# What Is Benchmarking? How to Set a Benchmark

> Want to know how to benchmark for better results? Discover how benchmarking can help you measure performance, improve efficiency, and outperform competitors.

Source: https://asana.com/resources/benchmarking

## 什麼是設定基準？如何設定基準

#### 摘要

您如何知道您的工作是否成功？ 設定基準是一種資料驅動的流程，可協助您建立自己的標準來衡量成功。 設定基準是為團隊設定明確期望的簡單方法。 在本文中，您將瞭解不同類型的設定基準，以及建立自己的基準的步驟。成功是一個模稜兩可的詞彙，它是什麼？ 您要如何知道您、您的專案和您的 Business 版是否成功？ 事實上，每個人衡量成功的方式都不同。 這使得成功難以定義，特別是當您管理團隊或發展 Business 版時。

這就是為什麼為成功設定自己的標準如此重要，您可以透過稱為基準評效的[資料驅動方法](https://asana.com/resources/data-driven-decision-making)來完成。 透過基準評效，您可以使用競爭對手和內部比較來為您的成功建立可靠的參考點。

## 什麼是設定基準？

基準是預先設定的標準，而基準評效是設定這些標準的過程。 若要設定基準，您需要將您的工作與其他事物進行比較。 您可以針對各種事物設定基準，包括：
- **競爭對手。** 將您的工作或期望的結果與競爭對手進行比較，可以讓您瞭解行業中的常態以及客戶的期望。 一旦您知道這一點，就可以調整您的 Business 版、產品或訊息，以保持競爭力。
- **先前的結果。** 使用先前的結果作為設定基準，可顯示您是否在內部進行改進，並幫助您識別流程[和工作流程](https://asana.com/resources/workflow-examples)中的差距。 如果您正在改進，您可以加倍投入您正在做的事情 (因為它有效)。 如果沒有，這是一個進行變更的絕佳機會。
- **目標。** 使用目標設定基準可顯示您的結果是否符合您的預期或最初的期望。 如果您的表現不佳，可能需要調整目標，以確保其可實現。

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## 基準評效的優勢

設定基準有助於您為工作方式設定標準。 但基準評效並非根據意見或想法選擇標準，而是以資料為導向。 這樣一來，就能確保您的工作標準有針對性，並專注於具有最大影響力的事物。

設定基準還能向員工展示工作空間期望和目標的依據。 它為您提供資料，以展示團隊的日常任務為何重要，從而使每個人都能瞭解他們的工作內容以及原因。

基準評效有許多優點，包括：
- **定義並確定成功**。 透過基準評效，您可以決定公司的成功是什麼樣子。 例如，如果您的成功設定基準是潛在客戶開發量年增 10%，而您有望達到 11%，那麼您就知道自己超出了預期。
- **找出差距。** 設定基準可揭示與競爭對手相比的差距。 例如，如果您在同一時間範圍內生產三個新產品功能，而您的競爭對手生產八個，那麼就很難保持競爭力。
- **為產品品質設定更高的標準。** 設定基準可產生更高品質的產品或服務，從而提高客戶滿意度。 例如，當您設定基準為每年舉辦四場社群活動時，您就是在設定更定期與客戶互動的標準。

## 為何設定基準如此重要？

設定基準很簡單，但這是一個過程。 在開始之前，請收集相關的基準資料以供比較。 這可能是關於您的競爭對手、先前工作或目標的資料。 此資料收集中的指標將成為您設定基準分析的基準。

例如，假設您正在追蹤產品發佈。 您發現從構想到發佈需要三個月的時間。 根據您的感知，這個時間可能聽起來很長或很短，但感知並不是追蹤這是否是發佈的最佳時機的準確方法。 相反，您可以使用設定基準來回答每次產品發佈需要多長時間。 例如，您可以查看：
- 您的競爭對手推出類似產品需要多長時間？ 
- 上一次產品發佈花了多長時間？
- 我們是否已改進流程，從而節省此次發佈期間的時間？

