# 「零收件匣」與您所想的大不相同 > 零收件匣是一種生產力策略，旨在透過清理收件匣來清理您的思緒。瞭解如何實施此策略，讓您的工作流程受益。 Source: https://asana.com/resources/inbox-zero ## 收件匣清空：什麼是收件匣清空，以及如何實現 #### 摘要 Inbox Zero 可以幫助您重新思考與電子郵件的關係。 透過有條不紊地刪除、排序或以其他方式清理收件匣，您可以減少花費在收件匣中的時間，將更多時間用於重要任務。 只需確保在工作管理系統中擷取收件匣中的所有行動項目即可。收件匣清零：這是一個流行語嗎？ 生產力的聖杯？ 兩者皆是？ 還是兩者皆非？  如果您與 10 位不同的專業人士交談，您會得到 10 種不同的關於收件匣清空的意見。 這是因為對我們大多數人來說，電子郵件是非常個人的。 在組織和管理收件匣方面，每個人都有自己的小癖好。 那麼，收件匣清空是如此兩極化，這是否令人驚訝？  在本文中，我們將深入探討 Inbox Zero 的內容、方式和原因。 在深入瞭解如何充分發揮其潛力之前，先瞭解這個詞背後的歷史。 ## 什麼是收件匣清空？ Inbox Zero 是一種生產力策略，旨在透過有條不紊地刪除、分類或以其他方式清理收件匣中的電子郵件，從而讓您的思緒井然有序。 如果您曾經歷過因不斷檢查電子郵件而導致生產力下降，您就會理解 Inbox Zero 背後的意圖。  這個詞是由 Merlin Mann 在他的部落格和 Podcast [43 Folders](http://www.43folders.com/43-folders-series-inbox-zero)中首次創造的。 Mann 的想法是幫助員工與電子郵件建立更隨性的關係，以幫助他們保持頭腦和收件匣的清晰。   值得注意的是，Mann 的主要目標並不是要實現收件匣永遠空無一物。 事實上，據報導 Mann 本人的收件匣相當混亂。 收件匣清空的主要目標是讓您的收件匣為您服務，而不是相反。 #### 為什麼收件匣清空如此具爭議性？ 收件匣清空通常被誤解為收件匣中必須沒有電子郵件。 但解決方案並非總是立即閱讀收到的電子郵件。 當您專注於始終在收件匣中保持零封電子郵件時，您花在擔心空收件匣的時間與花在擔心收件匣已滿的時間一樣多。 相反，這是關於重新思考您與收件匣的關係。#### How to find focus & flow in a distracted world Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work. - [取得深入解析](/resources/playbook-focus-and-flow) - [取得深入解析](/resources/playbook-focus-and-flow) ## 實現收件匣清空的 5 個步驟 在開發 Inbox Zero 時，Merlin Mann 開發了幾個步驟來有條不紊地組織您的收件匣。 每次檢查收件匣時，都有一個系統可以幫助您安排電子郵件的優先順序，避免浪費時間。  ### 何時檢查收件匣 Inbox Zero 的一個關鍵要素是建立並維持對收件匣的控制。 首先要確定檢查收件匣的時間。  如果您是一個連續檢查收件匣的人，那麼您並不孤單，但一直檢查收件匣會耗盡您的生產力。 事實上，[研究表明](https://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf)，在中斷後重新集中注意力需要 25 分鐘以上。 這意味著每次您檢查收件匣而不是工作時，您的大腦都需要 25 分鐘才能回到狀態。  為了減少[情境切換](https://asana.com/resources/context-switching)，請在一天中選擇一到兩次來檢查您的電子郵件，作為您收件匣歸零系統的一部分。 這將保護您的專注時間，並防止您一整天都被電子郵件吸引。   ### 收件匣歸零法 那麼，什麼是 Inbox Zero 方法？ Mann 的步驟遵循五個主要動作：刪除、委派、回覆、推遲和執行。  - **刪除：**此電子郵件是否需要回覆？ 收件匣歸零的第一步是刪除所有不必要的電子郵件。 這也包括取消訂閱您不會閱讀的電子報，或封存您不再需要的舊訊息。 - **委派：**您是否是回覆此電子郵件的合適人選？ [委派](https://asana.com/resources/how-to-delegate)是確保工作由合適的人員完成的強大工具。 如果您不是該任務的合適的聯絡人，請將其委派給合適的人。  - **回覆：**如果您可以快速回覆電子郵件，請立即回覆。 這將有助於防止簡單的任務發生遺漏。 一個很好的經驗法則是回覆需要五分鐘或更短時間的電子郵件。  - **延遲：**如果電子郵件需要更深入的回覆或不是優先事項，請先將其擱置，稍後再回覆。 