訂立 Asana 慣例

介紹您的團隊使用 Asana 後,您需要確保所有人都對一些重要的慣例達成共識。在一開始就決定如何以對團隊最有利的方式使用 Asana,將為您的長期成功做好準備,並有助您在接下來充分利用 Asana Premium 的功能。就慣例取得共識也能幫助團隊中的所有人習慣使用 Asana。

我們建議您在向團隊介紹 Asana 後盡快討論團隊慣例,這能讓每個人在建立起各自的使用習慣前有時間先熟悉 Asana。您可以觀察哪些功能適合他們,以及他們偏好的使用方式。請舉辦一場慣例會議,並在會議之前建立一個 Asana 慣例專案:

使用專案與您的團隊訂立 Asana 慣例

雖然每個團隊都有其獨特的偏好,但這裡的一些指南可以幫助您開始定義您的團隊慣例。

任務慣例

建立任務

我們建議您鼓勵每個人建立任務,並將任務指派給團隊的任何一位成員 (即便是下屬也應該能夠指派任務給經理)。 當任何人都能貢獻想法並推動行動時,Asana 方能發揮最大效用。

替任務命名

我們建議使用具體和行動取向的任務名稱。例如,請避免將任務命名為「部落格貼文」。反之,請建立一個「編寫 [標題] 部落格貼文」的任務,和一個「發表 [標題] 部落格貼文」的任務。這麼一來,需要完成的事情便清楚無疑。

若專案的任務是在某個特定的工作流程中推進,您可能會需要為該專案訂立命名的慣例。

編寫出色的任務

您的團隊應該定義有哪些細節是一項「出色」的任務所必備的。每項任務都有空間可以新增描述、截止日期、指派對象、協作者、子任務和評論。我們建議納入情境和重要的細節,以確保指派對象有能力完成該任務。

  • 在任務描述中 @提及相關的任務、專案或訊息,從而將任務與相關的工作連結起來。
  • 在引用文件時附加檔案
  • 一旦知道或能夠預估截止日期,請盡速替隊友設定實際的截止日期以確保不會發生遺漏。
  • 新增開始日期和截止日期,讓指派對象清楚知道何時應該開始進行任務,方能成功地在期限前完成工作。
  • 新增隊友為協作者,以便他們即時掌握任務的進展。
  • 將一項任務標記為另一項任務的依存項,隊友便知道必須先完成先前的任務才能開始後面的任務。
  • 在任務描述中使用多文字格式,利用格式化文字、條列式和編號清單編寫清晰的訊息。

更新指派給您的任務

當一項任務被指派給您,就代表推進此項工作是您的責任。這裡有一些建議方式,讓您向隊友通知您的任務進展:

  • 為任務點讚,讓請求者知道您已經看到。
  • 若您欲提出疑問或更新,請直接在任務中評論
  • 若您變更截止日期,請新增評論以解釋變更的原因,藉而重設期望。
  • 請釘選討論中最相關的評論或結論,使其於對話中置頂。
  • 若您無法替工作安排優先順序,請將任務指派回其建立者,或使用 @提及功能詢問其他隊友能否接收該任務。
  • 若任務帶有自訂欄位,請填入相應的內容,並隨著任務的進展持續更新之。
  • 您的團隊是否使用 Slack?如果是的話,您可以直接從 Slack 輕鬆地對任務執行操作,無須工具即可繼續工作。

使用子任務

在指派子任務時,請確認指派對象可以從上層任務或子任務的描述中取得足夠的情境資訊。請避免將子任務埋在太多層任務之下。您隨時可以將子任務拖曳至專案的主窗格,以將其從子任務轉變為主任務。

替範本任務命名

請替重複性、週期性和可預期的工作流程複製一份範本專案或任務範本。在建立範本時,請標記任務或專案的名稱 (例如「範本」或「複製我」),讓隊友清楚知道這是範本,且可以很容易透過搜尋找到。請在任務或專案的描述中清楚指示該在何時及如何運用該任務或專案。

專案慣例

建立新專案

就如同人人都能建立任務,專案也是任何人都可以建立的。您可以指派團隊的其中一人負責建立專案,便能使用相似的方法組織所有專案。

建立出色的專案

  • 請決定哪些類型的工作流程會使用清單,而哪些會使用看板
  • 請替每一個主要的工作流程、計劃或會議編寫描述性的專案名稱,並維持相同的命名慣例。
  • 請使用目標與目的設定您的專案描述,藉以提醒隊友每一項專案的用意為何。
  • 請設定您的專案概覽,以便隊友隨時找到專案簡報並查看專案角色。隨著工作進行,請務必到概覽標籤頁查看狀態更新。
  • 新增區段可以幫助組織您的專案,並針對階段或類別提供清晰的勾畫。
  • 請設定自訂欄位以便追蹤專案中各項任務的所有必需資訊。
  • 您可以建立自訂範本或使用 Asana 建立的範本將您常用的工作流程和專案標準化,便能快速開展每項專案。這麼一來,您便不必替每項專案重新造車,亦不必擔心遺漏任何步驟。

