# Business 版中的持續改善：應用 Kaizen 的提示

> 持續改善或改善 (Kaizen) 是人類可以不斷改善的哲學。閱讀將改善原則應用於 Business 版的提示。

Source: https://asana.com/resources/continuous-improvement

## Business 版持續改進：應用 Kaizen 的提示

#### 摘要

持續改善 (也稱為 Kaizen) 的核心信念是，我們可以透過不斷努力改善自己和生活，過上越來越充實的生活。 在 Business 版的情境中，這個想法表明，隨著時間的推移，小幅度、漸進式的改進可以帶來長期的重大變化。 繼續閱讀，我們將探討持續改進的不同模式、提示和優點。想想您的日常生活，無論是工作、學校、首頁還是社交生活。 您的生活是否有任何方面可以改善？ 雖然您可能對自己的生活感到滿意，但總有機會改善。  

組織也是如此。 即使營運運作順暢，也總有改進的機會。 這就是領導者將持續改善 (或稱_Kaizen_) 應用於其 Business 版的原因。 

繼續閱讀，我們將說明持續改進如何降低成本並提高效率。

## 什麼是持續改善 (Kaizen)？

Business 版中的持續改善是指系統、流程和產品會隨著時間的推移而逐漸改善。 持續改善又稱為「_改善_」，這個詞是日語中「改善」和「好」的組合，持續改善是一種生活哲學，並將其應用於 Business 版。 持續改善流程表明，如果我們隨著時間的推移進行小幅度、漸進式的改進，從長遠來看，這些小幅度的改進可能會帶來重大變化。

_改善_流程在 1950 年代第二次世界大戰後由日本製造商推廣。 _改善_的目標是持續改善流程，從而消除任何浪費。 在此情況下，浪費是指任何低效率的時間使用或流程冗餘。 

持續改進模式的一個著名範例是 Toyota 的製造模式，該模式著重於僅生產「所需的東西、所需的時間和所需的數量」。 從那時起，它已應用於許多企業，包括製造業以外的企業。
- [建立業務流程管理範本](/templates/business-process-management)

## 持續改進流程的運作方式

持續改進流程的目標是優化為客戶創造價值的活動，同時消除低效率。 在[精實方法](https://asana.com/resources/lean-project-management)中，持續改進流程旨在消除三種類型的浪費： _Muda_、_Mura_和_Muri_。 

### _Muda：_阻礙卓越的浪費

日語單字_muda_的意思是「浪費」或「無用」。 在持續改進流程方面，這些類型的浪費會阻礙某些工作流程實現卓越營運。 

_Muda_浪費有兩種類型： 
- **類型 1：**不會為客戶增加價值，但對最終客戶仍然必要的流程。 以安全檢查為例。 雖然它們不會直接為最終產品增加價值，但它們對於確保產品安全是必要且至關重要的。
- **類型 2：**不為客戶增加價值且對最終客戶來說_並非_必要的流程。 這些通常是內部流程，例如文件和記錄保存。 這些是_改善_法旨在減少的流程。

有七種類型的浪費屬於_無效_類型 2。 分別是：
- **運輸：**產品過度移動
- **庫存：**過多的商品和原材料
- **動作：**機器或人員的過度移動
- **等待：**一個步驟到下一個步驟之間的閒置時間
- **過度生產：**產品生產過多
- **過度處理：**為產品增加太多不提供價值的內容
- **瑕疵：**生產無法使用的產品

### _Mura：_導致不平衡的浪費

_Mura_的意思是「不均勻」或「不規則」。 為了防止發生_Mura_ ，目標是建立一個平衡且簡化的流程，以便任何階段都不會出現[瓶頸](https://asana.com/resources/what-is-a-bottleneck)。 

裝配線是不均的簡單範例。 如果組裝線的某一區段出現堵塞，團隊可能會生產太少或太多特定產品來補償瓶頸。

### _Muri：_負擔過重的浪費

日語單字「_muri_」的意思是「負擔過重」或「超出能力範圍」。 在工作負荷方面， _muri_表示不合理的工作量。 _Muri_也可能導致機器損壞，進而導致昂貴的維修費用。 就員工而言，muri 可能會導致缺勤、疾病和過勞。 

## 持續改進模型和技巧

有不同的策略可以建立持續改善的文化。 以下是幾個常見的例子。

### 計劃 - 執行 - 檢查 - 行動

[PDCA 循環](https://asana.com/resources/pdca-cycle)是由[Walter Shewart](https://en.wikipedia.org/wiki/Walter_A._Shewhart)介紹，並由[W. Edwards Deming](https://en.wikipedia.org/wiki/W._Edwards_Deming)進一步發展。

