# How to use Asana Advanced Search and reporting

> Looking for something in Asana? Learn how to use Advanced Search to find any task, project, or conversation. Then, take it a step further and create a report based on your findings!

Source: https://asana.com/resources/asana-tips-advanced-search-reporting

## Asana 提示：進階搜尋與報告

#### 摘要

瞭解如何使用 Asana 的進階搜尋，在您的工作空間中快速找到任務、評論或文件。 學習依協作者、自訂欄位、日期範圍等篩選，以顯示您所需的資訊。 將常用搜尋儲存為報告，以監控進度並與團隊分享更新。如果您喜歡花費數小時搜尋評論、任務或文件，請舉手。

有人嗎？ Bueller？

搜尋那一則評論就像在大海撈針，但這是全球數百萬知識工作者普遍經歷的事情。 事實上，知識工作者[平均每天有 60% 的時間](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)花在工作附帶事務上，其中包括每天在多達 10 個工具之間來回切換。 這些文件、電子郵件、聊天或會議紀錄中的任何一個都可能包含您所需的資訊。

這就是工作管理和 Asana 發揮作用之處。 一旦您開始在一處空間中完成所有工作，Asana 的進階搜尋和報告功能可讓您快速找到所需的任何任務、評論或檔案。 執行臨時搜尋，或將常用查詢儲存為報告，以便隨時回來查看並定期重新整理。

深入瞭解如何使用進階搜尋和報告，並將更多時間用於重要的工作。

## 何時使用進階搜尋

在 Asana 中的進階搜尋可在眾多搜尋參數上運作，因此即使您不記得傳送了什麼內容，也可以隨時找到您要找的內容。 如果您不記得任務名稱，可以根據協作者、建立日期或關聯專案進行搜尋。 進階搜尋會採用您記憶中的參數並縮小搜尋結果的範圍，以便您輕鬆找到所需的內容。

若要在 Asana 中開始進階搜尋，請從右上角的搜尋列開始，然後選擇**進階搜尋**。 然後輸入您記得的內容。 請參閱以下幾個範例。

#### _「我隱約記得大約一個月前做出了關於即將發佈的決定，但我無法在任何地方找到對話。」_

首先在主搜尋列中輸入一般發佈名稱。 然後，將自己和同事新增為協作者，並設定日期範圍以縮小搜尋範圍。

**💡提示：**您是否想將搜尋範圍限制為僅尋找對話或任務？ 在頂端搜尋列下方，選擇**任務**或**對話**，即可篩選掉不需要的結果。

#### _「我需要瞭解我的團隊本週完成了多少高優先順序的工作。」_

只要您在專案中使用[優先順序自訂欄位](https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields#gl-examples)，就可以執行此進階搜尋。 若要執行此進階搜尋，請先選擇已完成的任務。 然後，在左下角**的新增篩選條**件下，前往**更多**>**團隊**。 這樣一來，您就可以指定僅搜尋團隊中的任務。 最後，再次前往**新增篩選條件**，並選擇**新增自訂欄位**，以便依高優先順序任務進行排序。

**💡提示：**團隊不必與整個部門相關聯。 您可以將搜尋範圍縮小到較小的團隊 (例如網頁設計)，讓這類搜尋變得輕鬆。 深入瞭解如何[在 Asana 中建立團隊並組織您的工作](https://blog.asana.com/2020/05/asana-tips-structure-work/)。

#### _「我的半年一次的核查即將到來。 如何向經理展示我所做的所有工作？」_

在此情況下，請在「**指派給」**欄位中選擇自己。 選擇已完成的任務，然後設定過去六個月的日期範圍，以取得您已完成的任務的完整清單。

**💡提示：**覺得搜尋結果太多了嗎？ 請嘗試透過指定您要搜尋的專案來縮小範圍。

## 如何使用報告功能

進階搜尋非常適合臨時請求或一次性查詢。 但如果您發現自己經常執行搜尋，也可以將進階搜尋新增至左側導覽中，將其儲存為報告。 這樣，每次點擊報告時，報告都會自動重新整理，以提供最新資訊。

請嘗試在您自己的 Asana 中建立這些報告：

#### 您需要追蹤的工作

此報告可顯示您指派給其他人的未完成任務。 若要儲存此報告，請執行進階搜尋，以尋找您指派的未完成任務，且該任務將在接下來的 7 天內截止。 您可以在進**階搜尋中的新增**篩選條件 >**人員**>**指派者**中找到**篩選條**件。

每週重新整理此報告。 如果您看到任何任務有可能無法完成，請透過評論進行後續追蹤，以瞭解您可以如何為其提供支援。

#### 即將截止的高優先順序任務

此報告可協助您在工作逾期前找出存在風險的工作。 首先，針對未完成且將於未來 3 天內截止的高優先順序任務執行進階搜尋。

若要確保您不會查看整個組織的任務，請按協作者或專案進行篩選。 然後，請進行後續追蹤，以協助讓這些任務進展順利。

## 使用進階搜尋和報告功能減少工作附帶事務

藉助 Asana，您可以在一處位置搜尋工作、報告進度、提供回饋、評論任[務、提供狀態更新](https://blog.asana.com/2020/05/introducing-status-for-remote-work/)並分享工作。 [深入瞭解 Asana](https://asana.com/features) ，或[免費試用 Asana Premium 以](https://app.asana.com/-/upgrade?trial=true&tier=premium)親自體驗。

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