# 每個活動經理都應該使用的 7 個活動策劃工具 > 活動策劃給人很大壓力。選擇對的活動策劃軟體來協助，可以壓力減輕。以下是每個活動經理都應該使用的七種工具類型。 Source: https://asana.com/zh-tw/resources/event-planning-tools ## 每個活動經理都應該使用的 7 個活動策劃工具 活動策劃是壓力很大的工作。事實上，[CareerCast 年度清單](https://www.careercast.com/jobs-rated/most-stressful-jobs-2019?page=5)所列壓力最大的工作中，活動協調人員緊追在警察、航空業機師和消防員之後。特別是在 2020 年，由於疫情的關係，有如此眾多活動規劃人員必需將面對面的活動改為虛擬活動，組織活動的過程絕對無法令人鬆懈。 成功舉辦實體活動 (或線上活動) 需要嚴陣以待，多工以及專業等級的組織，才能辦到。因此現在市場上有眾多應用程式，這些工具可幫助您處理各個面向的活動組織，執行以及後續進度的跟進。 頭緒實在太多了。 您想把時間專注在出色的工作表現，而不是與管理一堆麻煩工具，或到處找資訊相關的[工作附帶事務](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad)上。這裡的目標是弄清楚您試著解決的問題，並使用正確的工具 (且只用這些工具) 來實現成果。 以下是您可藉以簡化活動管理並且[提高生產力](https://www.eventbrite.com/blog/asset/event-professionals-productivity-guide/?utm_source=partner&utm_medium=asana&utm_campaign=2018q4asana)的七種工具。 - [使用 Asana 策劃活動](/fr/templates/event-planning) ## 客戶關係管理工具 (CRM) 對在意客戶的任何企業 (也就是會舉辦活動的任何企業) 而言，CRM (客戶關係管理工具) 是再重要不過的工具了。CRM 可協助您組織參加者資訊，在活動前後維繫堅實的關係。 輕易而完整地收集參加者資訊，至關重要。您一旦在 CRM 中儲存了參加者，潛在客戶和客戶資訊，就能追蹤及管理每個人在一段時間當中的體驗，若能一路這麼做到「成交」那就最好不過了。追蹤其體驗是展現您每次舉辦活動之 ROI 的關鍵，且能讓您的團隊在營收表現上發揮影響力。 以下是兩個絕佳選項： - [Salesforce](https://www.salesforce.com/)**：**Salesforce 是強大的 CRM 工具，並且還整合眾多其他工具。它可協助您完美地建立、追蹤跟進，並且在活動前後促成商機。 - [Hubspot](https://www.hubspot.com/)**：**儘管無法與科技巨擘 Salesforce 匹敵，但 Hubspot 也有強大的 CRM、眾多整合及 Hubspot Academy (學院)。此外，若您在實際投資前或有預算限制而想在購買前精挑細選，它還提供免費版本。 - [閱讀：透過範例瞭解如何以 6 個步驟建立 CRM 策略](/resources/crm-strategy) ## 管理參加者之註冊 這是一體的兩面：參加者端和您身為活動經理的這一端。 就參加者而言，您若想獲得最多註冊者人數，就必須有流暢、完善的使用者註冊流程。在您這一端，您需要有後台的軟體，以便擁有輕松無憂的管理註冊體驗，並以可使用且有意義的方式組織您收集到的所有珍貴資料。 您選擇的工具應該不只能進行簡單交易，而是要能幫助您從頭到尾管理活動。此外，還應該要能提供您珍貴的資料及報告，以利您用來在正確的時機做策略性決策。以下是我們建議的兩個工具： - [Eventbrite](https://www.eventbrite.com/)**：**藉由 Eventbrite，您可對於參加活動的人取得詳細的深入見解，查閱可視化分析、圖表及報告。此外， Eventbrite Organizer 應用程式還可即時在您的手機協助您追蹤票券銷售情況、輔助行動版活動報到，並隨時追蹤最新即時出席狀況。 - [Bevy](https://www.bevy.com/) ：Bevy 這項工具可讓您舉辦實體或虛擬的社群活動。這是一個全方位一站式平台，可協助您策劃、推廣和執行所有類型的活動。還可提供分析，讓您掌握大局，並整合您所使用的其他工具。 ## 透過電子郵件與參加者互動 根據[一分全新的 Eventbrite 調查](https://www.eventbrite.com/blog/academy/email-benchmarking-report-events/?utm_source=partner&utm_medium=asana&utm_campaign=2018q4asana)，有 73% 的活動專家表示電子郵件是 2019 年待改善的首要行銷策略。若要取得 (並持續) 與可能的參加者互動，沒有比這更好的管道了。 與此同時，則有 52% 的活動專家表示，他們認為要在 2019 年透過電子郵件推動銷售將更為困難。因此電子郵件行銷平台對於追蹤您的努力付出，以及改善銷售就變得非常關鍵。 有兩個功能強大的選項，可讓您透過電子郵件與參加者互動： - [Marketo](https://www.marketo.com/)**：**Marketo 在電子郵件行銷世界堪稱主導者。Marketo 的強項在於它能追蹤行為並向特定人員推播活動。