# 什麼是專案管理？其優勢是什麼？ > 沒有專案經理？沒問題。請瞭解專案管理，以及如何從中獲得助益。除此之外，不妨取得相關提示，瞭解如何採用專案管理工具，從而完成更出色的工作成果。 Source: https://asana.com/zh-tw/resources/benefits-project-management ## 專案管理的優勢為何？ 並非每一家公司或每一個團隊都擁有正式的專案管理流程。無論您是在大型組織中還是快速成長的新創公司中工作，正式的專案管理可能未必是您所在團隊優先考量的事項。但現在，維持條理、和隊友協作變得愈發困難了。您可能考慮是否需要進行專案管理，不過，這是擁有專門專案經理的團隊的事，對嗎？ 或許並非如此。在 Asana 中，我們認為[專案管理技能](https://asana.com/resources/project-management-skills)可以幫助團隊更高效地完成專案。尋找一種可以規劃、管理並執行工作的方式，攸關每一個團隊和公司。儘管您可能不需要傳統專案管理系統中的每一個環節，但您的團隊仍然可以從專案管理的一些基礎部分中獲益。 ## 什麼是專案管理？ 專案管理幫助團隊在專案中組織、追蹤並執行工作。將專案想像為某種為完成特定目標而進行的一組任務。專案管理可以幫助您的團隊規劃、管理並執行工作，按時實現專案要求。藉助[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)，您的團隊可以在同一處地方組織全部工作細節，分享回饋和進度，並且最終實現更高效的協作。 - [閱讀：如何為您的團隊選擇專案管理軟體](/resources/project-management-software-buyers-guide)與其奔忙於試算表、電子郵件和其他工具之間處理工作，不如使用一個專案管理工具幫助您的團隊： - 協調跨職能工作 - 將專案計劃、詳細資料、[檔案](https://asana.com/apps/google-drive)和回饋集中起來 - 與所有專案關係人分享狀態更新 - 改善[團隊協作](https://asana.com/resources/team-collaboration-tips) ### 專案管理歷史 1900 年代初期，幾種不同類型的工程融合後，發展出了[專案管理](https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management)。但是直到 1950 年代，定義現代專案管理的工具和技術才開始興起。那時，專案管理開始成為一種清晰、可辨別的方法，且大多數用在工程專案上。1969 年，[國際專案管理學會](https://www.pmi.org/about) (PMI) 正式成立，接下來的幾十年中，這一組織在定義和鞏固專案管理方面發揮了重要作用。除了為專案管理提供認證以外，PMI 還在 1996 年發佈了史上第一本_專案管理知識體系指南_ ([PMBOK 指南](https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards))，並定時更新。 從過去的歷史來看，專案經理曾經是專任的員工，往往需要接受[專案管理方法](https://asana.com/resources/project-management-methodologies)和綜合工具的相關訓練，並且通常必須獲得 PMI 這類組織的認證。以前若要執行專案管理流程，就必須要有一位專案經理，因為專案管理工具難以設定，而且通常需要具備獨特的專業知識。 到了現代，專案管理則大不相同。現在不僅沒有複雜的認證和難以理解的行話，甚至[任何人都可以成為專案經理](https://asana.com/resources/become-a-project-manager)。事實上，Asana 認為，只要您管理著專案 (任何專案)，您就是專案經理。在專案管理所實現的彈性和民主，絕大部分必須歸功於改良的現代化[專案管理軟體](https://asana.com/uses/project-management)。現代化的專案管理具有彈性及透明度，而且是為您量身打造 (而不是反過來要求您去適應)，不再是一堆拙劣、難以操作的的工具。 ## 現代專案管理的 A-B-C 專案管理有諸多術語和行話，但不如表面一開始看起來那麼複雜。如果您剛入門，或想要知道同事口中的敏捷法指的是什麼，或想加入他們討論專案範疇，可以參考此處提供的細目，瞭解專案管理涵蓋的類型、元件、流程和[團隊角色](https://asana.com/resources/team-roles)。 ### 專案管理類型 專案管理是一種方法，用於幫助團隊追蹤正在進行的所有工作，以便按時完成專案要求。但在廣義的專案管理類別中，還有其他類型、方法和途徑，包括： - **敏捷式專案管理。**[敏捷](https://en.wikipedia.org/wiki/Agile_software_development)法是一種[精實專案管理](https://asana.com/resources/lean-project-management)模式，廣泛應用於產品、工程和軟體開發團隊。團隊相信透過敏捷法可持續改善，對改變做出靈活反應、實現疊代流程及累進式的演進。一些熱門的敏捷式架構包括 [Scrum 和看板](https://asana.com/resources/kanban-vs-scrum)。 - **瀑布模型。**在瀑布模型中，任務以線性方式向下串聯：每當一個任務完成後，下一個任務即準備就緒，如此循環。[瀑布模型](https://en.wikipedia.org/wiki/Waterfall_model)包括 6 個階段：要求、分析、設計、編碼、測試以及營運。這一類型最適合具有固定交付項目和範疇的專案，因為瀑布方法的即時靈活性不如其他一些專案管理方法。 - **PRINCE2 方法。**PRINCE2 指受控環境下的專案管理第二版。在 [PRINCE2 專案管理方法](https://asana.com/uses/prince2)中，專案分解為 7 個流程：指導專案、設立專案、實施專案、管理階段邊界、控制階段、管理產品交付以及結束專案。 - [關鍵路徑法 (CPM)](https://asana.com/resources/critical-path-method)**和**[計畫評核術 (PERT)](https://asana.com/resources/pert-chart)**。**CPM 和 PERT 在 1950 年代發展出來，是原創的專案管理法。[CPM](https://en.wikipedia.org/wiki/Critical_path_method) 提供的運算法可針對相互連結、已定義時間範圍的複雜任務描繪出任務之間的關鍵路徑。團隊可藉由 CPM 辨識出依存活動的最長延伸範圍。另一方面，[PERT](https://en.wikipedia.org/wiki/Program_evaluation_and_review_technique) 則有助團隊在時間軸和時間範圍未知的情況下辨識關鍵路徑。使用 PERT 時，專案經理能夠辨識需要完成的所有任務 (而不僅是關鍵路徑而已)，從而判斷要完成整個專案所需的最短時間。 - [嘗試用 Asana 進行專案管理](/features/project-management) ### 核心元件和重要術語 專案管理中，並沒有什麼已經定義好的元件核對清單。通常來說，因為存在不同類型的專案管理，每一個專案管理的元件、流程和格式也相應各異。不過一般而言，您所使用的專案管理方法或工具都包括： #### 智慧目標 每一個專案都應有已定義的目標或目的。當您列明專案目標時，使用 [SMART 目標架構](https://asana.com/resources/smart-goals)，確保您擁有清晰的指標和標準，以便準確衡量專案是否成功。 #### 專案計劃 [專案計劃](https://asana.com/resources/project-management-plan)以藍圖呈現團隊需要達成的關鍵元素，以便成功達成專案目標。 - [閱讀：7 步驟快速打造更佳的專案計劃](/resources/project-management-plan) #### 預算 大多數專案有其預算，限制並定義了您在專案期間可以完成的內容。 #### 專案風險 專案風險指專案中任何可能出錯的事項，如超出預算或錯過截止日期。