# 解決這些常見的引導挑戰，以提升生產力

> 以下是優化員工到職流程並幫助每位新員工快速上手的方法。

Source: https://asana.com/resources/new-hire-onboarding-challenges-solutions

## 解決這些常見的到職挑戰，以提高生產力

數據不會說謊，良好的到職流程能讓員工更開心、更有生產力。 雖然到職流程可以[將留任率提高 82%](https://www.linkedin.com/pulse/guide-effective-onboarding-peglobalinternational/) ，但只有[12% 的員工](https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx)非常同意他們的組織在新進員工到職方面做得很好。 

建立順暢的到職流程並非易事，因此有些組織無法做到這一點也就不足為奇了。 但也不必如此。 以下說明如何避免常見的到職陷阱，並幫助每位新員工快速上手。 

#### 讓新員工更快上手

透過簡化員工到職流程和縮短準備期，讓團隊的優先事項順暢推進。
- [瞭解使用方法](https://asana.com/uses/employee-onboarding)
- [瞭解使用方法](https://asana.com/uses/employee-onboarding)

## 1. 缺乏標準化

到職是您向新員工介紹公司、使命和流程的機會。 這是一個重要的學習階段，您希望所有員工都能獲得同樣出色的體驗。 儘管到職流程非常重要，但只有[69% 的公司](https://www.devlinpeck.com/content/employee-onboarding-statistics#:~:text=Nearly%20all%2C%2098%25%2C%20of,to%20have%20any%20meaningful%20impact.)在整個公司範圍內制定了正式的到職計劃。 若沒有健全且標準化的流程，每位經理對待到職的方式都會不同，導致團隊和部門之間的差異。 

### 解決方案
- **建立一個全公司的到職流程：**確定新員工在公司層級需要了解的內容，並建立一個結構化的計劃，以指導他們完成前幾週的工作。 例如，您可以納入公司文化和價值觀、政策、流程和團隊結構等資訊。
- **分享可自訂的到職核對清單：**雖然每個團隊都不盡相同，但您仍然可以將到職的核心組成部分標準化。 例如，您可以要求每個團隊對新員工進行工作技能、工具、特定角色流程以及個人職責和期望方面的培訓。 
- **使用範本：**藉助[Asana](https://asana.com/uses/employee-onboarding)這類工作管理軟體，您可以建立可行動的到職核對清單，然後將其範本化，以便任何經理都能快速複製範本並建立新的核對清單。 藉助 Asana，您的[範本](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates)可以包含帶有相關資訊連結和截止日期的任務。 然後，您可以將其指派給自己、IT、人力資源部 (HR) 或新進員工以完成。 

## 2. 資訊過載

根據對 2,000 多名知識工作[者的調查](https://get.glean.com/rs/626-JWX-444/images/Glean_research_a_workforce_that_thrives.pdf?mkt_tok=NjI2LUpXWC00NDQAAAGJViAfBztyaVhtZcAQNZonKXzNa0bfS0zbI1ee84rAfyHHizYOWblLY5MAdvAgaf9_OCH-RJ8na3ZbgTXDlygb3wDnBaCG33XWR6jm0jg)， 81% 的員工在到職過程中感到不知所措。 公司一次分享的資訊過多，讓員工不得不在無數文件、對話和報告中挖掘資訊，而這些資訊都分散在不同的平台和應用程式中。 這些內容需要大量管理，對於公司的新人來說尤其如此。 除了讓新員工不知所措，資訊過載也會浪費時間。 員工需要深入瞭解所需的情境資訊，從而減少實際學習和執行工作的時間。 

### 解決方案
- **建立結構：**依序進行訓練課程和資訊分享，讓新員工有時間消化所學。 例如，建立一份核對清單，概述他們在工作的第一週、第二週和第三週應完成的任務。 
- **建立停機時間：**與其安排連續的培訓課程，不如為新團隊成員留出閱讀資訊和自行探索的空間。 這在最初的幾週內尤其重要，因為員工對公司流程還不熟悉。 停機時間也讓新員工有機會與同事建立關係並建立聯繫。 
- **集中資訊：**最重要的是，您希望新員工能夠找到所需資訊，而無需在不同的應用程式和文件中搜尋。 這就是[Asana](https://asana.com/uses/employee-onboarding)這類工作管理平台可以提供幫助的地方。 Asana 可讓您分享結構化的到職專案，以便新員工確切瞭解何時需要完成哪些任務。 透過將資訊集中在一個平台上，團隊成員可以輕鬆查看相關任務、文件以及要聯絡誰以提出問題。 

## 3. 缺乏明確的目標

根據[我們的研究](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，在目標清晰且彼此關聯的公司中，有 87% 的員工表示，他們的組織已經做好了滿足客戶期望的準備，這一數字是無準備者的兩倍以上。 目標為員工提供了具體的重點。 目標清楚說明新員工的工作為何重要，以便他們在整個到職流程中保持動力和責任感。 根據哈佛大學講師兼 Aetna 前行銷長[David C. Edelman](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)的說法，目標讓「人們感覺更好，因為他們可以追蹤自己的進度。 他們覺得自己在實現這一目標方面有代理權，能夠帶來新的想法和創意，然後看到其結果。」 

若沒有清楚的目標，員工的效率會降低，也較不願留在公司。 事實上， [87% 的員工](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)在有明確目標的情況下，可以看到自己在未來一年內在公司工作。 這比表示其公司沒有明確目標的員工高出 85%。 

### 解決方案
- **將新員工的工作與公司目標連結起來：**幫助新員工為其角色設定可行動的目標，並說明這些目標如何與全公司的目標連結起來。 例如，若新員工的目標是在第一年內更新 IT 接收流程，請說明這與您公司的總體目標 (簡化流程並減少支出) 之間的關聯。 像 [Asana](https://asana.com/features/goals-reporting/goals)這樣的工作管理軟體可以在此提供幫助。 Asana 可讓您為公司、團隊或自己[設定目標](https://asana.com/features/goals-reporting/goals)，並查看其階梯式發展狀況。 您還可以將每個目標連結至支援該目標的工作。 
- **定期查核：**與新員工一起制定計劃，以監控其目標的進度。 您還可以使用 Asana 這樣的平台，在團隊取得進展時自動更新目標。 這樣一來，您就不必花時間手動更新目標。 

## 4. 可視度和當責有限

新員工需要支援、指導和明確的後續行動項目，才能在其角色中取得成功。 但很多時候，員工在招聘流程結束後會被單獨留下，沒有具體的支援系統和行動計劃。 這會降低到職效率，因為他們無法輕鬆獲得問題的答案或移除阻礙。 

### 解決方案
- **在經理和新進員工之間安排定期的一對一會議：**一對一會議是經理和團隊成員之間直接、開放式溝通的基石。 這些會議有助於建立信任，對於瞭解個人目標、解決疑慮以及在團隊中培養信任和透明度的文化至關重要。 
- **集中管理一對一對話和行動項目：**除了安排會議外，還可以在一處位置記錄您的對話和行動項目，以便員工稍後可以找到並跟進。 使用[工作管理軟體](https://asana.com/uses/employee-onboarding)，您可以為一對一對話建立專屬[專案](https://asana.com/features/project-management/projects)。 然後，您可以在這些專案中建立具有明確截止日期和指派對象[的任務](https://asana.com/features/project-management/tasks)。 

## 讓第一天即成功

花時間建立成功的到職流程，不僅有助於員工在新角色中取得成功，還有助於他們運用所有技能、資訊和人脈，發揮影響力。 瞭解 Asana 如何協助您將到職流程轉變為運作良好的機器。

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