# 什麽是變更管理？成功的 6 個步驟

> 變更管理可協助您賦予團隊及公司能力，使其得益於所有新變更。試試這 6 個步驟，建立成功的變更管理流程。

Source: https://asana.com/zh-tw/resources/change-management-process

## 什麽是變更管理？建立成功變更管理流程的 6 個步驟

#### 摘要

變更管理提供可處理大規模轉變的逐步流程，例如：當您採用全公司適用的新工具，或引進新到職的領導者。您可藉由紮實的變更管理流程，幫助團隊調整，並邁開大步進行轉變。本文中，我們描述不同的變更管理模式，以及何時適合使用，更提供六個步驟讓您有效推出新科技或工具。改變是幫助組織成功的必要元素。隨著企業成長，您不可避免地會需要實施新工具、嘗試新策略，或打入新市場，還有更多改變不勝枚舉。小規模的變更或不會衝擊很多人的變更，很容易實施，但若您需要實施徹底性的組織變革，又該怎麼做呢？

若無妥善的規劃，而試圖實施組織變革可能導致混亂、困惑並降低公司的成長速度。您反倒是需要小心推出變革 (在正式變革之前就有制定好的計劃和支援)，才能儘可能讓轉換天衣無縫。

簡單地說，您需要變更管理。

若您曾苦於無法順利推出組織變革，或您即將要變革而試著思索如何讓公司加入才是最好的做法，這篇文章就是為您而寫的。

## 什麽是變更管理？

變更管理是準備或管理任何新組織變革的流程。一般而言，在變更管理流程中，您會為轉換到新的變化做準備、無論變更為何均取得組織支援，並在一段時間內謹慎地佈署變更。

變更管理最重要的事是刻意從幾個不同層面來達成變更。在您做出組織變更前，應思考該變更會如何衝擊不同層級及不同團隊的組織成員。基於此，變更管理法通常包括一些策略，以協助團隊在一段時間內緩緩引進組織變革、透過公司小部分人員試行變革，或確保在推出新計劃前獲得正確的專案關係人信賴。

變更管理是一個流程，也是一個方法。您可能從未花費這麼多時間思考如何推出變更計劃。沒關係。依循變更管理流程進行，您就能賦予團隊及公司能力，讓他們得益於新的變更。
- [藉助 Asana 規劃專案](/uses/project-planning)

## 變更管理的優勢

透過有成效的變更管理，您可引進新流程，而不會中斷團隊或組織的工作。我們往往很難改變做事的「老方法」，即便客觀而言新方法比較好也是如此。變更管理計劃儘可能帶來最小的業務中斷，從而協助您的團隊瞭解新變更的價值。

有成效的變更管理流程可協助您：
- 在您的公司創造動能
- 減少變更遭遇的反抗
- 提高成功變更的可能性
- 減少變更可能帶來的負面衝擊

## 傳統的變更管理模式

變更管理流程可回溯至六零年代早期，且這些年來已經有好幾種變更管理模式。本文中，我們將說明用於一般變更管理的三種傳統模式。

### 勒溫的變革模式

[庫爾特·勒溫](https://en.wikipedia.org/wiki/Kurt_Lewin)是德裔美國心理學家，以他對溝通實務之應用研究的貢獻最為著稱。[勒溫的變革模式](https://en.wikipedia.org/wiki/Kurt_Lewin#Change_process)將變更管理分解為三階段流程：
- **解凍。** 在解凍階段期間，您要協助團隊或公司克服一開始對變革的反感。您不僅要分析對變革的反感，還要開始說服團隊為什麼你們需要變革。在勒溫的變革模式中， 此刻的重點是讓團隊為新事物做好準備。
- **變革。** 變革階段是指您推出組織變革的時間點。請記得，由於您會面臨未預期的障礙，以及大家開始使用新系統的速度很緩慢 (無論面臨的是什麼障礙)，變革可能是多步驟的流程。
- **凍結。** 您已實施了變革，現在是時候將它凍結在某處，以利「新」的做事方式成為標準。

### ADKAR 模式

 [ADKAR 模式](https://en.wikipedia.org/wiki/Change_management)是由 Jeff Hiatt 所創。ADKAR 是以下幾個英文語詞的首字母縮寫，分別代表：
- **意識 (Awareness)** 到需要變革
- **渴望 (Desire)**參與及支援變革
- **知識 (Knowledge)**，瞭解應做什麼來確保成功變革
- **能力 (Ability)**，有能力實施變革
- **鞏固 (Reinforcement)**以確保變革可長期持續實施

