使用 Asana 與電子郵件

電子郵件讓組織 (甚至世界) 中的人可以彼此溝通,但它並不是為任務、專案及工作管理所設計。而在 Asana,我們內部並不使用電子郵件。雖然這對您的團隊而言可能難以實現,但這篇文章會幫助您的團隊降低對電子郵件的依賴,同時針對您可能依然會需要它的地方給予提示。

幫助您的團隊減少電子郵件的發送量

由於大家現在都已經很習慣使用電子郵件,所以要完全放棄老習慣可能相當困難。但是對於您的團隊而言,瞭解 Asana 及電子郵件的使用時機,以及何時該執行您所確立的慣例是相當重要的,否則您將會一直卡在同樣的問題當中。我們的慣例訣竅以及下列的工作流程範例可以幫助您開始著手將某些特定事項從電子郵件轉移至 Asana。

如果您想瀏覽並用 Asana 及電子郵件的快速指南,請查看如何使用 Asana

使用電子信箱整合,將對話轉換為行動

將工作轉入 Asana 最簡單的方式就是將電子郵件轉換為任務,特別是如果與您正在與組織外的人員溝通 (例如合約工、承包商或客戶)。如此一來,您可以保留電子郵件收件匣以供聯絡,同時使用 Asana 管理工作並為其排定優先順序。這便是我們快速而易用的電子郵件整合。

嘗試 Asana for Gmail 或 Outlook 應用程式

如果您使用 Gmail 和 Outlook,請嘗試使用 Asana for Gmail 擴充功能Asana for Outlook 應用程式將電子郵件轉換為任務、向隊友指派任務、設定截止日期,以及將任務新增至專案——完全不用離開您的電子郵件收件匣。這可以讓您的工作流程變得無比迅速流暢。

使用 Asana for Gmail 擴充功能 (可於 GSuite Marketplace 取得),將電子郵件轉換為任務
使用 Asana for Outlook 應用程式 (可於應用程式頁面取得),將電子郵件轉換為任務

例如,如果客戶寄電子郵件要求您為他們的團隊舉行訓練課程,則您可以直接運用整合把這封信件轉換為任務。這會將之轉變為可追蹤的任務,且附帶有所有來自原電子郵件的背景資訊,因此能夠將這個任務與其他工作一起排定優先性,或是為其他夥伴附加在處理訓練事宜時可能需要用到的文件,並且確保課程日期不會被遺忘。

將電子郵件轉換為 Asana 任務

如果您未使用 Gmail 或 Outlook,也可以將任何電子郵件轉寄給 x@mail.asana.com,如此則信件會自動進入「我的任務」。如果需要更詳細的說明,請參閱我們有關將電子郵件轉寄至 Asana 的說明文章

您也可以嘗試使用諸如 Newton 等的電子郵件整合。

從 Asana 管理電子郵件

Asana 也可以向您發送關於新通知的電子郵件。我們建議持續開啟這項功能,直到您習慣每天使用 Asana 及查看您的收件匣為止。如果您經常使用電子郵件工作,那麼這會格外有幫助,因為您可以從收件匣操作任務。來自 Asana 的通知電子郵件讓您得以:

  • 回覆 Complete,藉此將任務標記為完成
  • 在回覆中將欲評論的內容寫入電子郵件正文,藉此對任務發表評論
  • 在回覆中將隊友的電子郵件地址填為收件人,藉此指派任務
  • 在回覆中將隊友的電子郵件地址填入轉寄欄位,藉此新增任務追蹤者

如果您收到的電子郵件通知過多,或不再需要通知,則您可以在我的個人資料設定中將之關閉。

Asana 與電子郵件間的工作流程範例

您現在已經瞭解 Asana 和電子郵件可以如何並用。以下是一些可以將它們各自的生產力提高到極限的方法:

一般訣竅:

  • 您可以試著向隊友指派任務,以此取代透過電子郵件向他們發送請求或提問。將任何您想轉寄的人新增為任務協作者,他們便可以掌握狀況。
  • 利用任務評論代替撰寫及回覆電子郵件。如此一來,所有關於工作的資訊都會與背景資訊一起保留起來。您可以利用點讚向夥伴們致謝,或是表達您已經閱畢評論。
  • 用電子郵件可能難以尋找和管理附件。將它們附加於 Asana 任務中,可以將其直接存放在您開始作業時會需要用到它們的地方。
  • 如果您需要追蹤某一封電子郵件,請使用電子郵件整合,或藉由轉寄該郵件於 Asana 中建立提醒任務,以此取代在別處進行追蹤。

溝通:

  • 邀請訪客——如果您與某個在 Asana 網域外的對象有許多郵件往返,請考慮邀請他們成為 Asana 的訪客,讓溝通與行動項目變得更為直接而易於追蹤。
  • 私人聯絡——利用訊息直接與私下與某個個人或團隊溝通,同時仍能藉由 @ 提及參照 Asana 中的工作。
  • 狀態更新——如果您通常是藉由電子郵件分享狀態更新,請嘗試使用團隊或專案對話。您可以在更新貼文中 @ 提及 Asana 中的隊友、任務及專案。隊友可以針對更新發表評論,而無須再發起冗長且容易遺失附件及回應的郵件串。

特定類型專案:

  • 活動規劃——如果您與廠商合作,則可以將電子郵件轉換為核准任務,讓審核者不會遺漏之,且其狀態在獲得核准時便清晰而易於掌握。
  • 創意請求——如果您的組織中有人向您發送電子郵件,要求您為他們創造或設計某物,請運用整合或轉寄功能,將之轉換為任務,使您能在請求專案中將這項任務放在其他工作之間一起追蹤。然後您還可以排出這項請求相對於其他工作的優先性,確保相同的工作不會重復出現在其他地方,這是用電子郵件無法做到的。
  • 活動策劃——如果有廠商回覆您報價或活動規格,則您可以將該電子郵件轉換為活動專案下的 Asana 任務,與您的團隊一起討論。
  • 設計評論——您可以使用校訂取代以電子郵件收發意見回饋,直接針對影像提出評論,如此可以確保評論不會脫離脈絡,並且讓創作者能輕易參照。

每個團隊並用 Asana 與電子郵件的方法各不相同,但我們希望 Asana 可以幫助減少您向您的團隊發送的電子郵件。而對於您所收發的所有電子郵件,您都可以輕易地在 Asana 與電子郵件間切換,進而持續掌握狀況並維持生產力。

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