# 跨職能協作：我們為什麼難以應對，以及該怎麼做

> 跨團隊協作可以為公司創造機會，但這是一項挑戰。以下是 5 個常見挑戰和解決方案，可用於克服每一個挑戰。

Source: https://asana.com/resources/cross-functional-collaboration

## 我們為什麼難以進行跨團隊協作，以及如何解決這個問題

鑑於為[改善團隊溝通](https://asana.com/uses/team-communication)而構建的技術數量，團隊之間的協作應該比以往任何時候都更容易。 我們可以透過 Slack 即時聯絡同事。 我們可以使用 Google 雲端硬碟在全球範圍內分享文件。 我們可以在 Asana 中指派任務並就專案進行協作。 然而，為團隊引入新軟體並不總是足夠的。 您可能還需要克服其他更多人際關係的障礙。

當您缺乏目的的明晰度時，當您試圖打破孤立狀態進行協作時，就會變得顯而易見，然後遇到瓶頸。學習與不同部門的團隊成員協作，可以為公司開啟機會，使其能夠盡可能做好工作。 那麼，為什麼我們要與之抗衡？ 為什麼即使我們都同意我們想要這樣做，我們也很難促成這一點？ 在下方，您將找到跨團隊、部門和職能協作的 5 個常見障礙，以及每個障礙的解決方案。

## 改善跨團隊協作的 5 個提示

簡而言之，[跨職能協作](https://asana.com/resources/cross-functional-team)是指公司內部不同團隊或職能 (行銷、銷售、工程、人力資源部 (HR)) 的人員聯合起來，為共同的目標、專案或責任而努力。

從日常職責 (例如客戶支援和行銷團隊在社交媒體上的合作) 到一次性專案 (例如銷售和產品開發新的客戶轉換功能)，這些都可能是日常職責。 然而，要讓這一切發生，更別提讓它發揮作用，並不總是那麼容易。

### 1. 參與的團隊有相互衝突的目標，或根本沒有目標

您是否曾嘗試讓另一個團隊參與專案，卻聽到他們說「這不是我們的優先事項」？ 如果您知道這會直接影響收入、獲得大量新客戶、解決巨額技術債務或以其他方式對您的 Business 版產生積極影響，那麼這會讓您感到沮喪。

在這種情況下，您和團隊可能在目標上缺乏一致性。 或者更糟的是，您不知道團隊或公司的目標。

當您缺乏[目標的明晰度](https://wavelength.asana.com/types-clarity-high-performing-teams/)時，當您試圖打破孤立狀態進行協作時，這一點就會變得很明顯，然後就會遇到瓶頸。

### 解決方案：就目標達成一致，並與所有人分享

鼓勵資深領導者公開展示公司目標，以便每個人 (而不僅僅是領導團隊) 都能瞭解公司的優先事項。 如果您是個別貢獻者，請確保您知道您的專案如何向上銜接至更廣泛的目標 (您可以使[用明晰度金字塔](https://wavelength.asana.com/pyramid-clarity-strategic-alignment/)來幫助規劃這一點)，並與協作者溝通您的計劃支持哪個目標。

如果您使用的是 Asana，請建立一個專案，列出您公司的所有目標和目的。 與整個公司分享，以便從會計到銷售的每個團隊都能瞭解大局。 您可以使用[僅評論存取權限](https://blog.asana.com/2017/11/comment-view-only-permissions-asana/)，確保每個人都可以看到，但無法編輯。 如需更詳細的說明，請閱讀我們[的說明中心文章，瞭解如何在 Asana 中建立公司目標](https://asana.com/guide/examples/exec/strategic-planning)和里程碑專案。

### 2. 您不了解其他團隊的專案和計劃

我參與過的一些最佳協作，都是從另一位同事轉向我說：「嘿，某某團隊正在進行 XYZ。 您知道嗎？」

您可能也經歷過這種情況。 有機協作只是冰山一角。 想一想，透過彼此積極溝通工作，我們可以發現更多機會。

### 解決方案：在部門內外分享即將進行的工作

不知道同事在做什麼會成為有效協作的障礙，但其實不必如此。 若要解決此問題，請定期與整個公司分享團隊即將進行的工作摘要，或建立一個其他人可以輕鬆發現此資訊的地方。

跨團隊溝通有可能釋放我們一些最好的工作，揭示我們從未知道我們需要的深入解析，並將我們的專案成果從不錯提升到卓越。請注意不要造成干擾。 雖然瞭解公司中每個團隊正在做什麼是件好事，但每個人都不需要瞭解每一個小小的推文、錯誤修復或客戶支援案例。 請保持分享的內容簡介，但如果同事想要深入瞭解，請為他們提供一個可以前往的目的地 (例如 Asana 專案)。