[專案風險管理](https://asana.com/resources/project-risk-management-process)是在專案開始執行前辨識風險，以盡可能加以預防的做法。這意味著需要建立[風險管控表](https://asana.com/resources/risk-register)。 #### 專案範疇 在規劃流程中，您還需要定義[專案範疇](https://asana.com/resources/project-scope)，即其規模、限制、預算和目標。瞭解您的專案範圍，可預防[範疇潛變](https://asana.com/resources/what-is-scope-creep)，發生範疇潛變時，您的專案交付項目和工作超出了專案的範疇。 #### 資源管理計劃 [資源管理計劃](https://asana.com/resources/resource-management-plan)即有關如何分配僱員餘裕、技術工具或預算等團隊資源的計劃。為您的專案建立資源管理計劃，有助於最佳化管理並安排團隊資源，以便充分利用可用資源。 - [請閱讀：什麽是資源平衡？(技巧與範例)](/resources/resource-leveling) #### 專案關係人 [專案關係人](https://asana.com/resources/project-stakeholder)是指專案所涉及的所有人，其中可能包括[跨職能團隊](https://asana.com/resources/cross-functional-team)成員或領導層的高階經理人。 #### 時間軸 大多數專案都擁有[時間軸](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template)，即開始日期、工作啟動時間以及結束日期、工作完成時間。 - [閱讀：如何以 7 個步驟建立專案時間軸](/resources/create-project-management-timeline-template) #### 交付項目 交付項目指專案時間軸上最後階段時完成的資產、檔案或產品。[交付項目](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables)可包括品牌宣傳活動廣告或產品新功能發佈。 #### 里程碑 [里程碑](https://asana.com/resources/project-milestones)指表明完成一組工作的時間檢查點，或已啟動工作的一次新的彙整。有別於交付項目代表產品或結果，里程碑表示的是某一個時間點。 - [閱讀：如何設定、達成並慶祝專案里程碑](/resources/project-milestones) #### 相依性 專案中可能還包含相依性，即某一個任務必須在另一個任務完成後方可開始。若您的專案中有著大量相依性，[甘特圖式檢視](https://asana.com/resources/gantt-chart-basics)可能可以幫上忙，這樣您就可以在時間軸中將工作內容可視化了。 #### 進度與狀態更新 管理專案時，您需要向專案關係人傳送進度報告和[狀態更新](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)。好的報告可以增加跨職能可視度與協作。 - [閱讀：如何撰寫高效的專案狀態報告](/resources/how-project-status-reports) ### 專案管理流程 基於您所執行的任務、所屬的團隊以及團隊成員喜好以何種方式協作，都可能導致每個專案略有不同。但一般而言，專案管理流程期間會出現 [五個主要的專案階段](https://asana.com/resources/project-management-phases)： - **專案啟動。**在啟動階段，您會組織專案團隊，並且確立專案範疇。視專案的複雜度和規模而定，您可能還需要建立[專案藍圖](https://asana.com/resources/project-roadmap)。 - **專案規劃。**專案規劃是指概述專案需求，並定義何謂「專案成功」。這個專案階段是專案管理成功與否，以及您是否能達成專案目標的關鍵。您將在規劃階段建立專案計劃、確立關鍵里程碑，並透過專案成本和時間軸之調整，使其相輔相成。 - **專案執行。**專案的絕大部分是執行階段，亦即您和團隊為專案交付項目付出心力的時刻。在執行階段，您需要實行[工作負荷管理](https://asana.com/resources/effectively-manage-team-workload)、[時間管理](https://asana.com/resources/stop-wasting-time-meetings)以及[任務管理](https://asana.com/uses/task-management)，方能確保團隊方向一致、進度正常而不會慌了手腳。 - **專案績效。**執行階段期間和結束之後，會產生報告。專案期間的報告有助您修正方向、協作，並提高工作的跨職能可視度。接著，一旦專案完成，您就能針對自己的表現提出報告，並與專案關係人一起[腦力激盪，提出構想](https://asana.com/resources/brainstorming-techniques)，以便知道如何在之後的專案做出改善。 - **專案結案。**完成專案之後，應花點時間向專案關係人做簡報，以便記錄過程中[學到的經驗](https://asana.com/resources/lessons-learned)。各團隊可能做法不同，您可透過[專案回顧會議](https://asana.com/templates/for/product/sprint-retro)、[專案反思](https://asana.com/resources/project-post-mortem-tips)或專案簡報來達成。 #### 常見問題：正在進行的專案該如何？ 管理錯誤追蹤、創意請求專案等進行中流程的最佳方式就是使用工作管理。專案管理實際上是[工作管理](https://asana.com/resources/introduction-to-work-management)的一部分——專案管理用於幫助您協調個別專案，而工作管理軟體則既可幫助團隊管理專案，又可無管理無特定開始及結束日期的流程。 - [閱讀：工作管理與專案管理：兩者差異為何？](/resources/work-management-vs-project-management) ## 專案管理的 5 個優勢 若您對是否需要專案管理仍持觀望態度，繼續閱讀，探索專案管理的優勢，瞭解將這些理念帶入團隊工作方式中的幾種簡單方法，不需要花哨的學位或課程認證。 ### 1. 可改善團隊協作的清晰、有條理的計劃 若您曾經毫無準備就啟動一項專案，就會明白一開始事情可以有多混亂。最終您可能會跳過專案排程中的必要步驟，或者在最後一刻倉促完成被遺忘的任務，或者一遍又一遍地回答相同的後勤問題：「這個什麼時候截止？我們接下來要做什麼？」還有更糟的，就是當您急於完成專案時，工作品質可能會受到影響。 與其邊做邊寫計劃，不妨在開始專案前，就將必須完成的一切按部就班規劃好，包括任務所有人、交付項目及截止日期。接著，在時間軸或分類清單中[將專案的待辦事項圖表化](https://asana.com/resources/visual-project-management-kanban-timeline-calendar)，以清楚呈現各事項相關的負責人、事、時、地。例如，若您正規劃一個活動，可列出發生於主活動前的所有個別步驟、各步驟的負責人，以及您需要提前多久完成這些步驟。然後，將這些步驟排入分享的專案行事曆排程中。這樣一來，即可避免發生最後一刻才趕著送出邀請函，或兩個隊友分別預定兩家不同外燴服務的窘境。 用清楚的計劃呈現所有專案的待辦事項後，加入到期日、任務所有人，以及其他的關鍵細節，您就能預防一場可能發生的混亂，將耗時費力的執行過程轉變為有效率的版本。您會對工作的範疇和時程有清楚的概念，且甚至能在開始工作之前，就發現可能的衝突點。透過這麼一點事前思考和計劃，您就能減少浪費的時間和資源，何樂而不為呢？ #### 計劃專案的秘訣 - **在開始著手前，先列出需要做的所有事項。**接著，加入截止日期、任務所有者、狀態或相關檔案的連結等細節。若這是團隊接觸的新專案類型，則加入一點緩衝時間，以免發生任何意料之外的步驟或阻礙。 - **將所有事項組織在一個可分享的計劃中。