# Asana 如何使用工作管理來最佳化資源規劃

> 瞭解 Asana 的 PMO 領導者如何規劃預算和團隊工作量，以持續實現目標並執行公司計劃。

Source: https://asana.com/resources/asana-on-asana-resource-planning

## Asana 如何使用工作管理來最佳化資源規劃

沒有正確的資源，計劃就無法成功。 沒有人比 Asana 策略與營運部門的 PMO 負責人 Rita Khayat 更了解這一點。 Khayat 負責確保業務關鍵目標進展順利，她透過在正確的時間將正確的資源分配給最重要的工作來實現這一目標。 

Khayat 的團隊負責 CIO 組織內的四個主要 Business 版領域： 
- 策略規劃與執行
- 計劃與專案管理
- 營運與變更管理
- 領導與組織發展 

資源管理對於這些領域中的每一個都至關重要。 Khayat 表示：「我們必須兌現承諾。」 透過仔細規劃預算和團隊工作量，她的團隊可以持續實現目標並執行公司計劃。 

以下說明他們的做法。 

## 取得團隊工作量的可視度

Khayat 表示，Asana 的最大優勢之一是[工作量規劃](https://forum.asana.com/t/introducing-capacity-planning-in-asana/678149)。 此功能使她能夠跨專案查看團隊的能力，從而確保她的團隊有足夠的預算和人員來自信地完成其藍圖。 Khayat 指出：「優先順序和時機可能會發生變化，需要重新分配資源。」 「這凸顯了維護關鍵專案可視度的重要性。」 

透過工作量規劃，領導者可以展望未來，瞭解團隊的工作內容，然後根據角色的工作量分配未來幾個月的工作。 您可以看到人們正在進行的專案、這些專案所佔用的時間百分比，以及誰可能被過度分配。 當需要變更時，領導者可以輕鬆轉移工作、延長時間軸並調整資源。 

工作量規劃讓 Khayat 這樣的領導者能夠掌握全局。 同時，更專業的團隊領導者仍然可以看到團隊工作量的詳細情況以及每個人正在進行的工作。  例如，Khayat 的團隊在整個部門中有一個總體檢視，並且每個團隊都有更具體的檢視。

Khayat 解釋道：「每個角色都需要不同的功能。 「Asana 有效地滿足了這兩種需求。」 

## 確保為高優先順序的專案配置適當的人員

優先順序對 Khayat 的團隊至關重要。 她表示：「許多專案的需求量都很高。 「我們處理來自整個組織各種 Business 版功能的請求，涵蓋所有層級。」 由於請求數量如此之大，她的團隊需要一個以資料為基礎的系統來瞭解什麼是重要的、公司應該投資什麼，以及什麼可以降低優先順序。 

她的團隊使用三個關鍵功能來有效地排定優先順序： 
- [表單，用](https://asana.com/features/workflow-automation/forms)於收集有關請求的資訊並正確調整其大小
- [專案集](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios)，用於追蹤團隊藍圖，並確保關鍵計劃擁有正確的資源
- [專案](https://asana.com/features/project-management/projects)，用於在每個計劃中為較小的任務排定優先順序

一起來深入瞭解每一種功能。 

#### 瞭解 Asana 的實際運作

藉助 Asana，營運團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。
- [檢視示範](https://asana.com/demo/operations-video?utm_medium=web&utm_source=resource-article&utm_campaign=vpd24)
- [檢視示範](https://asana.com/demo/operations-video?utm_medium=web&utm_source=resource-article&utm_campaign=vpd24)

### 1. 使用表單調整請求大小

Khayat 的團隊使用接收表單將請求流程標準化。 「表單可讓您將非結構化資料轉化為結構化資料。」Asana Business 版計劃管理主管兼 Khayat 團隊成員 Jana Beiswenger 表示。 這為他們提供了所需的資訊，以便她的團隊可以根據客觀標準評估和調整新專案的規模。