不過，請勿將電子郵件留在收件匣中。 請在您的[工作管理工具](https://asana.com/uses/work-management)中擷取延遲的任務 (截止日期和所有內容)，並回覆對方，讓他們知道您將何時處理。 然後，封存電子郵件以減少收件匣的混亂。 如果您願意，也可以將其傳送至「稍後回覆」資料夾。  - **執行：**此時，您應該知道哪些電子郵件是優先事項並需要採取行動。 收件匣歸零的最後一步是實際處理重要的事情。 將所有重要任務從收件匣轉移到您的工作管理系統中，然後開始使用。 尋找與您的電子郵件客戶端整合的工作管理工具，例如[Asana for Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail)或[Asana for Outlook 整合](https://asana.com/apps/outlook)。 ## 建立適合您的 Inbox Zero 資料夾 收件匣歸零的精神是建立一個適合您的系統。 並非每個人都需要建立收件匣資料夾來實施系統，但有些人會覺得這樣做很有幫助。 如果您發現自己遺失了重要的電子郵件，或對超載的收件匣感到恐懼，不妨嘗試使用資料夾系統，看看是否有幫助。  您建立的資料夾沒有硬性規則。 建立任何對您和您的工作有意義的資料夾。 以下想法可以幫助您入門。   - **行動：**如果您在分類過程中有推遲到稍後處理的電子郵件，您可以將其整理在此行動資料夾中。 這可能包括需要深入回覆的電子郵件，或可以等到後一天才回覆的電子郵件。   - **等待：**某些電子郵件可能需要其他成員在討論串中提供意見。 如果您經常需要等待團隊的回饋，不妨建立一個「待處理」資料夾。 將這些電子郵件分組在一起，有助於您每天早上快速查看哪些電子郵件可能需要後續追蹤。   - **構想：**我們的收件匣不僅僅是任務和溝通的空間。 有時候，我們會註冊電子報或訓練課程以獲得靈感。 建立一個構想資料夾可以確保您仍有空間存放這些電子郵件，而不會使收件匣變得凌亂。  - **專案特定：**如果您有正在進行的專案，建立專案特定資料夾可能會很有用。 這樣，每個專案的任何溝通或待辦事項都可以在同一處進行。  - **封存：**雖然無需建立封存資料夾，但封存可能是一個有用的組織工具。 如果您有不想刪除但不必要的電子郵件，快速封存它們將有助於清理收件匣，而不會永久遺失資訊。  ## 保護專注時間的 4 個提示 [全球大多數 (80%) 的知識工作者](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)預設會在開啟電子郵件收件匣的情況下工作。 當我們收到通知時，無論我們最初在做什麼，都會立即檢查。  但讓您的收件匣為您服務，關鍵在於重視您的時間和精神能量。 如果您一直開啟收件匣並立即回覆通知，就無法讓大腦有機會專注於重要的工作。 您試圖同時處理多項任務，但人類[其實無法做到這一點](https://asana.com/resources/multitasking)。 多工只是一種迷思。 您真正在做的是在任務之間切換。 一次專注於一個任務幾乎總是更有效率。為了從「收件匣清空」中受益，並讓收件匣為您所用，請不要將電子郵件收件匣視為您的首要任務。 相反地，請透過以下方式為自己和收件匣設定界線： - **關閉通知。** 通知會使我們脫離[流程狀態](https://asana.com/resources/flow-state-work)，並打斷深度工作力。 實現收件匣清空的最佳方法之一是減少或關閉電子郵件通知。 零收件匣的部分目的是在您檢查電子郵件時有目的性。 透過關閉通知，您可以確保自己在進行重要工作時不會被拉出流程。  - **將電子郵件回覆時間分成時間區段。**[時間段法是](https://asana.com/resources/what-is-time-blocking)一種時間管理策略，您可以將類似的任務組成群組，並在行事曆上安排這些任務。 例如，嘗試在早上第一件事建立一個一小時的時間區塊，以檢查和回覆重要的電子郵件。 然後，您可以專心工作，專注於其他重要的高影響力任務。 在一天結束時，安排一個 30 分鐘的快速時間區段，或另一個小時的時間區段 (取決於您每天收到的電子郵件數量)，以回覆當天收到的任何電子郵件。 這樣一來，您仍然可以及時回覆並掌握收件匣，而不會讓收件匣支配您。 - **釐清並堅持每日優先事項。** 通常，一整天收到的電子郵件都會讓人覺得是主要的優先事項。 您可能會偏離每日計劃，回覆電子郵件或為同事提供快速幫助，然後工作日突然就結束了。 透過釐清並堅持每日優先事項，您可以決定電子郵件是否重要到需要立即處理，或者是否可以等到專門的時間段。  - **建立電子郵件「工作時間」。