# 想要更少、更好的會議嗎？不妨嘗試會議管理

> 想要更少、更好的會議嗎？瞭解會議前、會議期間和會議後應該做些什麼，讓會議對所有參與人員更有價值。

Source: https://asana.com/resources/meeting-management

## 想要更少、更好的會議嗎？試試會議管理。

#### 摘要

無效率的會議是生產力的重大障礙，但問題並非無解。 瞭解會議前、會議期間和會議後的做法，讓所有參與人員都能從中獲得價值和生產力。 因為在會議方面，質量勝於數量。想像一下：您正在參加一場沒有明確目的或行動項目的會議。 大家都在談論，但沒有人記錄任何內容。 當會議終於結束時，您已經筋疲力盡、情緒耗盡，而且非常暴躁。 

聽起來很熟悉嗎？ 若是，您並不是唯一一個。 

員工[每週都會因為不必要的會議而損失近三個小時](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)。 面對大量的邀請，我們正在退出，[超過一半](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)的員工在會議期間進行多工處理，只有 43% 的人參與較小規模的虛擬同步。 可以說，我們當中有許多人都在參加一些毫無成效、不必要或單純無聊的會議。 

並不是說所有會議都不好，而是我們沒有從時間中獲得良好的價值。 我們不僅需要減少會議，還需要更好的會議，這對所有參與者來說都很有用。 因為最終，舉辦更有效率的同步會議意味著您需要更少的面對面時間來完成工作。 

這就是會議管理派上用場的地方。 

## 什麼是會議管理？

會議管理是協調和執行會議的過程，旨在充分利用您的時間。 這包括您在同步前、同步期間和同步後採取的行動，以幫助事情順利進行，例如建立日程和指派[行動項目](https://asana.com/resources/action-items)。 

當您妥善管理會議時，您的同步會議就會變得有效率且富有成效。 與會者瞭解會議目標，並擁有所需的資訊，以便做好準備，從而[保持專注](https://asana.com/resources/stay-focused)，並協助您盡可能提高共處時間的生產力。 更有效率的同步也意味著您需要更少的會議來完成工作，這樣您就可以簡化您的排程，並為每個人留出一些寶貴的專注時間。 
- [免費可自訂的會議日程](/templates/meeting-agenda)

### 您是否真的需要開會？

並非每場會議都需要召開。 如果您經常發現自己參加了不必要的會議，不妨考慮採取更全面的方法，並進行一[次會議審](https://www.inc.com/rebecca-hinds/meetings-are-broken-its-time-for-a-meeting-doomsday.html)查。 這聽起來可能很可怕，但會議末日將簡單的會議審計提升到一個新的層次，鼓勵團隊成員從他們的行事曆中刪除所有週期性會議，然後重新開始更新邀請。 事實上，我們剛剛在 Asana 進行了一次會議末日審計。 在組織醫師和企業家 Rebecca Hinds 的帶領下，我們的審計為參與者平均每月節省了 11 個小時。 

## 如何管理會議：9 個簡單步驟

多做一點額外的工作，可以大大提高會議的效率。 請按照以下九個步驟規劃有效的會議，並確保您的同步對每個人都有價值。 

### 1. 會議前：定義會議的目的

在任何事情之前，您需要瞭解會議的目的。 目的是您和專案關係人在一起時需要達成的目標，以便使會議取得成功。 最重要的是，這包括您需要討論的主題和需要做出的決策。 定義會議的目的也是一個很好的機會，可以評估您是否需要會議。 如果您在提出討論主題時遇到困難，或者您可以輕鬆地在離線時回答問題，請考慮使用[非同步溝通](https://asana.com/resources/synchronous-vs-asynchronous-communication)。 

請按照以下三個步驟定義您的會議目的： 
- 設定可實現的目標，讓團隊保持專注並按部就班。
- 列出為實現會議目標而需要討論的所有主題。 
- 強調為了達成會議目標而需要做出決策的主題。 

例如，假設您的團隊正在開會，以確定部落格重新設計專案的預算。 以下是您定義會議目的的方法： 

**會議目標：**確定[部落格重新設計專案的預算](https://asana.com/resources/project-budget)數字。 

**所需主題和決策：**
- 其他團隊專案的預計支出和剩餘資金總額。 
- 與其他專案相關的部落格重新設計優先順序。 _需要做出決策：我們應該優先考慮部落格重新設計並從其他專案中提取資金，還是使用剩餘的預算？_
- 審查部落格重新設計的兩種預算情境。 _需要做出決策：我們應該建立更便宜的 MVP 版本，還是進行完整的重新設計_？ 
- 預算核准人員。 _需要決策——誰需要核准我們的最終預算？_ 

### 2. 會議前：確定與會者

現在您已確定會議的目的，可以決定誰需要 (以及不需要) 參加。 為了提高會議效率，最好將人數限制在絕對需要出席的人員。 與會者應為專案關係人，其意見對於做出決策和實現會議目標而言不可或缺。 同步後，您可以隨時將會議紀錄傳送給應該知悉但無需參與[決策過程的](https://asana.com/resources/decision-making-process)專案關係人。
- [閱讀：RACI 表](/resources/root-cause-analysis-template)