Khayat 表示：「我們要求請求者提供請求的理由、對組織的預期影響的詳細資料，並說明其將如何有助於實現公司目標。」 一旦她的團隊獲得這些資訊，他們就可以開始評估流程，以正確評估每個請求的規模。 這有助於他們確定 1) 請求將需要哪些資源，以及 2) 它將對業務產生什麼影響，例如產生特定金額的年度經常性收入。 從這裡開始，團隊可以在更大的藍圖中為每個請求排定優先順序。 

### 2. 使用專案集追蹤藍圖

Khayat 為每個團隊提供了一個藍圖專案集，以便追蹤他們正在進行的每一項關鍵計劃。 這讓她能夠全面瞭解各個專案，從而獲得所需的資訊，以便在正確的時間優先處理正確的資源。 她的團隊使用[自訂欄位](https://asana.com/features/project-management/custom-fields)來一目了然地擷取資訊，例如專案優先順序、投入量，以及計劃是否為「大石」，即藍圖中必不可少、資源密集型的項目。 

Khayat 解釋道：「當我審查我的藍圖專案集時，我可以立即確定哪些計劃是大石頭、哪些是長期專案，哪些是快速成功的專案。」 這些資訊對於有效分配人員和資源至關重要。 例如，這使 Khayat 的團隊能夠先從大石頭開始，然後再處理快速取得成果的項目。 Khayat 表示：「這種分類明確說明了我們應該如何管理工作量。」

### 3. 在專案中安排任務的優先順序

在每個專案中，負責人還需要為個別任務排定優先順序，以確保團隊資源得到有效利用。 Asana 的資料系統和整合主管 Jorge Zuniga 在他的團隊中使用類似的標記系統，以便在專案層級分配資源。 自訂欄位可讓他們一目了然地查看關鍵詳細資料，例如： 
- 任務優先順序
- 投入量
- 預估小時數
- 請求類型
- 任務狀態 (暫停、進行中、待辦事項、待辦項目等)
- 以及更多

這有助於 Zuniga 的團隊優先處理最重要的任務。 這也讓他們在有額外時間時，可以處理優先順序較低的支援單。 Zuniga 表示：「在衝刺規劃期間，我們會為每個項目標記優先順序。 「較低優先順序的任務會放在『待辦事項』區段，人們可以在有額外工作量時挑選這些任務。」

## 追�各項計劃所花費的時間

 準確的時間追蹤資料對於讓專案按時進行至關重要。 Zuniga 的團隊會追蹤他們在每個任務上花費的確切時數，以便與原始時間軸估算進行比較，並瞭解他們是超出還是低於預算。 Zuniga 表示：「在衝刺規劃期間，我們會計算預估時數，然後每個人都會增加他們的實際時數。」 然後，這些數字會自動拉入工作量規劃報告中，Zuniga 可以在其中即時查看團隊成員在各個專案上花費的時數。 因此，他可以幫助團隊重新分配任務，以確保沒有人被閒置或過度工作。  

Zuniga 表示：「當我注意到有人被過度分配時，我需要了解原因。 「Asana 報告讓我可以確切瞭解他們的時間分配情況。 例如，我可以查看承包商在一個月內已完成的所有支援單，並查看哪一個所需時間比預期更長。」 

擁有這些準確的時間追蹤資料，提高了 Zuniga 團隊的效率，從管理承包商的工時到幫助員工避免因情境切換而浪費時間，[研究表](https://www.apa.org/topics/research/multitasking)明，在不同任務之間轉移注意力可能會耗費一個人高達 40% 的生產力時間。 

Zuniga 表示：「藉助 Asana，團隊變得非常高效。 「我們有五名全職員工，可以輕鬆完成 12 個人的工作。」 

#### 讓您的資源發揮作用

確保組織各個層級的關鍵業務工作都有適當的人員配置。
- [瞭解使用方法](/uses/resource-planning)

## 讓您的資源發揮作用

透過在單一平台中擷取所有工作資料，Asana 的營運和 PMO 團隊可以全面瞭解 Business 版的優先事項以及團隊如何運用時間。 因此，領導者每次都能為最重要的工作配備人員。 

瞭解您的團隊如何確保組織各個層級的關鍵業務工作都有適當的資源。

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