# Asana tips: 7 favorite features for success

> Asana users: are you looking to take your product knowledge to the next level? Then use these 7 tips from the Asana pros to save time, get better organized, and help your team learn how to use Asana.

Source: https://asana.com/resources/asana-tips

## Asana 提示：7 個有助成功的最愛功能

Asana 適用於[各種類型的團隊](https://asana.com/guide/examples)，有多種方式可為您和您的團隊進行自訂。 兩個團隊可能會以完全不同的方式使用相同的功能，只需要一些學習和嘗試，就能找到最有效的方法。 話雖如此，我們樂於提供提示，協助您達成目標，因此我們匯總了我們最喜愛的內容，協助您像專業人士一樣使用 Asana。

## 1. 在「我的任務」中查看您的待辦清單

不知道同事指派給您的任務去哪了嗎？ 想知道[您今天需要處理什麼嗎](https://asana.com/guide/get-started/try/plan-your-day)？ [「我的任務」](https://asana.com/guide/help/fundamentals/my-tasks)是您的首選。 它收集了指派給您的所有任務，[您可以在此篩選](https://asana.com/guide/help/views/list)已完成的工作、即將截止的任務以及即將到來的任務。 隨時查閱「我的任務」，以確保您的進度正常，並瞭解即將到來的任何新工作。

#### 使用「我的任務」的最佳提示：
- 為每個任務設定截止日期，並[將其優先順序設定為今天、即將截止或稍後](https://asana.com/guide/help/fundamentals/my-tasks#gl-priority)。 這樣，您就可以專注於最優先的事項，而無需擔心後續工作的進度或因雜亂而分心。
- [點選「我的任務」右上角的篩選圖示](https://asana.com/guide/help/views/list)，即可依截止日期或完成狀態對任務進行排序。 顯示已完成的任務可讓您瞭解自己已完成的內容 (您好，即時進度報告！)
- [使用行事曆檢視可視化您的短期和長期排程](https://asana.com/guide/team/onboard/asana-calendar#gl-my-tasks)，以便瞭解您的工作餘裕。 然後，拖放任務以變更截止日期。

跟隨「[玩轉 Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8)」深入瞭解更多任務提示。

## 2. @ 提及隊友、任務和專案

想讓同事關注某個任務嗎？ 連結至其他工作？ 輕鬆分享專案？ [只需輸入 @](https://asana.com/guide/team/advanced/connect-your-work#gl-@mentioning)以及您要在 Asana 中連結的人員、任務或專案的名稱即可。 對於隊友而言，它會產生通知 (又名「提醒他們」)。 對於任務和專案，它會將您連結至 Asana 中的工作。 無需再猜測隊友是否看到您的訊息，或傳送數十份參考文件。

## 3. 使用自訂範本記錄您的流程 (並加快速度)

還記得因為設計師沒有被納入收件人群組，導致行銷活動延遲嗎？ 還是那一次因為每個人都認為其他人已經測試過電子郵件，所以沒有進行測試？ [建立清晰的流程](https://wavelength.asana.com/clarity-design-process-create-process-map/)並維護它們可能很乏味……直到您利用 Asana 的力量來幫助您做到這一點。

在 Asana 中的[自訂範本](https://asana.com/guide/team/advanced/create-use-asana-templates)是記錄和鎖定流程的最簡單 (和最快) 的方法，這樣您就可以快速開始新專案。 任何人都可以從範本建立專案，這樣您就知道他們總是遵循正確的步驟，並擁有成功執行所需的資訊。

#### 自訂範本的重要提示：
- 範本會自動[設為僅評論，](https://blog.asana.com/2018/01/asana-templates-tips/)以鎖定您的步驟。 這樣，就沒有人會意外地對其進行變更。
- 任何重複的流程都可以轉換為自訂範本。 我們最喜歡的活動策劃、[新員工到職](https://asana.com/guide/examples/hr/onboarding)和[產品發佈](https://asana.com/guide/examples/eng/product-launches)。