**「零收件匣」最終是為了不讓您的電子郵件收件匣控制您的工作日。 其中一個方法是確定您何時會 (以及不會) 回覆電子郵件。 花點時間思考最適合適的電子郵件工作時間，並與團隊分享該排程。 例如，您可以告訴他們，您會在上午 9 點和下午 5 點開始回覆電子郵件 15 分鐘，但您不會在週末檢查電子郵件。 設定這些界線可以改善您與收件匣的關係。 - [閱讀：在工作中運用心流狀態力量的 6 個提示](/resources/flow-state-work) ## 透過工作管理實現零收件匣 清理收件匣只是「零收件匣」的開始。 在您組織、刪除和清理收件匣後，您將只剩下重要的工作通知。 這些通知可以幫助您建立每日、每週或每月的行動計劃。  這就是[工作管理](https://asana.com/resources/introduction-to-work-management)發揮作用之處。 工作管理系統可讓您在符合需求[的工作流程](https://asana.com/resources/workflow-examples)中輸入、組織和協調任務。 與您的電子郵件收件匣不同，這些工具旨在幫助您擷取和組織任務，並增加您花費在重要、富有成效工作上的時間。 透過有效的工作管理，您在[工作附帶事務](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad)上花費的時間會顯著放棄。 與[其將 60% 的時間](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)花在傳送電子郵件、尋求任務核准或在收件匣中搜尋文件等事情上，不如將所有資訊集中在一處。 實際上，您花費在組織工作上的時間減少了，而將更多時間用於執行任務。  - [閱讀：工作管理介紹](/resources/introduction-to-work-management) ## 底線 您不必成為生產力專家，就能看到您的電子郵件收件匣並非為幫助您完成最佳工作而設計。 當我們受到收件匣的限制時，我們就沒有足夠的腦力來完成出色的工作。 - [生產力](/resources/productivity) - [使用番茄工作法技巧提高專注力和生產力](/zh-tw/resources/pomodoro-technique) 生產力 #### 內容撰稿人 您是否曾因待辦事項清單而感到不勝負荷，並擔心無法按時完成所有任務？透過運用番茄工作法等時間管理策略，您可以最大化生產力，並有效掌控專案進度。 番茄工作法透過專注工作的循環與頻繁的短暫休息來進行。其概念是透過在短時間內不受打擾地工作，您可以同時提升生產力，並減少精神疲勞。若您與多位團隊成員共同負責多個專案，則可以使用這項技術將任務進行時間分段，從而減輕工作量 ... - [在工作中運用心流狀態力量的 6 個提示](/zh-tw/resources/flow-state-work) 生產力 #### 作者 工作時最棒的感受之一就是處於以下這種境界：感覺工作不費吹灰之力、外界事物彷彿消失不見，而且甚至忘卻了時間的流逝。 此境界有一個專門的名稱：心流狀態。當您處於心流狀態時，生產力和創意會大躍升，且完成出色的工作彷彿一點都不費吹灰之力。很幸運地，達成心流狀態並不如聽起來那麼困難。在本文中，我們會揭開心流的神秘面紗，幫助您在每天的工作中，進入心流。以下說明如何辦到 ... - [資源管理入門指南](/zh-tw/resources/resource-management-plan) 專案管理 生產力 #### 作者 大多數負責人面臨的挑戰，就是要確保團隊既不會感到過勞，也不應賦閒。在這個各種組織快速變動且大部分時候都處在線上的世界中，有時候會對僱員的工作負荷發生失察。制訂資源管理計劃可讓您持續可視化各個貢獻者和團隊的工作負荷。您可以藉此有效平衡所有資源，全盤掌握團隊如何實現目標的情況。什麼是資源管理？資源管理，即團隊資源和活動的規劃和排定流程。資源可包括從設備、財務資 ... - [AI for work skill badge](/zh-tw/certifications) 生產力 - [Inbox Zero: What it is and how to achieve it](/zh-tw/resources/inbox-zero) 生產力 團隊成長與專注度 專案管理 - [作者](/author/julia-martins) 收件匣清零：這是一個流行語嗎？ 生產力的聖杯？ 兩者皆是？ 還是兩者皆非？ 如果您與 10 位不同的專業人士交談，您會得到 10 種不同的關於收件匣清空的意見。 這是因為對我們大多數人來說，電子郵件是非常個人的。 在組織和管理收件匣方面，每個人都有自己的小癖好。 那麼，收件匣清空是如此兩極化，這是否令人驚訝？ 在本文中，我們將深入探討 Inbox Zero ...