# 4 個同時使用電子郵件和 Asana 的提示

> 瞭解如何將電子郵件工作流程與 Asana 工作流程整合，從而簡化您的工作方式。

Source: https://asana.com/resources/asana-email-tips

## 同時使用電子郵件和 Asana 的 4 個提示

有很多不同的溝通工具，但說到工作時，電子郵件通常是不可避免的。 沒關係，我們可以透過將您的電子郵件工作流程與 Asana 工作流程整合，協助您更智慧地工作。 以下是四種簡單的方法。

#### 快速提示

將任何電子郵件轉寄至x@mail.asana.com ，即可將其轉換為任務。 它會直接顯示在您的「[我的任務」](https://asana.com/features/project-management/my-tasks)中。

## 以您的方式完成 Asana 更新

您無需登入 Asana 即可隨時掌握工作資訊。 相反，請使用電子郵件通知來掌握對您而言最重要的工作。 您可以選擇從 Asana 接收的電子郵件更新類型及其頻率，包括： 
- **活動更新：**針對每個 @ 提及、指派給您的新任務以及您作為協作者的任務完成更新，接收電子郵件。 如果您想要在 Asana 中進行的工作有頻繁更新，這些都是為您準備的。 
- **僅提及：**顧名思義，每次您在任務或評論串中被 @ 提及時，您都會收到一封電子郵件。 此外，當您收到直接訊息或任務指派給您時，我們會通知您。
- **每日摘要：**取得指派給您的新任務和即將到來的截止日期的每日概觀。 您會看到所有這些更新都被批量發送到一封電子郵件中，因此您不必篩選多封電子郵件。
- **每週報告：**如果您想獲得更少的更新，請接收包含專案集中專案狀態報告的每週電子郵件。

這些更新可讓您隨時隨地輕鬆掌握最新資訊，尤其是在您無法在 Asana 中花費太多時間工作的日子。 請記住，我們傳送至您電子郵件收件匣的所有資訊也可以在您的 Asana 收件匣中找到。 探索[Asana 收件匣](https://asana.com/features/project-management/inbox)如何為您提供您最關心的更新。

## 將任務以電子郵件直接傳送至「我的任務」

無論是檔案、提醒、專案更新或其他任何內容，都很容易遺失重要電子郵件的追蹤。 如果沒有簡單的提醒來回到電子郵件，重要的行動項目可能會被遺漏。

[任務](https://asana.com/features/project-management/tasks)是擷取這些行動項目的最佳方式，因此您始終知道需要在何時完成哪些工作，以及誰需要完成哪些工作。 藉助 Asana，您可以輕鬆直接從電子郵件建立新任務，方法如下： 
- 將任何電子郵件轉寄至x@mail.asana.com。 這會在與您的電子郵件地址關聯的 Asana 工作空間中建立任務 (指派給您)。
- 您還可以撰寫新的電子郵件，並將其轉換為任務。 您的主旨列將變成任務名稱，而電子郵件的內文將成為任務描述。 將其傳送至x@mail.asana.com ，即可神奇地顯示在您的「[我的任務」](https://asana.com/features/project-management/my-tasks)中。

下次您的經理向您的電子郵件發送請求時，請記住，您可以輕鬆地將其轉換為 Asana 中的提醒任務。

## 從您的電子郵件收件匣完成工作

不斷切換應用程式可能會浪費您的時間和生產力。 如果您已經在電子郵件中，可以留在該處在 Asana 中完成工作。 當您在電子郵件收件匣中收到 Asana 更新時 (例如有人為您指派任務)，您可以直接在電子郵件中採取行動：
- **評論任務：**回覆電子郵件，您的訊息將變成任務的評論。
- **指派任務給隊友**：回覆電子郵件，並在收件者欄位中新增隊友的電子郵件地址。 該任務將重新指派給指定的隊友。
- **將隊友新增為任務協作者**：回覆電子郵件，並在「副本」欄位中新增隊友的電子郵件地址。 您的隊友將新增為該任務的協作者。

想像一下，您正在進行年度規劃，有大量跨職能合作夥伴和快速變動的工作。 能夠將您的隊友設為協作者，以獲得可視度，這可以幫助您在電子郵件中快速移動，並讓工作進展順利。 