**無論使用簡易清單或行事曆，或如時間軸或[工作流程看板](https://asana.com/resources/what-is-kanban)等更視覺化的工具，請讓計劃有系統，以利所有人查看相關的人、事、時、地。接著，讓計劃在專案關係人之間相互流通，好讓所有人資訊同步。 - **將可重複執行的專案轉換為範本。**若這是您會不斷重複執行的專案，請建立一個可以重複利用的範本，以便在下個專案的計劃階段，省下時間。 若要成功管理專案，您必須妥善安排優先順序。您肯定無法如願獲得足夠的時間和資源，因此為了成功，您所要做的就是專注在最具影響力的項目。接著，應確認專案關係人都清楚這些優先事項，以便設定期望值，而您的團隊也應清楚這些優先事項，才能專注於正確的工作。 ### 2. 定義每個人的職責，以避免模糊不清 一旦完成準備工作，就正式進入專案管理的實際管理部分。然而，若沒有清楚定義的專案所有者協助團隊一路跑過終點線，隊友很容易會落東落西、忘記細節，或在問題發生時不知道該問誰。 - [閱讀：如何有效管理團隊的工作負荷](/resources/effectively-manage-team-workload)有些公司設有正式的專案管理部，由專責的專案經理確保計劃如期行。而那些沒有專案管理部的公司，則通常讓領導或發起專案的人員肩負專案管理的職責。例如，若您是發佈一系列新文章的編輯、主掌網站移轉的開發人員、或更新客戶報告系統的客戶經理，您可能也就是協調專案中所有變動事項的人。 所幸，您毋須身兼兩職，就能有效率地管理專案，事實上，只要一點點溝通和[協作](https://asana.com/resources/team-collaboration-tips)，就有很大幫助。請向其他人表明您是專案的窗口，參與專案的所有其他人就知道有問題要問誰，也知道該向誰取得進度更新。此外，透過定義其他所有人在專案中的職責，您也能清楚表達自己希望隊友如何參與專案，而不會模糊不清。 #### 管理專案的秘訣 - **清楚表明您的職責 (和所有其他人的職責)。**無論處於計劃階段或專案早期，請確認所有人知道專案領導人是誰 (是你！)，以及其他人的職責。 - **向任務所有人查核進度並回答問題。**既已建立清楚的計劃，專案關係人也已知道自己的職責所在，現在您就可查核其工作進度，或協助他們取得所需的一切，以解決工作難題，從而讓他們按時完成工作。 - **定期分享狀態更新。**向您的團隊分享[專案進度](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)的更新資訊，從而保持源源不絕的動能。這不僅有助所有人掌握最新資訊，減少狀態更新的相關提問，也能鼓勵及鼓舞專案關係人。 整體而言，使用 Asana 後，我們有更多的協作。只要開始一個專案，就能集結眾人之力。這和 Dalton 自己負責一個專案的概念大不相同，而是彷彿我們所有人共同肩負一個使命一樣。 ### 3. 定義完善的目標，可改善團隊的效率 團隊不知道專案目標時，專案不會成功。缺乏清楚目標的團隊，不僅缺乏[內在動機](https://asana.com/resources/intrinsic-motivation)，更潛藏往錯誤目標努力，或汲汲營營投入低影響力工作的危機。 透過專案管理工具，您可事先定義專案目標。這樣一來，致力於該專案的所有人，均對專案目標有一致的概念，從而能針對達到目標所需採取的步驟做最好的發揮。例如，若您的專案要發表新產品，您可能會設定以下目標「創造 20% 的新增升級」。而這個目標將隨進度的發展而影響您在發表活動上所進行的決策，也將在發表活動後成為測量成功的度量指標。 此外，您專案團隊的每個人也將受益。由於您已徹底思考過自己要解決的問題，且為團隊提供如「北極星」般的指引，團隊可始終專注於會對目標產生重要影響的任務，而不會迷失於不必要的工作中。 #### 專案目標的設定秘訣 - **分析自己為何要推出專案。**問自己：為什麼需要做這件事？這會影響誰？這個專案如何銜接至組織的上一層較大目標？是否能銜接其他隊友已經在進行的其他工作？從此計劃中我們可預期哪些成果？ - **與所有專案關係人分享您的目標。**[計劃專案](https://asana.com/resources/project-management-plan)前，請與需要參與的所有人分享您的目標。