### 3. 會議前：定義角色和職責

每位與會者都應在會議中發揮作用。 在會議開始之前，請釐清每個人的[角色和職責](https://asana.com/resources/roles-and-responsibilities)，以便能清楚瞭解每個專案關係人的職責以及他們應該如何準備。 在下一步中，您將在會議日程中包含此資訊，以便每位與會者都能提前查看。

若您不確定從何著手，以下是一些常見的會議角色： 
- **主持人：**主持會議、介紹日程主題，並使專案關係人保持專注並按進度進行。 主持人通常是會議組織者。 
- **記錄員：**記錄書面備註或會議紀要，以記錄會議。 對於週期性的團隊會議，請嘗試輪流進行會議記錄，以免每次都由同一個人負責此任務。 
- **決策者：**負責做出關鍵決策，以實現您的會議目標。 
- **貢獻者：**提供實現會議目標所需的更新和輸入。 貢獻者可能會進行簡報、提供專案更新，或僅僅是提出自己的意見。 

### 4. 會議前：建立並分享會議日程

一個好的[會議日程](https://asana.com/resources/meeting-agenda)有兩個目的。 它可幫助您及時規劃和執行會議，並為專案關係人提供他們所需的資訊，以便他們做好準備並做出明智的決策。 關鍵是提前分享您的會議日程，理想情況下至少在同步開始前 24 小時分享。 

您的日程應將會議目標、待討論的主題以及需要做出的決策告知專案關係人。 如果您已經定義了會議的目的，則已準備好這些資訊。 

以下是會議日程中應包含的內容：
- 會議的目標。
- 會議參與者及其角色。
- 概述您將在會議期間討論的內容，包括您需要做出的關鍵決策。 
- 每個日程項目的持續時間和分配的時間。
- 與會者應事先閱讀的所有材料。 

對於週期性同步，許多團隊會進一步使用[L10 會議範本](https://asana.com/templates/l10-meeting)。 它透過為問題、記分卡和行動項目新增可重複的結構，在您的日程上進行構建，從而使會議每週都保持高效。

### 5. 會議前：確定同步的時長

會議的長度對於會議的生產力有著巨大的影響，尤其是對於虛擬同步會議而言。 根據[認知神經科學家 Sahar Yousef](https://blog.asana.com/2021/04/dr-yousef-burnout/)博士的說法，「您需要有充分的理由才能安排超過 30 分鐘的時間段。」 事實上， [2020 年 Microsoft 的一項研究表](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/07/08/future-work-good-challenging-unknown/)明，線上會議的[視訊疲勞會在 30 分鐘時出](https://asana.com/resources/videoconferencing-fatigue)現，這意味著超過這個時間點後，專注力會變得更難。 另一方面，當我們面對面交談時，通常可以保持專注 45 到 60 分鐘。 

如果您必須安排更長的會議，Yousef 博士建議您在 30 分鐘時段安排 1 分鐘的休息時間。 這樣，您的大腦就能重新啟動，而您也能在接下來的一段時間內保持精力。 

### 6. 會議前：傳送行事曆邀請

安排會議通常是一個棘手的過程，特別是當您在跨越不同時區的[虛擬團隊](https://asana.com/resources/virtual-team)中工作時。 在每個人的行事曆上搜尋會議時間時，請記住以下問題： 
- 您是否需要額外的緩衝時間來旅行或設置設備？ 
- 會議將在哪裡舉行？ 您是否需要預訂會議室、傳送虛擬邀請，或兩者皆有？ 
- 與會者所在的時區是什麼？ 您是否在每個人的 Business 版工作時間 (或至少接近) 期間安排會議？ 

### 7. 會議期間：做好會議紀錄

[會議紀錄](https://asana.com/resources/meeting-notes-tips)可幫助您記住並跟進重要細節，例如您做出的關鍵決策、專案更新和後續步驟。 對於想要隨時掌握專案資訊的專案關係人來說，這些記錄也很有幫助。 他們無需參加會議，只需在會後閱讀會議紀錄即可。 

負責會議紀錄可能會令人生畏，但其實不必如此。 當您 (或您指定的記錄員) 開始記錄時，請記住以下幾個提示： 
- 將會議日程用作紀錄的大綱。 這樣一來，所有內容都已經準備就緒，您無需採取任何額外步驟來組織資訊。
- 不要覺得自己需要逐字記錄所有內容。 相反，請專注於強調重要的資訊，例如行動項目、專案更新和關鍵決策。 
- 對於沒有簡報的線上會議，請嘗試分享您的畫面，以便所有人都能看到您的紀錄。 這樣，團隊成員就可以在覺得您遺漏了任何重要資訊時加入討論。 