## 將 Asana 與您的電子郵件平台整合

整合可將您已使用的工具連結至 Asana，減少應用程式切換的需求，同時確保工作進展順利。 我們與 Gmail 和 Outlook[的整合](https://asana.com/integrations)可協助您將與工作相關的電子郵件轉化為行動，從而使您的收件匣成為 Asana 工作空間的延伸。

Gmail 和 Outlook 整合可讓您在收件匣中實際_使用_Asana，而無需將電子郵件轉發至x@mail.asana.com。 您可以將電子郵件對話轉換為任務，將其指派給自己或隊友，還可以選擇截止日期。

將[規則](https://asana.com/features/workflow-automation/rules)與[Gmail 整](https://asana.com/apps/google-gmail)合結合，團隊就能從帳戶中自動傳送電子郵件。 團隊可以從手動傳送電子郵件改為選擇可以自動向所選收件者傳送電子郵件的觸發因素。

如果您正在處理涉及大量電子郵件更新的專案，這些整合非常適合確保工作仍在 Asana 中進行擷取和分享，而無需在平台之間來回切換。 Asana 學院提供獨立課程，協助您瞭解將[Asana 與 Gmail](https://academy.asana.com/3-ways-to-use-asana-for-gmail)和[Asana 與 Outlook 搭](https://academy.asana.com/3-ways-to-use-asana-for-outlook)配使用的最佳作法。

## 使用 Asana 和您的電子郵件更聰明地工作

這些功能不僅可以整理您的電子郵件，還可以將您的收件匣提升到一個新的水準，確保每個行動項目都能被擷取，不會有任何遺漏。 連結 Asana 和您的電子郵件之間的點，意味著更順暢的工作流程，使您能夠以更高的明晰（度）和效率更聰明地工作。 
- [前往 Asana](https://app.asana.com/)

工作流程自動化

- [工作中的 AI：立即開始使用 AI 的實用方法](https://resources.asana.com/ai-at-work?utm_medium=web&utm_source=resource-card&utm_campaign=ai25)

工作中的 AI

- [Planning to execution: Connecting goals to work in 2024](https://resources.asana.com/connecting-goals-to-work)

策略規劃

- [發佈管理：制定成功流程的 5 個步驟](/zh-tw/resources/release-management)

敏捷

#### 內容撰稿人

若您曾經歷過軟體發佈，您便會知道事情可以變得多麼複雜。從管理專案時間軸到追蹤截止日期和範疇，一個人需要處理很多事情。這就是發佈管理派上用場的地方。有了正確的流程，甚至連最複雜的任務都能有效管理。發佈管理是一種透過不同階段來管理、計劃和控制軟體更新以提高品質、速度和效率的技術。我們將更詳細地介紹發佈管理流程所包含的內容，並提供一份清單來幫助您開始制定自己的發 ...

- [7 個簡易步驟建立可重複的清晰工作流程](/zh-tw/resources/workflow-examples)

專案管理

商業策略

#### 作者

工作流程一詞帶有歧義。對某些人而言，它是一套程序，對其他人來說，它則是一種整理資訊的方法。這個用語的模稜兩可帶來了不小的影響。缺乏對工作流程的明確瞭解會使工作本身變得模糊不清，進而導致效率問題。舉例而言，知識工作者平均花費 60% 的時間處理工作附帶事務，像是搜尋資訊或追蹤工作狀態。然而，每週仍有超過四分之一的工作無法在期限前完成。雖然我們認真工作、整天孜 ...

- [4 tips to use email and Asana together](/zh-tw/resources/asana-email-tips)

工作流程自動化

工作流程自動化

- [內容撰稿人](/author/connor-grossman)

有很多不同的溝通工具，但說到工作時，電子郵件通常是不可避免的。 沒關係，我們可以透過將您的電子郵件工作流程與 Asana 工作流程整合，協助您更智慧地工作。 以下是四種簡單的方法。以您的方式完成 Asana 更新您無需登入 Asana 即可隨時掌握工作資訊。 相反，請使用電子郵件通知來掌握對您而言最重要的工作。 您可以選擇從 Asana 接收的電子郵件更新 ...