# 如何以正確的方式制定營運計劃

> 營運計劃有助於定義您需要達成的近程目標有哪些，從而使進度正常，朝向遠程目標推進。瞭解如何辦到。

Source: https://asana.com/zh-tw/resources/operational-planning

## 瞭解如何以正確的方式制定營運計劃

您已建立了[策略計劃](https://asana.com/resources/strategic-planning)，接下來呢？策略計劃是制定未來三到五年長期策略的絕佳方式，但您需要其他計劃文件，才能成功抵達終點。

這類計劃當中，有些會每年制定，例如年度目標和關鍵成果，很自然地會隨時間推進而成長。但若要確實保持進度正常，並且按照自己的遠程目標執行工作，您就需要營運計劃。 

## 什麼是營運計劃？

營運計劃是將策略計劃轉為詳細藍圖，由其概述究竟團隊一週內 (有時甚至是每天) 將採取何行動的流程。營運計劃會包含各團隊或部門需要完成的行動項目和里程碑，以利您執行策略計劃。 
- [試用為營運團隊打造的 Asana](/teams/operations)營運計劃流程期間，概述各團隊或個人下一季、接下來六個月或下個會計年度的職責。您為營運計劃選擇的細節程度和時間軸，應取決於組織通常變動的速度有多快。若是步調快速的團隊、藍圖需加速達成，不妨建立下一季或下半年的營運計劃。但若組織通常是較長遠的考量，應建立整個會計年度的營運計劃。

### 營運計劃與策略計劃

策略計劃是商業層級的計劃，闡述接下來三到五年的長期策略。營運計劃在範疇和時間軸兩個面向上相對較小。營運計劃的目標是制定概述為了達成策略目標，您每日必須採取的行動。
- [閱讀：第一次進行策略規劃？請從此處開始。](/resources/strategic-planning)有別於策略計劃，營運計劃還應著重[實施](https://asana.com/resources/strategy-implementation)。您團隊每日和每週需要採取哪些行動，才能達成長期策略目標？您需要定期追蹤哪些特定的[關鍵績效指標 (KPI)](https://asana.com/resources/key-performance-indicator-kpi)，才能確保團隊朝向自己的目標推進？您的營運計劃應包含這些詳細資訊。
- [閱讀：營運管理的 7 個職能 (以及您需要加以精熟的技能)](/resources/functions-of-operation-management)

### 應該由誰建立營運計劃？

若要確切掌握誰在何時執行什麼任務，就必須有非常詳細的營運計劃。有鑑於此，應建立與策略計劃規模相當 (時間軸和範疇皆然) 的營運計劃。與其嘗試為整個公司建立營運計劃，不妨建立一個以部門或團隊等級為基礎的營運計劃。若在較大型的公司，您甚至可針對特定計劃建立營運計劃，這就如同[詳細的工作計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)一般。

例如，您可建立營運計劃來說明 IT 部門為了支援公司，每日需要執行的任務。IT 部門的營運計劃可包括 IT 團隊成員檢查 [IT 請求專案收件匣](https://asana.com/templates/for/it/it-requests)的頻率為何、計劃的預算詳細資訊、IT 團隊將如何引導新進員工並為其裝設設備，以及團隊開會的頻率如何。 

對應建立營運計劃的人而言，有三個層面必須考量：
- **範疇：**營運計劃應說明各活動的相關人員、事件和時間。它應該絕對聚焦於團隊或計劃。
- **時間軸：**視組織變動的速度，您的營運計劃可能橫跨一季、六個月，或一個會計年度。 
- **專案關係人：**確認參與營運計劃的人員都與工作的關係緊密，如此它們才能正確的預見和預測哪些工作應包含在計劃當中。

## 營運計劃的優勢

策略計劃是積極聯合團隊朝向共同目的的絕佳方式。透過定義遠程目標，您可確切表明您想要前往的方向。

營運計劃有助您達成策略目標．根據我們的研究，僅有 [26% 的知識工作者](https://blog.asana.com/2020/07/goals/)非常清楚且理解自己的個別工作與公司的計劃如何相關。藉由建立詳細的營運計劃，您可確切定義自己需要達成哪些[短程目標](https://asana.com/resources/short-term-goals)，才能保持進度正常，朝向您的遠程目標邁進。它有助您徹底思考自己目前採取的行動，或您為了按照目標執行專案所需採取的行動。 

具體而言，營運計劃：
- 闡明您團隊每週和每日究竟要做什麼。
- 提供全方位指南，說明您團隊成員為了達成遠程目標，所需進行的每日營運活動。
- 設定每日期望的基準，以利您避免進度落後。

## 制定營運計劃的 5 個步驟

營運計劃流程期間，您不是要建立新計劃或發展新目標，而是要建立營運計劃、評估團隊目前執行的一切事務，以及您為了達成策略目標，每日或每週需要做的所有事。以下說明如何辦到：

