# 大多數營運團隊的工作量僅達 60%。以下說明原因，以及您可以如何因應這個問題。

> 瞭解自主式 AI 如何協助營運團隊減少協調的額外負擔，並最終以業務的速度推進工作。

Source: https://asana.com/zh-tw/resources/operations-teams-running-60-percent-capacity

## 大多數營運團隊的工作量僅達 60%。以下說明原因，以及您可以如何因應這個問題。

營運團隊花在管理工作上的時間比實際執行工作還要多。 主動式 AI 改變了這一點，不是透過取代人員，而是透過接手會讓他們放慢步調的協調工作。 本文探討了多方參與式 AI 的實際含義，以及它與您之前使用過的 AI 工具有何不同，以及它對營運團隊最終能夠以業務的速度運作有何意義。每天，營運團隊都要解讀數百項更新。 專案狀態備註、期限風險、接收瓶頸、工作量決策。 大部分時間並未用於解決問題。 而是花在瞭解是否有問題上。 協調工作與實際工作之間的差距正是組織流失工作量的癥結所在，這也是大多數營運團隊只能發揮 60% 的原因。 好消息是，造成這種緊迫局面的技術本身也是解決方案。 以下說明您可以如何因應這個問題。

## **從 AI 助理進化為 AI 隊友：實際改變了什麼**

我們大多數人都已經使用過 AI 來總結會議或撰寫電子郵件草稿。 這些工具很有幫助，但它們只知道您當下告訴它們的內容。 每次對話都必須從頭開始。

自主式 AI 的運作方式有所不同。 它不僅僅是回應提示，還能瞭解整個組織中進行的工作，並能與您的團隊一起採取行動。 這就是領導者所說的多人 AI：一個整個團隊都可以教導、引導和學習的系統。 多個人可以塑造相同的代理程式，分享其輸出，甚至讓代理程式跨職能協同工作。

讓這一切成為可能的是 Asana Work Graph®：這是您業務實際運作方式的動態圖示，其中每個人員、任務、專案、目標和相依性都在同一處相互連結。 您的 AI 隊友無需從頭開始。 它們已經知道哪些工作落後於進度、哪些工作正在等待決策，以及今天的工作如何與您的更廣泛目標連結。

_「與其讓每個人都單獨使用 AI，不如讓 AI 隊友與您的組織合作，讓工作持續推進。」_

這種轉變不僅僅是技術層面的。 這是組織層面的轉變。 曾經是協調瓶頸的營運團隊，如今成為生產力的倍增器。

## **使用 AI 重新設計營運，而非取代營運**

當人們聽到「工作中的 AI」時，第一個問題通常是錯誤的：_它會取代人嗎？_

真正的機會並非取代員工。 而是要消除拖慢進度的協調工作。 隨著組織不斷發展，隱性工作也隨之增加：會議更多、交接更多，事情發生遺漏的機會也更多。 主動式 AI 並不會取代工作。 它能消除虛工。

最成功的組織並不會將控制權交給 AI。 他們正在建立一種合作關係，由人負責掌控，而 AI 則負責幕後的協調工作。 營運主管負責指導策略。 AI 負責執行。

_「目標並非取代營運團隊。 而是要將協調工作從他們的職責中移除，讓他們能夠專注於解決問題並推動業務發展。」_

**Hanebutt Gruppe**正是經歷了這樣的轉變。 透過在 Asana 中部署 AI 隊友，該公司每週減少了四小時的狀態會議，並實現了 14.8 萬至 20 萬歐元的年度價值。這並非透過取代團隊來實現，而是透過讓他們擺脫阻礙他們的工作來實現。

## **解決明晰度的問題：為什麼狀態更新仍會佔用您的早晨時間**

如果您曾經在開始一天的工作時先查看 Slack，接著查看收件匣，然後再查看專案工具，卻發現您仍然不清楚正在發生的事情，您並不是唯一一個有這種情況的人。

挑戰不在於缺乏資訊。 問題在於資訊散佈各處，要將其整理成有條理的資訊，需要持續的手動投入量。 對於營運主管而言，這意味著花費在收集最新資訊上的時間比根據這些資訊採取行動的時間還要多。

多方代理式 AI 改變了這一點。 AI 不會在彼此不相連的工具和團隊之間追蹤狀態，而是與您的組織合作，持續收集背景資訊、將各個資訊點串連起來，並建立對當下情況的即時檢視。 它可以總結進度，在風險和相依性成為阻礙之前將其呈現出來，並為從專案團隊到高階主管的每個人產生量身打造的更新內容，而無須任何人主動詢問。

_「減少花在詢問『這件事的進度如何？』的時間， 而是有更多時間做出決策、解決問題，並推動業務持續向前發展。」_

如此一來，營運團隊終於能夠領先一步，而非落後一步。 在本系列的下一篇文章中，我們將深入探討這種轉變最能發揮作用的兩個方面：似乎永遠不會減少的待辦項目，以及在缺乏完整資訊的情況下不斷作出的專案集決策。

#### 還在每天早上花時間追蹤更新嗎？

瞭解營運團隊如何使用 AI 隊友，讓工作超前進度，而非落後於進度。
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