# Tired of Missing Deadlines? We Can Help.

> Learn the common causes of missed deadlines and how to avoid them—plus how to be proactive when you know you can’t deliver work on time.

Source: https://asana.com/resources/missing-deadlines

## 不想再錯過期限嗎？我們可以提供協助。

#### 摘要

期限很重要，但有時您就是無法按時交付工作。 錯過期限總是令人不悅，但瞭解發生這種情況的原因是第一步。 在本文中，我們概述了錯過期限的常見原因以及如何避免這些情況，還有當您知道自己需要延期時，如何採取主動。沒有人願意錯過期限。 儘管我們已投入最大的投入量，但延誤仍會發生，由於會議過多、優先順序不確定和流程不明確等因素，員工錯過了[15% 的期限](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)。 雖然推遲截止日期總是令人不悅，但有時候這是不可避免的。 

錯過期限會帶來壓力，但解決方案並非完全擺脫期限。 作為經理，您可以做的最好的事情是幫助您的團隊設定他們可以實際達成的截止日期，而不會讓自己過度疲勞。 然後，如果工作量過大，錯過期限是不可避免的，您可以幫助團隊成員確定優先順序、劃分並完成最重要的任務。

## 錯過期限：為什麼這很重要？

期限的存在是有原因的。 透過設定任務應完成的期望，它們有助於工作流程順暢進行，以便您的團隊可以準確規劃和組織工作。 它們還可以激勵[專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)完成任務，這樣您的專案就可以繼續推進，而不會卡在某個任務上。 

錯過太多期限是[專案失敗](https://asana.com/resources/why-projects-fail)的主要原因。 這可能會： 
- 導致延誤並使專案面臨風險。
- 破壞團隊和[跨職能工作流程](https://asana.com/resources/cross-functional-team)。 
- 導致[瓶頸](https://asana.com/resources/what-is-a-bottleneck)，並阻礙其他團隊已完成其工作。 
- 隨著時間的推移，信任會受到損害，特別是當專案關係人覺得他們無法依賴您的團隊完成任務時。 
- 降低[團隊士氣](https://asana.com/resources/team-morale-tips)。 

### 當期限變得有害時

期限應該有助於您的團隊掌控其工作。 當專案關係人在未徵詢團隊意見的情況下設定截止日期時，就可能會讓團隊[感到不知所措](https://asana.com/resources/overwhelmed-at-work)或失控。 最終，當您以協作方式設定期限時，期限最為有效，特別是當跨職能專案關係人將交付項目指派給您的團隊時。 就期限達成一致有助於您設定團隊實際可以達成的實際截止日期，這樣您就不必不斷地做出反應並爭先恐後地完成請求。

如果無法做到這一點，或者您的團隊配備了人員來支援特定的 Business 版功能，當每個人都與您的團隊和公司目標保持一致時，這將有所幫助。 這樣，專案關係人就可以優先處理支援總體[Business 版目標](https://asana.com/resources/business-goals-examples)的真正重要工作 (而不是用無數「高優先順序」任務淹沒您的收件匣)。 

過多的不切實際的期限會剝奪您團隊的代理權，並控制他們的工作負荷，這是導致[工作過度和](https://asana.com/resources/overworked-signs)[過勞](https://asana.com/resources/what-is-burnout)的原因。 錯過期限的團隊成員通常會覺得自己總是失敗並讓他人失望，即使他們已完成合理數量的工作。 從長遠來看，這可能會拖累團隊的士氣。 
- [建立艾森豪矩陣範本](/templates/eisenhower-matrix)

## 為什麼您會錯過期限？

與普遍看法相反，錯過期限並不總是由糟糕的工作習慣或生產力問題造成的。 有很多因素會導致您和您的團隊錯過期限，包括：
- **不明確的優先順序：**不瞭解什麼是最重要的，以及您應該先處理什麼。 
- [專案範疇](https://asana.com/resources/project-scope)**的變更****：**在任務過程中為專案新增額外的[交付項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)或[變更需求](https://asana.com/resources/requirements-management)。 
- **缺乏規劃：**沒有花時間從期限倒推，並規劃您需要在何時完成什麼。 
- **不當**[估計](https://asana.com/resources/estimation-methods)**：**不瞭解某些任務需要多長時間。 
- **優先順序相互競爭：**團隊同時有太多高優先順序的任務。
- **不切實際的期限：**最後一刻的請求、緊迫的交付時間以及類似的情況，導致團隊無法實際按時完成工作。 
- **不可預見的障礙：**迫使您暫停工作的事件，例如軟體錯誤、團隊成員離開或其他意外障礙。 
- **未承諾的專案關係人：**難以讓其他人按時完成任務，特別是在他們完成任務之前您無法開始工作時。
- **缺乏**[專注時間](https://asana.com/resources/stay-focused)**：**會議過多，沒有足夠的時間來實際完成工作。 
- [閱讀：7 步驟快速打造更佳的專案計劃](/resources/project-management-plan)

