# Asana 如何透過工作管理簡化策略規劃

> 瞭解 Asana 的數位行銷營運與分析主管如何使用自己的平台來建立和執行策略計劃。

Source: https://asana.com/resources/asana-on-asana-marketing-strategic-planning

## Asana 如何透過工作管理簡化行銷策略規劃

作為生產力和工作管理軟體領域的領導者，Asana 的團隊對有效的[策略規劃](https://asana.com/uses/strategic-planning)略知一二。 因此，Asana 的行銷部門依賴自己的產品來規劃、追蹤和報告其關鍵計劃是有道理的。 

帶領這項投入量的是 Asana 的數位、行銷營運和分析主管 Isaac Payne。 Payne 的角色是多方面的。 他負責監督從網頁、電子郵件和 SEO 到行銷營運、行銷技術和分析等各種職能。 這意味著他必須建立一個在整個組織中高度可見且可存取的計劃。 

為此，他轉而使用 Asana。

## 行銷策略規劃中的 4 個常見挑戰

在 Asana 工作之前，Payne 在建立全面性策略計劃時面臨著許多組織都會遇到的挑戰。 在同時考慮到每個合作夥伴的不同目標和目的時，很難將所有部分向前推進。

正如 Payne 所說：「如何讓不同的部門和部門領導者朝著同步的方向前進，尤其是當您試圖為整個公司制定策略時？」 

如果不解決這些挑戰，您部門的策略計劃將會受到影響。 若要解決這些問題，您首先需要識別它們。

### 1. 協調不同團隊的投入量

Payne 表示：「若要建立可追蹤的策略行銷計劃，您需要與許多不同的合作夥伴合作。 「協調首先從決定關鍵成果和里程碑開始。 一旦與領導層一致地決定了這些內容，您就可以設定實現計劃所需的步驟、交付項目和專案。 最後一部分是 Asana 的用武之地。」  若要推動全球跨職能協作，您需要協調這些團隊，並同步其策略規劃和預算。 

### 2. 缺乏協作規劃的集中式系統

依賴無休無止的會議和不同的範本和文件，可能會使追蹤進度和維持整個組織的協調變得非常困難。 如果沒有集中式的統一策略規劃平台，就很難以連貫的方式將所有部分整合在一起。

### 3. 發生變更時難以更新計劃

即使是最完善的計劃和優先事項也可能會迅速發生變化。 如果無法獲得關於部門目標績效的可靠、最新資料，行銷領導者就很難做出明智的決策，也很難根據需要進行調整。 維護敏捷、響應式的策略計劃需要觸手可及的正確即時資訊。

### 4. 难以分配資源以最大限度地發揮影響力並降低成本

資源分配是建立有效策略計劃的關鍵組成部份。 但如果無法清楚瞭解各種計劃的進度和績效，就很難確定在哪些方面最能集中時間、預算和人員來發揮最大影響力。 最佳化資源利用是最大限度提高行銷效率並減少不必要成本的關鍵。

#### 瞭解行銷規劃的實際運作

藉助 Asana，行銷團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。
- [觀看示範](https://asana.com/demo/marketing?utm_medium=web&utm_source=resource-article&utm_campaign=vpd24)
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## Asana 如何利用自己的平台

此時，Asana 便可發揮作用。 藉由利用 Asana 的工作管理功能，Payne 和他的團隊能夠：
- 協調跨部門的投入量，包括行銷、銷售、產品和其他關鍵專案關係人。
- 確保每個人在策略、優先順序和執行方面保持一致。
- 在一個集中式平台中規劃和追蹤進度。
- 減少花費在會議上的時間。
- 連結不相關的文件。
- 改善資源分配，以最大限度地發揮影響力並降低成本。

看看這如何辦到。

### 用於跨職能規劃和協調的單一集中的事實來源

Asana 行銷團隊策略規劃流程的核心是一個專門用於其全球行銷計劃的 Asana[專案集](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios)。 此專案集匯集了來自每個團隊的營運線索，包括網頁、電子郵件、SEO 和行銷營運。

「我們使用此專案集來管理所有行銷規劃和執行。」Payne 解釋道， 「這使我們能夠讓合適的人員參與其中，利用特定於團隊的專案範本和檢視，並維持對我們進度的全面瞭解。」

透過在 Asana 中建立此中央集中式中心，行銷團隊可以確保每個人在總體策略和目標上保持一致。 他們還可以追蹤相依性、識別潛在障礙，並根據需要進行即時調整。 

Isaac 表示：「Asana 讓我們能夠靈活地自訂工作流程和流程，以滿足每個團隊的獨特需求。 「同時，我們為行銷長提供了她引導團隊所需的資訊，並在需要時深入瞭解。 無論是領導、內容創作者、需求產生專家還是分析團隊，他們都能以最適合自己的方式利用平台。」

