# 6 個提示，助您優化組織的技術堆疊

> 瞭解如何評估組織的技術堆疊並加以更新，以便最大限度地提高跨部門的效率。

Source: https://asana.com/resources/operations-optimize-tech-stack

## 營運領導者最佳化組織技術堆疊的 6 個提示

#### 摘要

充斥著冗餘工具的技術堆疊會使員工效率和財務健康面臨重大風險。 採取積極主動的方法，探索您可以採取哪些步驟來修剪、整合和最佳化組織的技術堆疊。組織正在努力應對數量龐大的工具，[平均 323 個 SaaS 應用程式](https://resources.softwaretrends.com/resources/160040/2022-Saas-Management-Index-Report)，導致工作日碎片化和生產力下降。 

這個問題始於過去幾年，當時 Business 版過度投資協作工具，以彌補缺乏面對面互動的情況。 但這樣做弊大於利。 根據[一項研究](https://hbr.org/2022/08/how-much-time-and-energy-do-we-waste-toggling-between-applications)，財星 500 強公司的員工每天在應用程式和工具之間切換約 1,200 次。

現在，組織需要領導者 (尤其是營運領域) 對哪些新工具是必要的採取強硬立場。 否則，充斥著冗餘工具的技術堆疊會使員工效率和財務健康面臨重大風險。 透過採取積極主動的方法，營運領導者可以幫助組織避免這種結果。

透過遵循以下六個步驟，營運領導者可以參與應用程式合理化，在此過程中，您可以策略性地確定組織中的哪些應用程式應該保留、替換、停用或合併。 結果就是為您的 Business 版最佳化的技術堆疊。 開始方法如下：

#### 在 2024 年透過技術堆疊發揮最大影響力

為您的組織奠定 2024 年營運成功的基礎。探索低效技術堆疊的隱藏成本，並瞭解如何評估自己的效率。
- [觀看網路研討會](https://resources.asana.com/2024-tech-stack?utm_medium=editorial&utm_source=article&utm_campaign=TR24-webinar)
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## 1. 進行工具稽核

工具冗餘對組織來說是一個巨大的負擔。 營運領導者的首要任務應是盡可能在少數平台上集中管理工作資料。 但由於技術堆疊中可能有數百個工具，因此幾乎不可能追蹤每個工具的功能。 

與您的營運團隊一起進行全面的「工具稽核」，以便對組織中的每個軟體和應用程式進行分類。 針對每個工具，清楚定義其主要目的及其解決的特定使用案例。  如果您無法闡明工具的目的，那麼它就是首要的淘汰對象。  

在易於存取的文件或內部網頁中彙整此資訊。 然後在全公司範圍內分享，以便所有團隊和部門就如何使用這些工具達成一致。 將此審核作為每年或每兩年進行一次的例行活動，以確保您的工具庫存是目前且相關的。

## 2. 找出促進跨職能工作的工具

在一個跨職能協作通常是創新催化劑的世界中，選擇正確的工具來促進這些互動至關重要。 最好的工具可服務於不止一個人、專案或目標，它們能夠[打破團隊內部和跨部門的孤島](https://asana.com/resources/organizational-structure-ebook)。 

詢問您的營運團隊和其他部門，他們需要哪些工具才能更有效地進行跨職能協作。 使用這些資訊來幫助您投資於更好地將營運與整個組織連結起來的工具。 

目標是選擇一個可以將流程、資訊和工具整合為一個[集中式工作來源的](https://asana.com/teams/operations)協作工具。 因為員工在應用程式之間切換的時間越少，他們就越能專注於重要的工作。

## 3. 透過優先考慮整合來簡化技術堆疊

過多的技術堆疊是財務和使用者的頭痛問題。 營運領導者不應強迫員工在工具之間切換以獲得所需的一切，而應倡導利用整合的工具，這些工具可以在一個平台上連結整個技術堆疊。 

首先確定您的核心 Business 版工具，然後尋找提供[強大整合功能](https://asana.com/apps?category=all-apps)的互補應用程式。 諮詢將使用這些整合的營運團隊和整個 Business 版組織中的部門，確保它們滿足團隊的需求。 

在向整個組織推出變更之前，請執行一個小型試驗計劃，以測試這些新整合的效率，並根據您的目標衡量其影響。 成功測試後，記錄新流程並訓練您的團隊。

#### 探索更聰明的工作方式

藉助 Asana，營運團隊可以在一處位置簡化目標設定、將流程標準化並加速年度規劃。
- [觀看示範](/demo/operations)
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## 4. 評估您組織的 AI 準備情況

隨著 AI 技術持續發展，它們為每個部門提供了前所未有的機會，以便[自動化任務](https://asana.com/features/workflow-automation)並產生深入解析。 但脫節的工具會產生脫節的資料，為 AI 奠定不良的基礎。 

進行 AI 準備程度評估，幫助您的組織更具策略性地將 AI 整合到您的技術堆疊中。  找出資料品質、整合和員工技能方面的差距。 

評估準備情況後，開始試用符合組織策略目標的[AI 驅動工具](https://asana.com/product/ai)。 透過特定 KPI (例如節省的時間、任務自動化率或改進的資料分析) 衡量其影響。 成功試行後，在相關部門推出 AI 工具，確保有適當的訓練和變更管理協定。

## 5. 減少工具疲勞

評估組織的技術堆疊應該是由營運團隊領導的 Business 版資料驅動的排毒。 透過員工回饋，營運領導者可以更好地評估工具對團隊的影響。  

為此，請為您的組織建立一份問卷調查，詢問部門和團隊他們使用的工具，以及這些工具是否會導致疲勞。 詢問員工在使用某些工具時的感受。 試著找出哪些工具能提振工作，哪些工具會消耗心理工作量。 利用這些資訊，找出重複、不必要的工具，以及工具造成阻礙有效工作流程的孤島的空間。

## 6. 讓員工參與評估

雖然營運領導者必須告知組織使用哪些工具，但這應該在考慮到員工的情況下進行。 建立回饋迴圈，讓領導者可以從員工那裡獲得關於哪些工具對他們有用以及哪些工具需要改變的意見。 這使員工能夠在定義您的技術堆疊方面發揮積極作用。

第一步是在公司的訊息工具中實施一個新的管道，讓員工可以在其中表達對技術問題的疑慮。 將此作為您[年度規劃週期的](https://asana.com/resources/annual-planning-tips)一部分進行審查，收集和分析全年的回饋，以確定經常性問題和需要改進的領域。 您將讓員工感到更有權力，並且在您的技術堆疊決策中讓自己感到更有資訊。

## 透過有意識的技術堆疊進行創新

營運領導者站在一個關鍵的十字路口，他們今天在技術和協作方面所做的選擇將塑造公司的未來。 最大限度地利用您的技術堆疊並非選擇更多工具，而是選擇正確的工具，這些工具可以增強跨職能協作，並作為單一事實來源，例如協作工作管理平台。

透過這種方式並整合您的技術堆疊，您將打破孤島、提升員工體驗，並在整個組織中建立明晰（度）。

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