PDCA 循環有四個主要步驟：
- **​計劃：**確定此專案的主要目標以及您將如何衡量成功。
- **執行：**測試您的計劃以實現目標。
- **檢查：**審查「執行」階段的行動。 情況是否有所改善？
- **行動：**將變更推廣至整個專案，或者如果「行動」階段的測試無效，則進行小幅變更，直到有效為止。

此架構用於處理和解決專案管理和流程改進問題。 由於這種方法具有循環性，因此是持續實施變更的簡單方法

**最適合：**尋求持續改進週期的組織，該週期可隨著公司的發展和變化而進行調整。 PDCA 為持續改進奠定了基礎，您可以根據需要進行調整。 

### 六標準差

六標準差是一種[流程改善方法](https://asana.com/resources/process-improvement-methodologies)，通常用於製造業。 六標準差的運作方式是將製造過程中的變異性降至最低。 透過嚴格的品質保證評估，從而辦到這一點。 

六標準差中有兩種主要方法：定義、衡量、分析、改進和控制 (DMAIC) 以及定義、衡量、分析、設計和驗證 (DMADV)。 

DMAIC 有五個階段：
- **定義**系統。
- **衡量**目前流程的關鍵面向並收集資料。
- **分析**資料以驗證因果關係。
- **依據資料改善**或最佳化目前的流程。
- **控制**流程，以防止未來出現偏差。

DMAIC 與整體流程相關，而 DMADV 則專門指產品設計流程。 不過，兩者都致力於改進目前的系統。 

**最適合：**尋求改進現有系統或產品的組織，尤其是製造商。 應用後，六標準差應有助於建立和維持客戶忠誠度和留存率。 
- [閱讀：六標準差：關於此流程改進方法的所有須知](/resources/six-sigma)

### 敏捷法

[敏捷](https://asana.com/resources/agile-methodology)法是一種專案管理架構，它將專案分解成較小的階段，或「衝刺」。 某些敏捷表單是疊代的，這使得持續改進的文化得以實現。 在敏捷法中，團隊成員會在每個衝刺週期中回顧，以反思下一次衝刺可以做出哪些微小的改變。

**最適合：**尋求高度專注於客戶需求的可調適系統的團隊。 敏捷法還可以幫助為客戶和專案關係人建立最準確的成本和時間軸。
- [閱讀：瀑布法、敏捷法、看板與 Scrum：有何差異？](/resources/waterfall-agile-kanban-scrum)

### 根本原因分析

[根本原因分析](https://asana.com/resources/root-cause-analysis-template)可協助組織瞭解其流程中問題的根源，並找到最佳解決方案。 

這通常是透過一種稱為「5 個為什麼」的方法來完成，您可以在其中定義問題，然後一點一點地將其分解。 [5 個為什麼範本](https://asana.com/templates/5-whys)可以指導此流程，並使各團隊的分析保持一致。 例如，若您正在處理不滿意的客戶，流程可能如下所示：

**問題：客戶不滿意**
- **第一個為什麼：**客戶為什麼不滿意？ 因為我們交付成果的時間晚了。
- **第二個問題：**為什麼我們的交付項目會延遲？ 因為專案所需時間比預期更長。 
- **第三個問題：**為什麼專案所需時間比預期更長？ 因為我們低估了某些專案的複雜性。
- **第四個為什麼：**為什麼我們低估了某些專案的複雜性？ 因為我們沒有提前查看階段。 
- **第五個為什麼：**為什麼我們沒有提前查看階段？ 因為我們沒有足夠的時間。 
- **根本原因：**員工沒有足夠的能力及時完成專案。 

**最適合：**持續存在問題的組織。 如果您發現相同的問題重複發生，請深入分析根本原因，以找到根源。 

### 看板

[看板](https://asana.com/resources/what-is-kanban)是日文「標誌」和「看板」的組合，是一種旨在幫助團隊平衡工作和工作量的方法。 看板架構在很大程度上依賴於持續改進的理念，允許根據團隊的能力動態調整工作。

這種方法由豐田工程師 Taiichi Ochno 在 1940 年代末開發，涉及建立待辦項目，並允許員工根據其能力從中提取任務。 從那裡，每個任務都會透過階段進行追蹤，這些階段會在工作流程看板上可視化。 

