# 如果您仍在使用試算表管理工作，請閱讀此文

> 試算表有其優點，但現代化工作需要更多功能。請繼續閱讀，瞭解試算表為何不夠用，以及 Asana 實際上如何表現出色。

Source: https://asana.com/zh-tw/resources/asana-versus-spreadsheets

## 如果您仍在使用試算表管理工作，請閱讀此文

您是否曾經覺得自己像是用瑞士軍刀砍樹一樣？ 歡迎來到使用試算表管理現代化工作的世界。 當然，那個可靠的小小試算表確實提供了實用的工具，但要處理現代協作工作的繁重任務，您需要的是真正有效能的工具。

#### 隨選網路研討會：試算表在專案管理方面失敗的 5 種方式 (以及 Asana 如何提供協助)

聽 Asana 的 Tim Bowman 介紹在以試算表為主的工作流程中隱藏的生產力損失，以及如何將您的資料轉化為單一事實來源。
- [立即觀看](https://resources.asana.com/5-ways-spreadsheets-fail-at-project-management)

## 我們所有人都受到試算表過度使用的影響

我們當中的許多人對試算表產生了不健康的依賴。 我們已經說服自己，認為它們的局限性只是「事物的本質」，卻沒有意識到它們如何限制了我們的工作和創造力。

我們明白。 沒有什麼能比得上您第一次使用 VLOOKUP 時的興奮感。 我們有時也會懷著懷念的心情看著書架上的《Excel 2010 寶典》。 您確實無法在其他任何地方找到 900 頁的 Excel 提示、技巧和技術！

不過，那已經是過去的事了，現在情況已經不同。

工作方式已經發生了巨大變化，而那些儲存格根本跟不上時代。 就算將它們重新包裝成「智慧型」產品，也無濟於事。

不過，如果您需要更多動力來放棄使用試算表，我們整理了試算表在現代工作中失效的五個原因，以及 Asana 這樣的工具為何是未來方向的五個原因。

## 試算表在 5 個方面讓我們所有人失望

#### **1. 即時協作令人望而生畏**

64% 的員工表示，他們組織所選擇的協作工具使他們的工作更加困難，而不是更加輕鬆。

資料來源： [2024 年工作創新狀態](https://asana.com/resources/state-of-work-innovation)在試算表中管理協作工作簡直是一場噩夢。 儲存格中的註解功能很基本，而且很難瀏覽，因此重要的對話經常會遺失於電子郵件往來紀錄或聊天應用程式中。 此外，除非有人花費大量時間建立自訂圖表，否則無法使用試算表來判斷整體專案進度。 即使如此，只要協作者有一個錯誤的操作 (例如不小心刪除或覆寫公式)，整個結構就可能會崩潰。

#### **2. 自訂功能繁瑣，自動化功能不夠出色**

每個團隊都有其獨特的工作流程，但如果不進行大量自訂，試算表就無法適應不同的工作流程。 若您想以行事曆或甘特圖的形式檢視您的資料，請做好準備，花上整個週末來建立這些檢視方式。 從更新狀態到重新建立時間軸和指派任務，所有事項都需要手動輸入到試算表中。 無需程式碼的工作流程、規則和自動化，以及評論動態消息 (這些都是高效協作的基本要素)，在試算表中根本找不到。

#### **3. 從複雜變成混亂**

試算表可能很適合規模非常小的專案，但隨著團隊擴大以及專案變得更複雜，試算表很快就會失去效用。 新增任務、使用顏色區分狀態以及建立公式，都可能會使原本井然有序的系統變得難以管理。 很快地，您就需要一位能夠駕馭試算表的專業人士來維護這個複雜的系統。

#### **4. 資料孤島持續存在**

員工每週會浪費 9 個小時在試算表和其他資料孤島中尋找所需的資訊。

資料來源： [2024 年工作創新狀態](https://asana.com/resources/state-of-work-innovation)用試算表來管理工作通常會導致文件互不連結、資訊分散——每個工作表和活頁簿都是一個孤島。 要讓所有內容保持同步必須透過手動操作，這不僅費時又費力，而且幾乎是不可能的任務。 如果有人離開組織，想弄清楚所有資訊的位置可真是難上加難。 如果有新人加入，他們必須在互不連結的雲端硬碟和電子郵件對話串中苦苦尋找，才能全盤理解情況。

### **5. 目標被藏在哪裡**

我們不妨實話實說：試算表往往是那些宏大目標蒙塵於數位世界的地方。 它們就像您在一月份註冊的健身房會籍一樣——充滿了美好的願望，卻很少使用。 試算表中的目標不僅積塵，而且與實際執行的工作是分開的，這使得確定每日任務的優先順序，以及瞭解這些任務如何有助於實現整體目標變得很困難。

