# Context Switching Explained: Costs + 9 Fixes at Work

> Context switching drains focus when you jump between tasks and apps. Learn what causes it, the productivity cost, and 9 ways to reduce it for your team.

Source: https://asana.com/resources/context-switching

## 情境切換正在降低您的生產力

#### 摘要

情境切換是指我們在不同任務、應用程式或專案之間轉移注意力。 這對我們的工作有害，使我們的生產力降低，壓力增加。 但這並非不可避免。 在這裡，我們將深入探討什麼是情境切換，並向您展示九種應對方法。我們大多數人都會使用應用程式、工具和資源開始和結束工作日。 我們會檢查 Slack 訊息、點擊電子郵件收件匣、檢閱數位任務清單，並啟動作業系統。 這些事情只在半小時內完成。 在不同的任務、工具和資源之間跳躍被稱為情境切換，這就是我們花費大量時間的方式。

幸運的是，我們有一些方法可以對抗情境切換。 讓我們更深入地瞭解什麼是情境切換、真正的成本，以及我們如何恢復注意力持續時間。
- [瞭解 Asana 的實際運作](/demo/main)

## 什麼是情境切換？

情境切換是指您在不同任務、應用程式或專案之間跳躍。 這很正常，我們都會這麼做，但我們花了太多時間在社交媒體、溝通應用程式和[專案管理軟體](https://asana.com/product)之間跳轉，以至於沒有太多生產力時間和空間留給[深度工作力](https://asana.com/resources/what-is-deep-work)。 這種分心的代價會損害生產力並增加壓力，讓我們同時承受更多壓力，生產力也降低。

### 為什麼我們會進行情境切換？

所有這些轉換的原因很簡單：我們的注意力需求太多。 根據[2022 年工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，超過半數的員工 (56%) 認為他們必須立即回覆通知。 此外，員工每天在九個應用程式之間切換，他們對此感到不勝負荷。 這很有道理，九個應用程式需要同時處理。  

這些工具和技術旨在讓工作更輕鬆、更快速、更智慧。 但太多互不連結的應用程式會產生與預期相反的效果，它們會拖慢一切，使工作更加複雜。

### 情境切換和多工處理有何不同？

情境切換和多工處理都會對您的工作產生負面影響，但兩者略有不同。 情境切換涉及在不同項目之間快速移動。 通常，這會發生在您完成目前工作之前。 例如，您正在進行專案簡介，而您的老闆指派您一個新任務，要求您提取狀態報告。 您沒有完成簡介，而是立即切換並開始撰寫報告。 

另一方面，多工處理是指您嘗試同時完成多個任務。 使用上述範例，如果您是同時進行多工，您將同時處理專案簡介和狀態報告，並在兩者之間來回切換。 兩者都會影響您的工作，[根據工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，超過一半的工作者在會議期間進行多工處理。 

[閱讀：破除 5 個關於同時處理多項任務的迷思，以及 6 種維持生產力而無需在任務皆切換的方法](https://asana.com/resources/multitasking)

## 代價：情境切換如何破壞您的一天

情境切換的代價很高，但我們已經習慣這樣做，以至於有時候我們甚至沒有意識到這種情況的發生。 在回到我正在處理的報告之前，回覆一封電子郵件有什麼害處？ 在會議中快速傳送 Slack 問題有什麼問題？ 

實際上，情境切換會對我們的工作感受產生負面影響。 [加州大學歐文分](https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf)校的一項研究得出結論，僅僅 20 分鐘的重複中斷後，人們就會感到壓力、挫折感、工作負荷、投入量和壓力顯著增加。 

這是一個問題，因為我們經常被打斷。 [工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)發現，超過三分之一的員工對持續的提醒感到不勝負荷。

根據指標，我們[花費了大量時間](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)在情境切換上：
- 42% 的人比一年前花更多時間處理電子郵件
- 40% 的人比一年前花更多時間在視訊通話上
- 52% 的人在線上會議期間進行多工處理的時間比一年前更長
- 56% 的人認為他們需要立即回覆通知 

當您觀察不同世代時，這一點更加明顯，千禧一代和 Z 世代的感受比整體員工更加強烈。

## 避免情境切換的 9 種方法

未來的工作不必充斥著[過勞](https://asana.com/resources/what-is-burnout)、不堪重負的團隊成員，他們每隔一分鐘就要在十幾個不同的應用程式和任務之間切換。 您可以透過一些簡單的心態轉變和一些結構，為自己和團隊奠定成功的基礎。 以下是 9 個有助於避免情境切換的提示：

**1. 使用勿擾模式：**允許員工使用勿擾模式或行事曆區塊，以便[專注於工作](https://asana.com/resources/stay-focused)。

**2. 使用整合：**簡化常用的 Business 版工具，以便團隊集中投入量，減少時間和情境切換的需求。

**3. 改善**[協作](https://asana.com/resources/collaboration-in-the-workplace)**：**建立更多跨職能團隊，使其能夠在不受工作附帶事務拖累的情況下協同工作。 透過使用促進[非同步溝通](https://asana.com/resources/synchronous-vs-asynchronous-communication)的工具，您可以減少在不同的訊息平台和電子郵件之間切換所花費的時間。

**4. 整合工具：**將應用程式和工具整合到一個集中式平台 (例如[工作管理平台](https://asana.com/uses/work-management)) 中，以便在單一工具中存取資訊、溝通和工作流程。

**5. 練習**[時間管理](https://asana.com/resources/time-management-tips)**技巧：**嘗試生產力工具，例如[番茄工作法](https://asana.com/resources/pomodoro-technique)，您可以依序設定重複的工作區塊和休息時間。 這些結構化的時間區塊限制了干擾，並鼓勵完全專注於手上的任務。

**6. 安排任務的優先順序：**使用[任務優先順序方法](https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work)，讓您的工作充滿吸引力，從而避免分心。 嘗試不同的技巧，看看哪種最適合您的工作。 例如，團塊法旨在將相似的任務批次處理在一起，並保持更長時間的專注力。

**7. 將工作與目標連結起來：**將每個任務與更大的目標和計劃連結起來。 這種同步流程可讓您保持專注，減少情境切換。 此外，這還有其他好處，例如標記[長期目標](https://asana.com/resources/long-term-goals)的進度，並向您展示日常任務的重要性。

**8. 安排共同工作時間：**使用[遠距工作軟體](https://asana.com/uses/manage-remote-teams)舉辦虛擬共同工作會議，或在可能的情況下親自參加。 這種面對面的時間限制了分心，因為在對話中更難回覆訊息。

**9. 取消**[不必要的會議](https://asana.com/resources/stop-wasting-time-meetings)**：**狀態更新真的需要 30 分鐘的通話和簡報嗎？ 或者，您可以限制干擾，並將其作為[專案狀態報告](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)來處理嗎？

## 掌控您的通知，以便節省時間

情境切換已成為工作日的常態。 有時候，您似乎無法在沒有聽到通知提示的情況下持續 30 秒。 您的注意力總是被不斷爭奪，但有了明確的界線和支持性的經理，您就可以享受專注工作帶來的安心。

_想深入瞭解我們的工作方式嗎？ 閱讀完整的工作剖析報告，瞭解 2022 年工作的最新發現和研究。_

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- [使用番茄工作法技巧提高專注力和生產力](/zh-tw/resources/pomodoro-technique)

生產力

#### 內容撰稿人

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