請注意，其他詳細資料也將在此發揮作用。 您的競爭對手可能會比您更快推出產品，但如果他們的團隊和預算是您的兩倍，這就無關緊要了。 將您的設定基準與目前的情況進行比較，並選擇一個合適的基準。

## 基準評效的類型

有三種不同類型的基準評效：內部、競爭和策略。 您正在衡量的內容以及您想要實現的目標將決定類型。

### 內部基準評效

如果您是設定基準的新手，內部基準是最容易開始的基準。 與專案管理的其他部分一樣，內部基準評效使用組織知識來[回答問題](https://asana.com/resources/lessons-learned)。 此外，由於您正在審查內部資訊，因此資料收集完全在您的控制範圍內。 對於內部基準評效，請查看其他部門、團隊甚至先前工作的 Business 版績效指標。 尋找您可以應用於目前工作的最佳作法或有效流程。

您可以透過以下方式收集內部資訊：
- **使用問卷調查**，並詢問同事或直接下屬他們取得了哪些成就以及如何取得這些成就。
- **審查過去的專案**，並尋找為您的公司帶來競爭優勢的 Business 版流程。
- **研究高影響力的計劃**，瞭解是什麼讓它們發揮作用？ 如果您可以重複使用並標準化使這些專案成功的流程或最佳作法，那麼這些就是績效基準評效的合適選擇。
- **查看先前的**[目標](https://asana.com/resources/business-goals-examples)，看看您的工作是否符合您的期望。

在收集這些資訊時，請記錄任何期望的結果 (即您想要複製並可能成為標準的流程)。 此外，請留意績效差距，即實際績效與預期績效之間的差異。 此流程與[差距分析](https://asana.com/resources/gap-analysis)類似，後者會將您目前的績效與您期望的績效進行比較。 除了內部基準評效，您還會將目前的績效與過去的績效或其他團隊的績效進行比較。 

確定哪些有效、哪些無效後，您可以結束內部審查，為您想要標準化的流程和工作流程設定基準。
- [閱讀：如何從專案管理中汲取經驗](/resources/lessons-learned)

### 競爭力基準評效

這是內部審查的另一面，您可以從中看到所在行業其他公司的結果。 競爭對標更為棘手，因為更難找到可靠的資料。 您需要依賴競爭對手分享資訊或從第三方獲取資料，而您可能無法驗證這些資料。

但這值得一試。 一旦您克服了收集障礙，競爭研究就是獲得競爭優勢的最佳方式之一。 它可協助您發現行業中常見的模式或主題，您可以將其用於基準評效和整體[流程改進](https://asana.com/resources/process-improvement-methodologies)。

例如，假設您發現直接競爭對手的社交媒體參與度比您的帳戶更高。 利用這些資訊，您可以為自己公司的社交媒體參與度設定基準。 簡而言之，您正在決定公司應該達到哪些社交媒體績效指標，以保持在行業中的競爭力。

### 策略基準評效

有時候，您知道某些事情不起作用，但您似乎無法弄清楚原因。 也許您只是在[解決問題](https://asana.com/resources/problem-solving-strategies)的過程中，或者您正在拓展新市場並開發全新的工作方式。 策略基準評效是一種超越產業知識的創意方法。 對於策略基準評效，您正在尋找一流的績效。 通常，這意味著尋找其他公司、產業甚至文化，看看您是否可以為您的工作設定基準新的策略。

歷史上，人們一直使用策略性基準評效來促進創新。 例如，當一家電扶梯公司進軍購物中心時，它必須解決幫助人們快速且陡峭地抵抗重力的問題。 這在其行業中是史無前例的，因此他們向外尋求。 最終，他們[使用了採礦業的技術](https://hbr.org/2014/11/sometimes-the-best-ideas-come-from-outside-your-industry)來設計購物中心的電扶梯。 當像這樣成功完成時，策略基準評效法可以讓您遠遠超越競爭對手。 