視團隊運作的方式而定，您可能採取啟動會議、流通文件，或在專案管理工具中加以分享的方式達成這個目的，原則上只要所有人都瞭解您的計劃目標 (以及哪些不是目標) 即可。 - **針對目標建立監控及回報流程。**不要只是設定完，然後就忘了。務必擁有一個定期查核及回報目標進度的計劃，如此一來，就能輕鬆查看自己是否有錯過目標的風險，而能調整計劃來達成目標。 Asana 讓我們得以看清實際執行的整體工作量，進而重新排定優先順序，並調整我們所進行的工作策略。 ### 4. 定義一份讓團隊目標一致且專心致志的溝通計劃 儘管人們使用專案「管理」一詞來描述，但專案的管理工作只是拼圖裡的一小塊。在實際開始作業之前，應先具備一致的溝通計劃。您的團隊很可能有電子郵件管理工具、即時通訊工具及專案管理工具等，而溝通計劃則指明各項工具的應用時機。例如，Asana 將[電子郵件](https://asana.com/apps/google-gmail)用於外部溝通、[Slack](https://asana.com/apps/slack) 用於快速傳達內部訊息、[Asana](https://asana.com/product) 工具本身則用於須採取具體行動的工作。 平均而言，員工[每天必須在 10 個工具間](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)來回切換。若沒有建立明確計劃並指明各項工具的應用時機，光是在這些工具間來回切換就可能令人感到困惑，或徹底崩潰。溝通計劃可降低做決策所帶來的疲憊感，並確保所有團隊成員均資訊同步。 - [下載報告以瞭解詳情：工作剖析索引](/resources/anatomy-of-work) #### 溝通計劃的建立秘訣 - **建立溝通約定。**您的溝通計劃應在最基礎的層次上定義團隊溝通時使用的工具，以及溝通的頻率。 - **讓團隊有機會分享回饋。**您的溝通計劃必須適用於團隊的所有人，因此請務必讓專案關係人獲得相同的資訊。讓大家有機會提出回饋及練習使用，直到所有參與者都覺得溝通計劃是實際可行的為止。 - **清楚說明誰是專案關係人以及其職責。**專案關係人何時應被納入收件人群組？所有事物上線前，是否有任何專案核准人一律需要先被通知？請將專案關係人及其職責記錄在溝通計劃中。 - **統一狀態更新的頻率和型式。**溝通計劃中最重要的一項元素，是您分享[專案進度](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)的方式。理想的做法是，將所有應具體行動的工作儲存在您的專案管理工具中，以便輕易彙整並分享狀態更新。 由於能從電子郵件擷取請求，並且能用 Asana 進行更有成效的協作，我們得以在一個月內省下 60 個小時，而現在還可將省下的時間運用於策略規劃，而不是用來管理所有零散事項。 ### 5. 有助提高效率的專案管理工具 若要將這些秘訣化為實際的行動，不妨考慮使用專案管理工具，協助團隊更有效地協作，並按時完成工作。 儘管實際上有數十種工具供您選用，但應避免選擇較傳統的專案管理工具，因為這絕大部分的傳統工具是為較傳統的流程所設計，光要設定和讓人員啟用，就需耗費大量時間。不妨改為尋找易於採用、具有彈性且可自訂功能的產品。若能[連結多個專案的工作](https://asana.com/product/portfolios) (這在電子郵件和試算表中就很難達成)，並在工作執行之處與隊友溝通，就更棒了。 - [閱讀：改善團隊工作效率的九個方法](/resources/ways-improve-team-efficiency-work)無疑地，我們認為 [Asana](https://asana.com/product) 符合這樣的需求，對想要立即使用工具改善專案管理的公司而言，是絕佳選項，不僅易於採用，並且具備助您團隊獲致成功的必備功能。 #### 專案管理工具的使用秘訣 - **統一讓所有人使用集中化的相同工具。**請避免讓各團隊或各團隊成員使用不同的工具管理專案，而是統一讓所有人使用同一個工具。這樣一來，您可以更有效地促進協作，並減少不知應至何處尋找關鍵資訊的困惑。 - **建立使用方法的慣例。**利用簡單規則協助所有人有信心地、正確地使用新工具。