我們的研究一再顯示，當員工不曉得自己的工作如何與公司目標保持一致時，他們的投入量就會失去意義。 團隊朝不同的方向前進，導致資訊不一致和成果不佳。

## 協作管理工作管理平台勝出的 5 種方式

#### **1. 即時協作和報告功能**

在 Asana，我們認為適合您的平台能夠在工作流程中實現順暢的即時協作，確保所有團隊成員都能存取最新的資訊。 此外，透過無需程式碼、可立即使用且任何人都能使用的報告和資料可視化工具，為基於資料的決策提供深入解析變得易如反掌。

#### **2. 自訂、自訂、再自訂**

現在，沒有任何團隊是孤立工作的。 您的數位行銷團隊正在與工程團隊合作，而您的溝通團隊需要產品團隊提供最新功能版本的詳細資料。 透過一種可自訂的方式，將這些團隊聚集在一起，針對相同的共享資料進行溝通和協作，這將帶來重大變革。 因此，無論您是需要用於敏捷專案的工作流程看板、用於瀑布式專案的時間軸檢視，還是完全不同的工具，Asana 都像一盒樂高積木一樣，可以輕鬆自訂並建立最適合您團隊的一切。 

#### **3. 可擴展性很重要**

與試算表不同，企業工作管理平台旨在有效且安全地擴展至整個公司。 藉由可重複使用的範本、全域自訂欄位以及共用的資料模型， [Asana 可確保跨團隊的一致性和](https://asana.com/compare/asana-vs-smartsheet)協調。 此外，藉助 Asana 的[視覺化工作流程產生器](https://asana.com/uses/workflow-management)，任何人都可以建立節省時間的自動化功能，從而擴大個人影響力。 無論是 2 人的團隊還是 20 萬人的組織，此平台都能輕鬆隨您的組織一起成長，讓您能夠輕鬆管理任何規模的工作。 

#### **4. 杜絕孤島效應**

Asana 提供一個集中式平台，所有工作資料在其中都能相互連結並可供存取，從而確保整個組織的可視度和當責。 告別孤島，告別資訊分散——只留下一條清晰的康莊大道。 藉助 Asana 獨特的[Work Graph 資料模型](https://asana.com/resources/work-graph)，團隊、其工作以及其所帶來的成果得以彼此連結，從而大幅提升生產力，並建立一張動態圖表，使 AI 更加準確、可靠且值得信賴。

#### **5. 策略與執行的結合**

藉助 Asana，目標會整合到執行工作的同一個平台中。 從高階主管到個別貢獻者，每個人都能瞭解自己的投入量如何推動公司目標的實現。 這也代表，當工作在 Asana 中已完成時，目標進度會自動即時更新。 無需再追著團隊成員要狀態報告，也無需手動更新試算表，只需更好、更快地做出決策。

## 告別試算表不一定是件痛苦的事

從試算表轉換為 Asana[比您想像的還要容易](https://asana.com/pricing)。 透過自助式學習資源、產品認證計劃和專業服務，Asana 可以協助您的團隊順利完成轉換。 

而且，您不必從零開始——您可以匯入現有資料，並根據團隊需求設定工作流程。 藉由上線引導支援和全面的指引，擺脫試算表將成為一段順暢的旅程，引領您邁向更高的效率和更佳的協作。

## 是時候將您的工具現代化了

現代工作需要專為協作、可視度、自動化和可擴展性而設計的工具，例如 Asana 這樣的工具。 透過擺脫試算表並採用專門設計的工作管理解決方案，團隊可以減少錯誤、提高生產力並改變協作方式，從而將混亂變為和諧，將投入量轉化為成果。  

勿只聽取我們的意見，[請立即預約 Asana 示範](https://asana.com/sales)，親自體會其中的差異。

- [工作管理](/resources/category/work-management)

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工作管理

- [內容撰稿人](/author/team-asana)

您是否曾經覺得自己像是用瑞士軍刀砍樹一樣？ 歡迎來到使用試算表管理現代化工作的世界。 當然，那個可靠的小小試算表確實提供了實用的工具，但要處理現代協作工作的繁重任務，您需要的是真正有效能的工具。我們所有人都受到試算表過度使用的影響我們當中的許多人對試算表產生了不健康的依賴。 我們已經說服自己，認為它們的局限性只是「事物的本質」，卻沒有意識到它們如何限制了我 ...

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