# Managing Freelancers? Start Here

> Managing freelancers doesn’t have to be daunting. Learn five key processes to outsource tasks without creating extra work for your team.

Source: https://asana.com/resources/managing-freelancers

## 需要管理自由職業者嗎？請從此處開始。

#### 摘要

管理自由職業者不必令人生畏。 在本文中，我們概述了有效管理自由職業者所需掌握的五個關鍵流程，這樣您就可以在不為團隊創造額外工作的情況下外包任務。自由職業者是自僱人士，不會長期受僱於單一組織。 他們通常是各自領域的專家，在不同的公司和專案中磨練自己的技能。 

如果您有大量專業工作，但沒有足夠的餘裕，自由職業者可以提供協助。 建立和維護自由職業者團隊有助於減少[過度工作](https://asana.com/resources/overworked-signs)，而無需承諾僱用額外的內部員工。 透過正確的工作流程，您可以在不產生更多「[工作附帶事務](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad)」的情況下管理承包商，例如溝通專案、搜尋資訊和追蹤狀態更新等任務。 

這就是自由職業者管理的用武之地。  

## 什麼是自由職業者管理？

自由職業者管理是建立和維護自由職業者團隊的流程。 從發票追蹤等行政任務到引導和溝通等管理職責，這包括讓您的自由職業者引擎持續運作所需的一切。 
- [建立自由職業者管理範本](/templates/freelancer-management)

最基本的自由職業者管理包含以下五個職責： 
- 尋找自由職業者
- 引導自由職業者
- 傳送和接收指派任務
- 追蹤發票和預算
- 管理自由職業者關係

## 管理自由職業者與內部員工：有何差異？

管理自由職業者與與內部團隊成員合作不同。 這是因為您通常會為特定任務或專案聘請自由職業者。 此外，自由職業者通常會選擇同時與多家公司簽訂合約，因此您的工作並不是他們唯一的重點。 因此，他們的工作時間通常比一般員工更彈性，專注於以期限為導向的任務，而不是在特定的工作時間內提供服務。 

另一方面，全職員工則會持續擔任一個可能會隨時間演變的職位。 他們更像是長期投資，需要大量的[到職](https://asana.com/resources/employee-onboarding-process)期才能讓他們快速掌握公司流程和文化。 由於這項前期投資，內部員工擁有學習、成長和對複雜專案擁有所有權所需的知識和資源。 另一方面，自由職業者的重點更為明確，應具備必要的技能才能進入專案。 對他們來說，上線引導的強度要小得多，更多地關注於理解您僱用他們的任務。 

## 管理自由職業者：5 個步驟 (附範例)

管理自由職業者可能令人生畏，特別是如果您過去沒有與自由職業者打過交道。 儘管有很多變動的部分，但您可以將自由職業者管理分解為五個具體步驟，當您掌握這些步驟時，將有助於您立即提升自由職業者的效率。 

### 1. 尋找優質人才

尋找合適的自由職業者可能很難，但如果您知道在哪裡尋找，就會更容易。 以下是開始搜尋的方法：  
- **利用您的人脈：**詢問同事過去曾與哪些自由職業者合作過。 他們是否有任何可以推薦的自由職業者？ 
- **詢問您目前的自由職業者：**如果您已經與某位自由職業者合作，並希望聘請更多自由職業者，請詢問他們是否有任何同事願意承擔更多工作。 自由職業者往往會認識其他自由職業者並與之合作，因此他們是推薦的絕佳資源。 
- **在社交媒體上發佈：**在 LinkedIn、Twitter 或其他平台上宣傳您的自由職業者招募。 Facebook 等網站通常會有專門供自由職業者交流和分享其技藝的群組，例如：自由撰稿人群組。 不妨加入並在那裡發佈您的招聘資訊。
- **外包您的搜尋：**由於零工經濟的發展， [Upwork](https://www.upwork.com/)和[Fiverr](https://www.fiverr.com/)等自由職業平台正在成長。 如果您時間緊迫且需要快速獲得幫助，這些專業平台可幫助您與世界各地的自由職業人才建立聯繫。 

在聯絡潛在的自由職業者時，請務必具體說明您正在招聘的專案。 為了設定期望並避免未來的溝通不暢，請務必傳達角色概述、所需資格和大致的[專案時間軸](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules)。 例如，以下是一家尋求聘請自由職業文案撰稿人的公司的外展訊息範例： 

