - 表達您對團隊成員能做得更好的信心 - 僅陳述客觀問題 - 請務必提供詳細資料和事實，以支持您所提及的問題  - 專注於有明確解決方案的問題  - 不要指出因意見分歧或團隊成員無法控制的缺陷而產生的問題 - 尋找每個問題的根本原因，以便確定長期解決方案。 **提示：**PIP 應以客觀性為基礎，並包含事實，而非基於您自己對成功的主觀看法。 您可以設定具體且清楚的評估標準，並進行多評估者審查以收集績效資料，從而避免這種稱為評估者特質偏見的[無意識偏見](https://asana.com/resources/unconscious-bias-examples)。 ### 3. 建立行動計劃 每個 PIP 都應包含詳細[的行動計劃](https://asana.com/resources/action-plan)，說明團隊成員可以如何改進。 此行動計劃可能包括目標、進度里程碑和額外訓練。  特別是，請確保您設定的目標是 SMART 目標。 [SMART 目標](https://asana.com/resources/smart-goals)是具體、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制的目標。SMART 目標結構在建立行動計劃時是理想的，因為它提供了可衡量的目標以供查核。 這使後續流程感覺更有條理、更具體。 **提示：**在集中的事實來源 (例如[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)) 中追蹤您的行動計劃。 請確保您和團隊成員都能存取該工具，以便即時查看更新並進行變更。 然後，使用[甘特圖](https://asana.com/resources/gantt-chart-basics)將里程碑可視化，並隨時追蹤進度。 ### 4. 設定後續追蹤排程 每個 PIP 都應該有一個與您的行動計劃一致的後續追蹤排程。 此排程應包括在整個績效改進計劃中定期進行的核查和指導。 排程將使團隊成員對其目標負責，並提供您希望看到改進的目標日期。 它還將為您在改進過程中檢查和支持他們時提供明晰（度）和結構。 **提示：**建立附帶提醒的排程和任務，以便進行下一次核查。 這將為您的團隊成員提供一些值得期待的東西，讓他們感到有動力提高[生產力和](https://asana.com/resources/how-to-be-more-productive)績效。 ### 5. 定義後續步驟 在這個區段中，您將說明 PIP 無效時可能會發生的情況。 如果團隊成員無法做出有意義、可衡量的改進，那麼該職位可能不適合他們。 請諮詢您的人力資源部 (HR) 團隊或部門主管，瞭解後續步驟。 ## PIP 範例和免費範本 您可以在下方看到績效改善計劃的範例。  **範例情境：**Sally 目前未能達到公司的期望，因為她經常錯過期限、跳過團隊會議，並未能為團隊專案做出貢獻。 如果她想繼續擔任這個職位，她的表現必須有所改善，但她的經理 Kat 認為她有可能改善。 Sally 工作表現不佳的根本原因似乎很容易解決。 透過更好的任務管理、團隊協作和 Kat 的指導，Sally 應該能夠隨著時間的推移而脫穎而出。  **行動計劃/智能目標範例：**在接下來的 3 個月內，Sally 將在所有期限前完成任務、參加所有排定的會議，並為至少一個團隊專案做出貢獻。 請試用我們的免費 PIP 範本，以簡化行動計劃並協助您的團隊在工作中進行改進。 ## 如何追蹤 PIP 目標 PIP 流程中最重要的部分之一是監控團隊成員的進度。 若無此步驟，您將無法知道 PIP 是否有效。  為此，請確保您的目標和行動計劃在同一處。 目標設定通常發生在試算表或投影片組中，這些工具與實際工作是分開且孤立的。 如果目標和任務之間沒有連結，您的團隊成員將無法清楚地看到他們的進展，最重要的是，無法看到改進。  這就是 Asana 將[目標](https://asana.com/product/goals)整合到產品中的原因。 透過並排可視化目標和任務，團隊成員可以：  - 讓團隊成員對自己的期限負責 - 即時監控團隊成員的進度 - 對比過去的績效評估追蹤改進目標 - 安排後續會議  - 讓團隊成員參與這些流程，以實現完全透明度 ## 使用工作管理軟體追蹤 PIP 的進度 PIP 可以喚起團隊成員的緊迫感和動機，鼓勵他們盡力而為。 在幫助這些人設定績效目標時，請使用[Asana](https://asana.com/product)這類工具即時觀察他們的成功，並推動他們繼續前進。 - [靈感與影響力百寶箱](/resources/inspire-employee-impact) - [適用於團隊凝聚的 110 多個最佳破冰問題](/zh-tw/resources/icebreaker-questions-team-building) 靈感與影響力百寶箱 協作 #### 作者 破冰問題是指在會議、活動或社交場合開始時提出的輕鬆問題，旨在幫助參與者打破沉默、消除陌生感，並在短時間內建立對話和連結。在團隊工作中，破冰問題是促進團隊凝聚和協作的重要工具。您有多瞭解您的團隊成員？您很可能知道他們的工作方式、優缺點，以及哪些時間會上線，可以找到人。但您知道他們最喜愛的電影或來自哪裡嗎？又或者他們今年聽最多哪個樂手的音樂，或他們最喜歡哪個烘 ... - [建立成功變更管理流程的 6 個步驟](/zh-tw/resources/change-management-process) 商業策略 靈感與影響力百寶箱 #### 作者 改變是幫助組織成功的必要元素。隨著企業成長，您不可避免地會需要實施新工具、嘗試新策略，或打入新市場，還有更多改變不勝枚舉。小規模的變更或不會衝擊很多人的變更，很容易實施，但若您需要實施徹底性的組織變革，又該怎麼做呢？若無妥善的規劃，而試圖實施組織變革可能導致混亂、困惑並降低公司的成長速度。您反倒是需要小心推出變革 (在正式變革之前就有制定好的計劃和支援)， ... - [工作管理是什麼，您的團隊又為什麼需要它](/zh-tw/resources/what-is-work-management-ebook) 協作 靈感與影響力百寶箱 #### 內容撰稿人 在團隊間協調作業很容易陷入混亂，特別是如果您必須在電子郵件或訊息間挖掘資訊時。如果沒有一個系統可用於規劃、整理及執行工作，那麼困惑及混亂便有可能不斷滋長。這就是為什麼我們需要工作管理。在本電子書中，我們會深入地定義工作管理，包括它與專案管理的不同。瞭解工作管理 如何幫助團隊輕易連結與協調，讓每個人都能一起達成更多成果，甚至是在這個不斷朝向分散的方向發展的世 ... - 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