例如，您可以說「一律在任務加上截止日期」，或「務必在所有行銷專案的標題加上『行銷』字眼」，或「若要請求某人採取行動，請在專案管理工具建立一項任務，而不是傳送電子郵件給他」。 - **向其他人分享狀態更新及報告。**讓隊友最快瞭解工具價值的方式，是讓他們更清楚地看見[專案的狀態及進度](https://asana.com/resources/how-project-status-reports)。在新工具中向其他人分享狀態更新，以及呈現專案進度，有助您的隊友更瞭解工作的狀態，同時鼓勵他們也在自己的工作使用同一個工具。 我在專案管理上的首要秘訣，是一律在專案結束後進行回顧。接著，就能把學到的一切經驗化為攻略，以便為下一次做好準備。在之後需要規劃及管理類似專案時，已完全就緒。 ## 我想成為專案經理，接下來該怎麼做？ 恭喜！您已是一名專案經理了！沒錯，您已具備擔任這個職務需要的一切條件。專案管理一詞最早出現時，人員必須經過嚴格訓練並取得證照，才能被視為「專業的專案經理人」。然而，隨著數十年的時光流逝，以及主要基於當前團隊職責的普及化和擴張，這件事已徹底改變。原先，您需要一位專案經理來「執行」專案，但由於愈來愈多專案領導人開始自行執行自己的專案，因而使專案管理從一個專業工作，轉變成為一項技能。 現代[專案管理工具](https://asana.com/uses/project-management)就是在這種轉變的基礎上誕生的。在 Asana，我們相信每個人都可以是專案經理。如果您在團隊中工作，而您的團隊正在執行專案，您就可以成為一名專案經理，只需要這樣一個為您而設的工具，無須反其道而行去學習新工具的來龍去脈。 ### 專案管理工具 專案管理工具是一種獲得明晰度且與團隊彼此連結的可視化方式。思考團隊目前管理工作的方式，若您並未分享專案管理工具，您的團隊專案、任務、檔案和溝通內容可能就會散佈在各個工具中，也減少了團隊可視度和一致性。在沒有集中事實來源的情況下，團隊成員無法清楚瞭解其優先順序，很可能會花費大量時間去尋找答案。事實上，根據《工作剖析索引》，我們每天花費在工作管理事務上的[時間比例達 60%](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)，比如忙著搜尋文件、跟催核准、參加會議等，而無法進行專業或策略性的工作。 藉助線上專案管理工具，您可以更好地溝通優先順序，並且在人、事、時上維持一致。若要為團隊提供明晰度，專案管理工具提供了數種不同的方式，可以即時將專案工作可視化。以下是最受歡迎的一些類型： #### 工作流程看板 工作流程看板是一種規劃專案進度的可視化方法。在工作流程看板中，進度以垂直欄表示，任務可在每一個階段之間移動，直至完成為止。典型的工作流程看板中包含「新」、「進行中」、「已完成」工作等欄。 #### 甘特圖 甘特圖是一種用於將專案時間軸可視化的水平列圖表。在甘特圖中，任務以水平列表示，而列的長度則表示進行任務所需時長。 - [利用 Asana 繪製專案時間軸](/features/project-management/project-views) #### 行事曆 專案行事曆是讓您的任務生動呈現的絕佳方法，還可以讓您將至的週次任務或月份任務清晰可見。專案行事曆是一種熱門的檢視，適用於包含附帶唯一截止日期的多個不同任務的專案，像是編輯行事曆或社交媒體內容行事曆。 - [利用 Asana 將團隊行事曆可視化](/features/project-management/project-views) #### 試算表式清單 在試算表式檢視中，您可以對人、事、時獲得清晰且一目了然的洞察。在這一可視化專案管理類型中，您可以獲得專案工作流程的線性、網格狀的清晰檢視。 - [使用 Asana 建立待辦清單](/uses/to-do-list) ### 工作管理工具如何？ 前面，我們提及了[工作管理軟體](https://asana.com/uses/work-management)，因為專案管理是工作管理的一個類型。藉助專案管理，您就擁有了組織、規劃並交付專案的絕佳工具。但工作管理能幫助您的遠不止單一專案流程，還可以幫助您的團隊全盤瞭解專案情況以及計劃之間的關係。除上述 4 種常見的專案管理檢視以外，還有兩種適用於此的主要工作管理工具。 #### 專案集管理 專案集管理是在一處地方監控所有計劃的秘密武器。