### 例行審查和核對

為了讓行銷策略計劃順利進行，Asana 團隊會定期進行審查和核對。
- **季度業務審查 (QBR) ：**這些高階會議將整個行銷組織聚集在一起，根據季度目標和關鍵結果 (OKR) 評估其進度。 他們還確定了需要改進的領域，並為下一季度進行規劃。
- **每月指標會議 (M&M) ：**團隊更頻繁地召開會議，分析其績效指標、慶祝成功，並在需要時進行課程校正。 這些會議利用 Asana 資料，全面檢視行銷的影響。
- **每週狀態更新：**在 Asana 中，團隊使用[Asana AI 的](https://asana.com/product/ai)智能狀態功能定期更新其正在進行的專案和計劃的狀態。 這使他們能夠快速識別任何阻礙或風險，並立即採取行動。

Payne 表示：「季度 Business 版審核、每月指標會議和每週核對的結合，使我們所有人都保持一致和負責。」 「Asana 讓我們能夠在正確的時間輕鬆找到正確的資訊，從而做出明智的資料驅動決策。」

### 改善報告功能，以便進行資料驅動的決策

在總體行銷專案集中，Payne 的團隊追蹤關鍵的健康指標，例如進度正常的專案百分比，以及落後或未達預期的專案百分比。 他們還將 Asana 資料與其他來源 (如[Tableau](https://asana.com/apps/tableau)) 整合，以建立全面的儀表板和報告。 

Payne 的團隊還可以使用 AI 來總結自上次造訪專案或專案集以來的任何變更。 這使高階主管無需聯絡團隊中的任何人，即可快速瞭解自上次檢查工作進度以來發生的情況。

「針對目標進度擁有即時資料非常寶貴，」Payne 解釋道， 「我們可以將這些資訊新增至我們的執行儀表板，並利用它來優化我們的資源分配和策略規劃。」

這種資料驅動的方法不僅限於行銷團隊。 透過提高對共同目標和目的的可視度，Asana 使更廣泛的組織能夠更有效地協作。

Payne 表示：「Asana 為我們提供了一個集中式系統，我們可以在其中建立跨多個部門的專案集和專案。 「這增強了跨職能的一致性，並確保我們都朝著相同的優先事項努力。」

## 案例研究：協調工作創新峰會的發佈

一起來看看一個具體的範例。 Asana 最近推出了他們最大的全球活動，即[工作創新峰會](https://asana.com/work-innovation-summit-on-demand-library)。 這項跨職能計劃涉及整個組織的團隊。 這需要精心規劃、協調和執行才能完成。

「我們在 Asana 中管理了整個 Work Innovation Summit 的發佈。」Payne 表示， 從最初的專案規劃到當天的物流，Asana 是讓一切和每個人 (從行銷到銷售再到研發等) 井然有序、進展順利的中心樞紐。」

團隊利用各種 Asana 功能來簡化工作流程，包括：
- **跨專案歸屬：**跨多個團隊的專案任務被置於多個專案和專案集中，使其易於追蹤和監控。
- **進度報告：**行銷領導層可以快速評估關鍵交付項目的狀態。
- **自動化更新：** Asana 會自動通知專案關係人重要變更和里程碑。

Payne 表示：「Asana 為我們的工作創新峰會提供了單一事實來源。 「我們可以即時查看發生的事情、識別任何障礙，並即時進行調整。 對於這樣一個複雜、高風險的發佈，這是一個救命稻草。」

#### 觀看工作創新峰會的隨選會議

藉由 Asana 年度最大型活動 The Work Innovation Summit 的獨家影片內容，深入瞭解全新的工作時代。
- [立即觀看](/work-innovation-summit-on-demand-library)
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## 使用 Asana 進行行銷策略規劃的優勢

透過將 Asana 作為行銷策略規劃的基礎，Asana 團隊已解鎖了許多關鍵優勢：
- **協調團隊並推動當責：** Asana 是一個集中式平台，用於規劃、執行和追蹤所有行銷計劃的狀態。 透過明確的任務、專案和目標的所有權和可視度，團隊比以往任何時候都更加一致和負責。
- **改善協作和協調：** Asana 實現了無縫的跨職能溝通和資訊分享。 團隊可以調整其工作流程和流程以滿足其獨特需求，同時仍能在整個組織中保持可視度。
- **提升可視度和資料驅動的深入解析：**透過即時監控進度、阻礙和風險，Asana 行銷團隊對正在發生的事情有了更深入的解析。 這種資料驅動的方法有助於更明智的決策和資源分配。
- **簡化報告和審查：**透過將 Asana 資料與其他來源整合，團隊可以建立全面的報告和儀表板。 這反過來又推動了他們的季度 Business 版審查、每月指標會議和其他重要的規劃儀式。

## 簡化策略規劃

透過建立正確的流程、會議和資料驅動的審查，整個 Asana 行銷部門在整個策略規劃流程中協調了團隊、改善了協作並提高了可視度。 他們學到的經驗教訓可以幫助其他行銷人員釋放 Asana 在其自身策略規劃和營運中的全部潛力。

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