### 1. 先以策略計劃著手

若您尚未這麼做，請先建立策略計劃。您需要長期的遠見和目標，才能再將其分解成每日工作的詳細資訊。以下四個步驟可協助您建立策略計劃：
- 確認自己的定位
- 發展您的策略
- 制定您的策略計劃
- 分享、監控並管理您的策略計劃

若要深入瞭解，請閱讀我們的[策略計劃相關文章](https://asana.com/resources/strategic-planning)。

### 2. 縮小範疇

為了製作一份詳細的營運計劃，您必須縮小範疇至以團隊、部門、專注領域為核心。營運計劃的範疇將取決於公司的規模。

例如，試想您正要將策略計劃分解成各個不同公司部門的行動計劃。您的行銷團隊橫跨多個職能 (例如：設計、產品行銷、社交媒體、內容製作，以及網頁推廣)。若要掌握各團隊內每日運作的具體情況，您應針對各個較小團隊建立營運行動計劃。 

### 3. 識別關鍵專案關係人

建立營運計劃之前，應先決定由誰參與營運計劃的制定流程。制定營運計劃的團隊成員應與計劃描述之行動，有相對較緊密的關聯性。 

若接續以我們的例子來說明，(視團隊規模大小而定) 設計團隊的營運計劃應由設計團隊主管和團隊負責人建立。一旦他們建立了自己的營運計劃，團隊就應與行銷部門主管分享計劃，以便取得最終的核准。

### 4. 建立計劃

您的營運計劃說明團隊應採取哪些行動，才能在設定的時間範圍內達成您的目標。若要建立營運計劃，請概述：
- 您團隊的目標
- 透過營運目標將可完成的[交付項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)
- 任何期望的成果或品質標準
- 人員和資源需求，包括營運預算
- 您將如何監控及報告進度

若您難以詳載應包含在營運計劃中的所有細節，不妨問自己下列問題：
- **我們需要達成什麼？**這些資訊應該可從您的策略計劃或年度目標取得。
- **為了達成我們的目標，我們每日必須完成哪些任務？**這可能是您目前每日正在執行的任務，或必須啟動的新工作。
- **這些任務由誰負責？**務必確保每一項任務都有一位所有者，如此才不會在對於要向誰詢問問題或取得更新資訊方面存在困惑。
- **我們的成功指標是什麼？**若您尚未這麼做，請務必讓自己的[目標確實依循 SMART 架構](https://asana.com/resources/smart-goals)來制定。 
- [延伸閱讀：利用這些貼士及範例，您也可以撰寫出色的 SMART 目標](/resources/smart-goals)若沿用我們的例子，設計團隊可使用此處的架構來建立他們的營運計劃：

[行銷團隊](https://asana.com/teams/marketing)的一部分策略計劃是增加在市場的廣告曝光佔有率，也就是說吸引更多目光注意行銷素材和增加與潛在客戶的互動。為了支持這些目標，設計團隊會： 
- 針對社交媒體團隊製作額外的推廣素材
- 重新改造網站首頁，以吸引更多潛在客戶

若要在接下來的一年內達成這兩個目標，設計團隊會：
- 聘用兩位新團隊成員，專責社交媒體互動的工作
- 與行銷部內的網頁開發團隊合作，建立互動式首頁

為了追蹤及報告進度，設計團隊會使用 [Asana](https://asana.com/product) 作為關鍵績效指標的集中事實中心，包括：
- 他們正創作哪些設計
- 他們在社交媒體上獲得何種等級的參與度
- 網站更新的進度

這只是設計團隊可用來建立營運計劃的架構。此外，還應在 Asana 這類的[工作管理工具](https://asana.com/uses/work-management)中將計劃化為實際行動，從而明晰地呈現團隊為達成目標而需執行的所有工作。藉由工作管理，就能從開始到結束都即時追蹤每項任務。

### 5. 分享並更新您的營運計劃

建立了計劃後，可與關鍵專案關係人分享該計劃，以利他們瞭解團隊最重要的目標，以及他們每日會執行什麼任務來抵達終點。請在 [Asana](https://asana.com/product) 這類能即時掌握進度的共享工具中管理您的計劃和更新資訊。

如同專案計劃的任何元素，事情的變化是無可避免的。積極地監控您的營運計劃並報告進度，好讓關鍵專案關係人和團隊成員掌握最新資訊，瞭解您正如何追蹤自己的目標。每個月請透過[書面狀態更新](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)來報告進度。 
- [閱讀：如何撰寫高效的專案狀態報告](/resources/how-project-status-reports)

## 著手制定營運計劃

營運計劃有助確保您在遠程目標有所進展。然而若要讓計劃具有成效，應確保您在可集中存取的工具中追蹤工作。穀倉效應下的資訊和目標無法幫助任何人。與其如此，不妨在工作管理工具中追蹤行動/動作項目和目標。

- [商業策略](/resources/business-strategy)

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