# 如何撰寫有效的備忘錄 (免費範本)

> 備忘錄是用於組織內部資訊的大眾溝通工具。請查看我們的備忘錄指南，並取得免費範本。

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## 如何為有效溝通撰寫備忘錄 (附範本)

#### 摘要

備忘錄是傳送給整個團隊、部門或組織的文件或訊息，用於告知團隊公司的最新動態。 備忘錄非常適合用於向員工通知新政策或最佳作法、請求[專案回饋](https://asana.com/resources/project-feedback)、總結行動計劃等。 瞭解如何建立有效的備忘錄以及何時使用備忘錄。有效的溝通至關重要。 但您也需要確保其易於理解。 使用範本化的方式進行此操作，不僅可以更輕鬆地建立溝通，還可以讓您的員工更容易理解。

這就是備忘錄派上用場之處。 當您想要將新流程、[策略實施](https://asana.com/resources/strategy-implementation)或即將進行的專案告知團隊或部門時，備忘錄範本是一個很好的起點。 為了清楚傳達訊息，瞭解如何專業地撰寫備忘錄至關重要。

我們的指南涵蓋備忘錄的定義、傳送備忘錄的時機、建立格式的方式，以及有效撰寫備忘錄的技巧。 然後，使用我們的免費備忘錄範本，為您提供成功的藍圖。

## 什麼是備忘錄？

備忘錄 (又稱為備忘錄) 是在整個組織中傳達資訊的工具。 與一對一訊息不同，備忘錄的受眾通常更廣。

此類信件通常會傳送給[整個團隊](https://asana.com/resources/group-vs-team)、部門或組織，以便讓員工瞭解公司的最新情況。 備忘錄可以涉及任何具有廣泛相關性的重要主題，從政策變更到新客戶再到預算削減。

這種類型的溝通可以透過電子方式建立和發送，或列印為實體講義。 即使您認識溝通鏈中的每個人，也務必保持這些文件的禮貌和專業性。 若有疑問，請省略表情符號、簡訊語言和縮寫，讓您的訊息更具專業性。
- [免費備忘錄範本](https://asana.com/resources/download-memo-template)

## 傳送備忘錄的原因

有人會傳送備忘錄而非一般電子郵件的原因有很多。 電子郵件是一種休閒的溝通表單，而備忘錄則更為正式，並成為公司記錄的一部分。 

員工會更認真看待備忘錄。 因此，備忘錄往往更有效地進行跨組織溝通。 我們在下面概述了一些最常見的原因。

備忘錄可以：
- 說明政策變更
- 公告即將舉[行的會議日程](https://asana.com/resources/meeting-agenda)或活動
- 宣布削減預算
- 總結[行動計劃](https://asana.com/resources/action-plan)
- 描述新客戶的引導流程
- 會議紀要詳細資料
- 請求推薦或回饋
- 通知員工公司問題或解決方案

向員工群組傳送電子備忘錄是有益的，因為這樣他們就能在一處集中查看公司的詳細資料。 每個人都同時收到相同的資訊，而不是透過小道消息聽到。

## 如何設定備忘錄的格式

有幾種方式可以構建備忘錄，但大多數備忘錄都具有相同的格式元素。 您可以自訂備忘錄範本，以符合您想傳送的訊息語氣和內容。

### 主旨

首先：從一個出色的主旨行開始撰寫備忘錄，從而以正確的方式開始。 最佳備忘錄主旨行應盡可能具體。

例如，與其將備忘錄標記為「公司活動」，不如將主旨行標記為「年度假日派對：日期和詳細資料」。

清晰的主旨行可讓人們在打開備忘錄之前就能確切瞭解其內容。 這也使尋找備忘錄更容易，因為這意味著員工的收件匣中不會有多個具有相同主旨的備忘錄。

### 標題

備忘錄標題中應包含幾個關鍵因素。 請務必註明日期、接收者和備忘錄的寄件者。 此資訊將提供有關訊息內容的情境資訊。 

### 訊息內文

備忘錄的正文應捕捉訊息的主要目的。 使用開頭段落精確說明文件其餘部分的內容。 開頭區段應保持簡短，以便最有效地傳達您的訊息。 
- **第 1 段**：在本段開頭使用「我寫信是為了通知您」和「我要求提供有關資訊」等陳述。 第一段應包含備忘錄中最重要的資訊。 
- **第 2 段**：第 2 段將為您提供機會，提供更多詳細資料並深入探討主題。
- **第 3 段**：您可以在第 3 段提出您的請求。 例如，要求部門[提供有關專案的回饋](https://asana.com/resources/project-management-phases)，或要求在特定日期之前回覆公司活動。  