## 如何避免錯過期限

避免錯過期限不僅僅是生產力的問題。 與其試圖更快地完成更多工作，不如考慮導致問題的根本原因。 這樣一來，您就可以按時交付工作，而不會過度工作，也不會讓團隊在過程中過勞。 

以下說明如何進行： 

### 1. 釐清優先順序

清楚的優先順序有助於您的團隊瞭解哪些工作最重要，以便他們在繼續處理其他任務之前先處理關鍵任務。 當您的團隊有很多工作，而且無法立即完成所有工作時，這尤其有幫助。 與其忙於完成所有事情，不妨看看是否可以推遲優先順序較低的任務的截止日期，或[將其委派](https://asana.com/resources/how-to-delegate)給另一個團隊。 

不確定從何著手嗎？ 以下是闡明優先順序的方法： 
- **將日常工作與目標連結起來：**當您瞭解日常任務如何向上銜接團隊和[Business 版目標](https://asana.com/resources/business-goals-examples)時，就更容易瞭解什麼是重要的，什麼是不重要的。 例如，如果圖片優化專案有助於實現公司提高網站載入速度的目標，則優先考慮該專案是有意義的。 若要騰出工作時間，您可以降低組織內部團隊文件這項不太重要的任務的優先順序。 這並不意味著您不會處理較低優先順序的任務，而只是表示您可以延遲交付日期，為團隊提供額外的時間。 
- **為您的待辦清單排定優先順序：**每天進行優先順序排定，效果最佳。 嘗試建立[艾森豪矩陣](https://asana.com/resources/eisenhower-matrix)，依據任務的緊急程度和重要性來組織任務。 這種優先順序技巧可協助您將任務分為四個區塊：執行、委派、排程和刪除。 

### 2. 使用系統追蹤專案和期限

持續按時完成工作需要規劃，如果您不知道即將要做什麼工作以及需要多長時間，就很難進行規劃。 為了獲得所需的明晰度，請在一處集中管理所有專案和期限，以便一目了然地瞭解您正在進行的工作、即將到來的工作以及團隊完成每個[交付](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)項目的所需時長。 

### 3. 確保期限的重要性

期限不應是隨意設定的。 相反，團隊成員應該瞭解您選擇特定截止日期的原因，以便他們有足夠的背景資訊 (和動力) 來按時完成工作。 如果您的團隊知道期限並非真實的，那麼他們就沒有壓力要趕上進度，而且隨著時間的推移，團隊成員可能會開始完全無視截止日期。 

即使沒有真正的期限，截止日期也總是有其目的。 它們還可以幫助您實現團隊目標和[里程碑](https://asana.com/resources/project-milestones)，例如每月撰寫一定數量的文章。 即使沒有外部壓力要求按時發佈每篇文章，設定期限也有助於您的團隊規劃自己的排程，並持續推進工作。 

### 4. 設定切實可行的截止日期

如果您想持續按時完成工作，就需要確保您預留了足夠的時間來完成工作。 在設定截止日期時，很容易成為「[規劃錯誤](https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0065260110430014#:~:text=The%20planning%20fallacy%20refers%20to,generally%20taken%20longer%20than%20planned.)」的受害者，這是一種心理現象，即使人們知道過去類似的任務需要更長的時間，但仍會低估完成任務所需的時間。 我們沒有根據經驗選擇現實的期限，而是認為「這一次」會有所不同，我們可以更快地完成工作。 

避免規劃錯誤的第一步是意識到它的存在，這樣一來，當它發生時，您就能更加自覺。 此外，最好還是預留比您認為所需的時間更長一點的時間。 

### 5. 瞭解相依性

[專案相依性](https://asana.com/resources/project-dependencies)是指必須仰賴另一項任務先行完成的某項任務。 例如，應用程式開發人員需要在最終確定產品設計之前進行使用者測試。 一項任務需要先完成，另一項才能開始，因此，如果第一項任務延遲，第二項任務也需要延遲。 

在規劃專[案時間軸](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules)時，瞭解相依性非常重要，這樣您就可以確保任務以正確的順序完成。 這樣一來，您就能避免[瓶頸](https://asana.com/resources/what-is-a-bottleneck)，並持續推動工作。 

### 6. 消除干擾以提升專注力

在當今快節奏的工作環境中，干擾是常態而非例外。 來自電子郵件和 Slack 等不同應用程式的通知主宰著一天的工作，事實上，[超過半數](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)的員工認為他們必須立即回覆通知，而超過三分之一的員工覺得持續的提醒讓人感到不勝負荷。 