[工作管理工具](https://asana.com/uses/work-management)可幫助組織建立虛擬工作流程看板，以便整個團隊輕鬆查看專案狀態。   

**最佳應用：**團隊尋找更結構化的方式進行溝通，並從頭到尾推進任務。 看板非常適合那些能夠靈活地挑選並完成簡單任務的團隊。

## 實施持續改進模式的提示

如果您的團隊尚未採用持續改進模式，推出新流程可能需要一些時間。 以下是一些在您的公司中實施此想法的提示。 

### 從小處著手

持續改善本身的目標是進行小幅度、漸進式的變革。 從與一小部分團隊成員合作開始，瞭解任何變更的運作方式。 如果進展順利，請開始與更多團隊一起測試。 這個實施過程本身就是_改善_的實踐。

### 鼓勵領導保持開放態度

當個人得到高階領導者的鼓勵時，持續改進的效果尤其好。 透過提供專業訓練來鼓勵新想法，並消除團隊成員在嘗試改進工作流程時可能遇到的任何障礙，從而為您的領導團隊做好準備。 

### 不要將完美當成目標

使用持續改善模式最困難的部分之一，就是追求完美的願望。 這是一項不可能的壯舉，而改善背後的哲_學_是進行小變革，讓您比前一天更好。 專注於完美可能會導致您的團隊做出實際上不必要的變更。 

### 鼓勵回饋

鼓勵[持續回饋](https://asana.com/resources/tips-giving-feedback)，確保團隊對變更做出回應。 PDCA 模型透過將回饋直接納入檢查階段來簡化此流程。 如果您使用的是不同的模型，請務必納入回饋階段。

### 衡量成果

思考一下您為什麼要納入持續改進模型。 是為了降低成本嗎？ 提高生產力？ 提升品質？ 

無論是什麼，請確保其可追蹤。 找到最能說明該計劃影響的指標，並向團隊成員和專案關係人展示證據。 

## 持續改進策略的優點

持續改進可以帶來營運和文化兩方面的效益。 以下是一些最常見且最直接的優點。 

### 允許低成本和低風險的變更

在持續改進中，變更很容易進行。 持續改進的想法是，您可以進行小變更並測試其是否有效。 如果沒有，那麼您的工作流程就不會因為這個小變化而中斷。 

一個很好的例子是組裝線的變更。 團隊可以測試切換兩個彼此不依賴的步驟，並查看這是否會改變生產流程的速度。 如果生產速度較慢，團隊可以輕鬆恢復到原始流程，而無需變更整個流程。 

### 賦予個人進行變更的權限

持續改進使每個團隊成員都能對其流程擁有所有權。 _改善_最好在整個組織中運作，並根植於公司文化中。 如果團隊成員遇到問題，他們可以採取所有權進行必要的變更，以優化其個人工作流程並最大限度地減少限制性信念。 

### 按團隊個人化流程

給定的流程可能適用於一組團隊成員，但當您將人員新增至團隊時，會發生什麼情況？ 原始工作流程可能無法像以前那樣運作，但改善使團隊能夠將這些流程適應不斷變化的環境。 

這裡有一個很好的例子，就是將工作流程從小型團隊擴展到大型團隊。 當團隊只有兩到三個人時，他們可能會開始在試算表中追蹤某些資訊。 但當團隊成長到 20 人時會發生什麼事？ 在試算表上工作的人數可能會變得難以管理。 

_改善_流程使團隊能夠在持續成長的過程中，嘗試最適合他們的資訊工作流程。 

### 促進探索和好奇心

當您的公司文化鼓勵團隊成員以最適合他們的方式改進 Business 版流程時，它會鼓勵整個公司內部進行更多探索和發揮好奇心。 這使個人能夠進行實驗，而不必擔心破壞流程或因失敗而受到評斷。 如果某些事情行不通，事情就會恢復到以前的狀態。

## 透過持續改進強化您的流程

改進機會並不總是那麼明確。 有時候，您必須深入瞭解您的流程，才能找到需要升級的內容。 使用結構化方法 (例如持續改善) 可揭示改善的可能性，並為您提供實現目標的工具。

持續改進方法最適合用於[看板](https://asana.com/uses/kanban-boards)和敏捷等迭代專案管理策略。 與工作管理工具合作時，在一處位置組織工作可以幫助您的團隊實施成功所需的積極變革。
- [建立業務流程管理範本](/templates/business-process-management)

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- [發佈管理：制定成功流程的 5 個步驟](/zh-tw/resources/release-management)

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#### 內容撰稿人

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#### 作者

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- [作者](/author/sarah-laoyan)

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