# Excel 時間軸與行事曆的最佳替代方案 > 您即將發佈新專案，但需要一個時間軸或行事曆將計劃可視化呈現。在您啟動 Excel 建立它們之前，不妨採用這個更簡單的替代方案，以利將概念轉化為行動。 Source: https://asana.com/zh-tw/resources/excel-timeline-calendar-alternative ## Excel 時間軸與行事曆的最佳替代方案 擬定專案的各個步驟是建立清楚計劃的關鍵，但若您只看任務清單，就可能很難以可視化呈現工作如何相互連結，以及每項任務何時截止。這時專案時間軸和行事曆就派上用場了。這兩者都以[可視化的視覺呈現方式顯示您的專案計劃](https://asana.com/resources/visual-project-management-kanban-timeline-calendar)，因此您可以在工作進行的當下即時查看、瞭解相依性，並在遇到阻礙前先一步發現阻礙。 開始規劃專案時，您的第一個直覺可能是開啟 Excel 並在應用程式中開始建立您的專案時間軸和行事曆。但請退一步稍待一秒鐘，沒錯，儘管您可以使用 Microsoft Excel 建立專案行事曆或時間軸，這卻不見得總是工作的最佳工具。對於數字計算和建立樞紐分析表而言 Excel 是絕佳工具，但它的設計並非用來管理專案或以時間軸、行事曆和其他有用版面配置來顯示資訊的。 與此不同的是，像 Asana 這類的協作[工作管理軟體](https://asana.com/uses/work-management)則有助團隊規劃及管理專案，且已內建了時間軸和行事曆檢視 (無須公式或合併儲存格)，來幫助團隊以可視化的視覺方式呈現他們的工作。 本文中，我們將說明 Excel 在哪些[關鍵的專案管理需求](https://asana.com/resources/benefits-project-management)上顯得捉襟見肘、相較於工作管理軟體它的表現如何、[專案時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)範例及行事曆範例，以及針對您的專案建置時所需採取的步驟。 - [閱讀：如何以 7 個步驟建立專案時間軸](/resources/create-project-management-timeline-template) ## Excel 時間軸及行事曆與工作管理軟體 Excel 是非常實用的工具，但並非針對管理專案而設計。以下說明使用 Excel 管理專案的三個陷阱，以及您可以如何切換到專用的工作管理工具，來改善您管理專案的方式： ### 一致的專案結構 - **Excel：**由於試算表是由個別儲存格組成的空白畫布，因此建立您的[專案排程](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules)時，您必須決定哪些資訊應放入哪些儲存格。設立結構可能很耗時，且很難掌握每個關鍵細節。此外，每個人都能設定他們有別於您的行事曆和時間軸，這會造成跨專案的不一致。 - **工作管理軟體：**由於它是特別設計用來管理您的所有專案及任務的，因此這個工具具備有助您制定計劃的內建結構。通常會透過標準方式來擷取各部份的工作、組織工作，且有額外的欄位可擷取如指派對象和截止日期等重要資訊。此外，您可在不同檢視中快速設定自己的計劃 (如行事曆、時間軸、清單或[工作流程看板](https://asana.com/resources/what-is-kanban))，並且將相同的結構用於[多個專案](https://asana.com/resources/managing-multiple-projects)。 ### 集中、可行動的計劃和時間軸 - **Excel：**試算表中每個儲存格的資訊並未繫連至實際被執行的工作。您仍需要使用電子郵件、對話和其他[工具來溝通](https://asana.com/uses/team-communication)，並與隊友就專案工作進行合作。因此，關鍵的專案細節就散落在不同位置，而重要的情境資訊可能很容易遺失。 - 工作管理軟體： 您可在同一處與團隊共同組織、追蹤及溝通專案幾乎所有部分。這樣一來，每個人都清楚必須完成什麼事、誰負責哪個部分，各個項目何時到期。接著，您可以直接在工具中溝通、協作並附加檔案，使一切資訊相互連結，資訊容易找到。 - [閱讀：為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要](/resources/communication-plan) ### 即時更新專案資訊 - **Excel：**由於工作其實不是在試算表中發生的，因此當範疇、責任和期限改變時 (或單純只是任務完成時)，您就必須在每個儲存格中手動更新資訊。這類的[工作附帶事務](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad)可能耗費時間，尤其遇到複雜專案或時間表更是如此，而資訊就可能很快變得過時，或因此疏忽了細節。 - **工作管理軟體：**有人完成任務、重新指派一部分工作，或改動專案裡的截止日期時，時間軸或行事曆會自動更新，反映這些改變。這有助專案成員對計劃感到有信心，確保清楚的責任劃分，並且隨時都能強調工作當下的狀態。 ## 您應使用行事曆還是時間軸？ 選擇使用專案行事曆抑或是時間軸，取決於專案的複雜度以及您想要查看的資訊。以下說明這兩個可視化專案計劃類型的使用時機： ### 專案行事曆 您想要根據日期範圍和期限來查看工作何時進行時，專案行事曆的版面配置就很實用。從制高點檢視截止日期，您就可視需要調整專案計劃。 ### 專案時間軸 當您必須查看工作的順序和工作分組情況、以及工作何時進行時，[甘特圖](https://asana.com/resources/gantt-chart-basics)這類的[時間軸](https://asana.com/product/timeline)， 就很實用。它也顯示重疊的情況 (工作同時進行)，且有助您發現銜接不佳的相依任務。 - [閱讀：第一次使用甘特圖嗎？請從此處開始。](/resources/gantt-chart-basics) ## 在工作管理工具中的時間軸和行事曆範例 在以下的範例中，我們會使用 Asana 說明使用協作管理工具作為您的專案行事曆或時間軸，而不用 Excel 試算表會是什麼情況。 ### 編輯和內容行事曆 在試算表管理您的編輯行事曆需要很多前置工作和手動更新，或是在隨時有最後一刻的突發事件或日期變動發生時，必須大幅移動儲存格。然而，若有工作管理工具，您就能將編輯行事曆連結到內容製作流程，以便瞭解各部分內容處於哪個開發階段，並且可以視需要快速改動發佈日期。 - [免費的編輯行事曆範本](/templates/for/marketing/editorial-calendar) ### 行銷活動 在試算表中建立行銷活動計劃就像在玩俄羅斯方塊遊戲。只要您想到有事情適合放進去，就會突然出現打亂一切的新任務。 然而，當您在 [專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)中使用時間軸檢視時，則很容易安排任務的排程，查看時間衝突，並改動工作，這樣一來，您就可以準時發佈行銷活動。 - [免費的行銷活動管理範本](/templates/for/marketing/campaign-management) ### 活動策劃 若要成功舉辦活動，有許多必須追蹤的細節 ，以至於很可能不久後就變得難以在試算表中管理每項任務、每個廠商以及[內部專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)，因為您必須不斷地更新資訊。藉助工作管理系統，您則可以建立由可行動任務組成的時間軸、讓職責和期限清楚明白，並且讓所有聯絡人資訊和創意資產與任務相互連結，如此一來，您的活動就可以順利舉行，毫無閃失。 - [免費的活動策劃範本](/templates/event-planning) ### 產品發佈 由於變動的部分和要協調的團隊如此多，因此當您在 Excel 時間軸中管理產品發佈時，很容易因為無法查看工作如何相互連結，導致錯過關鍵步驟。在工作管理工具中，您可設定任務的日期範圍和相依性、查看時間衝突並調整工作，並附加檔案到任務，以利所有人知道何時發生什麼事。 - [免費的產品發佈範本](/templates/for/product/product-launches) ## 如何建立更出色的專案時間軸或行事曆 您現在既已瞭解各種檢視的使用時機，以及在工作管理工具中建立專案時間軸或行事曆的優勢，以下說明如何在 Asana 中建立： - 建立一個 [新專案](https://asana.com/product/)或使用 CSV 匯入工具[匯入現有的 Excel 專案計劃](https://asana.com/apps/csv-importer) 。 - 闡明為了完成專案必須先完成的各個步驟及各個工作部分。 - 設定每個工作部分的開始及截止日期，使工作進行的時間點清楚明瞭。 - 將工作指派給隊友，讓職責劃分清楚，而您則可要求隊友對其負責。 - 按一下時間軸或行事曆標籤頁，在最適合您的檢視模式中親眼查看[專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)。 - 視需要改動工作並調整您的計劃，以便確保專案的進度正常，並遵守期限。 若想要獲得靈感或需要一點額外協助，請造訪 [Asana 的範本庫](https://asana.com/templates)。您可從超過五十個範本中自由選擇，無論您的團隊執行什麼工作，都能快速輕鬆地啟動專案。 ## 讓試算表管理專案成為歷史 成功的專案始自清楚的計劃。在正確的工具中建立專案時間軸或行事曆，您的團隊就能提高生產力、有效地協作，並對專案計劃感到有信心。 若您尚未佈署 Asana，請先開始[免費試用](https://asana.com/create-account)。您將能存取數十種範本，立刻開始規劃下一個專案。 - [專案管理](/resources/project-management) - [制定應變計劃以預防業務風險的 8 個步驟](/zh-tw/resources/contingency-plan) 商業策略 專案規劃 #### 作者 沒有人希望 A 計劃失效，但準備一份強大的 B 計劃是應對任何情況發生的最佳方式。有了可靠的後援計劃，您就可以有效應對非預期事件，並且盡快讓事情重回正軌。應變計劃是一種主動策略，能夠協助您處理事態惡化並確保業務持續進行。在本文中，深入瞭解如何針對非預期事件制定應變計劃，並且制定恢復策略，以確保您的業務維持健康狀態。什麼是業務應變計劃？業務應變計劃是一種策略 ... - [以 10 個步驟為您的專案啟動會議提供強大動力](/zh-tw/resources/project-kickoff-meeting) 專案規劃 #### 作者 雖然您已付出很多努力讓您的專案順利啟動，然而很多時候，甚至在開始執行專案之前，就已感覺好像偏離了進度。這是因為每位專案團隊成員和專案關係人都會將不同的知識、期望值和優先事項帶到專案中。如果在工作開始之前您並未讓大家有機會達成一致，那麼無論您如何努力修正，專案中其餘的部分都會舉步維艱。好在有一個更好的方法：專案啟動會議。啟動會議是讓團隊在開始工作前維持資訊同 ... - [何謂關係人分析，它為什麼很重要？](/zh-tw/resources/project-stakeholder) 專案管理 專案規劃 #### 作者 將您的專案當成奧斯卡提名電影。您得獎了，必須上台發表重要演說。您會感謝誰？就專案管理而言，這些人就是您的專案關係人——對於您專案有重要的關係，以及用某些方式協助您達成的人員。專案關係人可能是執行工作的人員、核准工作的人，或是您替他執行工作的對象，各有不同，但他們全都很重要。您可能難以相信，但找出專案關係人可能比準備奧斯卡受獎演說還要困難。因此專案關係人分析 ... - [艾森豪矩陣：如何安排待辦清單的優先順序](/zh-tw/resources/eisenhower-matrix) 領導 專案規劃 生產力 #### 作者 製作待辦清單是把工作完成的第一步，但若沒有足夠的時間在一天內完成所有工作，那要如何判斷要優先解決什麼問題？藉由有效安排優先順序，您就能提高生產力並確保最急迫的任務獲得立即處理。艾森豪矩陣是任務管理工具，可協助您分辨任務的輕重緩急，從而建立有效率的工作流程。本文說明如何設立艾森豪矩陣，並提供安排任務優先順序的提示。什麼是艾森豪矩陣？艾森豪矩陣是一種時間管理與 ... - [Excel 時間軸與行事曆的最佳替代方案](/zh-tw/resources/excel-timeline-calendar-alternative) 專案規劃 專案管理 - [內容撰稿人](/author/molly-talbert) 擬定專案的各個步驟是建立清楚計劃的關鍵，但若您只看任務清單，就可能很難以可視化呈現工作如何相互連結，以及每項任務何時截止。這時專案時間軸和行事曆就派上用場了。這兩者都以可視化的視覺呈現方式顯示您的專案計劃，因此您可以在工作進行的當下即時查看、瞭解相依性，並在遇到阻礙前先一步發現阻礙。開始規劃專案時，您的第一個直覺可能是開啟 Excel 並在應用程式中開始建 ...