_Acme Company 正在尋找更多自由職業文案撰稿人，以應對不斷增加的專案需求。 我們特別尋找在軟體行業擁有內容撰寫經驗的人員，他們能夠與我們公司的風格和語調相匹配。 這是一個持續的自由職業機會，每月有 40 個小時以上的持續工作機會。_

_文案撰稿人必須能夠：_
- _提供符合我們風格指南和公司語調的乾淨文案。_
- _為行動應用程式撰寫電子郵件和 UI 文案。_
- _納入產品經理的回饋。_

_若您符合上述條件，請將您的履歷和任何相關範例寄至 daniela.vargas@acmecompany.com。_

在進行冷聯絡時，不妨索取推薦人、工作範例或簡介範例任務。 這樣一來，您就可以在將自由職業者納入看板之前，驗證他們是否具備所需的資格。 

### 2. 設定自由職業者到職流程

雖然自由職業者到職流程不如員工到職流程密集，但仍需要一些前置投入量才能讓自由職業者快速上手。 建立標準的自由職業者到職流程可以為您節省時間，並減少未來的壓力。 與其每次都從零開始，不妨遵循預先定義的流程，確保新的自由職業者擁有成功執行專案要求所需的資訊。 

以下是自由職業者到職流程中應包含的一些關鍵內容： 
- **合約：**使用[合作協議範本](https://asana.com/templates/partnership-agreement)來概述專案交付項目、付款條款和專案時間軸。 讓自由職業者簽署詳細的合約有助於避免未來的誤解。 
- **發票開立說明：**每家公司處理自由職業者發票開立的方式略有不同。 為了使開立發票流程無縫衔接，請提供有關自由職業者應如何以及何時提交發票的說明，以及如何傳送必要的稅務表單和付款詳細資料。 您還可以包含一個發票範本，以確保承包商提供所有必要的資訊。 
- **專**[案簡介](https://asana.com/resources/project-brief)**：**您的簡介概述了自由職業者在開始專案時需要了解的所有資訊。 其中應包含專案描述、交付[項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)清單、專案期限、專案執行指南以及提交已完成工作的說明。 您提供的有關期望和要求的資訊越多，自由職業者就越有可能生產出您想要的內容。

在聘請自由職業者時，範本是您的好夥伴。 例如，您可以與內部法務團隊合作建立合約範本和專案簡介，然後為每位新的自由職業者填寫關鍵詳細資料。 將到職溝通範本化也很有幫助，可最大限度地減少來回溝通，並確保您為承包商提供他們所需的所有資訊。 

請參閱以下的到職訊息範例，但請務必在實施任何合約之前與您的內部人力資源部 (HR) 和法務團隊確認。 

_[自由職業者姓名]，您好：_

_很高興您加入 [專案名稱] 的專案團隊。 [依據需要提供背景資訊]。_

**簡介 + 指派**

_以下是 [專案簡介] 的連結，您也可以透過 Google 文件存取。 您可以在 [此處] 連結的 Asana 專案中找到您的指派任務。_

**數字**

_預計完成率為每件 [#] 分鐘，這意味著您__本月總共_

**費率**

_每件 [$]，相當於每小時 [$] 的費率，略有增加。 以下是我們的 [INVOICING INSTRUCTIONS] 連結。_

**期限**

_[日期]，[時間，時區]。_

**備註**
- _[此專案的優先順序，依據需要]_
- _請參閱簡介中的 [A] 和 [B] 範例。_

_如有任何疑問，請與我聯絡。 如果您需要聯絡我們，請在 Asana 中傳送訊息給我。_

_祝好！_

_[您的姓名]_

### 3. 建立一個系統來傳送和接收指派任務

傳送和接收指派任務是自由職業者管理的重要組成部分。 為了讓事情順利進行，請建立一個標準流程，讓所有自由職業者都可以使用該流程查看其任務並提交已完成的工作。 例如，在[Asana](https://asana.com/product)中，您可以與自由職業者分享專案，然後為他們指派具有特定期限的任務，以便清楚掌握何時需要完成哪些工作。 

在 Asana 中使用[指派內容追蹤工具範本](https://asana.com/templates/assignment-tracker)，您無需從零開始。 此範本可讓您輕鬆記錄指派、設定期限並清楚查看進度。

建立指派管理系統有助於避免額外的溝通和工作。 您無需為每個新任務傳送單獨的電子郵件，只需[在任務管理工具](https://asana.com/uses/task-management)中新增並指派工作即可。 然後，承包商可以將他們完成的工作附加到每個任務中。 此外，這還可以讓您以鳥瞰式檢視已指派和已完成的任務，以便即時查看專案進度。 
- [建立自由職業者管理範本](/templates/freelancer-management)