### 技術基準評效

技術基準評效涉及將產品、服務或流程的技術層面與行業領導者或競爭對手進行比較。 這種類型的設定基準著重於公司使用的特定技術、工具或方法，使其能夠評估其創新的表現。 

透過檢查工程方法、生產技術或軟體工具等，Business 版可以確定其技術可能落後的領域，並實施改進以保持競爭力和效率。

### 績效設定基準

績效基準評效是透過將特定指標與競爭對手或產業標準進行比較，以評估公司整體績效的過程。 此方法著眼於生產力、效率和獲利能力等關鍵指標，深入解析公司在關鍵領域的表現。 

目標是找出績效差距，並制定策略來提升成果，確保公司保持競爭力並隨著時間的推移不斷改進。

## 如何設定基準

基準評效流程是一種系統性方法，可用於提升組織的績效。 透過遵循這八個簡單的步驟，您可以使用設定基準來持[續改善](https://asana.com/resources/continuous-improvement)您的工作流程和流程。

### 步驟 1：決定您要設定基準的內容

確定您想要設定基準的內容。 如果您是新手，請先為對您的工作影響最大的專案、流程或期望結果設定基準。

**範例：**軟體開發團隊決定設定基準其錯誤解決時間，旨在提高客戶滿意度和產品品質。

### 步驟 2：確定您的基準評效類型

換句話說，確定您的資料是來自競爭性、內部或策略性基準評效。

**範例：**團隊選擇競爭基準評效，計劃將其錯誤解決時間與軟體開發領域的行業領導者進行比較。

### 步驟 3：審閱並記錄

查看您正在為什麼設定基準。 記錄所有相關流程並記錄相關工作流程，以便在開始之前充分瞭解您目前的位置。

**範例：**團隊記錄其目前的錯誤追蹤流程，並指出其平均解決時間為 72 小時。

### 步驟 4：收集資料

根據基準評效的類型，資料可能來自競爭對手研究或內部資料。 使用競爭對手研究時，請注意競爭對手的次要資訊 (即來自網站或新聞文章的資訊)，這些資訊可能難以進行事實核查。

**範例：**團隊研究產業報告、參加技術會議，並審閱表現最佳的軟體公司中有關錯誤解決時間的公開資料。

### 步驟 5：分析資料

將資料與您自己的績效或工作進行比較，以確定差距、模式和改進機會。

**範例：**團隊發現業界領導者平均在 24 小時內解決錯誤，揭示了他們自身績效的顯著差距。

### 步驟 6：制定計劃

資料本身無法發揮太大作用。 完成完整分析後，請使用[專案規劃](https://asana.com/resources/project-planning)來決定如何設定和使用這些設定基準。

**範例：**團隊透過實施新的分流流程和自動化測試工具，制定了一個計劃，將錯誤解決時間在六個月內縮短至 36 小時。

### 步驟 7：實施變更

現在，您可以進入[專案管理](https://asana.com/resources/benefits-project-management)階段，全面實施您的設定基準，並為您的工作、團隊和公司建立新的標準。

**範例：**團隊開始實施每日錯誤分類會議、優先順序系統和持續整合管道，以簡化其錯誤解決流程。

### 步驟 8：重複進行

設定基準是一個持續的過程，但它是針對每個新想法或工作流程而定。 針對每個新專案從頭開始重新啟動流程。

**範例：**三個月後，團隊重新評估其錯誤解決時間，發現他們已將其縮短至 48 小時。 然後，他們重新啟動基準評效流程，專注於進一步最佳化以實現其 36 小時目標。

## 設定基準範例

設定基準可以有多種表單，具體取決於 Business 版想要衡量的內容。 以下是幾個範例，說明如何設定基準，以及不同的基準設定方法如何應用於各個 Business 版領域。