### 8. 會議結束時：確定並指派行動項目

您是否曾在不知道下一步該做什麼的情況下結束會議？ 您可以在同步期間指派具體[的行動項目](https://asana.com/resources/action-items)，從而避免這種混淆。 行動項目記錄了會議結束後誰在做什麼，並有兩個重要目的： 
- 它們讓每個人都能就後續步驟保持一致，並確保工作向前推進。
- 它們為會議討論奠定基礎，確保每個人都專注於具體的行動計劃，而不是模稜兩可的想法。 

為了讓每個人都能維持資訊同步，最好在會議期間即時指派行動項目。 請務必將其記錄在會議紀錄中，以便您有誰負責什麼的具體記錄。 如果您的團隊使用 Asana 這類[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)，您可以直接從會議日程指派任務。 

#### 藉由 Asana + Zoom 讓會議內容可行動化

藉助 Asana 的[Zoom 整合](https://asana.com/apps/zoom)，您可以將富有成效的對話轉化為可行動的待辦事項。提前分享會議詳細資料和情境資訊，在會議期間保持進度，並記錄行動項目，而無需離開 Zoom。

### 9. 會議結束後：分享並封存會議紀錄

與與會者分享會議紀錄是回顧討論內容的絕佳方式。 這有助於專案關係人記住關鍵決策和行動項目，以便每個人在下次會議前保持一致。 此外，分享會議紀錄是一種非常好的方式，可以[非同步地](https://asana.com/resources/synchronous-vs-asynchronous-communication)將專案進度告知專案關係人，而他們不一定需要參加會議。 

最後，請務必將會議紀錄儲存並封存到每個人都能輕鬆存取的位置。 例如， [Asana](https://asana.com/product)可讓您在一處集中位置記錄、分享和封存備註。 專案關係人還可以直接在會議紀錄上發表評論和協作，因此關鍵對話會發生在您儲存工作的同一處。 

## 有效會議管理的 8 個技巧

會議管理相當簡單，但可能需要一些練習才能做對。 為了節省您一些疑難排解的時間，以下是改善會議管理技能的八個提示： 
- **提前提供會議日程：**提前分享您的日程有助於專案關係人做好準備並分享想法。 這樣一來，您就不必浪費時間讓每個人都能跟上進度，而是可以直接深入探討重要的討論主題。 
- **遵循您的日程：**您的日程是終極的會議指南，它列出了您需要討論的所有內容、需要做出的決策以及每個主題的時間長度。 在會議期間，請將日程置於最前面和中心位置，以改善時間管理，並確保討論進展順利。 如果確實出現其他主題，請記錄下來，以便稍後非同步或在單獨的會議中跟進。 
- **縮短會議時間：**會議時間越長，每個人就越難保持專注和參與。 讓您的日程決定所需的會議長度，並記住並非所有同步都必須長達 30 或 60 分鐘，它們可能是[15 分鐘](https://www.wired.co.uk/article/15-minute-meeting-burnout)、40 分鐘或您實際需要的時間。 縮短 Business 版會議對遠距團隊尤其重要，因為視訊疲勞會在 30 分鐘左右出現。 另一方面，我們通常可以在面對面會議期間保持 45 到 60 分鐘的專注力。 
- **邀請更少的人：**會議規模越小，效率就越高。 邀請較少的人可以讓您的同步更有效率，並為會議參與者提供他們貢獻所需的空間和時間。 這也能讓其他專案關係人不必在與他們無關的會議上浪費時間。 在決定邀請誰時，請記住，成功的會議著重於做出決策，而非單純分享資訊。 如果專案關係人希望隨時掌握最新資訊，您可以在會議結束後向他們傳送會議紀錄。 
- 準**時開始：**可以留出幾分鐘的緩衝時間，讓人們有時間到達，但超過這個時間可能會影響您的會議生產力。 即使有人尚未到達，也請嘗試準時開始。 如果您經常有許多落後者，請嘗試在會議開始時加入 5 分鐘的[破冰問題](https://asana.com/resources/icebreaker-questions-team-building)，讓遲到者有時間適應。 
- **讓會議變得互動：**最好的會議充滿創意和活力。 人們不僅僅是出現並被動地聆聽，而是積極參與討論。 若要讓會議更具互動性，請嘗試直接詢問意見並分配時間進行[腦力激盪](https://asana.com/resources/brainstorming-techniques)。
- **為問答環節預留緩衝時間：**堅持日程很重要，但您也需要保持彈性，並為相關問題留出時間。 與其將問答時間推到會議結束時，不妨鼓勵參與者在整個過程中提出問題。 這樣他們就不太可能忘記，而您也可以在情境下回答每個問題。 
- 會議**結束後立即進行後續追蹤：**不要等待，在每個人對會議記憶猶新時進行後續追蹤。 這包括分享會議紀錄、安排後續會議以及指派行動項目。 

## 讓會議再次發揮作用

會議不一定是浪費時間。 如果您從本文中學到一件事，就讓它是這樣：一次富有成效的會議總是比一小撮無效率的會議好。 透過一些提前規劃，您可以在短時間內完成同樣多的工作 (如果不是更多)，而且您也會有更多時間專注於工作。 

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