有些備忘錄沒有與您提供的資訊相關的請求。 如果是這種情況，您可以利用這個空間感謝同事的時間。

在向同事傳送備忘錄之前，請檢查公司的大眾溝通政策。 有些公司會要求額外的步驟，例如新增組織標誌、公司名稱或標準化字體大小。 您可能還需要在發送之前獲得核准或許可。

## 撰寫備忘錄的提示

現在您已經知道備忘錄中應包含哪些內容，是時候精心打磨正確的語氣和格式了。 以下是撰寫有效 Business 版備忘錄時需要牢記的提示。
- **保持專業的語氣**：始終保持專業的語氣，但可以根據您的受眾和目標進行調整。
- **避免使用縮寫字和簡語**：請將縮寫字和簡語拼寫出來，以便所有收件人都能理解您的訊息。
- **將備忘錄保持在一頁內**：嘗試將您的內容放入三個段落中，以便簡要地傳達您的觀點。
- **必要時使用附件**：如有需要，請隨時新增附件或傳單，為您的備忘錄提供更多背景資訊。
- **考慮您的目標受眾：根據您的寫作對象**，更改電子郵件的訊息。
- **保持格式一致**：在整篇文章中保持相同的字體、段落結構、標點符號和語法。
- **保持清晰簡潔**：在備忘錄文件的開頭提出您的請求或公告。
- **保持客觀**：在撰寫 Business 版文件時，應堅持事實，避免個人偏見。

透過遵循這些提示並瞭解要包含的內容，您可以一次又一次地建立專業且簡潔的備忘錄。

## 備忘錄類型

備忘錄有三種風格：建議、確認和請求。 這三種類型的備忘錄在一般格式和 Business 版寫作風格上保持一致。 差異在於您的受眾、語調和對象。 

### 建議性備忘錄

傳送建議性備忘錄是尋找公司問題解決方案的絕佳方式。 這類備忘錄通常會鼓勵[創造性思維](https://asana.com/resources/creative-strategy)、[腦力激盪](https://asana.com/resources/brainstorming-techniques)和小組討論。 

傳送建議性備忘錄時，最好使用積極且鼓勵性的語言。 這種語言將有助於讓您的同事對尋找創新的想法感到興奮。

**範例：**如果您是一家廣告公司，並希望就品牌行銷活動的新想法進行小組討論，請傳送一份建議性備忘錄。

### 確認備忘錄

使用確認備忘錄以書面形式確認口頭協議。 請務必強調雙方協議的重要方面，以便每個人都能清楚瞭解目標。

在備忘錄文件的最後，詢問對方是否需要進一步澄清或需要更改任何詳細資料。 這有助於在專案開始後避免任何混淆或誤解。

**範例**：如果您是行銷團隊的團隊負責人，您可以在專案協作時向公司的 DevOps 團隊傳送確認備忘錄。 它將涵蓋專[案交付項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)，確保所有專案關係人都了解專[案範疇](https://asana.com/resources/project-scope)，並確保沒有人有任何疑問。

### 請求備忘錄

請求備忘錄是您在有請求時可以傳送給公司的文件或電子郵件。 請先說明您需要已完成請求的原因，以開始撰寫此類備忘錄。

在提出解決問題的建議時，請保持專業且有說服力的語氣。 雖然備忘錄中總是建議使用這種類型的語言，但在請求備忘錄中尤其重要。

**範例：**如果您是人力資源經理，並要求員工在期限前填寫其保險資訊，則會傳送請求備忘錄。

## 備忘錄範本

使用我們的備忘錄範本來組織您的文件，並每次都建立成功的訊息。 寄出備忘錄時，請務必有效填寫主旨列、標題和正文訊息。

## 專案管理工具和備忘錄將幫助您簡化溝通

使用備忘錄範本將有助於您與公司中的每個人進行溝通。 將其與專[案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)結合，有助於您將所有備忘錄保留在一處，並讓您輕鬆地將備忘錄傳送給許多專案關係人和團隊成員。 您甚至可以將備忘錄直接連結至行動項目，將這些待辦事項和訊息轉化為現實。

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有效的溝通至關重要。 但您也需要確保其易於理解。 使用範本化的方式進行此操作，不僅可以更輕鬆地建立溝通，還可以讓您的員工更容易理解。這就是備忘錄派上用場之處。 當您想要將新流程、策略實施或即將進行的專案告知團隊或部門時，備忘錄範本是一個很好的起點。 為了清楚傳達訊息，瞭解如何專業地撰寫備忘錄至關重要。我們的指南涵蓋備忘錄的定義、傳送備忘錄的時機、建立格式的 ...