監控計劃並管理資源

專案經理與領導者需要能夠輕易取得彙報、狀態更新,以及團隊的資源管理計劃,以確保工作進度正常,並且在規劃時能在掌握充分資訊的情況下作決定。他們可以仰賴附有儀表板與工作負荷深入解析的即時專案集,在一個地方匯集所有資訊。

如何使用專案集

專案集是在一處整理、監控及彙報多個專案狀況的絕佳方式,可以幫助你回答許多問題,例如:

  • 哪些專案有風險、哪些進度正常?這種狀況的原因何在?
  • 專案的開始與完成時間是何時?
  • 工作在隊友與專案間的分配狀況如何?
  • 我的團隊的最優先事項是什麼?
  • 最需要我投注注意力的事項是什麼?

專案集與專案一樣,提供數種不同的檢視方式 (詳列於下),因此您可以就專案集內的專案取得各種深度資訊。

如果想在一處追蹤特定計劃或團隊的所有專案,專案集是絕佳的首選方式

  • 專案:可排序及整理專案,供快速查看的主檢視。
  • 時間軸:拖曳專案即可建立和檢視年度/季度/月度計劃與排程。
  • 進度:發表狀態更新貼文,摘要所有計劃的執行成果。
  • 工作負荷:監控團隊餘裕與資源,並可根據已於專案集內指派的工作拖曳調整。

專案集使用範例

專案集是非常適合專案經理與團隊領導人使用的工具,但是任何人都能以各種方式利用這項功能。以下是數個範例:

角色範例
產品經理追蹤產品發佈或為每次發佈監控專案經理負荷或工程師的配置。
高階主管/領導者團隊或公司 OKR 達成度監控關鍵專案,並匯出進度 PNG 供簡報使用。
管理人員與敏捷 Scrum 主持人在一個專案集中追蹤衝刺工作,並使用工作負荷平衡工作分配,及設定敏捷工作要點
活動規劃人員在時間軸中管理多場活動並檢視其狀態,同時使用儀表板確認高優先性的里程碑。
創意總監或製作人隨時掌握重大專案動態並利用儀表板向跨職能合作夥伴彙報進度,或請求更多資源
行銷活動管理人員追蹤進行中行銷活動,並以「工作負荷」功能管理所有宣傳活動中的團隊餘裕與資源
客戶成功經理在一個地方檢視有效客戶,並藉由狀態更新評估他們的健全度
IT 經理檢視所有進行中的軟體開發活動或考量,並在時間軸中檢視執行排程

需要上述任何專案的範本嗎?請查看我們的範本資源庫,透過簡單的步驟開始使用。

以專案集與「工作負荷」管理專案及資源的訣竅

  • 專案狀態更新看起來過時了嗎?點選請求更新按鈕,即可向其所有者指派更新專案狀態的任務。
  • 隊友看起來負荷過重嗎?您可以拖曳任務將之重新指派或排程,或是在任務發表評論向指派對象確認狀況。 在專案集中的任何專案中設定任務投入量,可以準確地算出各項任務所耗費的時間或投入量。
  • 按自訂欄位排序專案集,便可檢視詳細資訊,並確保優先任務進度正常,或將類似的專案放在一起。工作負荷會自動按指派對象排序。
  • 分享專集連結或新增專案集成員,讓其他人也可以看到進度。

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