### 客服回覆時間

公司可能會使用外部基準評效，將其客戶服務回應時間與產業標準進行比較。 透過分析特定的關鍵績效指標 (KPI)，例如第一次回應和解決時間，Business 版可以制定改進行動計劃，從而提高效率並提高客戶滿意度。

### 產品品質比較

在產品品質方面，製造商可能會將其產品與領先競爭對手的產品進行比較。 透過關注耐用性和缺陷率等領域，此設定基準有助於確定持續流程改進的領域。 目標是確保公司在保持競爭力的同時保持高標準。

### 社交媒體參與度

Business 版可以透過查看參與度與行業基準的比較來評估其社交媒體績效。 透過監控分享和評論等 KPI，公司可以調整其策略以改善互動。 這種基準評效方法有助於公司在不斷變化的數位環境中保持敏捷性。

## 設定基準即為設定黃金標準

設定基準流程、工作流程和結果可為您提供衡量成功的基準。 設定基準可闡明期望，並讓團隊瞭解如何產生最佳成果。  

_設定基準有助於您找到推動 Business 版的工作標準，但無法幫助您完成這項工作。 藉助 Asana，您可以追蹤、自動化和建立工作流程，從而更快地完成更出色的工作。_

## 設定基準的常見問題

**什麼是設定基準？**

設定基準是一種標準或參考點，組織用於衡量其 Business 版績效或流程，並與同一行業的其他人或行業標準進行比較。 設定基準為評估目前績效、確定持續改進的領域以及衡量一段時間內的進度提供了基準。 透過使用設定基準資料，公司可以將自己與競爭對手進行比較，從而幫助他們實現卓越的績效並保持競爭優勢。

**設定基準的範例有哪些？**

設定基準的範例是，公司透過將回應時間與領先競爭對手或產業標準進行比較，評估其客戶服務績效。 這使 Business 版能夠瞭解其表現，以及可以在哪些方面進行改進，以提高效率和客戶滿意度。

**基準評效的主要目的是什麼？**

設定基準的主要目的是幫助組織透過與同一行業或公認標準的其他組織進行比較來評估其績效。 基準評效流程有助於確定需要改進的領域、縮小績效差距，並培養持續發展和創新的文化。

**基準評效和設定目標有何不同？**

您可以使用目標和設定基準來分析專案成果，但實際上兩者略有不同。 根本的差異在於目標。 [目標](https://asana.com/resources/goals)是您想要實現的目標，往往以成長為導向，而設定基準則是將您的實際結果與參考進行比較。 換句話說，目標是您渴望實現的目標，而設定基準則是將您的績效與另一個參考點進行比較。 

例如，假設您[設定了今年要達到 50 萬美元週期性收入的 Business 版目標](https://asana.com/resources/business-goals-examples)。 此目標說明了您為了成長和擴大現金流程而想要實現的目標。 另一方面，營收設定基準會將您的收益與競爭對手或去年的收益進行比較。 通常，您可以使用設定基準來為目標提供資訊。 如果您知道去年的收入達到 20 萬美元，並且正在呈指數級增長，那麼 50 萬美元就是一個現實的目標。

**設定基準和競爭對手分析之間有何差異？**

基準評效和[競爭對手分析](https://asana.com/resources/competitive-analysis-example)都使用競爭對手研究來確定其他公司的營運方式。 兩者之間的差異在於範疇，基準評效的範疇較小，著重於個別的 Business 版流程，而競爭力分析的範疇較大，著重於大局策略和目標。 

透過基準評效，您可以使用競爭對手研究資料來審視自己的流程和最佳作法。 您可以記錄並儲存這些設定基準，以設定您的工作標準。 這與競爭分析略有不同，在競爭分析中，您會使用資料來審視整體[商業策略](https://asana.com/resources/business-strategy)。 您是否決定使用基準評效或競爭對手分析取決於您的專案範圍。 如果您只關注流程，設定基準就足夠了。 如果您正在尋找有關更大策略和目標的資料，則可能需要使用競爭對手分析。

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