若您是向潛在客戶推行一個活動，並且想跟進後續發展、培養潛在客戶，並接著推向銷售，Marketo 就是絕佳選擇。 - [Iterable](https://iterable.com/)**：**Iterable 是絕佳的電子郵件行銷工具，有助向外延伸觸角至眾多已在使用您產品的人們。若您正要舉辦客戶活動，Iterable 可能是您的理想選擇。 ## 從頭到尾進行完善的活動專案策劃 活動執行得很流暢時，無論您的參加者是身處大會中心的宴會廳，或是坐在自己的沙發看網路研討會，都會很自然地享受其中。但要讓這一切發生，活動策劃人員則必須制定所有策略，才能隨時掌握每個細節及期限。 此時，Asana 這類工作管理平台就能派上用場。 打從最初的腦力激盪會議，到指派任務給專案關係人，乃至於追蹤里程碑，[工作管理平台](https://asana.com/uses/work-management)都可讓您在同一處掌握、追蹤每個細節。藉由不同的方式[將您的工作可視化](https://asana.com/resources/visual-project-management-kanban-timeline-calendar)，您可輕鬆自清單切換為行事曆，再切換到時間軸，確保待辦事項及時程均按部就班完成。 使用 Asana 為您管理的每個活動建立專案，再將每個步驟填入[回溯排程表](https://asana.com/guide/examples/marketing/event-planning)。接著，與您組織內涉及活動的所有人分享專案 (以及其工作流程、角色及期限)，好讓他們知道誰負責在何時完成哪些事，並且在您策劃的同時監控流程。 無論您是身處大型組織或只有您一個人，您都可使用 Asana 的可自訂[活動策劃範本](https://asana.com/templates/for/marketing/event-planning)來追蹤特定於活動工作流程的待辦事項及流程。或者，您也可建立自己專屬的活動策劃範本，從而更快啟動活動。 ## 活動策劃工具只是一切的開端 當您精心挑選妥善整合的各項活動策劃工具後，您就發揮各個工具的最大價值與效益。您擔心工具和技術堆疊的時間愈少，就有更多的時間能專注在成功舉辦出色的活動。 - [專案管理](/resources/project-management) - [制定應變計劃以預防業務風險的 8 個步驟](/zh-tw/resources/contingency-plan) 商業策略 專案規劃 #### 作者 沒有人希望 A 計劃失效，但準備一份強大的 B 計劃是應對任何情況發生的最佳方式。有了可靠的後援計劃，您就可以有效應對非預期事件，並且盡快讓事情重回正軌。應變計劃是一種主動策略，能夠協助您處理事態惡化並確保業務持續進行。在本文中，深入瞭解如何針對非預期事件制定應變計劃，並且制定恢復策略，以確保您的業務維持健康狀態。什麼是業務應變計劃？業務應變計劃是一種策略 ... - [以 10 個步驟為您的專案啟動會議提供強大動力](/zh-tw/resources/project-kickoff-meeting) 專案規劃 #### 作者 雖然您已付出很多努力讓您的專案順利啟動，然而很多時候，甚至在開始執行專案之前，就已感覺好像偏離了進度。這是因為每位專案團隊成員和專案關係人都會將不同的知識、期望值和優先事項帶到專案中。如果在工作開始之前您並未讓大家有機會達成一致，那麼無論您如何努力修正，專案中其餘的部分都會舉步維艱。好在有一個更好的方法：專案啟動會議。啟動會議是讓團隊在開始工作前維持資訊同 ... - [何謂關係人分析，它為什麼很重要？](/zh-tw/resources/project-stakeholder) 專案管理 專案規劃 #### 作者 將您的專案當成奧斯卡提名電影。您得獎了，必須上台發表重要演說。您會感謝誰？就專案管理而言，這些人就是您的專案關係人——對於您專案有重要的關係，以及用某些方式協助您達成的人員。專案關係人可能是執行工作的人員、核准工作的人，或是您替他執行工作的對象，各有不同，但他們全都很重要。您可能難以相信，但找出專案關係人可能比準備奧斯卡受獎演說還要困難。因此專案關係人分析 ... - [艾森豪矩陣：如何安排待辦清單的優先順序](/zh-tw/resources/eisenhower-matrix) 領導 專案規劃 生產力 #### 作者 製作待辦清單是把工作完成的第一步，但若沒有足夠的時間在一天內完成所有工作，那要如何判斷要優先解決什麼問題？藉由有效安排優先順序，您就能提高生產力並確保最急迫的任務獲得立即處理。艾森豪矩陣是任務管理工具，可協助您分辨任務的輕重緩急，從而建立有效率的工作流程。本文說明如何設立艾森豪矩陣，並提供安排任務優先順序的提示。什麼是艾森豪矩陣？艾森豪矩陣是一種時間管理與 ... - [每個活動經理都應該使用的 7 個活動策劃工具](/zh-tw/resources/event-planning-tools) 專案規劃 專案管理 - [內容撰稿人](/author/team-asana) 活動策劃是壓力很大的工作。事實上，CareerCast 年度清單所列壓力最大的工作中，活動協調人員緊追在警察、航空業機師和消防員之後。特別是在 2020 年，由於疫情的關係，有如此眾多活動規劃人員必需將面對面的活動改為虛擬活動，組織活動的過程絕對無法令人鬆懈。成功舉辦實體活動 (或線上活動) 需要嚴陣以待，多工以及專業等級的組織，才能辦到。因此現在市場上有 ...