### 領導變革的 8 步驟流程

約翰．科特 (John Kotter) 博士發明此法，並在他的[領導變革 (Leading Change)](https://www.kotterinc.com/book/leading-change/) 一書中說明其概念。根據科特的觀點，這[八個步驟](https://www.kotterinc.com/8-steps-process-for-leading-change/)為：
- **創造急迫感**，以強調立即行動的重要性
- **建立一個引導團體**，以便引導、協調及溝通組織變革
- **制定策略性願景及計劃**，以澄清未來與過去將有何不同
- **收編志願隊伍**，由其倡導變革
- **移除障礙物，以便採取行動**，從而提供您組織產生實質影響力所需要的自由
- **製造短期的勝利**，鼓舞組織繼續堅持下去
- **持續加速**且不斷主動採取變革，直到您的願景成真
- **制度變革**，直到制度已足夠鞏固，可取代舊習慣

## 何時應使用變更管理

您不應針對每項組織變革推出整套變更管理流程。唯有潛在的反彈會很大或遍及全公司時，變更管理才重要。請記得，身為凡人，我們可能會[對變更產生反感](https://hbr.org/2012/09/ten-reasons-people-resist-chang)。我們往往喜歡目前的系統 (即便它不是最好的流程)，要人員或團隊想像以新的方式工作可能很困難。

以下是一些您會需要藉由變更管理流程推出的組織變革範例：
- 全公司使用的新工具或技術
- 領導階層或組織架構改變
- 工作文化或價值革新
- 革新的公司政策、人力資源 (HR) 計劃或福利
- 併購或收購

實施變更管理流程時最重要、應記得的一點是，必須充分思考向組織推出此變革的時程和方法。

在 Asana，我們的專業服務及客戶成功團隊經常協助團隊建立變更管理策略，以利推出全公司使用的新工具或技術。藉由[Asana](https://asana.com/product)，團隊不僅有用來組織和執行工作的工具，更能透過[工作管理](https://asana.com/resources/introduction-to-work-management)來推出新的團隊協作方法。使用變更管理流程有助確保獲致成功，達成變革。

## Asana 變革之路：透過變更管理推出新工具或技術的 6 個步驟

為了協助新團隊採用 Asana，我們的專業服務及[客戶成功團隊](https://asana.com/customer-success)建置了一套變更管理流程，其靈感取自科特博士之領導改革的 8 步驟流程，並以成功在組織實施 Asana 的客戶的知識作為後盾。這樣所得出的方法 (即 **Asana 變革之路**) 有助團隊在組織層級推出新工具或技術。

Asana 變革之路有六個步驟：
- 定義為什麼
- 發現當下
- 設計第一個工作流程
- 賦予團隊能力並認可成績
- 為未來的成功奠定基礎
- 測量並擴展使用規模

無論您是採用 Asana 或推出不同的新工具，以下都是您可以借鏡 Asana 變革之路在公司推出新工具或技術的方式。

### 借鏡 Asana 變革之路：案例研究

假設您的團隊要轉換至集中化[工作管理平台](https://asana.com/uses/work-management)，以便使工作更有成效，且增進[協作](https://asana.com/resources/team-collaboration-tips)。以下說明您可如何借鏡 Asana 變革之路，來實施組織變革：

### 1. 定義為什麼

在您向組織推出此變革前，您必須先知道：為什麼自己要這麼做？此變革解決的痛點是什麼？儘管並非所有組織成員都樂意接受變革 (因為我們都厭惡改變)，為您何以要這麼做提出一個具體原因將有所幫助。

定義「為什麼」時需考量三個不同元素：

#### 首先，請精心設計「為什麼論述」

先寫出為什麼您要實施這項組織變革。這個「為什麼論述」將會指引之後您所有工作的方向。

「[團隊/組織名稱]要實施這個新的工作管理工具，以便[管理這些專案和流程]。透過這個做法，我們希望[緩和這些痛點]並[達成這些目標]。」

例如，若您要推出工作管理工具，您可以這麼寫：

「我們公司要推出這個新的工作管理工具，以改善跨部門協作，提高透明度。這樣做的用意是期望提升公司的生產力，準時完成更多專案。」

#### 接著，請定義成功指標

您也會想為自己的變更管理流程定義成功的樣子。不妨和領導變革的團隊一起坐下討論，設定指標。指標可包括這些：
- 在什麼時間點前應該推出此變革
- 全公司採用變革或訓練的百分比
- 在特定日期之前的全公司[利用率](https://asana.com/resources/utilization-rate)