### 4. 將預算追蹤流程標準化

預算追蹤是自由職業者管理的主要支柱。 您需要能夠確定每個月初必須花費的金額，然後相應地指派自由職業者的工作。 在月底時，將發票與預計預算進行比較，以確保您沒有超支，這一點同樣重要。 

建立標準化的預算追蹤流程，有助於您每個月都能完成這些工作。 開始方法如下： 
- **確定您的發票開立週期。**例如，您可以讓自由職業者每兩週或每月結束時提交發票。 當所有自由職業者同時提交發票時，您就能更輕鬆地預測和追蹤支出。 
- **建立專**[案預](https://asana.com/resources/project-budget)**算文件。**這應該有空間來追蹤每個發票開立週期的預計與實際支出 (如果自由職業者提交雙週發票，則每兩週一次；如果他們提交每月發票，則每月一次)。 
- 根據您可用的支出金額**發送指派任務**。 如果您按[交付項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)或專案向自由職業者付款，這很容易計算。 如果您按小時付費，請務必提供自由職業者應工作多少小時的指引。 
- **提醒您的自由職業者團隊在每個發票開立週期結束時提交發票**。 

**收集發票**，並用它們來記錄您實際支出的金額，並與預算中的預估支出進行比較。

### 5. 管理自由職業者關係

自由職業者可以靈活地選擇他們想要為哪些客戶工作。 這意味著與自由職業者建立良好的關係對您最有利，因為您的關係越好，他們就越想與您合作。 

以下是與自由職業者團隊[建立融洽關係](https://asana.com/resources/building-rapport)和信任的方法： 
- **練習情商：**[情商](https://asana.com/resources/emotional-intelligence-skills)有助於您瞭解他人的感受，以便更有效地進行協作。 當您將情商技能應用於與自由職業者的互動時，您可以帶著同理心進行溝通，並隨著時間的推移建立更牢固的關係。 
- **不要進行微觀管理：**自由職業者會按照自己的排程工作，因此期望他們隨時都能提供服務是不切實際的。 偶爾查核進度是可以的，但最終您需要相信自由職業者會按時完成工作。 
- **將回饋納入流程：**第一次嘗試時，沒有什麼是完美的。 與自由職業者合作時，請務必在您的工作流程中建立至少一輪[回饋](https://asana.com/resources/tips-giving-feedback)。 例如，讓自由職業者提交初稿，以便您在專案推進之前提供任何必要的備註。 
- **建立**[溝通指南](https://asana.com/resources/communication-plan)**：**清楚說明自由職業者應使用哪些溝通管道、他們可以如何與您聯絡，以及您計劃如何與他們分享資訊。 例如，您可以使用電子郵件和即時通訊的組合，或將所有溝通整合到一個[專案管理平台](https://asana.com/uses/project-management)中。 如果您管理的是[遠距團隊](https://asana.com/resources/virtual-team)，且無法與自由職業者面對面會面，這一點尤其重要。 

**設定具體期限：**在與自由職業者打交道時，明晰度尤為重要，因為溝通不暢可能會浪費雙方的時間和金錢。 在啟動專案時，請明確說明工作的截止時間以及自由職業者應如何提交任務。
- [閱讀：以正確方式進行宏觀管理的 8 個提示](/resources/macromanagement)

#### 持續追蹤您的關係：建立自由職業者資料庫

當您投入大量精力建立牢固的關係時，追蹤所有這些關係非常重要。 這樣一來，當新專案出現時，您就可以輕鬆聯絡過去與您合作過的自由職業者。 

建立自由職業者資料庫可幫助您建立和追蹤您的自由職業者網路。 這是一個單一事實來源，您可以在其中看到您目前正在合作的每個人、過去曾與您合作過的人，以及任何您尚未合作過的潛在新自由職業者。 這樣一來，您就能隨時為特定任務找到合適的人選。 

以下是自由職業者資料庫中應包含的內容： 
- 每位自由職業者的姓名和聯絡資訊 
- 偏好費率
- 優勢和專業領域
- 他們過去參與過的專案

## 簡化的自由職業者管理

管理自由職業者不必是一個令人生畏的過程。 只要您建立了正確的流程和基礎架構，就可以建立並維護一個健康的自由職業者團隊。 只需一點規劃和大量的信心。

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