## 4. 透過將任務儲存在多個專案中，保持情境資訊清晰

有時候，工作不會局限於一個專案，例如您在[編輯行事曆](https://asana.com/guide/examples/marketing/event-planning)中追蹤的部落格貼文，以及[即將進行的行銷活動](https://asana.com/guide/examples/marketing/campaign-management)。 與其複製任務 (和工作)，不妨[將其新增至兩個專案](https://asana.com/guide/help/tasks/fields#gl-multi-home)。 這樣，工作和更新就可以在同一處進行追蹤，但其他專案關係人可以在對他們來說最有意義的專案中看到它。

您的部落格審閱者可以輕鬆從編輯行事曆專案中存取草稿，而您的行銷活動經理可以掃描專案，確保內容進度正常。

## 5. 使用開始日期顯示任務的持續時間

期限會告訴您工作的截止時間，但我們往往會等到最後一刻，或者如果我們有太多前置時間，就會讓它從視線中消失。 相反，您可以使[用開始日期](https://blog.asana.com/2017/10/add-start-dates-tasks-projects/)來幫助您調整工作進度，並確保專案計劃為隊友提供足夠的時間來完成他們的工作。

## 6. 為任何事物進行顏色編碼

Asana 有助於防止您的辦公桌被便利貼和螢光筆覆蓋，但這並不代表我們要擺脫顏色。 相反，我們為您提供了大量新增顏色的選項，以幫助您組織工作。 您可以設定專案顏色來表示專案類型，或讓側邊欄保持井然有序，只需點擊專[案標題下拉清單](https://asana.com/guide/help/projects/actions)並選擇顏色即可。 您還可以[為自訂欄位設定顏色](https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields#gl-edit)。

這有助於隊友透過查看顏色輕鬆掃描資訊。 如果您有自訂欄位，可以使用紅色表示「暫停」、黃色表示「審核中」、綠色表示「已完成」。

## 7. 設定團隊使用 Asana 的慣例

有很多方法可以使用 Asana，雖然我們[對「正確的方式」有很多建議，](https://asana.com/guide/team/onboard/team-conventions)但最終，「正確」的方式是最適合您的團隊的方式。 如果您剛開始使用 Asana，請[參閱我們的慣例指南](https://asana.com/guide/team/onboard/team-conventions)，並與您的團隊安排一次[會議](https://asana.com/guide/examples/company/meetings)，討論您希望如何使用 Asana 進行溝通和協作。

您可能需要決定的事情包括：
- 在指派任務之前，任務中需要包含哪些資訊？
- 您將如何分享更新？
- 誰負責建立和管理專案？
- [您將如何在 Asana 之外使用電子郵件和聊天軟體？](https://asana.com/guide/resources/info-sheets/where-does-asana-fit)

請參閱[玩轉 Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) ，瞭解 Asana 的溝通慣例提示：

## 想獲得更多提示嗎？

若要獲得更多 Asana 提示，請訂閱我們的部[落格](https://blog.asana.com/)，並[加入我們的社群](https://community.asana.com/)，向 Asana 專家學習。

- [業界深入解析](/resources/industry-insights)

- [Take a deeper dive into Asana’s security practices](https://d1gwm4cf8hecp4.cloudfront.net/pdf/Asana-Security-Whitepaper.pdf)

業界深入解析

#### 內容撰稿人

- [Asana 示範：查看所有 Asana 功能如何運作](https://asana.com/demo/main?utm_medium=web&utm_source=resource-card&utm_campaign=vpd24)

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目標

混合及遠距工作

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專案管理

專案規劃

商業策略

#### 內容撰稿人

- [Asana deepens its integration with Microsoft Teams](https://resources.asana.com/rs/784-XZD-582/images/451_Research_Asana_and_Microsoft.pdf)

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#### 內容撰稿人

- [IDC: Asana Adds More Integrations to Streamline Collaboration](https://d1gwm4cf8hecp4.cloudfront.net/pdf/IDC-+Asana+Adds+More+Integrations+to+Streamline+Collaboration+and+the+Flow+of+Work.pdf)

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#### 內容撰稿人

- [Asana tips: 7 favorite features for success](/zh-tw/resources/asana-tips)

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