例如，若要推出工作管理工具，您可能會有以下其中幾個指標：
- 我們會在 3 月 3 日開始從一個小群組推出此工具。員工可在六月中旬選擇加入。接著，在 7 月 17 日以前，我們公司所有人都應加入並熟悉工具如何使用。
- 團隊每週應在工作管理工具中傳送[專案狀態報告](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)，且應只在此工具中管理工作。
- 7 月 30 日以前，100% 的員工都應已啟用此工具。

#### 最後，請集結您的佈署聯盟

推出組織變革不是一人工作。您需要多人組成的團隊，而您的佈署聯盟就是這個團隊。佈署聯盟有三類型的成員：
- **規則設立者。**此乃職場當紅炸子雞。您的規則設立者  (可為多個人) 將協助您定義要如何在全公司使用新的工作管理工具。他們可能會帶領訓練活動或在過程中回覆團隊成員提出的問題。
- 意識提升者。這是指領導階層團隊的一位 (或多位) 成員。意識提升者與當下實施之變革之距離可能相對較遠，但他們會是代表支持的聲浪。意識提升者應闡明您的「為什麼論述」，以便提高團隊的接受度。
- **產品倡導者。**這是指個別貢獻者，或早期採用工具者，這些人積極協助為此變革創造動能。

### 2. 瞭解目前情況

為實施大規模變革，您首先必須從小處做起。先選擇一個工作流程，把它實施於新系統中，以利您的佈署聯盟建立最佳做法及範例之後，您再徹底推出。理想的做法是，選擇一個可以協作且大規模的工作流程，如此您就能在實施變革之前解決任何遭遇到的麻煩問題。

例如，若要推出新的工作管理工具，您可選擇行銷部這樣的團隊或部門。向行銷部介紹新工具前，不妨製作示範環境，說明他們可以如何使用。例如，您可以向他們示範如何運用新工具來執行協作程度更高的[行銷活動](https://asana.com/templates/for/marketing/campaign-management)。

### 3. 設計您的第一個工作流程

這是您在一個工作流程或流程測試新變革的機會。規則設立者應為選定的團隊或工作流程舉辦訓練課程。確保您的產品倡導者也在場協助認可取得的成績，並記錄有效運作的流程。

此時，您可能會面臨之前未曾思考過的問題。務必將常見問題 (及答案) 記錄下來，以便在擴大規模推出此變革時，在您的文件中記錄下來。

例如，在推出新的工作管理工具時，您已為[行銷團隊](https://asana.com/teams/marketing)製作示範環境。接下來要做的，就只剩為團隊舉辦訓練課程，以便向他們展示工具如何運作。鼓勵他們在此工具中規劃跨部門的計劃，例如您示範的行銷活動。經常查核進度，以瞭解工具推出的狀況如何，並回答團隊可能會有的任何問題。從頭到尾都應記錄成功的歷程，以便透過這些時刻，啟發其他團隊採用工具。

### 4. 賦予團隊能力並認可成就

您的團隊正針對您選擇的工作流程進行設定。務必經常查核他們的進度，瞭解狀況如何，並認可取得的成績。即便是小小的成績也應如此。在一開始就帶起動能，不僅有利變革獲得支持，更有助打造支持變革完整隊伍，讓這些人自然成為產品的倡導者，於此同時，您則能擴大變革的規模。

### 5. 為未來的成功奠定基礎

此時此刻，您的團隊應該已經以新的營運方式、緊鑼密鼓地執行工作。利用此時機慶賀團隊的早期勝利、定期收集回饋、監控工具採用的情況，並建立最佳做法。納入常見問題文件、說明區段，以及在集中之處持續引導新隊友的計劃，這些做法將確保成功長長久久。

### 6. 測量並擴展使用規模

一旦您認為自己已解決第一次變革的問題後，就是時候擴大推行的範圍了。使用訓練課程、常見問題文件，並讓自己準備好您已完成的第一個工作流程，從而協助引導其他團隊。視您公司的規模而定，您可選擇是否規劃一段工作時間，與佈署聯盟討論並回答任何問題。鼓勵產品倡導者經常查核進度並認可取得的成績，以利新[工作管理工具](https://asana.com/uses/work-management)取得動能。

在您發現之前，您早就成功完成變更管理計劃了！

## 組織變革的關鍵是變更管理

無論您要推出何種組織變革，或使用何種變更管理法，仔細思考過、衡量過再推出，是變更管理的關鍵。請使用變更管理法，幫助您的團隊成功適應任何變革。

若您正要推出新技術或工具，請試著借鏡 Asana 變革之路。若要深入瞭解，請閱讀我們的指南，瞭解您可如何使用此變更管理流程[協助您的團隊採用 Asana](https://asana.com/guide/team/onboard/change-management-strategy)。

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