每次檢查通知時，您都會付出精神上的代價，而且在中斷後可能需要[長達 20 分鐘](https://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf)才能恢復動力。 這意味著，如果您在一小時內查看 Slack 三次，您可能無法完成任何重要的工作。 

請試用這些技巧，協助團隊減少干擾並提升專注力： 
- 鼓勵您的團隊在 Slack 和電子郵件等溝通應用程式中使用勿擾模式。
- 將手機放在抽屜或視線範圍之外，這樣您就不會受到誘惑去查看訊息或社交媒體。 [研究](https://www.sciencealert.com/even-just-having-your-phone-in-view-reduces-your-brain-power-says-a-new-study#:~:text=Even%20Just%20Seeing%20Your%20Phone%20Nearby%20Can%20Mess%20With%20Your%20Brain%20Power,-DAVID%20NIELD&text=Just%20being%20near%20your%20smartphone,alone%20time%20in%20the%20future.)顯示，只需看到手機在附近就會分散注意力。 
- 排定行事曆區塊，以鼓勵[流程狀態](https://asana.com/resources/flow-state-work)和專注工作，讓人們知道您可能回覆緩慢。 
- 將應用程式和工具整合到[工作管理平台](https://asana.com/uses/work-management)中，以減少[情境切換](https://asana.com/resources/context-switching)。 
- 進行[會議審計](https://www.inc.com/rebecca-hinds/meetings-are-broken-its-time-for-a-meeting-doomsday.html)，以消除不必要的會議，並騰出行事曆空間以獲得專注時間。 
- [閱讀：如何專注：在分心的世界中完成工作的提示](/resources/stay-focused)

### 7. 嘗試時間管理策略

若要在期限前完成工作，您必須能夠管理自己的時間。 如果您或團隊中的某位成員在拖延方面遇到困難，請嘗試以下其中一種時間管理策略，以幫助您專注於任務： 
- [番茄工作法技術](https://asana.com/resources/pomodoro-technique)**：**安排 25 分鐘的工作段落和 5 分鐘的休息時間。
- [時間分割法](https://asana.com/resources/what-is-time-blocking)**：**為一天中的每個部分安排時間。 
- [時間箱](https://asana.com/resources/what-is-timeboxing)**：**建立一個「時間箱」，在這段時間內，您的目標是在特定的時間範圍內完成特定任務。 
- [食蛙法](https://asana.com/resources/eat-the-frog)**：**在進行任何其他工作之前，先處理最困難的任務。 
- [帕雷托法則](https://asana.com/resources/pareto-principle-80-20-rule)**：**專注於最具影響力的任務，以最大限度地提高時間的回報。 
- [儘管去做 (GTD) 法](https://asana.com/resources/getting-things-done-gtd)**：**在一處位置寫下您需要做的所有事情，以便釋放精神能量並確定工作的優先順序。 
- [建立艾森豪矩陣範本](/templates/eisenhower-matrix)

## 錯過期限時該怎麼辦

每個人都會偶爾錯過期限。 與其自責或指責，不如鼓勵團隊成員遵循這些步驟。 這有助於您向前推進、主動處理情況，並最大限度地減少對專案關係人的影響。 
- **一旦您認為自己會錯過期限，請立即說明。** 您可以越早提供通知越好。 這樣一來，專案關係人就有時間調整時間軸，以應對延誤。 
- **解釋發生了什麼事。** 當您錯過期限時，可以提供說明，但請盡量簡介，以便您可以專注於解決方案而不是指責。 
- **提供解決方案。** 想想您可以提供什麼來彌補錯過期限所造成的不便。 例如，您可以交付迄今已完成的更粗略版本，或延長期限以獲得更精緻的交付項目。 
- **評估您的優先順序，並提出新的（實際）期限。**盤點您手頭上的一切。 考慮到您正在進行的所有其他工作，您實際上可以預期何時已完成該任務？ 設定新的期限有助於您 (和專案關係人) 規劃如何推進，而不是不斷擔心逾期的任務或只是匆忙盡快完成任務。 
- **更新您的專案時間軸和任何相依性。** 如果您錯過的期限是更大型專案的一部分，請調整其他任務，以確保仍有足夠的時間完成所有內容。 例如，如果有人正在等待您開始任務，而您錯過了期限，他們可能需要額外的時間。 
- **不要自責。** 每個人都會偶爾錯過期限。 重要的是從經驗中學習，並為下次改變您的方法。 

## 將期限作為工具使用

期限不是您的敵人，而是一種組織工具。 設定明確且切合實際的期限，有助於您掌控團隊的工作，並讓專案順利進行。 這意味著，截止日期不會給您的生活帶來壓力，而是有助於提供結構，並讓每個人都能維持資訊同步。

- [生產力](/resources/productivity)

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#### 內容撰稿人

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