管理專案

您建立專案時,會自動成為預設的專案所有者專案所有者每個專案都有一個專案所有者,他們能設定專案的狀態更新。。您可以在進度檢視進度檢視進度檢視可協助您追蹤專案內任務在一段時間內的完成情況,以及從專案所有者取得狀態更新。中變更專案所有者。專案所有者或指定隊友的責任是維持專案井然有序以及發表每週的進度更新。

  • 隨著新任務的建立或工作的推進,請確保每個任務都有指派對象和截止日期,將這些資訊移至適當的區段或欄位,並對適當的自訂欄位自訂欄位新增更多資料至 Asana 任務。欄位名稱、類型及值均可自訂,因此您可為自己的工作流程建立特定欄位。進行更新。
  • 新增專案規則以節省管理專案的時間,同時協助隊友遵循正確步驟。規則會將手動性的工作 (例如更新 Asana 欄位或指派任務) 自動化。
  • 若任務逾期或欠缺指定的截止日期,請向指派對象追蹤後續情況,以使工作重新步上軌道。
  • 請在專案中設定任務里程碑,確保您達成重要的目標,並以簡單、可視化的方式密切關注專案進展的重要指標。
  • 請使用時間軸繪製您的專案計劃,並在邁向目標的過程中進行調整。甘特圖式的檢視讓您可以輕鬆看出任務相依性及調整您的專案排程。
  • 若您同時管理多個專案,請將它們新增至專案集當中,以便您依據計劃進行組織和監控。專案集讓您得以輕鬆地監控手上所有專案的狀態。

發送狀態更新

專案所有者或指定隊友應該從專案的進度檢視中定期發送專案狀態更新

  • 狀態更新能讓您的團隊和跨職能團隊清楚瞭解專案的進展狀況。
  • 請替您的狀態更新設定一個顏色。您可以使用綠色、黃色或紅色標示專案的進展。
  • 隊友可以在有疑問、回饋或想要建立後續任務時對專案更新做出回應。
  • 專案所有者將會收到提醒任務,以對專案狀態進行每週更新。

將專案新增至專案集讓您可以在同一處看到所有的狀態更新、專案期限和進度 (或向專案所有者詢問有關這些內容的更新)。

電子郵件慣例

使用團隊訊息

我們推薦使用訊息進行所有內部的團隊溝通,而非使用電子郵件。請在必要時稍為提醒您的隊友使用 Asana 取代電子郵件

使用電子郵件通知

Asana 會寄送新活動的電子郵件提醒,讓沒有一直使用 Asana 的隊友可以持續掌握最新資訊。一直持續使用 Asana 的隊友通常偏好使用收件匣 (而非電子郵件) 以隨時掌握最新動態。

我們建議持續開啟電子郵件通知,直到您和隊友都習慣經常查看 Asana 為止。您可以在我的設定開啟或關閉通知

減少團隊中的電子郵件量

為了讓您的成功更上層樓,我們建議團隊停止使用電子郵件寄送請求和專案需求,而是使用 Asana 取代之。電子郵件是聯絡組織外部人員或進行推介的好工具,但它並不具有規劃、管理和排定工作優先順序的功能,而這些正是 Asana 所提供的。

使用我們的 Asana Gmail 附加元件Asana Outlook 應用程式,您可以將收件匣中的電子郵件快速轉換為行動。使用這些電子郵件的整合功能可以讓團隊輕鬆養成從電子郵件轉移到 Asana 的習慣,而不必要求他們學習新工具或改變現有的工作方式。

鞏固您的慣例

與您的團隊設定慣例將幫助所有人維持 Asana 的條理、建立明晰度,最終幫助每個人以最有效的方式做出貢獻。請指定幾位隊友一起協助鞏固慣例,這樣其他人便能感到安心,因為他們知道這些隊友不會「破壞」任何東西,且若他們仍在學習如何使用 Asana ,還可以獲得有用的提示。

請在 Asana 中建立一個「安全專案」,讓大家可以在裡面摸索以瞭解各個功能以及它們如何互動,而不必擔心對實際的工作造成影響。

在與您的團隊訂立好慣例後,請將那些慣例儲存於一個專案中,讓所有成員和未來的新隊友都能參照。這樣,在共同訂立團隊慣例後,每個人都能隨時維持資訊同步和回頭參考慣例。

請嘗試使用 Asana 進行下次的團隊會議,並花一些時間再次重申您的 Asana 團隊慣例。

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