在 Asana 中，使用狀態更新，讓所有專案追蹤者快速瞭解進度和即將到來的工作。 對於更大的計劃，請建立摘要，並將其作為[團隊或全體員工對話](https://asana.com/guide/help/conversations/team-conversations)分享。 包含相關任務和專案的連結，並邀請隊友加入專案 (如果他們可以做出貢獻)。

### 3. 您不瞭解同事的角色、職責或術語

有一次，我聽到一位同事在每週的團隊會議上連續兩個月提供相同的更新。 我認為這與我的工作無關。 直到我看到最終結果，才意識到我們剛剛錯過了一個非常好的合作機會。 如果我們更詳細地討論過這個問題，我們就能找到減少重複工作並縮短她的專案時間軸的方法。

通常，這種「錯過連結」會在工作中發生，因為我們：
- 不完全瞭解他人的角色或職責
- 使用不容易被更廣泛受眾理解的術語和名詞

幸運的是，意識是打破這種障礙的第一步。

### 解決方案：瞭解誰負責什麼，以及如何使用他們的語言

只要有機會，就要瞭解您的同事、他們的工作風格，並詢問他們正在進行的工作的詳細問題。 在大型公司中，促進學習機會，例如隨機一對一或全公司的「展示和分享」，讓人們可以展示他們建立、發佈或正在進行的事情。

在 Asana，我們透過為每位員工指派[職責範圍 (AoR)](https://wavelength.asana.com/workstyle-aors/)並保留所有 AoR 及其所有者的持續清單來實現這一目標。 這有助於每個人確切瞭解誰在做什麼。

### 4. 承擔另一個專案似乎太耗時

這可能是最常見的情況：您邀請團隊或隊友與您合作。 他們有興趣，但沒有時間。 也許他們同意幫忙，但要到「下個月」或「下一季」。 最終，您的專案被無限期地推遲，您已經放棄了完成它的所有希望。

問題是，參與新專案通常看起來像是一項艱鉅而耗時的任務，即使它實際上是一個小得多的任務。

### 解決方案：提出明確的提案、時間軸和預估時間投入

在您請同事協助處理新專案之前，請先花點時間估算專案所需時長。 如果可以，請為您的專案預留額外的時間。 然後，概述同事的角色和預估投入時間。 如果他們更清楚地瞭解您需要他們做什麼以及需要多長時間，那麼參與的障礙就會變小。

在 Asana 中建立專案，並新增描述和截止日期至任務。 將專案中的任務指派給個別隊友。 然後，[使用自訂欄位](https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields)新增預估投入時間。 當您指派任務時，您的同事將更清楚地瞭解他們需要做什麼、何時完成以及需要多長時間。

### 5. 不願採用新的工作方式

[Stephanie Vozza 在 Fast Company](https://www.fastcompany.com/3060892/the-science-behind-why-breaking-a-bad-habit-is-so-hard)上寫道：「習慣是您大腦的自動駕駛版本。」 在工作空間中，這通常會轉化為不願採用新工具、方法或工作方式。 這就是「如果沒有損壞，為什麼要修理它」的心態。 我們都知道習慣很難改變。

不幸的是，堅持我們的習慣會忽略更有效率地工作、節省時間和領先一步的機會。 (想想看，早期電子郵件採用者比起沒有電子郵件的同事所擁有的優勢！) 誰不想在一天中有更多時間呢？

### 解決方案：慢慢引入新工具或習慣

如果您要向團隊引入新事物，無論是新流程還是新工具，都要讓大家輕鬆地進入新流程。 「我發現，[在培訓新人使用 Asana 時]不應推動重大流程調整。」[Asana 社群成員 Caisha](https://community.asana.com/t/why-do-organizations-fight-collaborative-software/120/18)表示， 「從一個簡單的專案開始，例如會議日程或活動。 理想情況下，無論重點如何，部門中的許多人都需要瞭解或參與。」

另一個不錯的做法是指定一位負責人或倡議者，溫和地提醒大家「嘿，還記得我們正在遵循的新流程嗎？」 或「嘿，你可以把這個放在 Asana 中嗎？」 以幫助其他人採用新的工作方式。

如果您剛開始與團隊一起使用 Asana，請使用[Gmail 附加元件等整合](https://blog.asana.com/2017/10/emails-tasks-gmail-asana-integration/)，協助人員從透過電子郵件進行溝通順暢地轉換為在 Asana 中進行協作。

## 開始與隊友協作

透過有效協作，您可以解鎖團隊的最佳工作，揭示您從未知道所需的深入解析，並將專案成果從不錯提升到卓越。 但促進協作並非沒有挑戰。 這需要付出努力。 您可以決定是讓障礙將您孤立，還是將其打破。

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