專案集提供全部工作內容的鳥瞰檢視，讓團隊可以在多個專案之間維持進展順利。它們讓您得以將日常業務和公司策略連結起來。 - [利用專案集，系統化地組織工作](/features/goals-reporting/portfolios) #### 工作負荷管理 藉助工作負荷管理，您可以清楚掌握團隊的工作內容和工作量，避免發生過勞和倦怠。這樣，您就可以發現潛在的過度工作問題，並且在有需要的時候調整任務。 - [運用 Asana 管理團隊的工作負荷](/features/resource-management/workload) ## 親自體驗優勢 無論您供職於何種公司或產業，您的團隊都會因採用了專案和工作管理基礎功能而受益。即使是對您規劃、管理和報告工作的方式作一些簡單的變更，都可以讓您的團隊工作更高效、對工作更負責，並且有信心解決最重要的事情。 Asana 是一種工作管理工具，用於幫助團隊組織並執行工作。立即深入瞭解 [Asana](https://asana.com/product)。 - [專案管理](/resources/project-management) - [工作細目結構 (WBS)：WBS 是什麼，要如何使用？](/zh-tw/resources/work-breakdown-structure) 專案管理 #### 內容撰稿人 工作分解結構 (Work Breakdown Structure，簡稱 WBS) 是專案管理中最實用的可視化工具之一。當專案範疇複雜、交付項目眾多時，工作細目結構能將整個專案從最高層級逐步分解為可執行的具體任務，確保每項工作都有明確的負責人和完成日期。由於工作細目結構以可視化方式展示，因此可組合使用工作流程管理軟體與專案管理架構來建立。建立方法包括時間軸、 ... - [制定應變計劃以預防業務風險的 8 個步驟](/zh-tw/resources/contingency-plan) 商業策略 專案規劃 #### 作者 沒有人希望 A 計劃失效，但準備一份強大的 B 計劃是應對任何情況發生的最佳方式。有了可靠的後援計劃，您就可以有效應對非預期事件，並且盡快讓事情重回正軌。應變計劃是一種主動策略，能夠協助您處理事態惡化並確保業務持續進行。在本文中，深入瞭解如何針對非預期事件制定應變計劃，並且制定恢復策略，以確保您的業務維持健康狀態。什麼是業務應變計劃？業務應變計劃是一種策略 ... - [建立成功變更管理流程的 6 個步驟](/zh-tw/resources/change-management-process) 商業策略 靈感與影響力百寶箱 #### 作者 改變是幫助組織成功的必要元素。隨著企業成長，您不可避免地會需要實施新工具、嘗試新策略，或打入新市場，還有更多改變不勝枚舉。小規模的變更或不會衝擊很多人的變更，很容易實施，但若您需要實施徹底性的組織變革，又該怎麼做呢？若無妥善的規劃，而試圖實施組織變革可能導致混亂、困惑並降低公司的成長速度。您反倒是需要小心推出變革 (在正式變革之前就有制定好的計劃和支援)， ... - [15 個秘訣助您建立真正有用的待辦清單](/zh-tw/resources/make-better-to-do-lists) 專案管理 #### 作者 Everyone loves checking things off a to-do list, but when done wrong, lists can cause more harm than good. Disorganized lists lead to missed deadlines and unnecessary stress.The g ... - [專案管理的優勢為何？](/zh-tw/resources/benefits-project-management) 專案管理 專案管理 - [作者](/author/julia-martins) 並非每一家公司或每一個團隊都擁有正式的專案管理流程。無論您是在大型組織中還是快速成長的新創公司中工作，正式的專案管理可能未必是您所在團隊優先考量的事項。但現在，維持條理、和隊友協作變得愈發困難了。您可能考慮是否需要進行專案管理，不過，這是擁有專門專案經理的團隊的事，對嗎？或許並非如此。在 Asana 中，我們認為專案管理技能可以幫助團隊更高效地完成專案。尋 ...